BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Perusahaan yang akan dianalisis adalah PT International Valas yang bergerak di bidang mata uang asing. Perusahaan ini didirikan sejak tanggal 6 Maret 2000 oleh Bapak Sugianto dan tercatat pada akta pendirian perusahaan nomor 25 yang disahkan oleh Menteri Kehakiman nomor C-10254 HT.01.01.Th.2000. Perusahaan ini berlokasi di Jl. HI. Agus Salim No. 11, Tanjung Karang, Bandar Lampung 35115. PT International Valas melakukan penjualan dan pembelian mata uang asing secara langsung kepada perorangan dan perusahaan money changer lainnya. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PT International Valas didukung oleh 10 orang karyawan. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT International Valas. Direktur Manajer Teller Keuangan / Akuntansi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT International Valas 29
30 Adapun tugas dan wewenang dari masing masing jabatan pada perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Direktur bertugas untuk: a. Menetapkan kurs mata uang asing. b. Menetapkan tujuan dan sasaran yang akan dicapai dalam sebuah perusahaan. c. Menetapkan kebijakan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan. d. Memonitor perkembangan perusahaan secara keseluruhan. e. Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan instansi pemerintah. f. Mengangkat dan memberhentikan karyawan. g. Memeriksa laporan penjualan, persediaan, dan laporan lain yang terkait dengan jual beli mata uang asing. h. Memberikan keputusan terhadap hal-hal yang bersifat strategis. 2. Manajer bertugas untuk: a. Membantu direktur dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. b. Bertanggungjawab atas penyediaan tenaga kerja, pengembangan karir, dan kesejahteraan karyawan. c. Mengatur administrasi upah dan gaji sesuai prestasi yang diberikan pegawai kepada perusahaan. d. Membantu direktur dalam melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan.
31 3. Bagian Teller bertugas untuk: a. Melakukan transaksi penjualan mata uang asing. b. Memeriksa keaslian mata uang asing. c. Bertanggungjawab atas keaslian Rupiah yang diterima. d. Membuat nota penjualan dan pembelian sebagai bukti transaksi penjualan mata uang asing. e. Memberikan nota penjualan dan pembelian ke bagian keuangan / akuntansi. 4. Bagian Keuangan / Akuntansi bertugas untuk: a. Mencatat setiap kegiatan yang berhubungan dengan kas. b. Bertanggungjawab dalam mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. c. Menerima, mencatat, dan menyetorkan penerimaan kas ke bank berdasarkan jumlah uang yang diterima dari penjualan. d. Mencatat transaksi ke buku persediaan dan penjualan mata uang asing. e. Bertanggungjawab dalam pembuatan laporan laporan yang ada pada perusahaan.
32 3.2 Sistem Yang Berjalan 3.2.1 Prosedur sistem yang berjalan 1. Penjualan dapat terjadi apabila pelanggan atau money changer lain datang untuk membeli mata uang asing. Prosedur penjualan ini adalah: a. Pelanggan perorangan ataupun money changer lain datang langsung untuk membeli mata uang asing dan menanyakan kurs pada saat itu. b. Teller memberikan informasi kurs kepada pelanggan dan menanyakan ketersediaan mata uang asing pada bagian keuangan / akuntansi. c. Keuangan / akuntansi memberikan informasi ketersediaan mata uang asing kepada teller. d. Pelanggan setuju untuk membeli dan teller membuat nota penjualan rangkap 2, yaitu: Lembar ke-1 untuk pelanggan, atau money changer lain. Lembar ke-2 untuk diarsip oleh bagian keuangan / akuntansi perusahaan. e. Teller menerima uang Rupiah, melakukan pengecekan keaslian uang, dan menghitung jumlahnya. f. Menyerahkan Rupiah dan nota penjualan kepada bagian keuangan / akuntansi.
33 g. Bagian keuangan / akuntansi menyiapkan mata uang asing sesuai dengan nota penjualan dan mengarsip copy nota penjualan. h. Bagian keuangan / akuntansi memberikan nota penjualan asli dan mata uang asing kepada bagian teller. i. Teller memberikan mata uang asing dan nota penjualan asli sesuai dengan jumlah yang tertera pada nota penjualan kepada pelanggan. j. Bagian keuangan / akuntansi mencatat transaksi penjualan ke dalam buku besar penjualan dan buku besar persediaan mata uang asing dengan menuliskan nomor nota penjualan, tanggal transaksi, mata uang, kurs, jumlah Rupiah dan menyetorkan Rupiah ke bank. k. Bagian keuangan / akuntansi membuat laporan penjualan, persediaan mata uang asing dan selisih kurs kepada manajer dan direktur. l. Manajer melakukan pengecekan laporan penjualan, persediaan, dan selisih kurs yang dihasilkan, serta mengecek bukti setor bank.
34 3.2.2 Rich picture yang sedang berjalan B. Menjual valas Reuter / CNBC Informasi kurs Valas Direktur Menginformasikkan kepada teler untuk membuat nota penjualan Menanyakan kurs pembelian dan memesan valas Menentukan kurs valas Memberikan informasi ketersediaan valas Pelanggan setuju untuk membeli Mengecek Persediaan Nota penjualan Memberikan nota penjualan untuk ditandatangani Menyerahkan nota yang sudah ditandatangani dan uang cash Pelanggan / Money changer Memberikan valas dan nota penjualan Nota penjualan ttd Teller Memberikan valas dan nota penjualan Memesan valas Menyerahkan uang cash dan nota penjulan Tersedia / tidak tersedia Menyerahkan laporan penjualan, persediaan, dan selisih kurs Lap. penjualan, persediaan, selisih kurs Bukti setor bank Nota penjualan ttd Manajer Menyerahkan laporan penjualan, persediaan dan selisih kurs serta bukti setor bank dan nota penjualan Bukti setor bank Bukti setor bank Menyetorkan uang cash Mengecek persediaan Mencatat buku persediaan Akuntansi / keuangan Buku persediaan Kotak Persediaan Menentukan Kurs Bank Keterangan : Valas = valuta asing Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan
35 3.2.3 Identifikasi Event Event-event yang terjadi pada sistem berjalan PT International Valas adalah: Event Tabel Internal Agent Assuming Event Responsibility Start When Activities Menentukan kurs Direktur Setiap terjadi perubahan Direktur melihat CNBC tentang mata uang asing kurs mata uang asing kurs mata uang asing dan menentukan kurs jual masing-masing mata uang asing kepada bagian akuntansi / keuangan untuk dicatat pada buku besar persediaan. Menanyakan Teller Pelanggan / money Teller menanyakan kurs mata uang informasi changer lain asing dan jumlah persediaan persediaan mata menanyakan mata uang asing kepada bagian uang asing harga kurs dan akuntansi. setuju membeli. Pengecekan Keuangan / Teller menanyakan Menghitung mata uang asing yang persediaan Akuntansi persediaan mata uang tersedia. asing yang dimiliki. Pembuatan nota Teller Bagian akuntansi mem- Membuat nota penjualan. penjualan Berikan informasi Bahwa mata uang asing tersedia. Penyiapan mata Keuangan / Menerima rupiah Menghitung rupiah dan menyiapkan uang asing Akuntansi dan nota penjualan mata uang asing yang yang telah akan diserahkan kepada teller. ditandatangani pelanggan.
36 Penyerahan Teller Menerima mata uang asing Menyerahkan mata uang asing dan mata uang asing dan nota penjualan yang nota penjualan kepada pelanggan. telah ditandatangani dari bagian akuntansi. Penyetoran kas Keuangan / Akhir hari. Menyetorkan uang kas keke bank Akuntansi bank. Pembuatan Keuangan / Menerima bukti setor Membuat laporan penjualan, laporan penjual- Akuntansi bank. persediaan dan selisih kurs an, persediaan berdasarkan nota penjualan dan selisih kurs dan bukti setor bank. Pengecekan Manajer dan Menerima laporan pen- Melakukan pengecekan laporan dan bukti Direktur jualan, persediaan dan laporan dan bukti setor bank. setor bank selisih kurs serta bukti setor bank. Pengarsipan Keuangan / Laporan penjualan, Mengarsip laporan penjualan, laporan Akuntansi persediaan dan persediaan dan selisih kurs. selisih kurs yang telah ditandatangan. Tabel 3.1 Event Table pada Sistem yang Berjalan 3.2.4 Formulir dan Laporan pada Sistem Berjalan Formulir yang digunakan oleh PT International Valas sebagai berikut: Nota penjualan Memiliki field sebagai berikut: nama pelanggan, tanggal penjualan, nomor nota, banyaknya mata uang asing yang dibeli, nama mata uang, harga kurs, total jumlah yang harus dibayar, tandatangan pelanggan.
37 Dibuat oleh teller, terdiri dari 2 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada pelanggan, rangkap kedua diarsip oleh bagian keuangan / akuntansi. Kegunaan dari nota penjualan adalah sebagai bukti untuk pelanggan dan untuk diarsip. Laporan yang digunakan oleh PT International Valas sebagai berikut: Laporan penjualan Memiliki field sebagai berikut: tanggal, nama pelanggan dan kode mata uang, banyaknya, kurs jual, total, dan grand total. Laporan penjualan dan penerimaan kas dibuat oleh bagian keuangan / akuntansi serta berguna untuk mengetahui total penjualan perhari dan kas yang diterima untuk melakukan penyesuaian serta menghitung laba / rugi harian. Laporan persediaan Memiliki field sebagai berikut: tanggal, nama pelanggan dan kode mata uang, jumlah persediaan yang masuk, jumlah persediaan yang keluar dicatat berdasarkan mata uang, saldo persediaan berdasarkan mata uang. Dibuat oleh bagian keuangan / akuntansi serta berguna untuk mengontrol persediaan mata uang.
38 Laporan selisih kurs penjualan valuta asing Memiliki field sebagai berikut: tanggal, jumlah mata uang, nama mata uang, kurs penerimaan, kurs penjualan, dan selisih. Dibuat oleh bagian keuangan / akuntansi, dan diperiksa oleh manajer dan direktur. Kegunaan dari laporan selisih kurs penjualan valuta asing adalah untuk mengetahui keuntungan dan kerugian harian perusahaan.
39 3.2.5 WorkFlow Tabel WorkFlow Tabel Aktor Aktivitas Event : Menentukan kurs mata uang asing Direktur 1 Direktur melihat CNBC tentang kurs mata uang asing 2 Menentukan kurs jual masing-masing mata uang asing dan memberitahukan kepada bagian keuangan / akuntansi Keuangan / Akuntansi 3 Mencatat ke dalam buku besar persediaan Event : Menanyakan informasi persediaan mata uang asing. Pelanggan 4 Pelanggan datang menanyakan kurs. Teller 5 Menanyakan kurs mata uang asing kepada bagian akuntansi. Event : Pengecekan persediaan. Keuangan / Akuntansi 6 Mengecek persediaan mata uang asing pada kotak persediaan. 7 Memberikan informasi persediaan mata uang asing pada teller. Event : Pembuatan nota penjualan. Teller 8 Menerima informasi persediaan mata uang asing dari bagian akuntansi. 9 Jika tersedia, maka teller membuat nota penjualan sesuai dengan jumlah mata uang asing yang diminta oleh pelanggan. 10 Jika tidak tersedia, transaksi dibatalkan. 11 Menghitung jumlah kas yang harus dibayar pelanggan. 12 Menyerahkan nota penjualan untuk ditandatangani pelanggan. Pelanggan 13 Pelanggan menerima nota penjualan dari teller. 14 Pelanggan menandatangani nota penjualan. 15 Menyerahkan uang kas kepada teller beserta nota penjualan yang telah ditandatangani. Teller 16 Menghitung uang kas yang diterima dan mengecek keasliannya. 17 Tandatangan nota penjualan dan menyerahkan kas dan nota penjualan yang telah ditandatangani kepada bagian keuangan / akuntansi Event : Penyiapan mata uang asing. Keuangan / Akuntansi 18 Bagian keuangan / akuntansi menerima kas dan nota penjualan yang telah ditandatangani. 19 Menyiapkan mata uang asing sesuai dengan nota penjualan. 20 Arsip sementara copy nota penjualan. 21 Menyerahkan mata uang asing dan nota penjualan asli kepada teller. Event : Penyerahan mata uang asing. Teller 22 Menerima mata uang asing dan nota penjualan dari bagian keuangan dan akuntansi. 23 Mengecek jumlah mata uang asing sesuai dengan nota penjualan. Menyerahkan mata uang asing dan nota penjualan asli kepada 24 pelanggan.
40 Pelanggan 25 Menerima mata uang asing dan nota penjualan dari teller Event : Penyetoran kas ke bank. Keuangan / Akuntansi 26 Pada akhir hari, bagian keuangan / akuntansi mencocokan jumlah kas dengan nota penjualan. 27 Kas disetorkan ke bank Bank 28 Bank mengeluarkan atau menyerahkan bukti setor bank Keuangan / Akuntansi 29 Menerima bukti setor bank. Event : Pembuatan laporan penjualan, persediaan, dan Selisih kurs. Keuangan / Akuntansi 30 Membuat laporan penjualan, persediaan dan selisih kurs berdasarkan nota penjualan dan bukti setor bank. 31 Menyerahkan laporan penjualan, persediaan dan selisih kurs kepada direktur dan manajer beserta bukti setor bank dan copy nota penjualan. Event : Pengecekan laporan dan bukti setor bank. Manajer & 32 Menerima laporan penjualan, persediaan dan selisih kurs Direktur serta bukti setor bank dan copy nota penjualan. 33 Mengecek laporan penjualan, persediaan dan selisih kurs berdasarkan bukti setor bank dan copy nota penjualan. 34 Menyerahkan kembali laporan penjualan, persediaan dan total selisih yang telah ditandatangani beserta bukti setor bank dan copy nota penjualan kepada bagian keuangan / akuntansi untuk diarsip. Event : Pengarsipan laporan. Keuangan / Akuntansi 35 Menerima laporan penjualan, persediaan, dan selisih kurs yang telah ditandatangani beserta bukti setor bank dan copy nota penjualan. 36 Mengarsip laporan penjualan, persediaan, dan selisih kurs beserta bukti setor bank dan copy nota penjualan. Tabel 3.2 WorkFlow Table Sistem yang Berjalan
41 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Setelah melakukan survey ke PT International Valas, penulis menganalisis temuan hasil survey sebagai berikut: 1. Prosedur penjualan dan pencatatan persediaan kurang akurat, up-to-date, dan tepat waktu. Sistem penjualan dan persediaan perusahaan seharusnya dapat menyediakan fasilitas pencatatan secara otomatis yang cepat, tepat, dan akurat dalam pencatatan transaksi penjualan dan persediaan. Hal ini disebabkan sistem pencatatan penjualan dan persediaan dilakukan pada akhir hari berdasarkan nota penjualan sehingga penjualan dan persediaan pada perusahaan kurang akurat, up-to-date, dan tepat waktu. Rekomendasi yang diusulkan atas masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan adalah membuat sistem yang secara otomatis dapat menghasilkan informasi yang tepat dan cepat tentang penjualan dan persediaan yang terjadi pada periode tertentu. 2. Lambatnya pembuatan laporan penjualan, persediaan, dan selisih kurs. Seharusnya perusahaan mampu menghasilkan laporan-laporan yang dihasilkan secara cepat dan tepat mengenai penjualan dan persediaan yang dapat mendukung untuk pengambilan keputusan bagi direktur sehingga berguna untuk kemajuan perusahaan.
42 Hal ini disebabkan pencatatan masih dilakukan secara langsung ke dalam buku berdasarkan dokumen transaksi. Sehingga ketika membuat laporan, bagian keuangan / akuntansi harus menulis ulang setiap data transaksi atau dokumen yang berkaitan dengan laporan tersebut. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah diatas adalah merancang database yang dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan. 3. Prosedur pada sistem berjalan yang kurang teratur dan lambat. Seharusnya perusahaan menerapkan prosedur penjualan dan pembelian satu arah pada sistem berjalan, yaitu pembelian dan penjualan dilakukan oleh teller, sedangkan penyerahan mata uang asing dilakukan oleh bagian keuangan sehingga dapat mengurangi antrian. Akibat dengan adanya teller yang berfungsi menerima Rupiah dan menyerahkan mata uang asing, mengakibatkan antrian yang cukup lama ketika pelanggan yang membeli mata uang asing cukup banyak. Dengan tugas yang rangkap tersebut akan membuat proses pelayanan terhadap pelanggan menjadi lama. Rekomendasi dari masalah di atas adalah melakukan pelimpahan tugas penyerahan mata uang asing kepada bagian keuangan. Sehingga dapat mengurangi terjadinya antrian yang panjang. 4. Pengendalian intern yang masih lemah antara lain: a. Adanya penggabungan fungsi keuangan / akuntansi.
43 Seharusnya perusahaan memiliki fungsi keuangan dan akuntansi yang terpisah sehingga dapat mengurangi risiko terjadinya kecurangan dan penyalahgunaan dana perusahaan. Akibat dari pembagian tugas yang rangkap akan menimbulkan risiko kerugian untuk perusahaan. Risiko kerugian misalnya terjadinya penyalahgunaan dana perusahaan oleh bagian keuangan / akuntansi. Rekomendasi yang diusulkan adalah mengkaji ulang dan melakukan pemisahan fungsi, tugas, dan wewenang dalam struktur organisasi dengan memisahkan bagian keuangan / akuntansi. Hal ini dimaksudkan agar selalu terjadi pengecekan intern (internal check) dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan. b. Tidak adanya nomor urut tercetak pada nota penjualan. Seharusnya perusahaan menggunakan nomor pada dokumendokumen yang telah tercetak secara berurut, guna menghindari kesalahan pemberian pada nomor dokumen-dokumen yang akan diterbitkan di setiap transaksi perusahaan. Akibat tidak adanya nomor urut tercetak pada nota penjualan, perusahaan kesulitan menelusuri jika terjadi kesalahan transaksi, kecurangan, dan penyalahgunaan nota penjualan tersebut. Untuk mengatasi masalah tidak adanya nomor urut tercetak pada nota penjualan, setiap transaksi harus menggunakan sistem yang
44 secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada nota penjualan. 5. Tidak memiliki kebijakan mengenai jumlah persediaan minimal. Seharusnya perusahaan memiliki kebijakan batas persediaan minimal dari setiap mata uang asing. Hal ini dapat memungkinkan terjadinya ketidaklancaran persediaan sehingga dapat menggangu aktivitas jual-beli mata uang asing. Perusahaan tidak melakukan pengecekan persediaan secara berkala dan menetapkan suatu persediaan minimal untuk melakukan pembelian mata uang asing sehingga sering terjadi kehabisan persediaan mata uang asing tertentu. Hal ini disebabkan transaksi penjualan dan permintaan mata uang asing tertentu tidak sama jumlahnya. Rekomendasi masalah diatas adalah perusahaan seharusnya memiliki sistem informasi persediaan yang mampu memberikan informasi persediaan minimal dari setiap mata uang asing. 6. Perusahaan kesulitan dalam perhitungan laba / rugi. Sistem penjualan dan persediaan seharusnya dapat menyediakan fasilitas perhitungan secara otomatis yang cepat, tepat, dan akurat dalam perhitungan transaksi penjualan dan persediaan yang terkait dengan perhitungan laba / rugi perusahaan. Hal ini disebabkan oleh perubahan harga yang terjadi setiap saat. Perusahaan harus melakukan perhitungan laba / rugi secara terpisah antara nota
45 penjualan yang satu dengan yang lain. Perhitungan dilakukan dengan membandingkan kurs modal dengan kurs jual pada saat itu. Rekomendasi untuk masalah di atas adalah membuat sistem yang terintegrasi antara database persediaan dan penjualan, sehingga perhitungan laba / rugi dapat dilakukan secara otomatis dan cepat. 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan antara lain: Nota penjualan dan pembelian Nota penjualan dan pembelian dibutuhkan untuk: o Mencatat transaksi jual-beli. o Dokumen sumber pembuatan laporan. Nota penjualan dan pembelian dibutuhkan oleh Pelanggan, Teller, Akuntansi, Keuangan. Laporan penjualan Laporan penjualan dibutuhkan untuk mengetahui: o Seberapa banyak transaksi penjualan yang dilakukan setiap hari. o Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis mata uang asing dalam jangka waktu tertentu. Laporan penjualan dibutuhkan oleh Manajer dan Direktur Laporan persediaan Laporan persediaan dibutuhkan untuk:
46 o Mengetahui batas minimal persediaan untuk melakukan pembelian mata uang asing. o Memastikan persediaan mata uang asing tetap tersedia untuk dijual. Laporan persediaan dibutuhkan oleh Teller, Manajer, Keuangan, dan Direktur. Laporan selisih kurs penjualan mata uang asing Laporan selisih kurs penjualan mata uang asing dibutuhkan untuk: o Mengetahui keuntungan dan kerugian harian perusahaan. o Menentukan kebijakan kurs pada penjualan berikutnya. Laporan selisih kurs dibutuhkan oleh Manajer dan Direktur. Kebutuhan Informasi Informasi Status Keterangan Sudah Ada Belum Ada Butuh Tidak Butuh Nota penjualan dan pembelian Laporan penjualan harian Laporan persediaan harian Laporan selisih kurs harian Laporan penjualan bulanan Laporan persediaan bulanan Laporan selisih kurs per nota Laporan selisih kurs bulanan Laporan persediaan mata uang sekarang Tabel 3.3 Identifikasi Kebutuhan Informasi