PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN ARAHAN KERJA PEROLEHAN NO. DOKUMEN SECARA PEMBELIAN TERUS AK/BPP.BEND/001 Versi Mod Tarikh Mod Kedua 4 1 November 2015 1.0 OBJEKTIF Arahan Kerja ini disediakan untuk menerangkan proses Pembelian Terus secara tepat, lengkap dan berkualiti dalam masa yang ditetapkan. 2.0 SKOP 2.1 Arahan Kerja ini merupakan sebahagian daripada Proses Perolehan (PA/BPP.BEND/001). 2.2 Arahan kerja ini merangkumi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang diuruskan oleh Pejabat Bendahari, Universiti Teknologi Malaysia. 3.0 TERMINOLOGI Pembelian Terus Perolehan yang melibatkan had nilai RM300.00 hingga RM50,000.00. 4.0 SINGKATAN UPPSM USP UPU PTJ PT PTK KU KB BPP COGSTR Unit Pentadbiran dan Pengurusan Sumber Manusia Unit Stor Pusat Unit Perolehan Universiti Pusat Tanggung Jawab Pesanan Tempatan Pembantu Tadbir Kewangan Ketua Unit Ketua Bahagian Bahagian Pengurusan Perolehan Certificate of Goods & Services Tax Relief 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Pekeliling Bendahari Bil. 6/2014 Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti Pekeliling Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Arahan Perbendaharaan yang masih berkuatkuasa Pekeliling Pejabat Bendahari yang masih berkuatkuasa Arahan Perbendaharaan 6.0 INPUT KUALITI (UTAMA) Borang Permohonan Pembelian yang telah lengkap. 1

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN ARAHAN KERJA PEROLEHAN NO. DOKUMEN SECARA PEMBELIAN TERUS AK/BPP.BEND/001 Versi Mod Tarikh Mod Kedua 4 1 November 2015 7.0 KETERANGAN PROSES TANGGUNGJAWAB 7.1 Terima Borang Permohonan Pembelian Bekalan/ Perkhidmatan. USP/UPPSM 7.2 Pembelian Terus mengikut had nilai berikut PTK USP/UPPSM 7.2.1 Nilai melebihi RM300.00 hingga RM5,000.00 Pembelian melalui invois 7.2.2 Nilai melebihi RM5,000.00 hingga RM50,000.00 Dapatkan sekurangkurangnya 3 quotation asal daripada pembekal yang tiada kaitan antara satu sama lain sebagai perbandingan harga 7.3 Pilih pembekal berdasarkan penilaian harga dan spesifikasi KU USP/UPPSM 7.3.1 Jika tidak setuju, kenalpasti pembekal lain (kembali kepada proses 7.3). 7.4 Kelayakan pengeluaran Certificate of Goods & Services Tax Relief (COGSTR) KB BPP/KU UPU 7.4.1 Jika bekalan atau perkhidmatan untuk kegunaan pembelajaran dan pengajaran, keluarkan sijil COGSTR 7.4.2 Jika bekalan atau perkhidmatan untuk kegunaan selain pembelajaran dan pengajaran, sijil COGSTR tidak dikeluarkan 7.5 Sekiranya bersetuju dengan harga dan spesifikasi, semak nilai perolehan seperti berikut 7.5.1 Jika nilai kurang RM5,000.00, buat pesanan terus kepada pembekal yang dipilih. 7.5.2 Jika nilai RM5,000.00 dan lebih, sediakan pesanan tempatan. Proses seterusnya rujuk perkara 7.4 Prosedur Aktiviti Proses Perolehan (PA/BPP.BEND/001). PTK USP/UPPSM PTK USP/UPPSM 2

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN ARAHAN KERJA PEROLEHAN NO. DOKUMEN SECARA PEMBELIAN TERUS AK/BPP.BEND/001 Versi Mod Tarikh Mod Kedua 4 1 November 2015 8.0 OUTPUT KUALITI (UTAMA) PT, Sijil COGSTR 9.0 CARTA ALIR Carta Alir Arahan Kerja Pembelian Terus. 10.0 DOKUMEN SOKONGAN Borang Permohonan Pembelian (i) USP USP/UTM/001/Tahun (ii) UPPSM UPPSM/UTM/001/Tahun 11.0 REKOD KUALITI Rekod Rujukan Fail Lokasi Fail Borang Permohonan Pembelian Bekalan/ Perkhidmatan a) UPPSM/UTM/001/Tahun b) USP/UTM/001/Tahun Rak Fail PTK (UPPSM)/Bilik Fail Dinar 2 Rak Fail USP/Bilik Fail Dinar 2 3

AK/BPP.BEND/001 CARTA ALIR PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS Mula 7.1 Terima borang Permohonan Pembelian. 7.2 Pembelian Terus mengikut had nilai Melebihi RM300.00 hingga RM5,000.00 Melebihi RM5,000.00 hingga RM50,000.00 Invois 7.2.1 7.2.2 3 quotation asal. 7.3 Penilaian harga dan spesifikasi yang ditawarkan pembekal. Kenalpasti syarikat lain 7.4.3 Tidak 7.4 Ya Nilai kurang RM5,000.00 Nilai RM5,000.00 dan ke atas Buat Pesanan Terus 7.4.1 7.4.2 Sedia Pesanan Tempatan. (Rujuk 7.4 Prosedur Aktiviti Proses Perolehan) Tamat