BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Untuk mencapai kesuksesan dalam suatu bisnis, terdapat banyak sekali hal-hal yang harus diperhatikan. Salah satunya terletak pada pemanfaatan aset perusahaan. Aset perusahaan yang paling mendasar adalah informasi yang dimiliki perusahaan (Kimball & Ross, 2013). Selain itu, aset lain yang tidak kalah penting adalah customer. Customer merupakan faktor penunjang dari keberhasilan suatu perusahaan, maka pihak perusahaan harus tetap menjaga komunikasi dan pelayanannya bagi customer. Oleh karena itu, Customer Relationship Management (CRM) memegang peranan penting dalam membantu perusahaan dalam mempertahankan dan menjaga loyalitas pelanggan. Menurut (Soliman, 2011), perusahaan yang memperoleh kepercayaan dari customer dan memperoleh keuntungan yang tinggi harus berfokus pada: produk atau jasa yang tepat, pelanggan yang tepat, harga yang sesuai, waktu yang tepat, dan saluran distribusi yang tepat, sehingga dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan pelanggan. Untuk mencapai fokus tersebut maka perusahaan dapat menggunakan data warehouse yang berguna sebagai tempat penyimpanan untuk seluruh informasi mengenai customer dari berbagai sumber termasuk sistem operasional, data interaksi, data demografi, kebiasaan dan biodata customer (Khan, Ehsan, Mirza, & Sarwar, 2012). Menurut (Khan, Ehsan, Mirza, & Sarwar, 2012) perusahaan yang menerapkan data warehouse dapat menganalisa hampir 100% dari kebutuhan customer yang ada (dimana customernya mencapai 70 juta) dalam beberapa menit saja. Sebelum diterapkan data warehouse penganalisaan terhadap data customer yang dilakukan oleh pihak marketing perusahaan itu hanya dapat menganalisa sekitar 1% dari keseluruhan customer. Jika data mengenai operasional dan customer dapat diolah dengan baik, maka dapat mempermudah pihak eksekutif untuk megambil keputusan dan membentuk strategi yang lebih baik. Dengan 1
2 adanya CRM yang efektif, perusahaan dapat mengumpulkan data mengenai seluruh interaksi customer dan kemudian dianalisa untuk pengembangan di masa yang akan datang. PT. Inti Cakrawala Citra merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang pembelian dan penjualan secara grosir. PT. Inti Cakrawala Citra memiliki 12 cabang yaitu Jakarta(Cipinang dan Kemayoran), Tangerang, Bekasi, Bandung, Yogyakarta, Semarang, Surabaya, Medan, Palembang, Pekan Baru, dan Samarinda. Dimana di masing masing cabang memiliki database yang dirancang untuk menyimpan seluruh transaksi yang berasal dari kegiatan operasional setiap harinya. Pihak eksekutif sering kali mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan karena data berasal dari departemen yang berbeda. Selain itu, sulit untuk melakukan analisa penjualan, pengadaan dan persediaan karena data yang terdapat dalam laporan berisi detail dan cenderung banyak. Di sisi lain, jika pihak eksekutif membutuhkan laporan penjualan, pengadaan dan persediaan dari dua sudut pandang saja membutuhkan waktu untuk membuat laporan yang sesuai dengan kebutuhan pihak eksekutif tersebut. Berdasarkan yang telah dikemukakan di atas, maka kami memilih judul PERANCANGAN DATA WAREHOUSE PADA BIDANG PENGADAAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN UNTUK MENDUKUNG ANALISA CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT(CRM) PADA PT. INTI CAKRAWALA CITRA dimana data warehouse yang dibangun bertujuan untuk mengintegrasikan database operasional perusahaan yang akan dikelola lagi khususnya untuk menunjang pengambilan keputusan di bidang Customer Relationship Management untuk memenuhi kebutuhan pelaporan dengan visualisasi yang lebih baik dan dapat digunakan oleh eksekutif perusahaan untuk pembuatan perencanaan, pengembangan perencanaan dan pengambilan keputusan.
3 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup merupakan cakupan pembahasan dalam perancangan data warehouse skripsi ini. Adapun batasan dalam pembahasan ruang lingkup tersebut, yaitu : - Database Penjualan yang terdiri dari data pelanggan, barang, cabang, piutang, dan transaksi penjualan. - Database Pengadaan yang terdiri dari data barang, pemasok, cabang, permintaan barang, purchase order, penerimaan barang, hutang, dan retur. - Database Persediaan merupakan database yang mencakup stok barang yang berasal dari data purchase order, penerimaan barang, transaksi penjualan, retur dan stock opname. Dalam ruang lingkup perancangan data warehouse ini, laporan yang dihasilkan dari data warehouse disajikan atau ditampilkan menggunakan reporting tools yang bernama Tableau. Mengapa menggunakan Tableau sebagai reporting tools perancangan ini? Seperti yang dituliskan pada www.tableau.com, terdapat beberapa kelebihan Tableau, yaitu memungkinkan untuk melihat secara cepat melalui proses mengubah data menjadi menarik secara visual, visualisasi interaktif yang disebut dashboard. Proses ini memakan waktu hanya beberapa detik atau menit dan dicapai melalui penggunaan yang mudah untuk menggunakan interface drag-and-drop. Tableau merupakan software yang digunakan untuk memvisualisasikan data melalui berbagai jenis grafik yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pengguna. Tableau merupakan software yang dapat terhubung dengan data warehouse sebagai sumber datanya. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan ini adalah membuat analisa dan perancangan data warehouse dalam bidang pengadaan, penjualan dan persediaan, dan membuat laporan yang mendukung penggunaan data warehouse.
4 Manfaat dari penulisan ini adalah : - Mempermudah tim eksekutif dalam melihat laporan dari beberapa dimensi. - Mempermudah tim eksekutif dalam memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan analisis. - Mempermudah tim eksekutif untuk menganalisa secara cepat karena data terintegrasi dan mendukung keputusan untuk peningkatan CRM terutama pada bagian segmentasi pasar. - Mempermudah tim eksekutif untuk melihat laporan yang lebih ringkas. - Mempermudah pihak Teknologi Informasi(TI) untuk memiliki sumber data yang dapat digunakan untuk penerapan BI di perusahaan 1.4 Metodologi Penelitian Penulisan skripsi ini memiliki empat metode yang digunakan dalam proses penelitian, yaitu : 1.4.1 Metode Studi Kepustakaan Dalam penulisan ini, penulis melakukan studi pustaka melalui buku teks dan jurnal ilmiah yang dapat dijadikan dasar teori dan tujuan sesuai dengan penelitian yang dilakukan. 1.4.2 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode wawancara. Wawancara merupakan proses pengumpulan informasi secara face to face (tatap muka) (Connolly & Begg, 2010). Dalam penulisan ini, penulis melakukan wawancara dengan manajer departemen Teknologi Informasi(TI). 1.4.3 Metode Analisis Mengacu pada Object Oriented Analysis and Design yang dikembangkan oleh (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012) dengan menggunakan UML diagram yaitu activity diagram dan data modelling berupa entity realtionship diagram(erd) untuk
5 menggambarkan proses bisnis berjalan dari PT.Inti Cakrawala Citra dan menganalisis kebutuhan informasi. 1.4.4 Metode Perancangan Metode perancangan data warehouse yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode perancangan data warehouse yang terdiri dari 4 tahapan (Kimball & Ross, 2013), yaitu : 1. Select the business process (Pemilihan proses) 2. Declare the grain (Pemilihan grain) 3. Identify the dimensions(identifikasidimensi) 4. Identifythe facts (Identifikasifakta) 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terbagi menjadi lima bab, yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang dapat dijadikan sebagai landasan dalam pembangunan data warehouse yang dapat mendukung analisa Customer Relationship Management(CRM) pada PT.Inti Cakrawala Citra. BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas, tata laksana sistem berjalan, masalah dan usulan pemecahan masalah dari permasalahan yang dihadapi.
6 BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM DATA WAREHOUSE YANG DIUSULKAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai perancangan data warehouse berdasarkan kebutuhan sistem, online analytical processing(olap) dan rancangan layar laporan yang sesuai dengan analisis yang telah dilakukan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang simpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan serta saran yang berguna bagi PT.Inti Cakrawala Citra yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan sistem yang lebih lanjut..