BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN. 3.1 Kerangka Berpikir. Gambar 3.1 Kerangka Berpikir

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Kerangka Berpikir Gambar 3.1 Kerangka Berpikir 48

2 Gambaran Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan SMP Negri 5 sebelumnya adalah sebuah Asrama Belanda, kemudian di tahun 1951 dialih fungsikan menjadi Sekolah. Pada tahun 1951 itu resmi dijadikan Sekolah Menengah Pertama Negri 5 dan Sekolah Menengah Pertama Negri 10. Kemudian pada tahun 1976 SMP Negri 10 pindah ke sumur batu kecamatan kemayoran, dan gedung hanya dipakai oleh SMP Negri 5 jakarta. Dari sejak berdirinya sampai saat ini SMP Negri 5 banyak mengalami kemajuan dan pergantian pimpinan. Sebagai lembaga pendidikan SMP Negri 5 memiliki tujuan mencerdaskan bangsa, program pendidikan yang dikembangkan di SMP Negri 5 meliputi bidang kognitif, afektif dinamik, dan psikomotorik Visi dan Misi Perusahaan Visi sekolah SMP Negri 5 : Menjadi Sekolah Standar Nasional, Mengukir Prestasi Tinggi, Piawai Mengasuh Budi Pekerti, Beriman dan Bertaqwa, Unggul Dan Berwawasan Lingkugan Misi sekolah SMP Negri 5 : 1. Melaksanakan dan mengembangkan standar isi. 2. Melaksanakan dan mengembangkan standar proses. 3. Melaksanakan dan mengembangkan standar kompetensi kelulusan. 4. Melaksanakan dan mengembangkan standar pendidik dan tenaga kependidikan.

3 50 5. Melaksanakan dan mengembangkan standar sarana prasarana. 6. Melaksanakan dan mengembangkan standar pengelolaan. 7. Melaksanakan dan mengembangkan standar pembiayaan pendidikan. 8. Melaksanakan dan mengembangkan standar penilaian. 9. Melaksanakan dan mengembangkan sekolah berwawasan lingkungan. 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi SMPN 5 Gambar 3.2 Struktur Organisasi SMPN 5

4 Tugas dan Wewenang Dalam Perusahaan Kepala Sekolah Kepala sekolah adalah pimpinan dari sebuah sekolah dimana segala keputusan dan perintah adalah berasal dari dirinya. Kepala Sekolah pun bersama komite pada satu waktu perlu melakukan koordinasi dalam mengambil keputusan untuk kepentingan sekolah. Kepala sekolah juga mempunyai tugas untuk mengawasi kerja seluruh stafnya yaitu dari tata usaha dan semua guru agar dapat bekerja dengan baik Wakil Kepala Sekolah wakil kepala sekolah bertugas untuk membantu kepala sekolah dalam menjalankan tugas sekolah, tugas tersebut meliputi : - Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan program - Pengorganisasian - Pengarahan - Ketenagaan - Pepengkoordinasian - Pengawasan - Penilaian - Identifikasi dan pengumpulan data - Penyusunan laporan

5 Wali Kelas Wali kelas bertugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan Pengelolaan kelas penyelenggaraan administrasi kelas yang meliputi : - Penyusunan pembuatan statistik bulanan siswa - Pengisian daftar kumpulan nilai siswa (Legger) - Pembuatan catatan khusus tentang siswa - Pencatatan mutasi siswa. - Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar - Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar - Mengontrol buku absensi siswa Tata Usaha Tata usaha merupakan bagian yang mengurusi segala administrasi sekolah, dimana ia membantu kepala sekolah dan seluruh unsur di sekolah termasuk guru-guru. Dalam tugasnya ia harus mampu mengerti semua arsip dan jenis jenisnya yang ada dalam sekolah. Arsiparsip tersebut ada yang berhubungan dengan proses belajar mengajar Kurikulum Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pembelajaran, Mengkoordinasikan dan menggerakkan kegiatan, Mengkoordinasikan penyusunan dan pengembangan bahan ajar / modul mata pelajaran, Mengkoordinasikan penyusunan program pembelajaran ( tahunan dan semester) dan rencana pembelajaran, Membina pembelajaran MGMP

6 53 sekolah dalam pelaksanaan pembelajaran Melaksanakan pemilihan guru berprestasi, Membina kegiatan lomba-lomba bidang akademis Kesiswaan Program pembinaan kesiswaan : - Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa / OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah / siswa serta pemilihan pengurus OSIS. - Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi. - Menyusun program dan jadwal pembinaan secara berkala dan incidental. - Membina dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kerindangan, kekeluargaan, dan ketaqwaan. - Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan dan calon siswa penerima bea siswa. - Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar sekolah. - Mengatur mutasi siswa. - Menyusun program kegiatan ekstrakurikuler Humas Tugas Humas meliputi:

7 54 - Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orang tua / wali siswa. - Membina hubungan sekolah dengan Komite Sekolah. - Membina pengembangan hubungan antar sekolah dengan lembagalembaga pemerintah, dunia usaha - dunia industri, dan lembaga sosial lainnya Sarana Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana, Mengkoordinasikan pendayagunaan sarana dan prasrana, Menyusun laporan pelaksanaan bidang sarana dan prasarana secara berkala Guru Piket Bertanggungjawab atas kelancaran kegiatan belajar mengajar di sekolah, Menjaga keamanan dan ketertiban sekolah, Mengambil tindakan yang diperlukan untuk ketertiban dan keamanan sekolah, Mengusahakan agar kelas-kelas kosong karena guru berhalangan hadir mendapat guru pengganti/ tugas, Melarang atau mengijinkan, seorang atau sekelompok siswa untuk mengikuti atau meninggalkan pelajaran atau sekolah saat jam pelajaran tertentu. Menerima dan mengarahkan tamu pada tujuan, Mengisi Buku Piket Guru Memeriksa setiap pekerjaan atau latihan siswa serta mengembalikan secepatnya, Melaksanakan ulangan harian dan atau ulangan blok, Melaksanakan remedial, Mencatat kehadiran dan

8 55 ketidakhadiran siswa setiap kelas, Menciptakan suasana yang kondusif dan harmonis dalam mendukung proses belajar mengajar. 3.4 Analisis Sistem Berjalan Prosedur Bisnis dan Diagram Aliran Dokumen Prosedur Absensi Siswa Prosedur perhitungan absensi siswa yang berjalan di sekolah SMPN 5 : - Guru mata pelajaran mengabsen siswa di kelas. - Guru mata pelajaran memberikan absensi pada guru piket. - Guru piket mengontrol jumlah absensi siswa. - Guru piket memberikan absensi pada administrasi. - Administrasi menyusun laporan absensi bulanan siswa. - Administrasi memberikan laporan absensi bulanan kepada kepala sekolah.

9 56 Gambar 3.3 Prosedur Absensi Siswa Prosedur Proses Penjadwalan Prosedur pembuatan jadwal belajar mengajar dan jadwal ujian yang berjalan di SMPN 5 Jakarta : 1. Kurikulum membuat jadwal siswa. 2. Administrasi menerima jadwal siswa. 3. Administrasi memberi jadwal siswa kepada siswa.

10 57 4. Siswa menerima jadwal. Prosedur Penjadwalan Siswa Siswa Kurikulum Administrasi Mulai Menerima Jadwal Menerima Jadwal Membuat Jadwal Siswa Jadwal Siswa Jadwal Siswa Jadwal Siswa Memberi Jadwal Selesai Gambar 3.4 Prosedur Penjadwalan Siswa Prosedur Penilaian Prosedur yang berjalan di SMPN 5 dalam sistem pemberian nilai pada setiap mata pelajaran :

11 58 1. Guru bidang studi memberikan penilaian ujian mata pelajaran. 2. Guru bidang studi memberikan nilai ujian siswa kepada wali kelas. 3. Siswa menerima hasil ujian mata pelajaran. 4. Wali kelas mengisi raport. 5. Siswa menerima raport. Gambar 3.5 Prosedur Penilaian Mata Pelajaran

12 Prosedur Penjadwalan Guru Prosedur yang berjalan di SMPN 5 dalam sistem jadwal mengajar guru 1. Kurikulum membuat jadwal mengajar guru. 2. Guru menerima jadwal. 3. Kurikulum memberi jadwal pada admin. 4. Admin membuat laporan jadwal mengajar guru dan memberikan kepada kepala sekolah. 5. Kepala sekolah menerima laporan jadwal mengajar guru. Gambar 3.6 Prosedur Penjadwalan Guru

13 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram Diagram Konteks Gambar 3.7 Diagram Konteks

14 Diagram Data Flow Diagram Nol Gambar 3.8 Diagram Nol

15 Permasalahan yang dihadapi Setelah melihat sistem yang berjalan dan hasil dari wawancara dan survey, maka diperoleh beberapa permasalahan yang dihadapi sekolah SMP Negri 5, yaitu sebagai berikut : 1. Tidak terintegrasinya data sehingga sulitnya dalam penyajian laporan. 2. Kemungkinan data yang redudansi dan tidak konsisten 3. Dari segi keamanan datanya, yaitu kurang aman karena bisa di akses oleh orang yang tidak mempunyai wewenang. 4. Tidak seragamnya perhitungan nilai dari setiap guru mata pelajaran. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi oleh SMP Negri 5, alternative pemecahan masalah yang diusulkan yaitu : 1. Merancang sistem basis data yang terintegrasi agar memudahkan dalam penyajian laporan. 2. Menganalisis agar tidak terjadinya kemungkinan redudansi dan tidak konsistennya data. 3. Memberikan Hak akses pada orang orang yang memiliki wewenang. 4. Menyeragamkan perhitungan nilai.