UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Peminatan Corporate Information System Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005/2006 ANALISIS SISTEM APLIKASI YANG BERJALAN DAN RENCANA PROYEK DI DEPARTEMEN TEKNOLOGI INFORMASI PT.SECURICOR INDONESIA JAKARTA DENGAN METODE NEW INFORMATION ECONOMICS Rostianti 0600620772 Krisno Pujonggo 0600625003 Mirdal Farman 0600645453 Kelas/Kelompok : 08 PAM/ 04 Abstrak PT. Securicor Indonesia Jakarta merupakan perusahaan internasional pertama di Indonesia yang bergerak di bidang jasa keamanan yang terdiri dari tiga bidang usaha, antara lain Cash Service, Manned Guarding dan Electronic Security Systems. Perusahaan ini memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen yang sedang berjalan (lights-on) serta proyek yang sedang dikembangkan. Pihak Manajemen ingin mengetahui tingkat kepentingan dan kesesuaian lights-on serta proyek tersebut dengan kebutuhan perusahaan serta ingin mengetahui apakah investasi yang telah dikeluarkan sebanding dengan besarnya dampak dan manfaatnya bagi perusahaan. Metodologi yang digunakan untuk menganalisis sistem aplikasi yang berjalan dan rencana proyek di Departemen Teknologi Informasi PT. Securicor Indonesia Jakarta adalah metode New Information Economics (NIE) dengan menggunakan 4 dari 5 praktek NIE yaitu Strategic Demand/Supply Planning, Innovation, Prioritization dan Alignment. Dari hasil analisis sistem aplikasi yang sedang berjalan (lights-on) dapat diketahui sistem aplikasi mana yang lebih penting untuk dikembangkan dan sistem aplikasi mana yang sebaiknya diabaikan agar PT. Securicor Indonesia Jakarta dapat mengalokasikan investasi pada proyek sistem aplikasi yang lebih mendukung kegiatan operasional perusahaan. Kata Kunci : New Information Economics, Analisis, Lights-on, Proyek, Teknologi Informasi iv
PRAKATA Puji syukur kepada Allah SWT atas segala nikmat dan karunia-nya yang dilimpahkan kepada kami, sehingga kami dapat mengerjakan dan mampu menyelesaikan penulisan skripsi ini tepat pada waktunya, dengan judul Analisis Sistem Aplikasi Yang Berjalan Dan Rencana Proyek Di Departemen Teknologi Informasi PT. Securicor Indonesia Jakarta Dengan Metode New Information Economics. Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk memenuhi persyaratan dalam meyelesaikan jenjang studi Strata-1 (S1) di Universitas Bina Nusantara Jakarta. Pada kesempatan ini kami juga ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah banyak memberikan bantuan, semangat, dorongan, dan dukungan kepada kami baik secara langsung maupun tidak langsung dalam menyusun dan menyelesaikan skripsi ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan banyak terima kasih serta penghargaan setinggi-tingginya kepada yang terhormat : Kedua orang tua beserta seluruh keluarga kami yang terus-menerus memberikan semangat, dukungan dan harapan dalam segala hal selama penulisan skripsi ini. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. Bapak Ir. Sablin Yusuf, MSc, M.CompSc, selaku Dekan Universitas Bina Nusantara. Bapak Siswono, S.Kom., MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku sekretaris jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. Bapak Ir. Hudiarto, MM, selaku pembimbing yang dengan kesabarannya secara terus menerus membimbing kami untuk menyelesaikan skripsi ini. Bapak Novwan selaku IT Manager PT. Securicor Indonesia Jakarta yang berkenan memberikan izin pembuatan skripsi ini pada departemen yang dipimpinnya. Bapak Aries Indrayadi selaku IT Supervisor PT. Securicor Indonesia Jakarta yang berkenan meluangkan waktunya dalam membantu penyelesaian skripsi ini. v
Khususnya dalam hal pemberian data maupun informasi yang dibutuhkan guna menunjang penulisan skripsi ini. Seluruh jajaran karyawan PT. Securicor Indonesia Jakarta yang terlibat dan sudi meluangkan waktunya dalam membantu memberikan informasi dan data yang kami butuhkan, khususnya dalam pengisian beberapa kuisioner. Teman-teman, khususnya 08 PAM yang telah membantu dan memberikan dukungan satu sama lain, serta memberikan banyak masukkan yang berharga bagi skripsi ini. Semua pihak yang telah membantu, membimbing dan mendoakan kami sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan benar yang tidak dapat kami sebutkan satu-persatu. Penulis telah berusaha dengan sebaik mungkin dalam menyelesaikan skripsi ini, namun penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini memiliki keterbatasan. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis sangat menghargai segala bentuk saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk menyempurnakan skripsi ini. Akhir kata, kami berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan memberikan masukan bagi pihak-pihak yang membutuhkan untuk penelitian selanjutnya. Jakarta, Juni 2006 Penulis vi
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar... Halaman Judul Dalam... Halaman Persetujuan Hardcover... i ii iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak... Prakata... Daftar Isi... Daftar Tabel... Daftar Gambar... Daftar Lampiran... iv v vii xiii xv xvii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Ruang Lingkup... 2 1.3 Tujuan dan Manfaat... 3 1.4 Metodologi... 4 1.5 Sistematika Penulisan... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-Teori Umum... 7 2.1.1 Sistem... 7 vii
2.1.2 Sistem Informasi... 7 2.1.3 Teknologi Informasi... 8 2.1.4 Data dan Informasi... 8 2.1.5 Tipe Sistem Informasi... 9 2.1.6 Investasi Teknologi Informasi... 10 2.2 Teori-Teori Khusus... 11 2.2.1 New Information Economics (NIE). 11 2.2.1.1 Praktek New Information Economics.. 13 2.2.1.2 Tujuan New Information Economics 17 2.2.1.3 Pedoman Mendapatkan Hasil NIE 19 2.2.2 The Strategy-to-Bottom-Line Value Chain. 20 2.2.2.1 Dua Belas Deliverable dalam The Strategy-to-Bottom-Line Value Chain. 21 2.2.3 Strategic Intention (Arahan Strategi)... 26 2.2.3.1 Pengertian Strategic Intention... 26 2.2.3.2 Lima Pendekatan Pengembangan Strategic Intention... 27 2.2.4 Portfolio... 27 2.2.4.1 Pengertian Portfolio... 27 2.2.4.2 Empat Konsep Portfolio TI... 30 2.2.4.3 Empat Faktor Portfolio Lights-On... 33 2.2.4.4 Strategi Investasi... 34 2.2.4.5 Dua Faktor Portfolio Proyek... 36 viii
2.2.5 Praktek Alignment... 38 2.2.5.1 Tiga Bagian Praktek Alignment... 38 2.2.6 Praktek Strategic Demand/Supply Planning 41 2.2.6.1 Elemen Dalam Strategic Demand/Supply Planning. 41 2.2.7 Innovation. 43 2.2.7.1 Empat Komponen Praktek Innovation.. 44 2.2.8 Prioritization. 44 2.2.8.1 Lima Tahapan Proses Prioritization.. 45 2.2.9 Critical Success Factor (Faktor Kritis Keberhasilan).. 47 2.2.10 Hubungan Pada Bottom-Line.. 47 2.2.11 Proyek (Project) 50 2.2.12 Skema Kerangka Pikir.. 51 BAB 3 DATA DAN ANALISIS 3.1 Riwayat Perusahaan. 54 3.1.1 Sejarah PT. Securicor Indonesia Jakarta..... 54 3.1.2 Alamat Perusahaan... 55 3.1.3 Dewan Komisaris dan Direksi.... 56 3.1.4 Struktur Organisasi...... 57 3.1.5 Lingkup dan Tanggung Jawab... 58 3.1.6 Unit Usaha PT. Securicor Indonesia Jakarta... 63 3.1.7 Wilayah Operasional... 68 3.1.8 Visi PT. Securicor Indonesia Jakarta... 69 ix
3.1.9 Misi PT. Securicor Indonesia Jakarta... 69 3.1.10 Kebijakan Usaha... 70 3.1.11 Kebijakan Mutu... 70 3.1.12 Pencapaian PT. Securicor Indonesia Jakarta... 70 3.2 Kondisi SI/TI Saat Ini..... 71 3.3 Arahan Strategi... 72 3.4 Portfolio Lights-On... 74 3.4.1 Lights-On. 74 3.4.1.1 Accounting Packaged (AccPac)... 74 3.4.1.2 Medical Claim System (MCS).. 75 3.4.1.3 Payroll 76 3.4.1.4 Platform-NT... 76 3.4.1.5 Software Licenses... 77 3.4.1.6 Critical Management Center (CMC)... 77 3.4.1.7 Network LAN.. 78 3.4.1.8 Internet/ Intranet Security.. 79 3.4.1.9 Hardware...... 80 3.4.1.10 HelpDesk Online... 80 3.4.1.11 On-site Desktop Support.. 81 3.4.1.12 Notes Administration.. 82 3.4.1.13 Telephone Support.. 82 3.4.1.14 Internet Support... 83 3.4.1.15 User Hardware Maintenance... 84 3.4.1.16 Planning IT... 84 x
3.4.1.17 Staff and Budget Management.. 85 3.4.1.18 Planning Business.... 85 3.4.1.19 Training Program...... 86 3.4.2 Analisa Portfolio Lights-On..... 86 3.4.2.1 Portfolio Aplikasi... 87 3.4.2.2 Portfolio Infrastruktur... 91 3.4.2.3 Portfolio Services... 98 3.4.2.4 Portfolio Manajemen... 106 3.4.3 Infrastruktur TI.. 111 3.4.4 Arsitektur Jaringan 113 3.5 Demand/Supply Planning.. 114 3.6 Proyek..... 118 3.6.1 ASDS... 118 3.6.2 Fleet... 120 3.7 Annual Project Plan... 121 3.7.1 Prioritization. 121 3.7.2 Portfolio Proyek 122 3.8 Management Agenda..... 124 BAB 4 HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Rencana Strategi Bisnis... 130 4.2 Pembahasan Portfolio... 132 4.2.1 Hasil Pembahasan Portfolio Lights-On... 132 4.2.2 Hasil Pembahasan Strategi Investasi... 148 4.3 Hasil Demand/Supply Planning... 151 xi
4.4 Proyek.. 155 4.4.1 Hasil Pembahasan Portfolio Proyek. 155 4.5 Biaya TI 156 4.6 Innovation 158 4.6.1 Proses Innovation. 158 4.7 Hasil Manajemen Agenda 159 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 163 5.2 Saran... 164 DAFTAR PUSTAKA... 167 RIWAYAT HIDUP... 168 LAMPIRAN... L1 FOTOCOPY SURAT SURVEY xii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Rantai Nilai Strategi ke Bottom-Line. 21 Tabel 2.2 Contoh Strategic Intention. 26 Tabel 2.3 Contoh Strategi Investasi Berdasarkan Ketergantungan dan Kualitas... 35 Tabel 2.4 Contoh Strategi Investasi Berdasarkan Penyelarasan dan Kualitas... 35 Tabel 2.5 Contoh Data Alignment.. 39 Tabel 2.6 Contoh Portfolio Aplikasi.. 40 Tabel 2.7 Strategic Intention ke IT Strategic Plan. 43 Tabel 3.1 Arahan Strategi PT. Securicor Indonesia Jakarta... 72 Tabel 3.2 Penyelarasan Data Aplikasi. 87 Tabel 3.3 Biaya aplikasi AccPac (dalam Rupiah)... 88 Tabel 3.4 Biaya aplikasi MCS (dalam Rupiah) 89 Tabel 3.5 Biaya aplikasi Payroll (dalam Rupiah) 90 Tabel 3.6 Portfolio Aplikasi. 91 Tabel 3.7 Penyelarasan Data Infrastruktur.. 92 Tabel 3.8 Biaya Platform-NT (dalam Rupiah) 93 Tabel 3.9 Biaya Software Licenses (dalam Rupiah) 94 Tabel 3.10 Biaya Critical Management Centre (dalam Rupiah) 95 Tabel 3.11 Biaya Network LAN (dalam Rupiah) 96 Tabel 3.12 Biaya Internet /Intranet Security (dalam Rupiah) 96 Tabel 3.13 Biaya Hardware (dalam Rupiah). 97 Tabel 3.14 Portfolio Infrastruktur.. 98 Tabel 3.15 Penyelarasan Data Service... 99 Tabel 3.16 Biaya HelpDesk Online (dalam Rupiah).. 100 Tabel 3.17 Biaya On-site Desktop Support (dalam Rupiah).. 101 Tabel 3.18 Biaya Notes Administration (dalam Rupiah) 102 Tabel 3.19 Biaya Telephone Support (dalam Rupiah) 103 Tabel 3.20 Biaya Internet Support (dalam Rupiah) 104 Tabel 3.21 Biaya User Hardware Maintenance (dalam Rupiah)... 105 xiii
Tabel 3.22 Portfolio Services. 105 Tabel 3.23 Penyelarasan Data Manajemen... 106 Tabel 3.24 Biaya Planning IT (dalam Rupiah).. 107 Tabel 3.25 Biaya Staff and Budget Management (dalam Rupiah). 108 Tabel 3.26 Biaya Planning Business (dalam Rupiah) 109 Tabel 3.27 Biaya Training Program (dalam Rupiah) 110 Tabel 3.28 Portfolio Manajemen 110 Tabel 3.29 Demand/Supply Planning Fokus pada kepuasan dan memenuhi kebutuhan pelanggan. 114 Tabel 3.30 Demand/Supply Planning Fokus pada peningkatan kinerja staff dan non-staff... 115 Tabel 3.31 Demand/Supply Planning Fokus pada peningkatan efisiensi Operasional. 116 Tabel 3.32 Demand/Supply Planning Meningkatkan kerjasama dengan partner bisnis, client dan supplier.. 116 Tabel 3.33 Demand/Supply Planning fokus pada perluasan jaringan operasional di seluruh Indonesia 117 Tabel 3.34 Business Value Scorecard untuk ASDS. 121 Tabel 3.35 Business Value Scorecard untuk Fleet... 122 Tabel 3.36 Biaya ASDS (dalam Rupiah)... 123 Tabel 3.37 Biaya Fleet (dalam Rupiah) 124 Tabel 3.38 Portfolio Proyek. 124 Tabel 4.1 Perencanaan Penggunaan TI 154 xiv
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Kemungkinan Pengeluaran Biaya Perusahaan... 13 Gambar 2.2 Lima Praktek New Information Economics 13 Gambar 2.3 Value Chain... 21 Gambar 2.4 Portfolio Dalam Praktek NIE. 29 Gambar 2.5 Pembagian Sumber TI ke dalam Portfolio. 30 Gambar 2.6 Empat Portfolio Lights-On. 31 Gambar 2.7 Keseimbangan Portfolio TI 32 Gambar 2.8 Strategi Investasi Berdasarkan Hubungan Ketergantungan dan Kualitas.. 36 Gambar 2.9 Perkiraan Portfolio untuk Pembuatan Keputusan... 41 Gambar 2.10 Pemberian skor Prioritization pada Sebuah Investasi Proyek.. 46 Gambar 2.11 Penyebab dan Akibat pada Bottom-Line.. 50 Gambar 2.12 Skema Kerangka Pikir.. 51 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Securicor Indonesia Jakarta 57 Gambar 3.2 Arsitektur Jaringan PT. Securicor Indonesia Jakarta.. 113 Gambar 4.1 Total Persentase Biaya Aplikasi (Rp/juta).. 132 Gambar 4.2 Total Persentase Biaya Infrastruktur (Rp/juta)... 133 Gambar 4.3 Total Persentase Biaya Service (Rp/juta)... 134 Gambar 4.4 Total Persentase Biaya Manajemen (Rp/juta) 135 Gambar 4.5 Total Persentase Penyelarasan 136 Gambar 4.6 Total Biaya Aplikasi (Rp/juta) Penyelarasan/kualitas... 137 Gambar 4.7 Total Biaya Infrastruktur (Rp/juta) Penyelarasan/kualitas 138 Gambar 4.8 Total Biaya Service (Rp/juta) Penyelarasan/kualitas 139 Gambar 4.9 Total Biaya Manajemen (Rp/juta) Penyelarasan/kualitas. 141 Gambar 4.10 Total Persentase Ketergantungan 142 Gambar 4.11 Total Biaya Aplikasi (Rp/juta) Ketergantungan/Kualitas... 144 Gambar 4.12 Total Biaya Infrastruktur (Rp/juta) Ketergantungan/Kualitas 145 Gambar 4.13 Total Biaya Service (Rp/juta) Ketergantungan/Kualitas 146 xv
Gambar 4.14 Total Biaya Manajemen (Rp/juta) Ketergantungan/Kualitas.. 147 Gambar 4.15 Total Biaya Lights-on berdasarkan Nilai Ketergantungan dan Kualitas.. 148 Gambar 4.16 Total Biaya Lights-on berdasarkan Nilai Penyelarasan dan Kualitas.. 150 Gambar 4.17 Analisis Resiko dan Dampak Terhadap Biaya. 155 Gambar 4.18 Total Biaya TI (Rp/juta). 156 Gambar 4.19 Total Biaya Lights-on (Rp/juta).. 157 Gambar 4.20 Total Biaya Proyek (Rp/juta).. 157 xvi
DAFTAR LAMPIRAN Kuisioner Hubungan Lights-On dan Proyek dengan Arahan Strategi (Strategic Intention)... Kuisioner Portfolio Lights-On... Kuisioner Portfolio Proyek... Kuisioner Management Agenda... L1 L2 L5 L7 xvii