PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN WESEL PADA PT.POS INDONESIA DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE LAPORAN TUGAS AKHIR Oleh Adeline 1301036780 Erwin Rianto 1301036811 Dennis Yovita 1301037505 Kelas/Kelompok: 07 PBM / 09 Universitas Bina Nusantara Jakarta 2013 i
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN WESEL PADA PT.POS INDONESIA DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE SKRIPSI diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada Jurusan Sistem Informasi School of Information System Jenjang Pendidikan Strata-1 Oleh Adeline 1301036780 Erwin Rianto 1301036811 Dennis Yovita 1301037505 Kelas / Kelompok : 07 PBM / 09 Universitas Bina Nusantara Jakarta 2013 ii
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN BARANG DAN WESEL PADA PT.POS INDONESIA DENGAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE LAPORAN TUGAS AKHIR Disusun oleh: Adeline 1301036780 Erwin Rianto 1301036811 Dennis Yovita 1301037505 Disetujui Oleh: Pembimbing Drs. Bambang Supriyo Utomo Mlib. D1782 Universitas Bina Nusantara Jakarta 2013 iii
PERNYATAAN Dengan ini saya, Nama : Adeline NIM : 1301036780 Judul skripsi : Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Wesel Pada PT. Pos Indonesia Dengan Metode Entreprise Architecture. Memberikan kepada Universitas Bina Nusantara hal non-eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak, dan menyebarluaskan skripsi karya saya, secara keseluruhan atau hanya sebagian atau hanya ringkasannya saja, dalam bentuk format tercetak dan atau elektronik. Menyatakan bahwa saya, akan mempertahankan hal exclusive saya, untuk menggunakan seluruh atau sebagian isi skripsi saya, guna pengembangan karya di masa depan, misalnya bentuk artikel, buku, perangkat lunak, ataupun sistem informasi. Jakarta, 1 Maret 2013 Adeline 1301036780 iv
PERNYATAAN Dengan ini saya, Nama : Erwin Rianto NIM : 1301036811 Judul skripsi : Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Wesel Pada PT. Pos Indonesia Dengan Metode Entreprise Architecture. Memberikan kepada Universitas Bina Nusantara hal non-eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak, dan menyebarluaskan skripsi karya saya, secara keseluruhan atau hanya sebagian atau hanya ringkasannya saja, dalam bentuk format tercetak dan atau elektronik. Menyatakan bahwa saya, akan mempertahankan hal exclusive saya, untuk menggunakan seluruh atau sebagian isi skripsi saya, guna pengembangan karya di masa depan, misalnya bentuk artikel, buku, perangkat lunak, ataupun sistem informasi. Jakarta, 1 Maret 2013 Erwin Rianto 1301036811 v
PERNYATAAN Dengan ini saya, Nama : Dennis Yovita NIM : 1301037505 Judul skripsi : Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Wesel Pada PT. Pos Indonesia Dengan Metode Entreprise Architecture. Memberikan kepada Universitas Bina Nusantara hal non-eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak, dan menyebarluaskan skripsi karya saya, secara keseluruhan atau hanya sebagian atau hanya ringkasannya saja, dalam bentuk format tercetak dan atau elektronik. Menyatakan bahwa saya, akan mempertahankan hal exclusive saya, untuk menggunakan seluruh atau sebagian isi skripsi saya, guna pengembangan karya di masa depan, misalnya bentuk artikel, buku, perangkat lunak, ataupun sistem informasi. Jakarta, 1 Maret 2013 Dennis Yovita 1301037505 vi
PRAKATA Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan kasih-nya sehingga skripsi ini dapat terselesaikan tepat waktu dengan judul Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pengiriman Barang dan Wesel pada PT.Pos Indonesia Dengan Metode Enterprise Architecture. Skripsi ini disusun sebagai syarat yang harus dalam menyelesaikan pendidikan Strata-1(S1) Jurusan Sistem Informasi, di Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara. Dalam penulisan ini, penulis menyadari tanpa bimbingan, bantuan, dukungan, dan doa dari berbagai pihak, Skripsi ini tidak dapat terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya ke semua pihak yang telah terlibat, yaitu: 1. Bapak Prof.Dr.Ir.Harjanto Prabowo, MM., selaku Rektor Binus University. 2. Bapak Johan, S.Kom.,MM., selaku Head of School of Information Systems dan Head of Information Departement. 3. Bapak Drs Bambang Supriyo Utomo Mlib., selaku dosen pembimbing pada penulisan skripsi ini. Terima kasih atas masukan, nasihat, waktu, dan kesabarannya dalam membimbing penulis selama proses penyusunan. 4. Bapak Muntofik, Bapak Dudin dan Bapak Al Ansori, selaku Manajer dan Asisten SDM dan IT serta staf yang ada di Kantor Pos Jakarta Barat yang telah membantu dalam memberikan informasi untuk penulisan skripsi ini dan telah meluangkan waktunya serta kesabaran dalam menjawab setiap pertanyaan penulis. 5. Para dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmunya selama perkuliahan dalam melakukan studi. 6. Orang tua dan keluarga penulis yang selama ini telah memberikan dukungan dan bantuannya baik dari materil, doa, motivasi dalam penyelesaian Skripsi ini. 7. Teman-teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Terima kasih untuk bantuannya masukan, dorongan, dan saran yang telah diberikan kepada penulis. vii
8. Serta semua pihak yang telah membantu baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyelesaian Skripsi ini. Akhir kata, penulis berharap tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembacanya. Selain itu penulis memohon maaf atas kekurangan yang ada dalam penulisan skripsi ini. Jakarta, 1 Maret 2013 Penulis viii
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Pernyataan Dosen Pembimbing iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji iv Halaman Pernyataan Publikasi iv Abstrak vii Kata Pengantar.. ix Daftar Isi... viii Daftar Tabel... xiv Daftar Gambar xv Daftar Lampiran xvii BAB 1 PENDAHULUAN.. 1 1.1 Latar Belakang. 1 1.2 Ruang Lingkup 3 1.3 Tujuan dan Manfaat. 4 1.3.1 Tujuan. 4 1.3.2 Manfaat. 4 1.4 Metodologi. 4 1.4.1 Metode Pengumpulan Data. 5 1.4.2 Metode Analisis. 5 1.5 Sistematika Penulisan. 6 BAB 2 LANDASAN TEORI.. 8 2.1 Teori Umum.. 8 2.1.1 Pengertian Perencanaan.. 8 2.1.2 Pengertian Strategi. 8 ix
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi. 9 2.1.4 Pengertian Teknologi Informasi. 10 2.1.5 Pengertian Strategi Bisnis.. 10 2.1.6 Pengertian Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi. 12 2.2 Teori Khusus. 13 2.2.1 Model Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi. 13 2.2.1.1 Enterprise Architecture. 14 2.2.1.2 EA sebagai Program Management.. 16 2.2.1.3 EA sebagai Metode Dokumentasi.. 17 2.2.2 Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi Sistem Informasi dan Strategi Teknologi Informasi.. 21 2.2.3 Hubungan Enterprise Architecture dan Strategi... 22 2.2.4 Hubungan Enterprise Architecture dan Perencanaan Bisnis.. 22 2.2.5 Hubungan Enterprise Architecture dan Perencanaan Teknologi.. 23 2.3 Teknik Analisis Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi.. 23 2.3.1 Goal and Initiative.. 23 2.3.1.1 Strategic Plan.. 23 2.3.1.2 SWOT Analisis.. 25 2.3.1.2.1 Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS)... 25 2.3.1.2.2 Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS)... 27 2.3.1.2.3 Matrix SWOT... 28 2.3.1.3 CONOPS (Concept of Operation Scenarios) 29 2.3.1.4 CONOD (Concept of Operation Diagram)... 30 2.3.2 Product and Service... 30 2.3.2.1 EA Component... 30 2.3.2.2 EA Artefacts 31 x
2.3.3 Data and Information 34 2.3.3.1 Database 34 2.3.3.2 Object State-Transaction Diagram 35 2.3.3.3 Logical Data Model 35 2.3.3.4 Activity/Entity (CRUD) Matrix 36 2.3.3.5 Data Dictionary 37 2.3.3.6 Physical Data Model 38 2.3.4 System and Application 39 2.3.4.1 System Interface Diagram 39 2.3.4.2 System Data Flow Diagram (DFD) 40 2.3.5 Network and Infrastructure 40 2.3.5.1 Network Connectivity Diagram 40 2.3.5.2 Security Solution Descriptions 41 2.4 Analisis PEST 40 2.5 Analisis Porter 42 2.6 Analisis CSF dan KPI 44 2.7 Aplikasi Sistem Informasi 45 2.7.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM) 45 2.7.2 E-Commerce 45 2.7.3 Decision Support System (DSS) 46 2.8 Kerangka Pikir 46 BAB 3 ANALISIS PROSES BISNIS BERJALAN. 49 3.1 Latar Belakang Perusahaan 49 3.2 Produk yang Diberikan Perusahaan 51 3.3 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan. 51 3.3.1 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan 51 3.3.2 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan 52 3.4 Analisis Enterprise Architecture 53 3.4.1 Goal and Initiative. 53 3.4.1.1 Strategic Plan. 53 3.4.1.1.1 Visi dan Misi PT. Pos Indonesia. 54 3.4.1.1.2 Strategi Bisnis. 54 xi
3.4.1.2 Analisis PEST 56 3.4.1.3 Analisis CSF dan KPI 58 3.4.1.4 Analisis Porter 59 3.4.1.5 Analisis SWOT 61 3.4.1.6 CONOPS (Concept of Operation Scenario)... 71 3.4.1.7 CONOD (Concept of Operation Diagram) 74 3.4.2 Product and Service 75 3.4.2.1 Business Plan 75 3.4.2.1.1 Struktur Organisasi... 76 3.4.2.1.2 Fungsi Bagian 77 3.4.2.1.3 Tugas dan Tanggungjawab 81 3.4.2.2 Swim Lane... 101 3.4.2.3 Business Process Diagram 103 3.4.2.4 Usecase Diagram 104 3.4.3.5 Usecase Narative 105 3.4.3 Data and Information 106 3.4.3.1 Object State-Transition Diagram 107 3.4.3.2 Analysis Functional Area 110 3.4.3.3 CRUD Matrix. 114 3.4.3.4 Logical Data Model..121 3.4.4 System and Applications. 124 3.4.4.1 System Data Flow Diagram. 124 3.4.5 Network and Infrastucture. 125 3.4.5.1 Network Connectivity Diagram. 125 3.4.5.2 Security. 125 3.4.5.3 Standards. 127 3.4.5.3.1 Technology Standards.. 127 3.5 Rumusan Masalah. 128 BAB 4 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG DIUSULKAN.130 4.1 Developing Enterprise Architecture. 130 4.1.1 Update Goals and Initiative. 130 4.1.1.1 Strategic Plan. 130 xii
4.1.1.1.1 Usulan Visi dan Misi. 131 4.1.1.1.2 Strategi Bisnis. 132 4.1.1.2 SWOT Analisis. 133 4.1.1.2.1 Usulan Strategi SI/TI. 134 4.1.1.3 CONOPS. 138 4.1.1.4 CONOD. 142 4.1.2 Improved Business Product and Service. 145 4.1.2.1 Business Plan. 145 4.1.2.1.1 Struktur Organisasi. 145 4.1.2.1.2 Fungsi Bagian. 146 4.1.2.1.3 Usulan Tugas dan Tanggungjawab.. 149 4.1.2.2 Swim Lane Diagram 163 4.1.2.3 Business Process Diagram 165 4.1.2.4 Usecase Diagram 166 4.1.2.5 Usecase Narative 168 4.1.3 Enhanced Data and Information Flows.. 172 4.1.3.1 Object State Transaction Diagram 172 4.1.3.2 Logical Data Model 174 4.1.3.3 Data Dictionary 175 4.1.3.4 Analisis Functional Area 178 4.1.3.4 Activity/Entity(CRUD) Matrix 184 4.1.4 Integrated System and Application 191 4.1.4.1 System Interface Diagram 191 4.1.4.2 System Data Flow Diagram 193 4.1.5 Optimized Networks and Infrastructure.. 194 4.1.5.1 Usulan Spesifikasi Hardware dan Software 194 4.1.5.2 Network Connectivity Diagram. 196 4.1.6 Usulan Security/ Standard/Workforce 196 4.1.6.1 Security. 196 4.1.6.2 Disaster Recovery Plan. 198 4.1.6.3 Standards. 198 4.1.6.4 Usulan Kualifikasi dan Jumlah Personil SI/TI yang Dibutuhkan. 204 xiii
4.1.6.5 Usulan Pelaksanaan Perencanaan. 205 4.2 Enterprise Architecture Repository 207 4.3 Enterprise Architecture Management Plan 209 4.3.1 EA Program Management 209 4.3.1.1 Governance and Principle 209 4.3.1.2 Support for Strategi and Business... 210 4.3.1.3 EA Roles and Responsibilities 210 4.3.1.4 EA Program Budget 211 4.3.1.5 EA Program Performance Measures 212 4.3.2 EA Current Architecture Summary... 212 4.3.2.1 Strategic Goals and Initiative 212 4.3.2.2 Business Service and Information Flows 213 4.3.2.3 System and Applications.. 215 4.3.2.4 Technologi Infrastuctute... 216 4.3.2.5 IT Security 216 4.3.2.6 Workforce Requirement 217 4.3.3 EA Future Architecture Summary 217 4.3.3.1 Future Operating Scenarios 217 4.3.3.2 Planning Assumptions 217 4.3.3.3 Updating Current & Future Views 218 4.3.3.4 Sequencing Plan 219 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 221 5.1 Simpulan 221 5.2 Saran 222 DAFTAR PUSTAKA... 223 RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT SURVEI xiv
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Matrixs SWOT.. 29 Tabel 3.1 Analisis CSF & KPI Kantor Pos Jakarta Barat. 58 Table 3.2 Matrix IFAS di Kantor Pos Jakarta Barat.. 64 Tabel 3.3 Matrix EFAS di Kantor Pos Jakarta Barat.. 65 Table 3.4 Matrix SWOT Kantor Pos Jakarta Barat. 68 Tabel 3.5 Fungsi Bagian Kantor Pos Jakarta Barat.. 77 Tabel 3.6 Analysis Functional Area Kantor Pos Jakarta Barat... 110 Tabel 3.7 CRUD Matrik Tahap Pertama. 114 Tabel 3.8 CRUD Matrix Tahap Kedua... 116 Tabel 3.9 CRUD Matrix Tahap Ketiga.. 119 Tabel 3.10 Spesifikasi Hardware dan Software Kantor Pos Jakarta Barat 127 Tabel 4.1 Usulan Visi dan Misi Kantor Pos Jakarta Barat... 131 Tabel 4.2 Strategi Perusahaan dan Usulan SI/TI pada Kantor Pos Jakarta Barat.. 133 Tabel 4.3 Usulan Fungsi Bagian... 146 Tabel 4.4 Data Dictionary. 175 Tabel 4.5 Analisis Fungsional Area.. 178 Tabel 4.6 Usulan CRUD Matrix Tahap Pertama. 185 Tabel 4.7 Usulan CRUD Matrix Tahap Kedua... 187 Tabel 4.8 Usulan CRUD Matrix Tahap Ketiga.. 189 Tabel 4.9 Usulan Spesifikasi dan Jumlah.. 195 Tabel 4.10 Disaster Recovery Plan... 198 Tabel 4.11 Usulan Spersifikasi dan Perkiraan Biaya yang Dibutuhkan 199 Tabel 4.12 Software Standards dan Perkiraan Biaya.. 203 Tabel 4.13 Usulan Brainware dan Perkiraan Dana... 203 Tabel 4.14 Usulan Kualifikasi dan Jumlah Personil SI/TI.... 204 Tabel 4.15 Total Seluruh Biaya Pengembangan yang Dibutuhkan.. 205 Tabel 4.16 Usulan Jadwal Pelaksanaan.. 206 Tabel 4.17 Enterprise Architecture Repository 207 Tabel 4.18 EA Roles and Responsibilities... 210 Tabel 4.19EA Program Budget... 211 xv
Tabel 4.20 Strategic Goal and Initiatives... 212 Tabel 4.21 Business Service and Information Flow.. 213 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 The Basic Enterprise Architecture Approach... 15 Gambar 2.2 Resource Alignment... 16 Gambar 2.3 Element of EA Documentation... 17 Gambar 2.4 The EA Cube Documentation Framework 18 Gambar 2.5 Examples of EA Components... 19 Gambar 2.6 Driver of Change.. 20 Gambar 2.7 Hubungan Strategi Bisnis, Strategi SI, Strategi TI... 22 Gambar 2.8 SWOT Analysis Summary Table.. 25 Gambar 2.9 Contoh CONOPS.. 30 Gambar 2.10 Swim Lane Process Diagram.. 32 Gambar 2.11 Business Process Diagram 33 Gambar 2.12 Usecase Diagram... 34 Gambar 2.13 Object State-Transaction Diagram.. 35 Gambar 2.14 Class Diagram. 36 Gambar 2.15 Activity/Entity Matrix. 37 Gambar 2.16 Data Dictionary. 38 Gambar 2.17 System Interface Diagram.... 39 Gambar 2.18 System Data Flow Diagram. 40 Gambar 2.19 Network Connectivity Diagram.. 41 Gambar 2.20 Porter Analysis. 43 Gambar 3.1 Kurva EFAS dan IFAS Kantor Pos Jakarta Barat.. 67 Gambar 3.2 Rich Picture Pengiriman Barang/surat Kantor Pos Jakarta Barat. 74 Gambar 3.3 Rich Picture Pengiriman Wesel Instan Kantor Pos Jakarta Barat 75 Gambar 3.4 Struktur Organisasi Kantor Pos Jakarta Barat. 76 Gambar 3.5 Swim Lane Kantor Pos Jakarta Barat.. 102 Gambar 3.6 Business Process Diagram (IDEF-0 Pengiriman Barang) Kantor Pos Jakarta Barat. 103 xvi
Gambar 3.7 Business Process Diagram (IDEF-0 Pengiriman Wesel) Kantor Pos Jakarta Barat.. 104 Gambar 3.8 Usecase Diagram Kantor Pos Jakarta Barat... 105 Gambar 3.9 Object State Transition Diagram. 109 Gambar 3.10 Class Diagram Kantor Pos Jakarta Barat 122 Gambar 3.11 Data Flow Diagram di Kantor Pos Jakarta Barat.....124 Gambar 3.12 Network Connectivity Kantor Pos Jakarta Barat....125 Gambar 4.1 Usulan Rich Picture Kantor Pos Jakarta Barat...143 Gambar 4.2 Rich Picture Pengiriman Wesel... 144 Gambar 4.3 Usulan Struktur Organisasi. 145 Gambar 4.4 Usulan Swimlane pada Kantor Pos Jakarta Barat.....164 Gambar 4.5 Usulan Business Process Diagram (IDEF Pengiriman Barang).. 165 Gambar 4.6 Usulan Business Process Diagram (IDEF Pengiriman Wesel) 166 Gambar 4.7 Usulan Use Case Kantor Pos Jakarta Barat 167 Gambar 4.8 Usulan Object State Transition Diagram... 173 Gambar 4.9 Usulan Class Diagram.....175 Gambar 4.10 Usulan System Interface Diagram Kantor Pos Jakarta Barat 191 Gambar 4.11 Usulan skema Decision Support System...192 Gambar 4.12 Usulan skema Warehouse Management System...193 Gambar 4.13 Usulan System Data Flow Diagram.....194 Gambar 4.14 Usulan Network Connectivity Diagram...196 Gambar 4.15 Usulan EA Sequencing Diagram... 220 xvii
DAFTAR LAMPIRAN Daftar Lampiran Wawancara..L1 Daftar Lampiran Kunjungan..L6 xviii