LAPORAN PEMANTAUAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN EKSA BIL. 1/2017 17 19 MEI 2017 DISEDIAKAN OLEH PARA AUDITOR KUMPULAN 5
PENGENALAN EKSA adalah singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Ia diterajui oleh pihak MAMPU (Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia), dan ia merupakan penjenamaan semula bagi Pelaksanaan Amalan 5S Sektor Awam (2010), dan bertujuan untuk meningkatkan budaya kecemerlangan organisasi yang lebih berimej korporat.
SENARAI AUDITOR 1) EN. MOHD MIZAN BIN ABDUL MALIK (KETUA) 2) EN. YAZID BIN OSMAN 3) EN. SHAHROL RADY BIN MOHD JELANI 4) PN. ZAHARINA BINTI ABU HASAN 5) PN. SOFIAH BINTI MOHD KHALIB 6) CIK ZURAIRAH HANIM BINTI MOHD ZULKUPLI
SENARAI ZON ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik
SENARAI KOMPONEN GENERIK KOMPONEN A Keperluan Utama Perlaksanaan KOMPONEN B Ruang Tempat Kerja / Pejabat KOMPONEN C Tempat Umum KOMPONEN D Keselamatan Persekitaran KOMPONEN E Kawasan Persekitaran Jabatan KOMPONEN F Tempat-tempat Khusus
MARKAH KESELURUHAN ZON BIL. ZON KOMPONEN GENERIK JUMLAH A B C D E F 1. CERIA 47 52 51 48 49 50 49.5 2. DINAMIK 67 52 80 80 80 66 70.83 3. MANTAP 75 65 70 73 72 68 70.5
GRAF MARKAH KESELURUHAN ZON 80 70 60 50 40 30 20 10 0 ZON CERIA ZON DINAMIK ZON MANTAP A B C D E F
ULASAN KESELURUHAN ZON Beberapa Zon diaudit masih belum menjalankan EKSA. Tiada garis panduan EKSA yang khusus untuk digunapakai dan dirujuk. Ketidakseragaman perlaksanaan EKSA bagi setiap zon. Auditor dilantik tidak diberi kursus atau lawatan penunjuk aras. Hanya Ketua Zon sahaja yang terlibat. Info tidak sampai sepenuhnya. Penggunaan markah Komponen Generik menjadi tidak seimbang dalam pengauditan bangunan jabatan kecil dan bangunan jabatan induk.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan AUDITOR EN. MOHD MIZAN BIN ABDUL MALIK EN. YAZID BIN OSMAN EN. SHAHROL RADY BIN MOHD JELANI
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Papan tanda KELUAR tidak diganti. Kipas tidak berfungsi. Peralatan dewan tidak disusunatur dengan betul.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Papan tanda disusun di tangga. Kerusi hanya disusun di belakang dewan. Plug pecah tidak diganti.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Lampu tidak menyala. Rostrum tidak dikemas. Meja disusun pada sudut ditepi pentas dewan.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Peralatan tidak susun baik dalam stor tepi pentas. Perabot tidak disusun kemas pada belakang dewan.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Peralatan elektrik seperti kipas dan televisyen tidak berada pada posisi yang betul. Lampu rosak tidak diganti. Barang tidak berkenaan disimpan dalam stor jaring kantin.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Peralatan elektrik seperti kipas dan lampu berada dalam keadaan baik. Suis utama lampu dan kipas boleh membahaya pengguna. Peralatan elektrik dalam bilik makan pensyarah memuaskan.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Pentas parkir motor agak usang dan tidak dijaga. Garisan parkir kurang jelas. Lubang pada parkir kereta pelajar.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Lubang diganti dengan cerucuk tajam pada parkir kereta pelajar 1. Lubang besar pada parkir kereta pelajar 2. Siling pada atap DKU tidak dibaiki.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Peralatan dan perabut tidak disusun pada tempat yang betul. Lampu yang rosak tidak diganti. Kayu-kayan tidak dilonggok pada tempat yang betul.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan Ranting tidak dibuang. Beg plastik penuh sampah tidak dilupuskan. Tiada penemuan yang tidak elok tentang Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan.
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan MARKAH DIPEROLEH ZON CERIA BIL. KOMPONEN MARKAH 1. A 47 2. B 52 3. C 51 4. D 48 5. E 49 6. F 50 TOTAL 297/6=49.5% 49.5%
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan GRAF MARKAH DIPEROLEH ZON CERIA 53 52 51 50 49 48 47 46 45 44 ZON CERIA A B C D E F
ZON CERIA Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan ULASAN AUDIT ZON CERIA Didapati, empunya zon tidak menjalankan EKSA sepenuhnya. Kebanyakan tempat yang dilawati berhabuk dan tidak diselenggara Tindakan pemantauan semula wajar dibuat selepas EKSA dijalankan di zon tersebut.
ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan AUDITOR PN. ZAHARINA BINTI ABU HASAN PN. SOFIAH BINTI MOHD KHALIB CIK ZURAIRAH HANIM BINTI MOHD ZULKUPLI
ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Lobi Utama Bersih dan kemas tetapi kurang ceria Kaunter bersih dan kemas Tiada pelan lantai/siling
ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Ruang tempat kerja/pejabat Tiada pelan lantai/siling Sudut EKSA lengkap Meja kerja tidak seragam/tidak kemas Tiada SOP peralatan seperti pemadam api Tiada perlabelan pada lampu dan kipas Ruang laci kemas tetapi tidak seragam Pantry tidak tersusun/tidak kemas Terdapat kesan kotoran pada dinding pejabat Fail tidak seragam Peralatan tidak dilabel
ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Surau Tanda kiblat perlu ditambah baik sesuai dengan imej korporat (dilantai menggunakan marker) Tiada rak kasut Bahan bacaan tidak tersusun
ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Stor Stor kemas Tiada perlabelan Tiada catatan keluar masuk barang Terdapat barang yg tidak sesuai di stor alat tulis
ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Ruang mesyuarat/dewan makan Bersih dan kemas Tiada perlabelan pada suis lampu
ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan MARKAH DIPEROLEH ZON DINAMIK BIL. KOMPONEN MARKAH 1. A 67 2. B 52 3. C 80 4. D 80 5. E 80 6. F 66 TOTAL 425/6=70.83% 70.83%
ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan GRAF MARKAH DIPEROLEH ZON DINAMIK 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 ZON DINAMIK A B C D E F
ZON DINAMIK Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan ULASAN AUDIT ZON DINAMIK Didapati, EKSA tidak dijalankan secara keseluruhannya. Satu sistem label dan penyusunan peralatan pejabat perlu diwujudkan supaya ia lebih tersusun dan lebih kemas Panduan mengenai peningkatan kualiti perkhidmatan kaunter wajar dipergiat dalam mengamalkan budaya perkhidmatan yang profesional.
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik AUDITOR PN. ZAHARINA BINTI ABU HASAN PN. SOFIAH BINTI MOHD KHALIB CIK ZURAIRAH HANIM BINTI MOHD ZULKUPLI EN. MOHD MIZAN BIN ABDUL MALIK EN. YAZID BIN OSMAN EN. SHAHROL RADY BIN MOHD JELANI
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik Ruang depan/menunggu Informasi yang terlalu banyak di tampal tidak kemas
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik Ruang pejabat pensyarah Susunan laci kemas tetapi tidak seragam Meja pensyarah kemas namun terdapt lebih dari 5 barang di atas meja Pantry bersih dan kemas Ada ruang berdebu Sudut EKSA lengkap Tiada SOP untuk peralatan seperti pemdam api Label di letakan pada lampu dan kipas Ada pelan lantai Ruangan kunci kemas dan catatan keluar masuk direkodkan Surau
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik Surau Tiada tanda kiblat Tiada rak kasut Bahan bacaan tidak tersusun Terdapat kerosakan siling di surau lelaki
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik Stor Stor kemas Tiada perlabelan Tiada catatan keluar masuk barang
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik Tandas Bersih Jadual pembersihan lengkap
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik Rak Food Corner tidak tersusun rapi di foyer jabatan Carta organisasi lama masih digunapakai. Pigeon hole pelajar untuk tempat letak barang pelajar tidak dilabel
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik Sistem penyimpanan punch card yang teratur dalam kotak simpanan. Lebihan kerusi disusun dalam bilik audio dewan dan bukannya di dalam bilik stor dewan. Peralatan elektrik dalam bilik audio dewan tidak disusun dan dilabel dengan rapi.
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik Lampu yang rosak tidak diganti. Terdapat lubang di bahagian siling dewan tidak ditutup. Lampu kecemasan (KELUAR) tidak berfungsi.
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik MARKAH DIPEROLEH ZON MANTAP BIL. KOMPONEN MARKAH 1. A 75 2. B 65 3. C 70 4. D 73 5. E 72 6. F 68 TOTAL 423/6=70.5% 70.5%
ZON MANTAP Jabatan Kejuruteraan Elektrik GRAF MARKAH DIPEROLEH ZON MANTAP 76 74 72 70 68 66 64 62 60 ZON MANTAP A B C D E F
ZON MANTAP Jabatam Kejuruteraan Elektrik ULASAN AUDIT ZON MANTAP Didapati, tahap EKSA yang dilaksanakan adalah memuaskan. Tiada keseragaman dalam melabel dan menampal informasi berkaitan jabatan. Peralatan keselamatan perlu berada dalam keadaan baik dan mempunyai cara penggunaan.
SEKIAN, TERIMA KASIH