48 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Harapan Subur didirikan secara resmi pada tanggal 1 Juni 1999. PT. Harapan Subur ini merupakan perusahaan yang berjalan dibidang garmen, yaitu pembuatan kain gorden. PT. Harapan Subur yang bergerak dibidang pertenunan, dalam kegiatan produksi nya didukung oleh 60 unit mesin Sung Lee, 26 unit mesin Toyoda, 28 unit mesin Sakamoto, yang totalnya berjumlah 114 unit. Sebagai perusahaan swasta, PT. Harapan Subur mempunyai misi sebagai berikut : menciptakan produksi textile yang berkualitas untuk memenuhi kebutuhan masyarakat di bidang sandang. Adapun tujuan jangka panjang dari PT. Harapan Subur adalah sebagai berikut : 1) Menghasilkan produk textile yang berkulitas. 2) Menciptakan lapangan pekerjaan. 3) Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan terutama di bidang textile. 4) Hasil dari produk tekstil ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan karyawan, masyarakat dan pemerintah. 5) Mensejahterakan seluruh karyawan PT. Harapan Subur.
49 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Harapan Subur Sumber : Bagian HRD 2007
50 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab 1). Direktur Utama Direktur utama bertanggung jawab terhadap segala kegiatan yang berhubungan dengan kelangsungan hidup perusahaan, dan berwenang dalam menentukan tujuan perusahaan yang berhubungan dengan kelangsungan hidup perusahaan. 2). General Manajer Bertanggung jawab penuh terhadap memberikan informasi yang dibutuhkan direktur untuk membuat keputusan dan dapat membuat keputusan yang berskala kecil. 3). Manager Operasional Bertanggungjawab penuh kepada wakil direktur, dalam mengawasi kinerja setiap divisi yang ada. 4). Divisi Produksi Bertanggungjawab dalam masalah produksi perusahaan seperti 5). Divisi Marketing Bertanggung jawab mengenai pemasaran produk perusahaan. 6). Divisi Keuangan Bertanggungjawab dalam masalah keuangan perusahaan seperti pemasukan dan pengeluaran perusahaan, audit keuangan. 7). Divisi HRD Bertanggungjawab dalam masalah pengadaan rencana kerja seperti penerimaan pegawai, penempatan karyawan, mutasi, promosi,
51 pemberhentian karyawan, sikap, disiplin, dan tata tertib pegawai, absensi, kerja lembur. 8). Divisi Persediaan Bertanggungjawab dalam masalah persedian perusahaan seperti persediaan bahan baku, persediaan produk jadi. 9). Divisi Enginerring dan Utility Bertanggungjawab dalam maintenance mesin-mesin perusahaan, keperluan suku cadang mesin-mesin perusahaan, dan pembelian mesin baru. 10). Operator Tenun Bertanggungjawab dalam menjaga mesin tetap berproduksi dan menjaga kualitasnya. 11). Quality Control Bertanggungjawab dalam mengawasi dan mengontrol kualitas barang produksi perusahaan. 12). Pemberes Benang Bertanggung jawab dalam membereskan benang yang putus akibat proses pertenunan. 13). Operator Palet Bertanggung jawab dalam mengisi palet (benang pakan) agar mesin tenun tetap terpenuhi kebutuhannya untuk berproduksi. 14). Auditor Bertanggungjawab dan bertugas dalam mengaudit keuangan perusahaan seperti melakukan pengecekan biaya perusahaan,
52 memberikan laporan kepada direktur mengenai efisiensi keuangan perusahaan, dan mengontrol transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan untuk mencegah terjadinya korupsi.
53 3.4 Diagram Aliran Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan 3.4.1 Sistem Penerimaan Pegawai Gambar 3.4.1 Diagram Aliran Dokumen Sistem Penerimaan Pegawai PT. Harapan Subur.
54 3.4.2 Sistem Absen Pegawai Diagram Proses Absen Pegawai Pegawai HRD Absen Start Absen Harian Data Absen Data Absen Koreksi Absen Koreksi Absen Data Absen Data Absen n Gambar 3.4.2 Diagram Aliran Dokumen Absen pada PT. Harapan Subur
55 3.4.3 Sistem Penggajian Pegawai Gambar 3.4.3 Diagram Aliran Dokumen Penggajian pada PT. Harapan Subur
56 3.4.4 Sistem Cuti Pegawai Proses Cuti Pegawai Pegawai HRD Start Permohonan Cuti Tolak Dokumen Cuti Dokumen Cuti Persetujuan Terima Surat Keterangan Cuti 1 2 Surat Keterangan Cuti n 1 2 Surat Keterangan Cuti Surat Keterangan Cuti Gambar 3.4.4 Diagram Aliran Dokumen Cuti pada PT. Harapan Subur
57 3.4.5 Sistem Peminjaman Dana Pegawai Diagram Peminjaman Dana Pegawai HRD Keuangan Mulai Peminjaman Dana Peminjaman Dana Proses Peminjaman Tolak Persetujuan Terima Pengajuan Dana Pengajuan Dana Proses Pengajuan Dana Slip Pinjam Slip Pinjam 1 Slip Pinjam Pengambilan dana Slip Tanda Terima 1 Slip Tanda Terima u 1 1 Slip Tanda Terima Slip Pinjam Gambar 3.4.5 Diagram Aliran Dokumen Sistem Peminjaman Dana pada PT.Harapan Subur
58 3.4.6 Sistem Perpindahan (Promosi dan Mutasi) Pegawai Gambar 3.4.6 Diagram Aliran Dokumen Sistem Perpindahan (Promosi dan Mutasi) Pegawai PT. Harapan Subur
59 3.4.7 Sistem Pensiun Pegawai dan Pemberian Tunjangan Proses Pensiun Pegawai dan Pemberian Tunjangan Pegawai HRD Keuangan Mulai Tolak Permohonan Berhenti Status terima Perhitungan dana tunjangan Pengajuan dana tunjangan Slip Tunjangan Slip Tunjangan 1 Slip Tunjangan Slip Tunjangan Pengambilan dana tunjangan Bukti Terima Tunjangan 2 Bukti Terima 3 Bukti Tunjangan Terima Tunjangan Bukti Terima Tunjangan 2 Bukti Terima Tunjangan 4 Input Pensiun Pegawai Data Pensiun Pegawai 1 Slip Tunjangan N 3 Bukti Terima Tunjangan 4 Data Pensiun Pegawai Gambar 3.4.7 Diagram Aliran Dokumen Sistem Pensiun Pegawai dan Pemberian Tunjangan PT. Harapan Subur
60 3.5 Diagram Konteks Gambar 3.5 Diagram Konteks
61 3.6 Diagram Nol Gambar 3.6 Diagram Nol
62 3.7 Diagram Rinci Gambar 3.7 Diagram Rinci 1 3.8 Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan sekarang ini adalah : Data-data di kepegawaian tidak terintegrasi Data-data ini meliputi data penerimaan pegawai, data pegawai, data absensi, data gaji. Akibat dari data yang tidak terintegrasi antara lain :
63 Sulit untuk menampilkan informasi tertentu yang dibutuhkan. Contohnya : mencari laporan mengenai orang yang pernah melamar pada perusahaan, namun pernah ditolak beberapa saat yang lalu. Bila ingin menampilkan informasi ini, maka harus dilakukan pencarian secara manual pada dokumen-dokumen yang disimpan berurut berdasarkan tanggal, dan kemudian mengurutkannya berdasarkan nama yang dicari. Hal ini sulit dilakukan karena perlu dilakukan pemeriksaan satu-persatu dari keseluruhan data pelamar yang ada. Sulit untuk melakukan manipulasi data (update data) karena data-data tidak terintegrasi. Sulit membuat dan menyajikan laporan absensi, pembayaran gaji bulanan / tahunan, karena data-data harian tidak terintegrasi. Kurangnya kontrol otorisasi pengguna dalam mengakses data-data di unit kepegawaian. Hal ini disebabkan oleh kurangnya kesadaran pegawai bagian HRD mengenai pentingnya data-data kepegawaian yang dikelola, sehingga hak otorisasi pengaksesan data-data di unit kepegawaian diberikan kepada pihak-pihak lain. 3.9 Analisa Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh bagian kepegawaian adalah : Record pegawai, yang mencakup : Data pribadi pegawai, seperti kode pegawai, nama, alamat, tempat tanggal lahir.
64 Data keluarga pegawai, seperti nama suami / istri, nama anak, alamat, tempat tanggal lahir Absensi pegawai, yang mencakup absen harian pegawai yang melakukan lembur, dan ijin. Informasi mengenai pembayaran gaji pegawai. Informasi mengenai cuti pegawai. Informasi mengenai pelatihan pegawai. Informasi mengenai perpindahan (promosi dan mutasi) pegawai. Informasi peminjaman dana. 3.10 Usulan Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan pada saat ini adalah dengan cara membangun suatu aplikasi basis data terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi yang sebelumnya tersebar diberbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik. Aplikasi basis data ini menyimpan data yang bersifat historis, sehingga mempermudah pencarian data untuk kegiatan analisis. Waktu yang digunakan dalam pengaksesan data dalam basis data diharapkan akan lebih singkat dan tepat guna. Di dalam aplikasi juga akan tersedia fasilitas yang menghasilkan laporan, dimana laporan tersebut sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen.