BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB Latar Belakang PENDAHULUAN Setiap perusahaan menjalankan proses operasional setiap hari dan data yang ada di perusahaan akan diolah dan diproses sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Perkembangan yang ada di perusahaan, semakin dimudahkan dengan teknologi yang semakin berkembang dengan cepat. Adanya perkembangan teknologi, digunakan dalam menjalankan aktivitas di PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey, aktivitas yang ada akan menjadi lebih singkat. (Singh, Greeshma, & Singh, 2011, p. 230) data warehouse menyediakan model data umum dari banyak sumber data, yang dapat membuat laporan menjadi multidimensi dan dapat menganalisa informasi dari beberapa model data yang digunakan untuk mengambil informasi seperti faktur penjualan, penerimaan order. Kendala di PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey adalah pencatatan dan laporan klaim ke top management, laporan yang diberikan ke top management kurang detail, dimana laporan yang ada hanya mencakup satu dimensi. Dengan penjelasan diatas, mengenai permasalahan di PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey, permasalahan dapat diselesaikan dengan menggunakan data warehouse, hal ini didukung oleh, (Abelló, Golfarelli, & Matteo, 2013, p. 67) yang mengatakan data warehouse merupakan tools yang dapat membuat integrasi, dan konsisten dari sebuah informasi. Nilai dari data warehouse menurut (Reeves, A Manager s Guide to Data Warehouse, 2009) adalah data warehouse jauh lebih besar daripada simply delivering reports. Data warehouse bukan data, teknologi, atau laporan yang dapat berdampak pada proses bisnis. Data warehouse adalah kemampuan stakeholder untuk memanfaatkan informasi, untuk membuat lebih baik, berdasarkan fakta, keputusan. data warehouse hanya sebuah tools yang memungkinkan stakeholder untuk bekerja lebih mudah. PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey melakukan rangkaian proses bisnis dengan bantuan sistem, dalam hal ini PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey menjadi penghubung antara customer dengan pihak asuransi, salah satu customer dari PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey adalah PT.XYZ. Tujuan PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey menggunakan Business Process Management yang berguna untuk melakukan perancangan dalam proses klaim secara lebih baik berdasarkan hasil yang diberikan oleh business process management, PT. Mitra, Iswara 1

2 2 & Rorimpandey dapat menyusun proses dalam klaim dengan memperhatikan forecasting, schedule, budget, standard operating procedure berdasarkan hasil yang diberikan dari business process management, PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey juga dapat melakukan pengawasan di klaim yang laporkan. Kebutuhan Business Process Management sangat membantu untuk sebuah perusahaan, hal ini didukung oleh (MathiasWeske, 2007, p. 4) berpendapat bahwa informasi teknologi dalam sistem dan informasi adalah peran yang penting dalam manajemen proses bisnis. Kegiatan bisnis proses dapat dilakukan oleh karyawan perusahaan secara manual atau secara otomatis dengan bantuan sistem informasi. Berdasarkan penulisan yang telah dijelaskan diatas kami memilih judul IMPLEMENTASI DATA WAREHOUSE UNTUK DIVISI KLAIM PADA PT. MITRA, ISWARA & RORIMPANDEY bahwa perusahaan menggunakan data warehouse untuk mengintegrasikan database operasional pada perusahaan untuk mengambil keputusan di bagian divisi klaim. 1.2 Ruang Lingkup Pada proses sistem analisa dan rancangan, kami menggunakan business process manager sebagai bahan yang akan digunakan untuk mendapatkan laporan mengenai PT. XYZ. Ruang lingkup merupakan cakupan pembahasan dalam perancangan data warehouse, adapun batasan dalam pembahasan ruang lingkup, adalah : 1. Database XYZ a. Terdiri dari data outlet, outlet klaim, dan sertifikat outlet. 2. Database Klaim a. Terdiri dari data transaksi claim, pembayaran claim, dan objek dari klaim.

3 3 Dalam ruang lingkup ini akan digunakan untuk membantu PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey dalam membuat laporan untuk pelaporan klaim yang mencakup data klaim, durasi klaim, dan pengecekan dokumen klaim. Laporan yang akan dihasilkan dari data warehouse akan menampilkan grafik pelaporan klaim dalam periode Ruang lingkup yang mencakup database XYZ dan database klaim karena keduanya merupakan data utama dari divisi klaim di PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey, dimana database XYZ adalah data utama atau data master yang berisi data outlet dan database klaim berisi pelaporan klaim yang dilaporkan klien dan selalu diperbarui ketika ada pelaporan klaim yang baru. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan data warehouse digunakan di perusahaan ini adalah: 1. Menganalisa kebutuhan data warehouse di PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey untuk divisi klaim. 2. Menganalisa database outlet dan database bpm yang terdapat pada PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey. 3. Merancang data warehouse untuk membantu PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey dalam mengatasi masalah yang dihadapi. Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Implementasi data warehouse dapat mempermudah untuk query, yang memudahkan dan mempercepat pembuatan laporan klaim untuk divisi klaim yang akan dilaporkan ke top management 2. Analisa dari data warehouse dapat mempercepat proses pembuatan laporan dari divisi klaim untuk top managment dalam pengambilan keputusan 3. Data warehouse pada divisi klaim dapat membuat laporan dalam bentuk multidimensi dimana hasilnya dapat membantu top management dalam membuat keputusan, banyak sudut pandang berbagai dimensi yang diberikan.

4 4 1.4 Metodologi Penelitian Penulisan ini memiliki 4 metode untuk mendukung penelitian pada perusahaan PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey Studi Kepustakaan Dalam penulisan bab ini landasan-landasan teori yang digunakan didapat dari bukubuku yang berkaitan dan memuat pembahasan sesuai dengan topik penelitian dan juga jurnal ilmiah yang dapat dijadikan sebagai dasar teori Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data di dengan melibatkan pihak-pihak yang terlibat di perusahaan PT.Mitra, Iswara & Rorimpandey, dimulai dari top management sampai karyawan Wawancara Wawancara adalah teknik yang paling umum digunakan, dan biasanya yang paling berguna untuk mencari fakta. Bisa mewawancarai untuk mengumpulkan informasi dari individu dengan tatap muka. Beberapa tujuan menggunakan metode wawancara, seperti mencari tahu fakta-fakta, memverifikasi fakta, klarifikasi fakta, menghasilkan antusiasme, mendapatkan pengguna akhir yang terlibat, mengidentifikasi persyaratan, dan mengumpulkan ide-ide dan opini. (Connolly & Begg, 2005) Observasi Perusahaan Menurut (Driscoll, 2010, p. 160), observasi digunakan untuk beberapa penemuan ilmiah penting dalam sejarah manusia. Charles Darwin menggunakan observasi untuk mengamati hewan dan kehidupan laut di Kepulauan Galapagos yang dapat membantu dia merumuskan teori evolusi dan dijelaskan dalam On the Origin of Species. Pada saat ini ini, para ilmuwan

5 5 sosial, ilmuwan alam, insinyur, ilmuwan komputer, peneliti pendidikan, dan banyak lainnya menggunakan observasi sebagai metode penelitian utama. Observasi dapat dilakukan pada hampir semua materi pelajaran, dan jenis pengamatan. Stakeholder bisa mengamati lingkungan di sekitar. Jika observasi digunakan untuk mengamati orang, akan memiliki beberapa pertimbangan tambahan Metode Analisis Metode analisis digunakan untuk menggambarkan proses bisnis berjalan di PT. Mitra Iswara & Rorimapndey, metode yang digunakan adalah Entity Relationship Diagram dan Activity Diagram, hal ini diperkuat oleh pernyataan (Edi & Betshani, 2010) Untuk mengolah data menjadi bentuk yang lebih bermanfaat dibutuhkan analisis yang baik dan tajam. Analisis data merupakan metode yang digunakan untuk mengetahui bagaimana menggambarkan data, hubungan data, semantik data dan batasan data yang ada pada suatu sistem informasi. Ada banyak cara dalam menganalisis dan memodelkan suatu data, beberapa diantaranya adalah dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dan Model Konseptual Data Warehouse, yang berguna untuk menganalisis kebutuhan informasi, yaitu: Entity Relationship Diagram Menurut (Connolly & Begg, Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management (4th Edition), 2005) ERD merupakan pendekatan top-down untuk perancangan database yang dimulai dengan mengidentifikasi data-data yang penting seperti entities dan relationship antara data yang harus diwakili di dalam model. Menurut pendapat (Dhabe, 2010), ERD merupakan sebuah teknik diagrammatic (model yang menggambarkan satu sistem dalam kaitannya dengan sesuatu yang lebih umum dikenal, sehingga lebih mudah dipahami) yang di gunakan untuk mewakili konseptual model dari relational database. ERD juga digunakan untuk mewakili entitas atribut dan hubungan antara entitas.

6 6 Activity Diagram Menurut (Kaewchinporn & Limpiyakorn, 2013, p. 255) Activity diagram adalah presentasi grafis yang menggambarkan proses operasional dan digunakan dalam setiap tahap sistem yang terkait. Untuk memahami dan komunikasi yang akurat. Pernyataan ini didukung oleh (Kundu & Samanta, A Novel Approach to Generate Test Cases from UML Activity Diagrams, 2010, p. 65) Activity diagram adalah diagram penting diantara 13 diagram lainnya, digunakan untuk pemodelan bisnis, kontrol dan object flow modeling. Keuntungan dari model ini adalah mudah untuk memahami alur dari logic of system Metode Perancangan METODE PERANCANGAN DATA WAREHOUSE Menurut Kimball (2013) terdapat 7 tahap dalam merancang data warehouse: 1. Memilih Proses Bisnis 2. Mendeklarasikan Grain 3. Mengidentifikasikan Dimensi 4. Mengidentifikasikan Fakta 5. Memilih Durasi 6. Perubahan Dimensi 7. Metadata Berdasarkan (Kimball, Kimball dimensional modeling techniques, Ralph Kimball) Business Process adalah performa aktivitas dari organisasi seperti memesan, memproses klaim asuransi, mendaftar kelas untuk siswa atau mencatat account pada setiap bulan. Bisnis proses menyimpan performa metrik yang di artikan ke dalam fact table.

7 7 Grain adalah komponen penting dalam dimensional desain. Grain menetapkan apa yang ada di single fact table. Grain harus dipilih sebelum memilih dimensi atau fact karena setiap kandidat dimensi atau fact harus konsisten dengan Grain. Dimensi menyediakan who, what, when, where, why, how konteks di sekitar proses bisnis. Tabel dimensi mengandung atribut deskriptif (hal yang sesuai dengan yang ada) yang digunakan oleh aplikasi business intelligence untuk memfilter dan mengelompokkan fact. Fact adalah memperhitungkan hasil dari proses bisnis dan secara keseluruhan hasilnya berupa angka numerik. Sebuah single fact table mempunyai hubungan one-to-one untuk menjelaskan fact table grain. Oleh karena itu koresponden fact table digunakan untuk observasi dan tidak bergantung kepada laporan yang terpisah-pisah. Pre-Kalkulasi dalam tabel fakta adalaah Setelah fakta-fakta ini dipilih masing - masing harus dikaji ulang untuk menentukan apakah ada peluang untuk menggunakan praperhitungan. Sebuah contoh umum dari kebutuhan untuk menyimpan precalculations terjadi ketika fakta-fakta terdiri laba dan rugi. Memilih durasi dari database adalah durasi mengukur seberapa jauh kembali dalam waktu tabel fakta pergi. Di banyak perusahaan, ada persyaratan untuk melihat periode waktu yang sama satu atau dua awal tahun. Untuk perusahaan lain, seperti perusahaan asuransi, mungkin ada persyaratan hukum untuk menyimpan data memperpanjang kembali lima tahun atau lebih. tabel fakta yang sangat besar menaikkan setidaknya dua sangat signifikan masalah desain data warehouse. Pertama, seringkali semakin sulit untuk sumber semakin data lama. Semakin tua data, semakin besar kemungkinan akan ada masalah dalam membaca dan menafsirkan file lama atau kaset lama. Kedua, itu adalah wajib bahwa versi lama dari dimensi penting digunakan, bukan versi terbaru. Mengamati perubahan dimensi secara perlahan adalah Perlahan mengubah masalah dimensi berarti, misalnya, bahwa deskripsi yang tepat dari klien lama dan cabang tua harus digunakan dengan riwayat transaksi lama. Sering, data warehouse harus menetapkan tombol digeneralisasi untuk dimensi-dimensi penting dalam rangka untuk membedakan beberapa snapshot dari klien dan cabang selama periode waktu. Ada tiga jenis dasar perlahan-lahan mengubah dimensi: Tipe 1, di mana berubah atribut dimensi ditimpa; Tipe 2, di mana atribut dimensi berubah menyebabkan record dimensi baru yang

8 8 akan dibuat; dan Tipe 3, di mana atribut dimensi berubah menyebabkan atribut alternatif yang akan dibuat sehingga kedua nilai-nilai lama dan baru dari atribut secara simultan dapat diakses dalam catatan dimensi yang sama. 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang, ruang lingkup dari laporan yang dibuat, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, sistematika penulisan dan tinjauan pustaka. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori-teori yang mendukung penulisan tugas akhir ini, dimana teori-teori umum dan teori-teori khusus yang diperoleh dari karya ilmiah, jurnal dan buku yang berkaitan dengan penulisan skripsi ini. BAB 3: ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini menjelaskan tentang profil perusahaan secara singkat, struktur organisasi, sistem yang berjalan, identifikasi masalah pada perusahaan serta solusi penyelesaian masalah yang terdapat dalam perusahaan. BAB 4: PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI DATA WAREHOUSE Bab ini membahas mengenai report dan hasil mengenai rancangan sistem data warehouse yang akan dilaporkan kepada PT. Mitra, Iswara & Rorimpandey. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang membahas kesimpulan dan saran dari hasil analisa yang telah dilakukan serta untuk pengembangan ke depannya.

9 9