SENARAI KANDUNGAN. Index Perkara Mukasurat 2.0 LOGO CARTA ORGANISASI 5-7. Sapu 13. Seragam 14. Sentiasa Amal 15

Transkripsi

1

2 SENARAI KANDUNGAN Index Perkara Mukasurat 1.0 PENGENALAN Latar Belakang Polisi Objektif Matlamat Slogan LOGO CARTA ORGANISASI KONSEP 5S Sisih 9-10 Susun Sapu 13 Seragam 14 Sentiasa Amal PANDUAN MELAKUKAN 5S DITEMPAT KERJA A. Ruang pejabat B. Zon Pengeluaran C. Tempat Umum Tandas, Pantri dan Bilik Mesyuarat D. Stor E. Persekitaran

3 1.0 PENGENALAN LATAR BELAKANG Seiring dengan perkembangan kemajuan negara dalam membawa transformasi perkhidmatan awam untuk meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, amalan 5s telah diperkenalkan sebagai usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat. Sehubungan dengan itu, amalan persekitaran berkualiti 5S telah diwujudkan di Politeknik Ibrahim Sultan demi meningkatkan produktiviti dalam sistem pendidikan dan memantapkan persekitaran pejabat yang selesa dan kondusif. Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang telah di amalkan oleh syarikat-syarikat Jepun sejak 1980-an. Kini budaya persekitaran 5S telah menular ke hampir seluruh dunia. Rasional kepada persekitaran 5S yang berkesan mestilah merangkumi 4 aspek utama yang dikenali sebagai 3E + 1S iaitu Effective, Efficient, Economic and Safety. Selain empat aspek utama di atas, amalan 5S mampu untuk memperkukuhkan lagi sistem pengurusan dan pentadbiran. Secara objektifnya, dengan melaksanakan persekitaran berkualiti amalan 5s, ia mampu menambahnilai kualiti dan imej Politeknik Ibrahim Sultan sebagai Peneraju Ilmu Sejagat. POLISI Politeknik Ibrahim sultan sentiasa komited membudayakan amalan 5s demi mewujudkan persekitaran kerja dan suasana pengajaran dan pembelajaran yang kondusif, lagi sistematik ke arah kecemerlangan pendidikan dan pengurusan berkualiti bagi merealisasikan matlamat institusi sebagai Penaraju Ilmu Sejagat. OBJEKTIF Membina dan menyemarakkan budaya kerja berpasukan melalui penglibatan menyeluruh warga Politeknik Ibrahim Sultan Mewujud dan merealisasikan persekitaran kerja 3E + 1S (Effective, Efficient, Economy and Safety) ke arah peningkatan kualiti perkhidmatan dan pendidikan bagi memenuhi piagam pelanggan Membina dan memperkasa budaya KAIZEN di tempat kerja agar mampu mengukuhkan imej korporat PIS sebagai organisasi contoh Memperkemas dan meningkatkan infrastruktur bagi pelaksanaan dan penambahbaikan berterusan serta peningkatan kualiti secara keseluruhan. 3

4 MATLAMAT Berazam mendapat pengiktirafan dan perakuan dari agensi berkaitan dalam tempoh yang dirancang. Mendapat pensijilan 5s dan seterusnya dijadikan Penanda Aras kepada institusi lain. Menjadi politeknik pertama yang mendapat pensijilan penuh 5s yang diiktiraf serta memenangi pertandingan Konvensyen 5s peringkat kebangsaan. Memastikan pembudayaan 5s dilaksanakan secara berterusan dan konsisten. Beriltizam menjadi sebuah organisasi yang paling cemerlang dalam pelaksanaan pengurusan serta pengajaran dan pembelajaran melalui pembudayaan Kaizen. 5.0 SLOGAN Amalan 5S Budaya PIS 4

5 2.0 LOGO Keseluruhan logo adalah berinspirasikan simbol tangan OK. Simbol ini bermaksud patuh. Ianya menunjukkan bahawa sesuatu keadaan yang teratur, teliti dan terkawal. Dalam logo ini terdapat 5 jalur (Jejari) yang melambangkan Amalan 5S tersebut. Didalam bulatan terdapat tulisan 5S yang menjadi dasar untuk mencapai misi dan visi Politeknik Ibrahim Sultan. 5

6

7 3.0 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU PERSEKITARAN BERKUALITI AMALAN QE/ 5S POLITEKNIK IBRAHIM SULTAN PENGERUSI Pengarah Politeknik Ibrahim Sultan TIMBALAN PENGERUSI Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) PENYELARAS 14 FASILITATOR MEWAKILI 14 ZON Semua Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Ketua Program SETIAUSAHA 1 SETIAUSAHA 2 EPAZOTE Jabatan Kejuruteraan Elektrik SORREL Jabatn Matenatik, Sains & Komputer DILL SEED Unit Intraksional & Multimedia MASTIC Jabatan Kejuruteraan Mekanikal JASMINE Jabatan Hal Ehwal Pelajar SAVORY Unit Pembangunan & Senggaraan VANILLA Jabatan Reka Bentuk & Komunikasi Visual LOVAGE Perpustakaan PERILLA Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan HORSERADISH Jabatan Hospitaliti & Pelancongan HYSSOP Kolej Kediaman Pelajar SPEARMINT Unit Sukan ARNICA Jabatan Pengajian Am PARSLEY Unit Khidmat Pengurusan Am 14 KETUA ZON MEWAKILI 14 ZON UTAMA 7

8 3.1 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA KERJA/INDUK PERSEKITARAN BERKUALITI AMALAN QE/ 5S POLITEKNIK IBRAHIM SULTAN PENGERUSI Pengarah Politeknik Ibrahim Sultan TIMBALAN PENGERUSI Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) PENYELARAS SETIAUSAHA 1 SETIAUSAHA 2 KETUA UNIT PROMOSI KETUA UNIT AUDIT KETUA UNIT LATIHAN KETUA UNIT STANDARD SETIAUSAHA SETIAUSAHA SETIAUSAHA SETIAUSAHA AJK 28 ORANG AUDITOR AJK AJK 8

9 3.2 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA ZON PERSEKITARAN BERKUALITI AMALAN QE/ 5S POLITEKNIK IBRAHIM SULTAN PENGERUSI Pengarah Politeknik Ibrahim Sultan TIMBALAN PENGERUSI Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) PENYELARAS 14 FASILITATOR MEWAKILI 14 ZON Semua Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Ketua Program SETIAUSAHA 1 SETIAUSAHA 2 14 KETUA ZON MEWAKILI 14 ZON UTAMA KETUA SUB ZON (Jumlah Bergantung Kepada Sub Zon Yang Wujud Di Zon Masing- Masing) PERSON IN CHARGE (Jumlah PIC Bergantung Kepada Pelantikan Oleh Fasilitator Zon) 9

10

11 4.0 KONSEP 5S SISIH /SEIRI DEFINISI Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. PANDUAN PERLAKSANAAN 1 2 Menyimpan barangan yang perlu sahaja. Membuang barangan yang tidak diperlukan atau tiada nilai. 3 Menyediakan Tag Merah dan Tag Kuning KAEDAH PERLAKSANAAN 1 Tiada nilai dan senang dilupus Buang 2 Ada nilai dan boleh dijual Jual 3 Tiada nilai dan kos pelupusan tinggi Lupus dengan kos yang serendah mungkin 11

12 Menanda barangan yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning. TAG MERAH Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dilupuskan. Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang/ peralatan/rekod yang telah dikenal pasti Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah. Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan menetapkan kawasan pengumpulan barang/ peralatan/rekod yang tidak diperlukan lagi dan seterusnya melaksanakan pelupusan TAG KUNING Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dinilai Melekat/Melabel Tag Kuning ke atas barang/ peralatan/rekod yang telah dikenal pasti. Membuat penilaian dengan mengambil tindakan terhadap barang yang dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk penentuan sama ada pelupusan atau penyimpanan. Catat dan rekod barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning. FAEDAH PERLAKSANAAN Persekitaran kerja lebih selesa Penggunaan ruang secara cekap Masa mencari barangan menjadi lebih pantas 12

13 SUSUN/ SEITON DEFINISI Menyusun dan menyimpan barang/peralatan/rekod dengan kemas supaya ia mudah dicapai. Barangan tersebut perlu juga disimpan semula pada tempat asal supaya urusan mencapainya dapat berjalan dengan sempurna. Kesemua ini akan menyebabkan sesuatu tugas dapat dijalankan dengan lancar. PANDUAN PELAKSANAAN Gunakan kaedah First in First out (FiFo). Pastikan nama dan nombor pada barang/ peralatan/ rekod dilabel dan diindex. Barang/ peralatan/ rekod disusun mengikut kategori. Barang/ peratalatan / rekod disusun kemas supaya dapai dicapai dalam masa 30 saat. APA ITU PENCAPAIAN 30 SAAT? Ini bermaksud seseorang perlu mendapatkan barangan/ dokumen/ rekod dalam masa 30 saat. 13

14 KAEDAH PELAKSANAAN 1 Barangan/ peralatan/ rekod yang sering digunakan Letakkan di tempat yang boleh dicapai dengan mudah dalam masa 30 saat 2 Barangan / peralatan/ rekod yang jarang digunakan Letakkan di tempat yang khusus 3 Barangan/ peralatan/ rekod yang tidak digunakan setiap hari tetapi perlu dirujuk Letakkan di tempat yang khusus FAEDAH PELAKSANAAN Kawalan stok dan produk yang cekap Suasana kerja lebih selesa Masa pencarian yang pantas Pekerja menjana idea kreatif Proses kerja lebih pantas Moral pekerja tinggi Mengelak kesilapan dan kesalahan Rasa selamat ditempat kerja Kadar kehilangan peralatan rendah 14

15 SAPU/SEISO DEFINISI Tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. PANDUAN PERLAKSANAAN Mengagihkan Tugasan Pembersihan Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan bagi setiap ahli Mewujudkan kaedah pembersihan Melaksanakan kerja pembersihan KAEDAH PERLAKSANAAN 1 Selepas aktiviti/ akhir waktu kerja Kawasan tempat kerja perlu disapu 2 3 Setiap hari/ sekali seminggu/ sekali sebulan Setiap bulan/ 3 bulan/ 6 bulan/ setahun sekali Peralatan dibersihkan Peralatan dijaga/ disenggara FAEDAH PERLAKSANAAN Produk dan hasil kerja yang berkualiti. Persekitaran kerja yang selesa dan selamat. 15

16 Keadaan persekitaran lebih bersih. Kos penyelenggaraan lebih rendah. SERAGAM/ SEIKETSU DEFINISI Mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai. PANDUAN PERLAKSANAAN Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H. Mewujudkan senarai semak peraturan inventori. Mengadakan prosedur kerja pembersihan Mengadakan jadual penyelenggaraan. Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM KAEDAH PERLAKSANAAN 1 Laksanakan 2 Perbaiki gotongroyong lokasi dan kaedah penyimpanan Aktiviti Sisih, Susun dan Sapu Dapatkan idea kreatif rakan Sistem visual 3 Letakkan label yang jelas dan terang FAEDAH PERLAKSANAAN Mempunyai piawaian ruang tempat kerja Mempunyai impak visual yang positif. 16

17 yang lebih baik Mempunyai peraturan dan piawaian pprosedur kerja (SOP) SENTIASA AMAL/ SHITSUKE DEFINISI Usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi. PANDUAN PERLAKSANAAN 1 2 Mewujudkan sudut 5S di lokasi yang strategik untuk perkongsian maklumat oleh semua warga PIS Mewujudkan semangat berpasukan,tepat waktu dan berimej tinggi. 3 Tempat kerja sentiasa bersih dan kemas. 4 Patuh kepada peraturan keselamatan. KAEDAH PERLAKSANAAN 1 Program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S Mengadakan latihan & promosi yang berterusan. 2 Sistem pemantauan yang efektif & Penambaikan secara berterusan Memastikan audit dalaman Amalan 5S secara berkala 3 Mewujudkan sistem pengiktirafan Penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan warga PIS 17

18 FAEDAH PERLAKSANAAN Prestasi kerja cemerlang berterusan Wujudkan usaha menambahbaikan Amalan 5S ditempat kerja Wujudkan disiplin dan semangat kerja berpasukan Wujudkan kecekapan dan keberkesanan proses kerja 18

19 5.0 PANDUAN MELAKUKAN 5S DITEMPAT KERJA A. RUANG PEJABAT RUANG PEJABAT RUANG KERJA/WORK STATION /BILIK PEGAWAI - kerusi - meja - rak fail - pedestal - kaunter - almari PERALATAN ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK - peralatan/ mesin pejabat - projektor - Suis Lampu/Kipas/KepalaPlug/ - Air cond 1.0 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA Am 1. Kerusi dan meja tersusun rapi. 2. Bingkai-bingkai gambar/sijil/anugerah/penghargaan perlu berada dalam keadaan bersih dan tersusun dengan kemas. 3. Hiasan perlulah minima dan bersesuaian. 4. Tidak berhabuk dan bersih. Untuk Pelanggan Ruang Menunggu 1. Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu (jika ada). 2. Majalah/akhbar perlu disusun dengan rapi dan dikemaskinikan dari semasa ke semasa. (jika ada) 3. Elakkan dari meletak barang-barang persendirian di atas meja/kerusi di ruang menunggu. Untuk Pelajar 1. Sediakan tatacara/mekanisme untuk pelajar berjumpa dengan pensyarah. 2. Wujudkan pelan lokasi pensyarah. 3. Pastikan mikrofon boleh digunakan dan wayar penyambung diikat dengan kemas. 4. Sediakan jadual waktu perjumpaan pensyarah. (masa rehat dan sebagainya) 16

20 Kaunter 1. Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah: Loceng Mikrofon Set komputer, pencetak dan capaian internet Borang aduan/ cadangan/ kepuasan hati pelanggan (jika perlu) Hiasan seperti bunga (jika perlu) 2. Sekiranya kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan kemas dan dilabelkan sama ada menggunakan rak dokumen atau rak acrylic/kayu. 3. Pastikan dokumen-dokumen tersebut dikutip dari masa ke semasa. 4. Aras minima borang-borang perlu dikenalpasti bagi tujuan pengisian semula. Suis Lampu/ Kipas/ Kepala Plug/ Penyaman Udara/dan yang berkaitan Meja/ Ruang Kerja 1. Pelan suis disediakan dan dipaparkan berhampiran dengan suis. Satu sistem kod diwujudkan contoh K1 untuk Kipas nombor Sila rujuk rajah Setiap plug 3 pin perlu dilabelkan mengikut sistem kod yang bersesuaian. 4. Pelan suis lampu/ pemyaman udara hendaklah dilekatkan bersebelahan suis berkenaan. 5. Langkah-langkah keselamatan serta laluan kecemasan perlu dipaparkan. 1. Kelengkapan yang perlu ada ialah: Bakul sampah Kalendar meja Rak dokumen bertingkat ( kepada keperluan) Barang peribadi (Hanya 5 dibenarkan) Bekas alat tulis pilihan) Telefon (pilihan) Komputer peribadi/ komputer riba 2. Penyusunan kelengkapan adalah mengikut kesesuaian pengguna. 3. Semua wayar berselirat hendaklah diikat atau ditutup dengan kemas(spiral cord). 4. Hanya dua pasang kasut/selipar sahaja yang dibenarkan berada dibawah meja/lantai pada satu-satu masa. 5. Sekiranya staf mempunyai partition, hanya jadual waktu pensyarah dan 3 maklumat / pin-ups terkini dipaparkan. 6. Barang-barang seperti kotak, fail,beg dan sebagainya tidak sepatutnya berada di atas lantai. 7. Tiada habuk dan bersih. 8. Sila rujuk rajah 1.1 & rajah

21 Rak Fail di Meja/Ruang kerja 1. Rak-rak fail hendaklah disusun dengan teratur dan berlabel. 2. Elakkan fail yang bertimbun-timbun. 3. Sentiasa mengemaskinikan fail-fail yang berkenaan. 4. Pastikan rak-rak fail tidak berhabuk. 5. Wujudkan label warna fail. (jika diperlukan) Laci Meja (Pedestal) di sebelah Meja/ Ruang kerja Papan Kenyataan/Pap an Pergerakan Staf/Carta Organisasi Staf Sudut 5S Sistem Susunan Fail di Rak/ Kabinet 1. Setiap ruang laci hendaklah dilabelkan mengikut penggunaan seperti berikut: Alat tulis Dokumen Rasmi Barang Peribadi / Personal Drawer 2. Peralatan di dalam setiap laci seharusnya disusun dengan kemas. Ini termasuk Laci Peribadi. 3. Elakkan menyimpan barang-barang yang tidak diperlukan ataupun jarang digunakan. 4. Pastikan laci meja berada dalam keadaan bersih dan tidak berhabuk. 5. Sila rujuk rajah Papan Kenyataan, Papan Pergerakkan Staf dan Carta Organisasi yang tersusun maklumatnya perlu diwujudkan. 2. Wujudkan sistem kod jika perlu. 3. Maklumat-maklumat hendaklah dikemaskini dari masa ke semasa. 4. Notis/Memo yang dipaparkan di Papan Kenyataan perlu ada tarikh luput dan dikemaskini dari masa ke semasa. 5. Bagi jabatan-jabatan akademik, perlu diwujudkan Papan Ada/Tiada staf dan diletakkan di luar ruang kerja pensyarah. Penggunaan kod warna digalakkan. Rujuk rajah Sudut 5S perlu diwujudkan di unit/jabatan/zon yang berkenaan 2. Maklumat-maklumat perlu dikemaskinikan dari masa ke semasa. 3. Paparan untuk sudut 5S 1. Setiap fail hendaklah dilabelkan tulang belakangnya dan mempunyai visual control. 2. Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN(contoh : 1,2,3..A,B,C dan seterusnya) 3. Tulisan jenis Calibri, Tahoma dan Arial digunakan pada rak(label) hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 4. Fail hendaklah disusun di atas rak fail dengan kemas secara menegak. 5. Tiada habuk dan bersih. 6. Aras 1 bermula dari tingkat atas(pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasililator setelah elemen keselamatan diambil kira) 7. Letakkan pemisah dan indeks di dalam setiap fail. 8. Letakkan indeks utama dan sistem kod ditepi rak/kabinet. 9. Borang-borang yang terdapat di jabatan perlu disusun dengan kemas dan diletakkan dengan penanda ARAS MINIMA. 10. Rujuk rajah

22 Pigeon hole 1. Label setiap lubang peti surat. Wujudkan indeks utama dan lekatkan berdekatan dengan peti surat untuk dijadikan rujukan. 2. Rujuk rajah 1.4 Peralatan/ Mesin 1. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih hendaklah disediakan parking. 2. Pastikan barang yang dialihkan diletakkan semula kepada di tempat asalnya. 3. Walaubagaimana pun, peralatan yang tidak beralih atau tidak bertukar tempat tidak perlu diletakkan parking. 4. Sediakan garis panduan penggunaan/standard Operating Procedure(SOP) untuk setiap peralatan. 5. Manual peralatan diwujudkan. (jika perlu) 6. Langkah-langkah keselamatan bagi penggunaan alatan atau mesin perlu dipaparkan. 7. Jadual servis/penyenggaraan peralatan/mesin perlu diletakkan berhampiran. 8. Sertakan pihak yang perlu dihubungi jika kerosakan/bantuan diperlukan di tepi mesin/peralatan berkenaan. 9. Pastikan peralatan/mesin yang digunapakai dalam keadaan bersih dan tidak berhabuk. 10. Wujudkan dua kotak berhampiran mesin fotostat. Satu dilabel REUSE dan satu lagi dilabelkan RECYCLE. Amalkan sifat kitar semula. Rajah 1.1 : Ruang kerja 1 19

23 Rajah 1.2 : Laci Meja/ Pedestal Rajah 1.3 : Rak Dokumen 20

24 Rajah 1.4 : Peti Surat Rajah 1.5: Kabinet Besi 21

25 Rajah 1.6: Papan Kenyataan 22

26 B. ZON PENGELUARAN ZON PENGELUARAN BILIK KULIAH / DEWAN KULIAH / BILIK LUKISAN / BILIK SEMINAR / STUDIO DAN RUANG P&P UNTUK TUJUAN YANG SAMA MAKMAL / BENGKEL DAN RUANG PENGAJARAN & PEMBELAJARAN UNTUK TUJUAN YANG SAMA 2.0 BILIK KULIAH / DEWAN KULIAH / BILIK LUKISAN / BILIK SEMINAR / STUDIO DAN RUANG PENGAJARAN & PEMBELAJARAN UNTUK TUJUAN YANG SAMA 1.1 PERKARA DAN PERLAKSANAANNYA Am Sila rujuk nota: Ruang Pejabat Bilik/Makmal/Studio 1. Pelan kedudukan disediakan. 2. Sila rujuk Rajah 2.0/ Maklumat pemilik bilik/person-in-charge (PIC) beserta gambar dan nombor telefon dan No atau nama bilik dipaparkan di pintu setiap bilik/makmal/studio supaya mudah dihubungi jika terdapat sebarang masalah berkaitan bilik. 4. Di setiap muka pintu bilik / makmal / studio, perkara-perkara berikut dipaparkan (dalam / luar): Papan tanda bilik / label bilik / no bilik Jadual Penggunaan Laluan Kecemasan 5. Tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut disediakan. (jika perlu) 6. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih hendaklah disediakan parking. Ini termasuk kerusi dan meja di bilik kuliah. Walau bagaimanapun, penandaan yang dilakukan hanya terdapat di bawah kaki-kaki meja dan kerusi. Ianya juga mestilah mudah untuk diubahsuaikan. 23

27 7. Sediakan dan paparkan jadual pembersihan bilik/makmal/studio bersebelahan dengan peralatan kebersihan. 8. Sediakan parkir / petak bagi alatan pembersihan seperti penyapu, penyodok, bakul sampah, mop dan lain-lain di tempat yang bersesuaian. (jika perlu) 9. Menyediakan tanda/ signage keselamatan / amaran/ awas di tempat berisiko. (jika berkaitan) Papan Tulis / Papan Kenyataan 1. Arahan penggunaan papan tulis di sediakan. 2. Ruang meletak pemadam dan marker pen diwujudkan. Label untuk ruangan papan kenyataan dipaparkan. 3. Hanya poster/ memo/rekod/notis/peraturan tempat yang dibenarkan sahaja ditampalkan. 4. Peraturan penggunaan tempat yang mengandungi arahan penggunaan bilik sepert berikut dipaparkan di papan kenyataan: a. Susun meja dan kerusi dengan kemas selepas menggunakan bilik. (parkir diwujudkan jika perlu) b. Pastikan papan putih dalam keadaan bersih selepas digunakan. c. Pita pelekat jenis permanent tidak dibenarkan ditampal pada papan putih. d. Pastikan semua suis lampu dan kipas telah dipadamkan sebelum meninggalkan bilik/makmal tersebut. e. Tidak dibenarkan makan atau minum di dalam bilik f. Semua peralatan berada dalam keadaan kemas, teratur dan kedudukannya berada di tempat asal. g. Bilik/makmal sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas. Suis Lampu / Kipas / Penyaman Udara / Kepala Plug /LCD Projector / Suis White Screen Dan Semua Barangan Elektrik Elemen Keselamatan (Fire Extinguisher / Reel Hose / Smoke Detector / Fire Alarm) Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah Pemadam api/reel Hose/Smoke Detector/Fire Alarm disediakan di tempat-tempat yang strategik. 2. Perkara-perkara di bawah perlu disediakan: a. Paparkan label pada fire extinguisher beserta tarikh penyelenggaran dan tarikh luput. b. Sediakan cara penggunaan dan mempamerkan SOP/ WI/ user guide penggunaan fire extinguisher. c. Labelkan setiap alatan elemen keselamatan. d. Sediakan no. talian kecemasan. e. Paparkan amaran keselamatan. 24

28 Peralatan di Bilik/Makmal/Studio 1. Menyediakan tempat khas untuk menyimpan peralatan. 2. Menyediakan label pengenalan pada peralatan. 3. Menyusun peralatan dengan kemas mengikut kekerapan penggunaan, alatan eksklusif/ biasa, mudah dikesan, diambil dan disimpan semula. 4. Menyediakan cara mengguna dan mempamerkan SOP/ WI/ user guide penggunaan peralatan. 5. Menyediakan jadual penggunaan dan jadual penyelenggaraan (jika berkaitan). Stor 1. Menyediakan parkir/ tempat yang sesuai bagi perkakasan dan bahan luak. 2. Menyediakan rak untuk menyimpan perkakasan/aksesori mesin/ peralatan dan lain-lain. 3. Menyediakan label pengenalan pada perkakasan/ aksesori mesin/ peralatan dan lain-lain. 4. Menyediakan kaedah masuk dulu keluar kemudian (FIFO) untuk menyimpan barangan/ item terutamanya bahan luak/ mentah. Susunan Barangan 1. Menyediakan tempat khas untuk sesuatu barangan/ item dengan jelas. 2. Meletakkan semua barangan/ item di tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan. 3. Meletakkan semua barangan/ item di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula. 4. Mengasingkan barangan/ item/ alatan eksklusif dan yang biasa. 5. Meletakkan barangan/ item/ alatan yang kerap digunakan berhampiran pengguna. 6. Menyediakan susunan barangan/ item untuk menyimpan sesuatu barangan/ item. 7. Menyusun barangan/ item berdasarkan saiz, rekabentuk, tempoh dan FIFO. 8. Meletak tag dari kiri ke kanan. (dengan nombor/ huruf) 9. Meletak tag bermula dari aras bawah. 10. Menyediakan indeks barangan dan meletak/ mempamerkan di sebelah tepi setiap rak. 11. Menyediakan penanda minimum dan maksimum (jika berkaitan). 12. Menyediakan penanda/rekod FIFO/ expiry date (jika berkaitan). 13. Menyediakan label susunan bagi setiap barangan. 14. Menyediakan tanda arah untuk setiap rak/ tempat menyimpan barangan. 15. Menyediakan pelan lokasi dan master list untuk rak dan tempat simpanan barangan. 16. Sila rujuk Rajah 2.3/2.4/2.5 25

29 Susunan Fail di Bilik/Makmal/Studio 1. Menyusun fail dari kiri ke kanan. 2. Menyusun fail dari tingkat/ aras bawah. 3. Menyediakan master indeks untuk semua fail dan pamerkan di rak fail. 4. Menyediakan indeks utama bagi fail. 5. Menyediakan indeks di dalam fail. 6. Menyediakan pemisah di dalam fail. 7. Menyediakan petunjuk warna (jika perlu) Kotak Kunci 1. Menyediakan kotak kunci untuk menyimpan semua kunci bilik/ kabinet/ rak dan lain-lain. 2. Melabel setiap kunci mengikut padanan label di kotak kunci (nombor/ warna). 3. Mempamerkan indeks utama kotak kunci mengikut bilik/ cabinet/ rak dan sebagainya. 4. Sila rujuk Rajah

30 Papan Putih(whiteboard) Papan Kenyataan (hadapan) Meja Pensyarah Meja Pelajar Garisan pita kuning Papan Kenyataan (belakang) Tong sampah & penyapu Rajah 2.0 : Pelan kedudukan bilik.makmal/studio 27

31 Suis lampu & kipas 1A 1B 1C 1D 1A 1B 1C 2A 2B 2C 2D 2A 2B 2C 3A 3B 3C 3D 3A 3B 3C PETUNJUK: LAMPU 1 LAMPU 2 LAMPU 3 LAMPU 4 KIPAS 1 KIPAS 2 KIPAS 3 4B 4A 4C 4D Rajah 2.1 : Pelan Suis di Bilik/Makmal/Studio (Nota: Label perlu dimulakan dari kiri ke kanan) 28

32 Rajah 2.2 : Contoh Pelan Kedudukan Bengkel 29

33 Rajah 2.3 : Contoh Susunatur Makmal / Bengkel 30

34 Rajah 2.4 : Contoh Susunan Peralatan 31

35 Rajah 2.5 : Contoh Susunan Barangan 32

36 Rajah 2.6: Contoh Kotak Kunci Dan Label Kabinet Besi 33

37 C. TEMPAT UMUM - TANDAS, SURAU, PANTRI DAN BILIK MESYUARAT 1.0 BILIK MESYUARAT BILIK MESYUARAT PERABOT - kerusi - meja PERALATAN ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK - audio visual - papan putih - projektor - papan layar 1.1 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA Am Sila rujuk nota: Ruang Pejabat Peralatan audio visual/ projector/ papan layar Perabot 1. Terdapat tatacara penggunaan/ Standard Operating Procedure (SOP) 2. Ada jadual penyelenggaraan peralatan 1. Susunan kemas dan teratur mengikut kreativiti dan kesesuaian 2. Bersih dan tidak berhabuk. 3. Sila rujuk Rajah 3.0/3.1/3.2/3.4 Wayar/ Kabel Diikat dengan kemas menggunakan tie cabble dan plug dilabel. Suis lampu/ kipas/ aircond Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah

38 Rajah 3.0: Pelan Lantai Bilik Seminar ULPL 35

39 Rajah 3.1: Bilik Mesyuarat Mini KERUSI AHLI MESYUARAT MEJA MESYUARAT PAPAN PUTIH KERUSI PENGERUSI 36

40 Rajah 3.2: Pelan Lantai Bilik Persidangan PIS MEJA MESYUARAT PAPAN LAYAR KERUSI AHLI MESYUARAT MIKROFON PINTU KELUAR MASUK PAPAN PUTIH KERUSI PENGERUSI PROJEKTOR 37

41 1.3 GAMBAR LOKASI Rajah 3.4: Bilik Mesyuarat Mini Unit Kualiti 38

42 2.0 TANDAS TANDAS KEMUDAHAN - tong sampah -sanitary bin - tisu - sabun ITEM ASAS - mangkuk tandas - sinki 2.1 PERKARA DAN PERLAKSANAANNYA Lantai / sinki/ mangkuk tandas 1. Sentiasa dalam keadaan bersih dan tidak licin. 2. Sabun disediakan berhampiran sinki (Jika ada) 3. Tisu tandas disediakan (Jika ada) 4. Tiada barang persendirian diletakkan di dalam tandas (sila simpan sendiri) 5. Sila rujuk Rajah 3.5 Papan tanda 1. Jadual kebersihan perlu dipaparkan. 2. Paparan maklumat seperti dibawah digalakkan berbentuk simbol. Sila flush tandas selepas digunakan Jagalah kebersihan tandas kita. 3. Sila rujuk Rajah 3.7. Suis lampu Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1 Tong sampah/ Sanitary-bin 1. Diletakkan di dalam parking lot. 2. Sila rujuk Rajah

43 2.2 GAMBAR LOKASI Rajah 3.5: Sinki, kotak sabun dan bekas tisu Rajah 3.6: Tong sampah dan sanitary bin yang berlabel 40

44 Rajah 3.7: Tangki yang ditampal papan tanda 41

45 3.0 SURAU SURAU ALMARI - telekung (jika surau wanita) - sejadah - tafsir al-quran/ al-quran/ surah yassin RAK KASUT - selipar 3.1 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA Am Rak kasut Almari/ rak Sila rujuk nota: Ruang Pejabat Sila rujuk Rajah Rak kasut disediakan. (jika ada) 2. Kasut perlu disusun kemas di atas rak 3. Terdapat 2 pasang selipar (untuk kegunaan semasa mengambil wudhu ) 4. Sila rujuk Rajah Sejadah, kain pelekat dan telekung perlu dilipat/ digantung dengan kemas. 2. Terdapat tafsir al-quran/ al-quran/ surah yassin disusun kemas. 3. Bersih dan tidak berhabuk. 4. Sila rujuk Rajah Suis lampu Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1 Papan tanda Paparkan item-item berikut: 1. Jadual Kebersihan 2. Surau lelaki./perempuan 3. Arah kiblat 4. Waktu solat 5. Sila lipat/gantung telekung dan sejadah selepas digunakan 6. Sila rujuk Rajah 3.8/

46 3.2 GAMBAR LOKASI Rajah 3.8: Label di muka pintu surau Rajah 3.9: Perabot asas surau dan jadual waktu solat 43

47 Rajah 3.10: Label almari dan peralatan di dalam almari Rajah 3.11: Arah kiblat di lantai surau 44

48 Rajah 3.12: Rak kasut dan tempat wudhuk 45

49 4.0 PANTRI PANTRI PERABOT - kerusi - meja PERLATAN ELEKTRIK - peti ais - cerek elektrik RAK / ALMARI - pinggan mangkuk - bahan kering 4.1 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA Am Sila rujuk nota: Ruang Pejabat Sila rujuk Rajah 3.13 Suis lampu Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1 Peti Ais 1. Bersih, kemas dan tersusun. (jika ada) 2. Plug dilabelkan dan wayar penyambung diikat dengan kemas. 3. Makanan yang disimpan dikemaskini dari semasa ke semasa. 4. Pastikan makanan yang luput tidak disimpan. Cerek elektrik 1. Plug dilabelkan dan wayar penyambung diikat dengan kemas. (jika ada) 2. Cara penggunaan disediakan. Rak/ Almari Papan tanda 1. Barang-barang kering disusun di dalam bekas dan dilabelkan 2. Pinggan mangkuk disusun kemas dan teratur (maksimum 6 biji cawan, 6 biji piring, 6 biji pinggan dalam satu masa di atas rak pinggan, selebihnya disimpan di dalam almari) Paparkan papan tanda yang bersesuaian: Jadual Kebersihan Sila jaga kebersihan pantri. Sila basuh pinggan dan cawan selepas digunakan. 46

50 4.2 PELAN LANTAI Rajah 3.13: Contoh Pelan Lantai pantri (JKM) 47

51 D. STOR UTAMA PIS/ STOR UNIT/JABATAN 1.1 PERKARA DAN PERLAKSANAANNYA Am Papan Tanda Stor Sila rujuk nota: Ruang Pejabat Sediakan papan tanda di pintu masuk setiap stor. Sila rujuk Rajah 4.6 Maklumat pemilik tempat (PIC) Sudut Informasi Sila rujuk Nota Bilik Kuliah. 1. Diletakkan di sebelah pintu utama stor. 2. Ada maklumat berkaitan stor seperti pelan lantai stor, senarai item utama stor, peraturan di stor dan lain-lain yang berkaitan dan sentiasa dikemaskini. Sudut 5S Suis / Lampu / Kipas / Penyaman Udara / Kepala Plug / Alatan Elektrik/Elektronik Elemen Keselamatan Almari / Rak / Pallete Kawasan Tag Merah Jambu Peralatan Kebersihan Sila rujuk Nota Ruang Pejabat Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1 Sila rujuk Nota Zon Pengeluaran 1. Perlu dilabelkan. 2. Kedudukan almari/ rak/ pallete perlu disusun mengikut pelan lantai yang telah ditampal di sudut maklumat. 1. Perlu diletakkan di sudut stor yang sesuai dan tidak menganggu operasi stor dan perlu di beri tanda parkir. 2. Tag Merah Jambu perlu digantung/ ditampal pada barang yang belum dikenalpasti statusnya. 3. Sila rujuk Rajah 4.1. Sila rujuk Nota Zon Pengeluaran Tempat Simpanan Fail 1. Perlu dilabelkan. 2. Disusun berdekatan dengan pintu masuk bagi memudahkan dalam pencarian fail yang dikehendaki. 48

52 Laluan Semua perkakasan stor/barang Cadangan Penggunaan Warna Di Stor 1. Selesa, bersih dan tidak berhabuk. 2. Tiada barang yang tidak dikenalpasti statusnya diletakkan di persekitaran stor. 1. Perlu di label. 2. Susunan berdasarkan pada: - Saiz dan rekabentuk - Nombor dan huruf (1,2,3 A, B, C) - Tempoh (masa, tahun dll.) - Sila rujuk Rajah 4.3//4.5/4.6/ Laluan di stor : kuning 2. Parking Area Rak/ Almari/ Palett : kuning 3. Papan Tanda Utama : Latar Belakang hijau, huruf/ nombor hitam (Sila rujuk Rajah 4.4) 4. Taging Area : Merah Jambu Label di setiap perkakasan/ barangan/ alatan di stor : biru 1.2 GAMBAR LOKASI 5S Tag Merah Jambu perlu digantung/ditampal pada barangan yang tidak perlu tetapi memerlukan kelulusan pelupusan. Rajah 4.1: Penandaan tag Merah Jambu di kawasan yang sesuai Barangan yang telah di red tag perlu diletakkan di satu kawasan yang sesuai 49

53 Rajah 4.2 : Cadangan Pelan Lantai Stor Di PIS 50

54 Rajah 4.3 Senarai Item Utama Bil. Rak/Almari Jenis Barangan 1 A Bola 2. B Baju/Jersi 3. C Peralatan Badminton 4. D Alatan Tulis 5. E Peralatan Perkhemahan Rajah 4.4 Papan Tanda Utama Hijau A Hitam 51

55 Rajah 4.5 Susunan Barangan Di Rak/Almari Bola Ragbi : A1B3 Bil Item Kuantiti Item Lokasi 1 Bola Tampar 10 A1B1 2 Boal Jaring 12 A1B2 3 Bola Ragbi 1 A1B3 4 Bola Baling 12 A2B1 5 Bola Sepak 20 A2B2 52

56 Rajah 4.6: Susunan Barangan Di Rak/Almari Rajah 4.7: Contoh Papan Tanda Utama 53

57 Rajah 4.8: Contoh label Di Rak/Almari Rajah 4.9: Contoh Papan Tanda Utama 54

58 E. PERSEKITARAN DAN KESELAMATAN PERSEKITARAN PERSEKITARAN POS KAWALAN PAKIR KENDERAAN SUSUR GAJAH/ LALUAN 1.0 POS KAWALAN DAN KESELAMATAN 1.1 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA Am Penyimpanan kad keluar/masuk Papan Kenyataan Nombor Telefon Perabot Pintu masuk Politeknik Papan Tanda Sila rujuk nota: Ruang Pejabat 1. Disimpan secara teratur dan sistematik. 2. Kad-kad dikemaskini dari semasa ke semasa. 3. Sila rujuk Rajah Paparkan carta organisasi pengawal keselamatan. 2. Notis perlu dikemaskini. Paparkan nombor telefon pegawai yang boleh dihubungi sekiranya berlaku kecemasan 1. Susunan kemas dan teratur mengikut kreativiti dan kesesuaian. 2. Tiada kerusi dan meja di luar pondok pengawal. 3. Sila rujuk Rajah 5.2 Pintu masuk Politeknik di label. Contohnya Pintu A, Pintu B dan Pintu C. 1. Tatacara orang luar memasuki kawasan politeknik disediakan. 2. Papan tanda masuk/keluar/berhenti disediakan. 55

59 1.2 GAMBAR LOKASI Rajah 5.1 : Kad keluar/masuk pelajar dan pelawat disimpan dengan teratur Rajah 5.2: Tiada kerusi dan meja di pondok pengawal 56

60 1.0 PAKIR KENDERAAN 1.1 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA Parkir Bonggol Papan Tanda Had Kelajuan 1. Sediakan tempat/petak letak kenderaan untuk meletak kenderaan seperti motorsikal/kereta/basikal/bus. 2. Kenderaan perlu diletak secara reverse parking.(sila rujuk Rajah 5.3) 3. Mengkhaskan kawasan tempat letak kenderaan untuk pelawat/oku dengan meletakkan label. 4. Garisan letak kenderaan berwarna kuning digunakan untuk tempat letak kenderaan yang khas seperti OKU dan bas.(sila rujuk Rajah 5.5) 5. Garisan letak kenderaan berwarna putih digunakan untuk tempat letak kenderaan am. (Sila rujuk rajah 5.4) 1. Dibina untuk mengawal keluar dan masuk kenderaan. 2. Bonggol berwarna kuning dan hitam. 3. Bilangan bonggol adalah bersesuaian dan bonggol tersebut harus mengikut ketinggian yang ditetapkan. Di letakkan di tempat yang sesuai. Papan Tanda Keselamatan Wujudkan pada tempat-tempat yang strategik untuk mengelakkan kemalangan. Rajah 5.3 : Kenderaan diletakkan secara reverse parking. 57

61 Rajah 5.4 : Garisan parkir di luar bangunan dicat dengan warna putih Rajah 5.5 : Garisan letak kenderaan di dalam bangunan dicat dengan warna kuning 58

62 1.2 Tempat-tempat persekitaran yang lain Susur gajah/ pathway 1. Memastikan susur gajah sentiasa di dalam keadaan yang bersih dan tidak berhabuk. 2. Menetapkan ciri-ciri keselamatan seperti meletakkan papan tanda Awas Lantai Licin sekiranya sedang menjalankan proses pembersihan. 3. Labelkan nama di setiap susur gajah. 4. Sediakan tanda arah pada setiap simpang. 5. Meletakkan label disetiap bangunan. 6. Meletakkan tong sampah di tempat yang disediakan. 7. Sila rujuk Rajah 5.6/5.7. Rumah Sampah 1. Pastikan kebersihan dan tiada sampah yang terkeluar dari rumah sampah 2. Wujudkan jadual pemungutan sampah. Sampah perlu diangkat pada setiap hari. 3. Sila rujuk rajah 5.8/5.9. Longkang 1. Longkang di sekitar bangunan dibersihkan seminggu sekali 2. Jadual pembersihan diwujudkan 3. Tiada air bertakung di dalam longkang 4. Memastikan tiada rumput dan sampah sarap di dalam longkang 5. Aliran air tidak boleh tersekat bagi mengelakkan tempat pembiakan nyamuk. 6. Sila rujuk Rajah Keselamatan Persekitaran Langkah-langkah keselamatan perlu diamalkan oleh semua kakitangan dan pelajar dalam usaha untuk menjamin keselamatan persekitaran semasa berada di dalam kawasan politeknik. Langkahlangkah keselamatan tersebut merangkumi: i. Memastikan tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat. ii. Meletakkan label pada kawasan/tempat berkumpul semasa berlaku kecemasan.. 59

63 Rajah 5.6 : Susur Gajah dalam keadaan bersih dan selamat Rajah 5.7: Tong sampah diletakkan pada parkir 60

64 Rajah 5.8 : Rumah sampah dalam keadaan bersih Rajah 5.9 : Rumah sampah di label 61

65 Rajah 5.10 : Longkang sentiasa bersih dan tiada takungan air 62