PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU SUSU UHT (Ultra High Temperature) PADA PT. INDOLAKTO - SUKABUMI Oleh : M I A W I D H I A S T U T I A14102009 PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2006
RINGKASAN MIA WIDHI ASTUTI. Perencanaan Kebutuhan dan Pengendalian Persediaan Bahan Baku Susu UHT (Ultra High Temprature) Pada PT. Indolakto-Sukabumi. (Di bawah bimbingan SRI HARTOYO) Susu UHT merupakan hasil dari perkembangan teknologi pengolahan susu, yaitu melalui proses pengolahan pada suhu tinggi dan dalam waktu yang singkat (135-145 derajat Celsius) selama 2-5 detik (Amanatidis dalam Republika Juli 2005). Perkembangan teknologi susu khususnya untuk susu UHT mendapat perhatian yang serius dari pemerintah mengingat konsumsi susu cair masyarakat Indonesia masih tergolong rendah, yaitu 62 juta liter per tahun. Oleh karena itu, pemerintah akan mengambil tanggung jawab untuk mengkampanyekan kebiasaan minum susu UHT. Seiring dengan berkembangnya perusahaan pengolahan susu menyebabkan persaingan semakin meningkat sehingga keunggulan kompetitif menjadi penting. Salah satu strategi yang dapat diterapkan adalah pengembangan keragaan manajemen produksi dan operasi organisasi melalui manajemen produksi dan persediaan. PT. Indolakto merupakan salah satu produsen susu UHT yang sedang berkembang. Adanya perubahan permintaan konsumen terhadap susu UHT seringkali menuntut pihak perusahaan untuk melakukan perubahan terhadap rencana produksinya (revisi rencana produksi). Selain itu, kebijakan perusahaan menyangkut perencanaan kebutuhan dan pengendalian persediaan bahan baku sering dihadapkan pada kendala investasi yang terlalu banyak atau menekan persediaan. Masing-masing akan memiliki konsekuensi terhadap biaya persediaan, kelancaran produksi dan pelayanan kepada pelanggan. Untuk itu, diperlukan sistem pengendalian persediaan yang optimal sehingga perusahaan mampu meningkatkan efisiensi produksi dan meminimalkan biaya produksinya. Penelitian ini bertujuan untuk (1) Menganalisis sistem pengadaan dan pengendalian bahan baku susu UHT yang dilakukan perusahaan. (2) Mengetahui apakah ada suatu rencana yang lebih tepat untuk mengatasi adanya perubahanperubahan permintaan konsumen terhadap produk susu UHT pada PT. Indolakto. (3) Mengetahui implikasi dari hasil perencanaan yang lebih tepat tersebut dalam menentukan alternatif tingkat persediaan bahan baku PT. Indolakto untuk periode selanjutnya. (4) Menganalisis sistem pengendalian persediaan bahan baku yang optimal dilihat dari biaya persediaan. Jenis data yang dikumpulkan terdiri atas data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh langsung dari PT. Indolakto yang berlokasi di Jalan Raya Siliwangi, Cicurug, Sukabumi pada bulan April - Mei 2006 melalui hasil pengamatan dan wawancara dengan karyawan, manajer, dan kepala divisi yang berkaitan. Data sekunder diperoleh dari buku-buku, hasil laporan penelitian terkait, catatan perusahaan, literatur perusahaan dan instansi terkait serta literatur lainnya. Data kuantitatif diolah dengan menggunakan program Microsoft Excel dan Minitab 14. Untuk menganalisis metode pengendalian persediaan bahan baku perusahaan di tahun 2005 akan digunakan model MRP teknik EOQ, dan PPB. Setelah itu dipilih satu model alternatif untuk digunakan dalam analisis pengendalian persediaan bahan baku di tahun 2006 berdasarkan perencanaan bahan baku hasil peramalan dekomposisi aditif. 2
Data produksi susu UHT PT. Indolakto (tahun 2000-2005) adalah tidak stasioner, memiliki unsur tren dan musiman. Hal ini ditunjukkan dari sebaran data produksi yang tidak berada disekitar garis lurus dan memiliki kecenderungan meningkat serta nilai koefisien autokorelasi yang membentuk suatu siklus yang memiliki titik tertinggi, terendah dan berulang setiap tahunnya. Metode peramalan yang digunakan adalah metode dekomposisi aditif. Model ramalan yang terbentuk adalah Ý t = 503951 + (23683.6 x t) + IMTt. Penelitian ini menghasilkan beberapa kesimpulan, yaitu sistem pengadaan dan pengendalian persediaan bahan baku susu UHT di PT. Indolakto belum optimal dari segi biaya persediaan. Hal ini ditunjukkan dari tingginya biaya persediaan yang dihasilkan perusahaan dibandingkan sistem pengendalian menggunakan metode MRP teknik EOQ dan PPB. Rencana produksi susu UHT untuk periode tahun 2006 diperoleh dari pengurangan jumlah produksi hasil ramalan dan persediaan akhir (persediaan pengaman) dengan persediaan awal tahun 2006. Persediaan pengaman dihitung berdasarkan tingkat pelayanan perusahaan di tahun 2005 yaitu 102.97 persen. Perencanaan kebutuhan bahan baku SMP dan gula diturunkan dari rencana produksi susu UHT. Proporsi SMP dan gula dalam 1 kilogram susu UHT masingmasing sebesar 9 persen dan 6 persen. Ada suatu rencana yang lebih tepat untuk mengatasi adanya perubahanperubahan permintaan konsumen terhadap produk susu UHT pada PT. Indolakto, yaitu melalui metode peramalan dekomposisi aditif. Metode peramalan tersebut menghasilkan penyimpangan yang rendah. Perencanaan kebutuhan bahan baku susu UHT pada PT. Indolakto melalui proyeksi hasil peramalan dekomposisi aditif untuk periode tahun 2006 menunjukkan adanya peningkatan kebutuhan bahan baku (SMP dan gula) akibat dari meningkatnya jumlah produksi susu UHT di tahun 2006. Total produksi susu UHT pada tahun 2006 diperkirakan naik 21.47 persen menjadi 27 983 916.89 kg. Produksi puncak perusahaan diperkirakan terjadi pada bulan September 2006. Metode MRP teknik PPB merupakan model alternatif yang digunakan untuk menganalisis pengendalian persediaan bahan baku berdasarkan hasil ramalan tahun 2006 karena model tersebut terbukti menghasilkan penghematan terhadap biaya persediaan dan biaya pembelian perusahaan pada tahun 2005. Sementara hasil analisis pengendalian persediaan bahan baku pada tahun 2006 dengan metode PPB masih memberikan penghematan terhadap biaya persediaan dan biaya pembelian perusahaan Oleh karena itu metode MRP teknik PPB direkomendasikan sebagai model alternatif dalam sistem pengendalian persediaan bahan baku yang optimal dilihat dari biaya persediaan bahan bakunya. Penggunaan metode MRP teknik PPB dapat dijadikan alternatif bagi pengendalian persediaan perusahaan karena metode ini menghasilkan periode gabungan yang akan meminimumkan biaya persediaan (biaya pemesanan dan biaya penyimpanan). Metode ini lebih dinamis dalam menyeimbangkan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang dikeluarkan perusahaan. Selain itu, metode PPB dapat lebih fleksibel dalam penggabungan kebutuhan bersih SMP dan gula selama periode tertentu jika terjadi perubahan biaya persediaan. Metode PPB juga dapat menggabungkan periode gabungan lebih dari satu periode kebutuhan bersih bahan baku. 3
PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU SUSU UHT (Ultra High Temperature) PADA PT. INDOLAKTO - SUKABUMI SKRIPSI Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pertanian pada Fakultas Pertanian Institut Pertanian Bogor Oleh : M I A W I D H I A S T U T I A14102009 PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2006 4
Judul Skripsi : Perencanaan Kebutuhan dan Pengendalian Persediaan Bahan Baku Susu UHT (Ultra High Temperature) Pada PT. Indolakto Sukabumi Nama : Mia Widhi Astuti NRP : A14102009 Menyetujui, Dosen Pembimbing Dr. Ir Sri Hartoyo, MS NIP. 131 124 021 Mengetahui, Dekan Fakultas Pertanian Prof. Dr. Ir. H. Supiandi Sabiham, MAgr NIP. 130 422 698 Tanggal lulus : 5
PERNYATAAN DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI YANG BERJUDUL PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU SUSU ULTRA HIGH TEMPERATURE PADA PT. INDOLAKTO-SUKABUMI BELUM PERNAH DIAJUKAN PADA PERGURUAN TINGGI LAIN ATAU LEMBAGA LAIN MANAPUN UNTUK TUJUAN MEMPEROLEH GELAR AKADEMIK TERTENTU. SAYA JUGA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI DAN TIDAK MENGANDUNG BAHAN-BAHAN YANG PERNAH DITULIS ATAU DITERBITKAN OLEH PIHAK LAIN KECUALI SEBAGAI BAHAN RUJUKAN YANG DINYATAKAN DALAM NASKAH. Bogor, Juni 2006 Mia Widhi Astuti. A14102009 6
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan pada tanggal 31 Mei 1984 di Praya, Lombok Tengah Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB). Penulis yang bernama lengkap Mia Widhi Astuti adalah anak kedua dari dua bersaudara pasangan ayahanda I Made Subamia dan ibunda Yuni Astuti. Penulis memulai pendidikan dasar di SD Negeri 2 Sumbawa Besar tahun 1990 hingga tahun 1992, kemudian penulis pindah ke SDN 6 Sumbawa Besar hingga tahun 1996. Selanjutnya penulis melanjutkan pendidikan pada sekolah menengah pertama di SLTP Negeri 1 Sumbawa Besar hingga tahun 1999. Pada tahun 2002 penulis menamatkan pendidikan menengah atas pada SMU Negeri 1 Mataram, kemudian pada tahun yang sama melanjutkan studi di Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI) pada Program Studi Manajemen Agribisnis, Departemen Ilmu-ilmu Sosial Ekonomi Pertanian, Fakultas Pertanian. Selama mengikuti perkuliahan, penulis aktif di organisasi kemahasiswaan, seperti Himpunan Peminat Ilmu-ilmu Sosial Ekonomi Pertanian (MISETA) periode 2003-2004 sebagai staf IT (Information Technology) Departemen Informasi, Student Company Archipelago (GLOBE) UKM Century pada periode 2003-2004 sebagai staf divisi Finance, UKM Century periode 2004-2005 sebagai ketua divisi IT, klub fotografi (LENSA) periode 2004-2005, Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa (BEM KM) periode 2004-2005 sebagai staf Departemen Informasi dan Komunikasi, dan terakhir menjadi anggota Ikatan Mahasiswa Masyarakat (IMMA) NTB-Bogor periode 2005-2006. 7
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i UCAPAN TERIMAKASIH... ii DAFTAR ISI... iii DAFTAR TABEL... iv DAFTAR GAMBAR... v DAFTAR LAMPIRAN... vi I. PENDAHULUAN Latar Belakang... 1 Perumusan Masalah Penelitian... 4 Tujuan Penelitian... 6 Kegunaan Penelitian... 7 Batasan Penelitian... 7 II. TINJAUAN PUSTAKA Persediaan... 9 2.1.1 Pengertian dan Peran Persediaan... 9 2.1.2 Bahan Baku... 9 2.1.3 Fungsi persediaan... 10 2.1.4 Jenis dan Tipe Persediaan... 10 2.1.5 Biaya Persediaan... 11 Model Pengendalian Persediaan... 11 Perencanaan Kebutuhan Bahan ( MRP)... 12 2.3.1 Economic Order Quantity (EOQ)... 14 2.3.2 Lot For Lot... 15 2.3.3 Part Periode Balancing (PPB)... 16 Peramalan dan Perencanaan... 17 2.4.1 Peran Peramalan... 17 2.4.2 Metode-metode Peramalan... 18 2.4.3 Identifikasi Pola Data... 19 2.4.4 Metode Kausal... 20 2.4.5 Metode Time Series... 21 2.4.6 Pemilihan Metode Peramalan... 22 Hasil Penelitian yang Relevan... 22 Keunggulan Penelitian... 26 Kerangka Pemikiran Penelitian... 26 8
III. METODE PENELITIAN Lokasi dan Waktu Penelitian... 32 Jenis dan Sumber Data... 32 Model Analisa Data... 33 3.3.1 Identifikasi Sistem Pengadaan dan Pengendalian Persediaan Bahan Baku Perusahaan... 33 3.3.2 Analisis Kuantitatif Pengendalian Persediaan Bahan Baku... 33 3.3.3 Analisis Perbandingan Biaya dan Penghematan... 37 3.3.4 Rekomendasi Model Alternatif Pengendalian Persediaan Berdasarkan Data Historis... 37 3.3.5 Peramalan Produksi... 38 3.3.6 Metode Dekomposisi... 38 3.3.7 Analisis Kuantitatif Pengendalian Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Hasil Ramalan... 39 3.4 Definisi Operasional... 40 IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 4.1 Sejarah Perkembangan Perusahaan... 39 4.2 Lokasi Perusahaan dan Tata Letak Bangunan... 40 4.2.1 Lokasi Perusahaan... 41 4.2.2 Tata Letak Bangunan... 41 4.3 Struktur Organisasi dan Ketenagakerjaan... 42 4.3.1 Struktur Organisasi... 43 4.3.2 Sistem Ketenagakerjaan... 44 4.3.2.1 Tenaga Kerja... 44 4.3.2.2 Strata Pendidikan Pekerja... 45 4.3.2.3 Waktu Kerja dan Sistem Intensif... 45 4.3.2.4 Jaminan Kesejahteraan dan Masa Cuti... 47 4.4 Proses Produksi... 48 V. SISTEM PENGADAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PERUSAHAAN 5.1 Penyimpanan dan Penggunaan Bahan.... 53 5.2 Jenis dan Asal Bahan Baku.... 54 5.3 Biaya-biaya Persediaan... 58 5.3.1 Biaya Pemesanan... 58 5.3.2 Biaya Penyimpanan... 60 5.4 Prosedur Pengadaan dan Penerimaan Bahan Baku... 62 5.5 Pengendalian Kualitas Bahan Baku... 65 VI. ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PERUSAHAAN Pengendalian Persediaan Bahan Baku Perusahaan... 67 Metode Material Requirement Planning (MRP)... 71 6.2.1 Metode MRP Teknik Economic Order Quantity (EOQ)... 73 6.2.2 Metode MRP Teknik Part Period Balancing (PPB)... 74 Analisis Perbandingan Metode Pengendalian Persediaan... 76 9
Rekomendasi Alternatif Metode Pengendalian Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Data Historis Perusahaan Tahun 2005... 78 VII. PERENCANAAN BAHAN BAKU Peramalan Produksi... 80 7.1.1 Identifikasi Pola Data... 80 7.1.2 Peramalan Produksi... 82 Perencanaan Produksi... 86 Perencanaan Kebutuhan Bahan... 88 Pengendalian Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Metode MRP Teknik PBB untuk Periode Selanjutnya... 90 Analisis Perbandingan Metode Pengendalian Persediaan... 93 Rekomendasi Alternatif Metode Pengendalian Persediaan Bahan Baku untuk Periode Selanjutnya... 94 VIII. KESIMPULAN DAN SARAN 8.1 Kesimpulan... 96 8.2 Saran... 97 DAFTAR PUSTAKA... 98 LAMPIRAN...100 10