Kegagalan Pengalihan Sistem: Konversi dari Sistem Lama ke Sistem Baru Alasan yang mungkin terjadi saat pengalihan sistem mengalami kegagalan adalah sebagai berikut: 1. Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru karena harus dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan yang sebelumnya diterapkan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk menyesuaikan diri. 2. Perusahaan memiliki SDM dengan tingkat pengetahuan dan keterampilan yang berbeda-beda dan sebagian besar kemampuannya berasal dari manajemen fungsional perusahaan. 3. Program pelatihan SDM yang kurang memadai. 4. Perusahaan kurang matang dalam melakukan perencanaan dan menentukan arah, sehingga penggunaan Teknologi Informasi di perusahaannya tidak berjalan dengan baik dan tidak sesuai dengan standar yang berlaku. 5. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut. Sebagian besar jajaran direksi suatu perusahaan tidak mau tahu mengenai penerapan TI di perusahaannya dan menyerahkan sepenuhnya pada ahli TI. Padahal, implementasi TI di perusahaan tidak hanya berhubungan dengan teknologi saja, namun juga berkaitan erat dengan bisnis perusahaan. 6. End-user kurang terlibat di dalamnya, karena terbatasnya pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki serta dipengaruhi juga oleh faktor sikap dan budaya perusahaan. 7. Pernyataan kebutuhan yang tidak jelas, sehingga seringkali implementasi TI tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 8. Harapan yang tidak realistis dari manajemen perusahaan, sehingga untuk memenuhinya, semua sistem diterapkan tanpa menyesuaikan terlebih dahulu dengan keadaan perusahaan.
9. Manajemen sudah merasa mampu menerapkan SI yang baru di perusahaannya, sehingga tidak membutuhkan bantuan dari seorang konsultan. Proses Pengalihan Sistem Baru O Brien (2005) mengemukakan bahwa penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan mencakup beberapa hal, yaitu: (1) Investasi perangkat Hardware dan Sofware, (2) Mengembangkan Software, (3) Pengkonversian data, (4) Program pelatihan bagi end-user dan (5) Cara pengalihan SI. Metode pengalihan (konversi) sistem menurut O Brien (2005) terdiri dari beberapa jenis yaitu: 1. Konversi Paralel Metode ini dilakukan dengan menganalisa arsitektur, struktur dan sistem basis data yang ada di perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan memiliki berbagai dokumen mengenai data-data yang terkait dengan analisis tersebut. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai tingkat integritas data, pemindahan data dilakukan secara terpadu. 2. Konversi Bertahap (phased) Metode ini dilakukan dengan mengasumsikan metode yang telah terbukti berhasil sebelumnya. Biasanya, seorang konsultan mengetahui berbagai metode yang ada. Oleh karena itu, manajemen perusahaan dapat bekerja sama dengan konsultan untuk menerapkan SI secara bertahap. 3. Konversi Percontohan (pilot) Metode ini dilakukan dengan mempelajari kesuksesan dan kegagalan dari perusahaan lain yang melakukan pengalihan sistem. Misalnya saja dengan melakukan kunjungan ke perusahaan yang bersangkutan dan sharing tentang berbagai pengalaman. Dengan metode ini, diharapkan perusahaan dapat belajar dari kesalahan perusahaan lain dan mengevaluasinya perbaikannya. Namun, biasanya, banyak
perusahaan yang tidak ingin rahasia perusahaannya diketahui oleh perusahaan lain. Oleh karena itu, proses pembelajaran juga dapat dilakukan dengan mencari beberapa referensi, baik di internet maupun di buku. 4. Konversi Langsung Metode ini dilakukan dengan membandingkan kedua sistem, yaitu sistem lama dan sistem baru, serta melakukan analisis terhadap resiko yang ditimbulkannya. Jika sistem lama berbeda jauh dengan sistem baru yang akan diterapkan, maka biasanya sistem baru akan sulit untuk diterapkan. Umumnya, metode ini digunakan untuk perusahaan kecil dengan sistem yang sederhana Strategi Kesuksesan Pengalihan Sistem Informasi Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah untuk menyempurnakan SI agar dapat diterapkan dengan sukses di perusahaan. 1. Menganalisa sistem. Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya. 2. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan, manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan.
3. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru di perusahaannya secara bertahap. Menurut Pambudi (2003), terdapat beberapa tahapan dalam menata ulang investasi TI. a. Tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user. b. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah. c. Tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya. d. Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasil. 4. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan sistem informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan sistem informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun. Daftar Pustaka Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi. Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober Pambudi, T. S. 2003. Menata Ulang Investasi TI. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari 2003. No. 02/XIX/23.
O Brien, J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12 th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Topik serupa dapat diakses pada blog : http://suherli.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/no-2-kesalahankesalahan-yang-mungkin-terjadi-saat-pengalihan-atau-konversisuatu-sistem-lama-ke-sistem-baru-dan-cara-cara-penkonversiansistem-dengan-berbagai-asumsi-agar-tidak-terjadi-kesalahan/ http://epiratri.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/fenomena-kesalahanyang-berakibat-fatal-pada-organisasi-saat-melakukanpengalihankonversi-dari-suatu-sistem-lama-ke-sistem-baru/