GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH (PSAS) DISEDIAKAN OLEH : (KOORDINATOR EKSA)

Transkripsi

1 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH (PSAS) DISEDIAKAN OLEH : (KOORDINATOR EKSA) (KETUA JAWATANKUASA PROMOSI EKSA) DISEMAK OLEH : JAWATANKUASA PEMANDU EKSA DILULUSKAN OLEH:-. PENGARAH POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH TARIKH KUATKUASA: 2017 VERSI: 01

2 SEKAPUR SIRIH Selaras dengan keperluan semasa, PSAS berhasrat untuk melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). EKSA berasal dari sistem amalan 5S yang telah diberi nafas baharu dengan menekankan beberapa aspek tambahan seperti keseragaman pelaksanaan bagi menghasilkan persekitaran kondusif selamat dan berkonsepkan teknologi hijau yang merangkumi piawaian tindakan terhadap kebersihan, kekemasan dan keselamatan. PSAS melihat ini sebagai satu platform yang baik dalam menambahbaik dan menyediakan suasana kerja yang kondusif, selamat dan sistematik di kampusnya. Justeru usaha melaksanakan EKSA di PSAS memerlukan komitmen tinggi dan konsisten warganya demi memastikan ianya dapat dilaksanakan secara berterusan dan dapat dibudayakan. Adalah diharapkan hasil dari perlaksanaannya nanti dapat membantu menaikkan imej PSAS selain dapat mewujudkan persekitaran hijau dengan membudayakan kempen Go Green. Ini bertepatan dengan usaha pihak pengurusan PSAS memperhebat budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam. Akhir kata, saya ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada seluruh warga kerja PSAS atas komitmen untuk menjayakan EKSA di PSAS. Semoga usaha kita ini mendapat keberkatan Allah SWT. TUAN HAJI ZAIRON BIN MUSTAPHA PENGARAH, POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH

3 1.0 PENGENALAN EKSA PSAS Hasil cetusan idea Pengarah Tuan Haji Zairon Bin Mustapha, PSAS mengambil langkah proaktif untuk melaksanakan EKSA. Pelbagai aktiviti berkaitan EKSA telah dirancang dan dilaksanakan di PSAS bermula pertengahan 2016 ke arah pensijilan EKSA oleh pihak MAMPU. 2.0 GARIS PANDUAN EKSA Garis panduan ini dibangunkan untuk memberi panduan berkaitan keseragaman pelaksanaan EKSA di PSAS bagi menghasilkan imej korporat, daya inovasi kreatif dan berkonsepkan teknologi hijau. Ia juga sebagai piawaian tindakan terhadap kebersihan, kekemasan dan keselamatan. 1 P a g e

4 3.0 DASAR, VISI DAN MISI EKSA PSAS 3.1 DASAR PSAS komited ke arah pembudayaan kerja sepasukan yang cemerlang, kreatif dan inovatif dalam meningkatkan mutu perkhidmatan yang berkualiti dan persekitaran kondusif untuk memenuhi kepuasan pelanggan. 3.2 VISI Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang, kreatif dan inovatif melalui persekitaran kerja yang kondusif. 3.3 MISI Membudayakan EKSA dalam mentransformasikan PSAS ke arah kecemerlangan perkhidmatan. 2 P a g e

5 4.0 PELAN LOKASI PSAS Nota: Zon A Pentadbiran, Kewangan, Peperiksaan dan Kualiti (Pentadbiran Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan) Zon B Perpustakaan dan UIDM, Zon C Dewan Kuliah Utama, Zon D ULPL, Zon F JMSK, JPA dan ICT (Makmal), Zon G Kantin, Zon H Dewan Serbaguna, Zon J JP, Zon K JKA (Bengkel), Zon L JKM (Bengkel), Zon M JKE (Bengkel), Zon N HEP, UPLI, UPK dan CISEC, Zon P JSKK (Padang, gelanggang sukan, Rumah Kuning dan Kolam), Zon Q, R, S Kuarters Kakitangan, Zon T1 Café, Zon T2 Pejabat Penyelia & Warden, Zon U Pusat Islam, Zon V 1-6 Kamsis, Zon X UPS (semua stor penyimpanan barang UPS), Zon Y Stor Utama, Zon Z - Garage 3 P a g e

6 5.0 LOGO & SLOGAN EKSA PSAS SLOGAN E...K...S...A... Energetik.Korporat.Seragam.Amalan 4 P a g e

7 7.0 SENARAI TUGAS 7.1 JAWATANKUASA PEMANDU EKSA PSAS a. Menentukan hala tuju pelaksanaan EKSA. b. Membentuk pelan pelaksanaan. c. Merancang dan mengenalpasti belanjawan dan sumber kewangan. d. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan. e. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-ketua zon. f. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah. g. Memantau dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan JK Audit) h. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan bantuan JK Promosi). i. Memperkasakan warga politeknik dalam membudayakan EKSA di tempat kerja FASILITATOR EKSA a. Membantu dan memantau jawatankuasa latihan, promosi dan Audit di dalam aspek teknikal implimentasi EKSA di zon. b. Sebagai tempat rujukan berkenaan Amalan EKSA (5S) c. Menjadi pengantara diantara Jawatankuasa dan Pengurusan tertinggi. 7.3 KOORDINATOR EKSA PSAS a. Menyelaras dan menyediakan aktiviti induk EKSA. b. Memantau pelaksanaan aktiviti EKSA di setiap Zon mengikut peraturan dan panduan yang digariskan. c. Sebagai pemudahcara dalam pelaksanaan EKSA. d. Memastikan latihan, promosi dan audit dilaksanakan mengikut perancangan. e. Melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat. JAWATANKUASA PELAKSANA 7.4 JAWATANKUASA LATIHAN EKSA PSAS i. Mengenalpasti dan merancang program latihan kepada warga PSAS. ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep EKSA kepada semua warga kerja PSAS. iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi latihan. 5 P a g e

8 7.5 JAWATANKUASA AUDIT EKSA PSAS a. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan pelaksanaan audit. b. Melantik Auditor dalaman EKSA. c. Merancang aktiviti audit dalaman EKSA. d. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit. e. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu. f. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa pemandu EKSA. g. Memastikan Audit EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan. 7.5 JAWATANKUASA PROMOSI EKSA 5S a. Merancang dan menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi EKSA. b. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang. c. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan, poster, banner dan lain-lain). d. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. e. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Pemandu EKSA. 7.6 KETUA ZON DAN PENYELARAS EKSA a. Sebagai urusetia mesyuarat Jawatankuasa EKSA peringkat Zon b. Menyelaraskan Program EKSA peringkat Zon c. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSAkepada fasilitator Zon d. Mencatat dan menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA e. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit di peringkat zon f. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam Zon masingmasing. 6 P a g e

9 PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) 7 P a g e

10 8.0 PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) MAMPU telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan 5S yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) dengan mengekalkan prinsip amalan 5S iaitu Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam. Selain daripada itu, EKSA juga memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi Kriteria Generik dan Kriteria Khusus dengan turut mengambil kira kepelbagaian premis agensi Kerajaan mengikut jenis-jenis perkhidmatan yang diberikan.pendekatan one-size-fits-all yang dipraktikkan sebelum ini didapati kurang memadai untuk memenuhi keperluan kepelbagaian agensi Kerajaan pada masa ini. Justeru, penilaian EKSA ini akan disesuaikan mengikut lokaliti agensi yang diaudit. Kesimpulannya, EKSA yang diperkenalkan ini bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang telah sedia ada diamalkan, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang kondusif. 8 P a g e

11 8.1 TUJUAN UTAMA PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S KEPADA EKSA Identiti Sendiri Meningkatkan persaingan antara agensi Kekal Releven Memenuhi keperluan semasa Tujuan Imej Baru 8.2 OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S KEPADA EKSA IMEJ KORPORAT GO GREEN KREATIF & INOVASI PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA KEPELBAGAIAN AGENSI 9 P a g e

12 8.3 FAEDAH PENGAMALAN EKSA Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi) Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan organisasi Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran Mewujudkan piawaian kerja yang jelas Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan FAEDAH PENGAMALAN EKSA Meningkatkan imej agensi sektor awam Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi Meningkatkan disiplin warga jabatan Meningkatkan semangat esprit de corp 10 P a g e

13 PELAKSANAAN & AMALAN EKSA DI POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH 11 P a g e

14 10.0 PENYELARASAN KESERAGAMAN EKSA FAIL KETUA ZON PELAKSANAAN PENYERAGAMAN Semua ketua kumpulan mesti menyimpan dokumen berikut: 1. Dasar EKSA. 2. Visi & Misi EKSA. 3. Objektif EKSA. 4. Logo & Slogan EKSA. 5. Carta Organisasi Zon. 6. Minit Mesyuarat/Nota Perbincangan Kumpulan (mingguan / bulanan) dan tindakan susulan. 7. Pelan Tindakan Aktiviti. 8. Pelan Lantai Zon EKSA. 9. Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS. 10. Keputusan Audit dan Jadual Audit. 11. Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua EKSA atau Fasilitator 12. Kriteria Audit. SISTEM SIMPANAN & SUSUNAN FAIL DI RAK/LACI BESI PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri/melintang. 2. Box file dibenarkan disusun di atas rak dan dibuat secara berdiri. 3. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail. 4. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan hendaklah disedia dan dipamerkan. 5. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke 12 P a g e

15 belakang. 6. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari bawah ke atas. 7. Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,. A, B, C,.dan seterusnya). 8. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 9. Di Bilik Fail :- a) ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator setelah elemen keselamatan diambil kira). b) Adakan PEMISAH dan indeks di dalam fail untuk fail di Bilik Fail Indeks utama & Kod Warna di tepi rak c) Tag pengguna. d) Peraturan penggunaan dalam kumpulan. 10. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan fail bila diperlukan 11. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet besi atau kabinet kayu. SUSUNAN BARANGAN DI ATAS RAK (BILIK STOR) PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Susunan tagging hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3, dan seterusnya). 2. Tagging ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator atas alasan keselamatan). 3. Indeks barangan di setiap tepi rak. 4. Adakan penanda MINIMA dan MAKSIMA (jika berkaitan). 5. TARIKH LUPUT bagi barangan yang berkaitan. 13 P a g e

16 6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE / STOCK LOW / NIL IN STOCK / REMINDER PLEASE REFILL (lengkap dengan tarikh jika perlu). 7. Adakan label susunan bagi setiap Kad / Stock Bin. 8. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak ditempat yang disediakan dan rekodnya hendaklah dikemaskini. 9. Adakan SIGNAGE kenalan untuk semua rak. 10. Adakan PELAN LOKASI &MASTER INDEX di tempat yang strategik. PENGURUSAN PENDAWAIAN ELETRIK PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Wayar diikat dengan cable tie atau dibalut dengan piping. 2. Kepala plug ditanda dengan pelekat kod warna dan juga pada barangan elektrik yang berkenaan. 3. Laporkan sebarang kerosakan pendawaian kepada Unit Pembangunan dan Penyenggaraan (UPP). SUIS LAMPU PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Semua suis hendaklah menggunakan sistem Pelekat Kod Warna. 2. Sediakan pelan langit untuk semua suis lampu. 3. Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada Unit Pembangunan dan Penyenggaraan (UPP). 4. Adakan signage JIMATKAN ELEKTRIK/JIMATKAN AIR (Tertakluk kepada pindaan) ELEMEN KESELAMATAN PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Adakan tanda AMARAN / AWAS di tempat kawasan berisiko. 14 P a g e

17 2. Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 3. Pastikan tiada barangan yang melindungi Alat Pemadam Api. 4. Maklumat tarikh penyelenggaraan berikutnya hendaklah dipamerkan pada alat tersebut dan ianya mudah dilihat oleh staf. 5. Adakan had ketinggian bagi barangan yang disusun mengikut stacking. 6. Cara stacking hendaklah ada ciri keselamatan. ALATAN PEJABAT PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Adakan pemilik (ownership). 2. Adakan jadual penyelenggaraan (jika berkaitan). 3. Adakan Jadual Pembersihan (cleaning roster). 4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika bilangan peralatan yang sama lebih dari satu unit di dalam kawasan zon yang sama. 5. Wujudkan cara mengguna dan pamerkan SOP / WI / User Guide (jika perlu). AMALAN HIJAU PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Adakan sudut kitar semula di setiap zon 2. Adakan label yang menunjukkan penjimatan elektrik dan air. 3. Mengadakan Kempen Hijau secara berterusan SETIAP ZON (KAWASAN KUMPULAN) PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Semua suis lampu / kipas menggunakan label kod warna. 2. Setiap bilik hendaklah diletakkan gambar, nama, jawatan dan nombor telefon pemilik tempat tersebut. 3. Status pergerakan pegawai (bilik/ cubicle ) 15 P a g e

18 4. Etika pengguna hendaklah dipamerkan (jika berkenaan). 5. Pelan Lantai / Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelok-eloknya di pintu masuk. 6. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali pada musim perayaan(tidak melebihi satu bulan) SUDUT EKSA MAKLUMAT YANG MESTI DIPAMERKAN (secara maya atau fizikal): PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Dasar EKSA yang telah ditandatangani oleh Ketua Pengarah PSas. 2. Visi dan Misi EKSA. 3. Objektif EKSA. 4. Slogan EKSA. 5. Nama Zon 6. Peta dan Pelan Lantai Zon. 7. Ownership. 8. Gambar ahli dan carta organisasi. 9. Carta GANTT perancangan aktiviti kumpulan. 10. Gambar aktiviti EKSA SEBELUM dan SELEPAS dengan maklumat ringkas seperti masalah (sebelum) dan kebaikan (selepas) serta nama& tarikh. 11. Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart). 12. Buletin. 13. Maklumat Terkini dari Fasilitator EKSA. PAPAN KENYATAAN PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Semua pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak TIDAK dibenarkan ditampal di dinding. 2. Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak yang dipamerkan. 16 P a g e

19 PETAK / TEMPAT LETAK KASUT PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Adakan ruang atau tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut. 2. Adakan petak untuk tempat letak kasut jika ada kasut / selipar di dalam bilik pejabat. GARISAN KUNING (PARKIRAN BARANGAN) & KESELAMATAN PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan. 2. Minimakan penggunaan garisan / pelekat parkiran. 3. Garisan kuning hanya digunakan pada barangan movable atau Work In Progress. 4. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan atau berlaku kebakaran dan lakarkan tempat kedudukan alat pencegah kebakaran pada laluan ini. 5. Buatkan GARISAN PUTIH untuk zon lokasi mesin dan peralatan yang tidak diubah kedudukannya di atas lantai dan GARISAN KUNING untuk barangan yang beralih. 6. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan zon keselamatan. 7. Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak. SIGNAGE UNTUK PELAWAT / KAWASAN MENUNGGU / PERSEKITARAN BANGUNAN BERMULA DARI PINTU MASUK POS PENGAWAL 1. Petunjuk Arah Tandas, Surau, PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 2. Peraturan dan Tempat Larangan. 3. Waktu Bertugas. 4. Tempat Bertanya. 5. Nama pegawai bertugas di Tempat Bertanya. 17 P a g e

20 6. Papan kenyataan (Information Board). PERALATAN KEBERSIHAN PELAKSANAAN PENYERAGAMAN KAWASAN STOR 1. Sediakan parkiran bagi mesin / perkakasan seperti Troli, Lifter, tangga, alat pembersihan, dll. 2. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu, mob dan berus. 3. Alatan tersebut hendaklah didirikan / digantung dalam bekas yang telah ditentukan oleh fasilitator dan diparkirkan. KAWASAN PEJABAT 1. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu, penyodok sampah, mop dan berus. 2. Semua alatan ini hendaklah digantung dalam kawasan parkir. 3. Bagi pejabat yang ada stor, alatan pembersihan tersebut hendaklah didirikan dalam bekas yang telah ditentukan. LACI PEGAWAI DAN STAF Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: 1. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf. 2. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan. 3. Laci bawah digunakan bagi menempatkan alatan / barangan peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain- lain. (Keselamatan penyimpanan barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan dan kebakaran adalah tanggungjawab individu. 18 P a g e

21 CONTOH KESERAGAMAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA DI POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH 19 P a g e

22 LACI ALAT TULIS Buat pembahagi untuk laci alat tulis RAK BESI Labelkan dan susun fail di dalam rak besi supaya mudah di cari dan di letakkan di tempat asal AMALAN GO-GREEN Letakkan tanda Jimatkan Tenaga pada suis dan peralatan elektrik. AMALAN GO-GREEN Letakkan tanda Jimatkan Air pada paip air. 20 P a g e

23 TONG SAMPAH Letakkan tanda Gunakan Saya untuk tong sampah WAYAR / KABEL KOMPUTER Wayar dan kabel computer perlu di ikat dan tidak dibiarkan COP Cop perlu di labelkan dengan nombor supaya mudah di kenal pasti SUSUNAN FAIL Fail mesti di labelkan dan di susun secara kemas di atas rak serta disediakan checklist. 21 P a g e

24 STOR PERALATAN Setiap barang di dalam stor hendaklah disediakan garisan pemisah dan di tagging barang tersebut. PEMADAM API Adakan SOP untuk penggunaan pemadam api. Pastikan pemadam api tidak luput tarikh KREATIVITI Contoh amalan kretiviti makluman pergerakan staf 22 P a g e

25 CONTOH SENARAI SEMAK PENILAIAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA 23 P a g e

26 KOMPONEN GENERIK KOMPONEN A KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN A1) Dasar / Polisi EKSA MARKAH Garis panduan Garis panduan Garis panduan disediakan kepada disediakan kepada 1 Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA agensi. tidak disediakan sebahagian warga semua warga agensi agensi Dasar dan Garis Dasar dan Garis Dasar dan Garis Panduan EKSA Panduan EKSA Panduan EKSA Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan disebar dan disebar dan 2 semua warga kerja memahaminya. tidak disebarkan difahami oleh difahami oleh sebahagian warga semua warga 3 Amalan EKSA Amalan EKSA diamal dan dipatuhi diamal dan dipatuhi Amalan EKSA tidak Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga oleh sebahagian oleh semua warga diamal dan dipatuhi agensi. warga agensi agensi oleh warga agensi Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini: 4 i. Minit mesyuarat Induk (4 x setahun)/jabatan@bahagian (6 x setahun)/zon (12 x setahun) ii. Surat lantikan Jawatankuasa iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa iv. Dasar EKSA agensi v. Carta organisasi vi. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS serta terkini Semua Dokumentasi tidak Sebahagian dokumentasi teratur teratur dan tidak dokumentasi teratur dan dikemaskini dikemaskini dan dikemaskini Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan Keseragaman pada Keseragaman pada 5 Tiada keseragaman agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh agensi. sebahagian agensi keseluruhan agensi 24 P a g e

27 a) Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkaraperkara berikut: Sudut EKSA Sudut EKSA Sudut EKSA i. Dasar EKSA agensi Sudut EKSA tidak disediakan tetapi disediakan tetapi Sudut EKSA mengandungi ii. Carta organisasi disediakan hanya hanya mengandungi semua perkara mengandungi dua mengandungi tiga semua perkara seperti dicadang hingga empat seperti serta dipaparkan iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS serta terkini perkara seperti perkara seperti dicadangkan secara kreatif dan iv. Pelan lantai dicadangkan dicadangkan inovatif v. Carta Perbatuan semasa Sebahagian sahaja 6 b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa Tidak terkini dan Terkini dan berada yang terkini dan dikemaskini dan dalam keadaan baik. tidak berada dalam dalam keadaan dalam keadaan keadaan baik baik baik A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jawatankuasa Jawatankuasa Pelaksana dibentuk Pelaksana dibentuk a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang dan dilantik tetapi Jawatankuasa dan dilantik serta terdiri sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut: hanya mempunyai Pelaksana tidak satu hingga dua mempunyai semua dibentuk dan tidak jawatankuasa yang i. Jawatankuasa Latihan Induk/Jabatan/Bahagian jawatankuasa yang dilantik disyorkan disyorkan b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan Fasilitator tidak Fasilitator dilantik Fasilitator telah 7 Ekosistem EKSA. dilantik tapi tidak terlatih dilantik dan terlatih Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti berikut: i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti 8 ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit iii. Melaksana program pengayaan ilmu Program/aktiviti EKSA tidak dirancang dan dilaksanakan Program/aktiviti EKSA dirancang tetapi tidak dilaksanakan Program/aktiviti EKSA dirancang dan dilaksanakan 25 P a g e

28 A3) Penglibatan Pengurusan Atasan Pengurusan atasan Pengurusan atasan Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat EKSA. bukan sebagai 9 penaung/penasihat penaung/penasihat EKSA EKSA Mempunyai Mempunyai Mempunyai program program program kesedaran/ kesedaran/ Mempunyai kesedaran/ Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti pendedahan yang pendedahan yang program pendedahan yang program kesedaran/pendedahan dan lawatan. Program tidak aktif dengan aktif dengan 10 kesedaran/ aktif tanpa dilaksanakan sebahagiannya penglibatan pendedahan yang penglibatan melibatkan pengurusan kurang aktif pengurusan atasan pengurusan atasan atasan sepenuhnya 11 Aktiviti EKSA tidak Sebahagian aktiviti Semua aktiviti Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam dibentang dan EKSA dibentang EKSA dibentang mesyuarat pengurusan. dilaporkan dalam dan dilaporkan dan dilaporkan mesyuarat dalam mesyuarat dalam mesyuarat A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment) pengurusan pengurusan pengurusan Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain Audit Dalam Audit Dalam 12 sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun. Audit Dalam tidak dilaksanakan sekali dilaksanakan dilaksanakan dalam satu tahun mengikut jadual Hasil/laporan Audit Hasil/laporan Audit Hasil/laporan Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman dan Dalam disebarkan Dalam disebarkan Dalam tidak tindakan susulan warga agensi. kepada sebahagian kepada semua 13 disebarkan warga warga Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU Laporan Penilaian Laporan Penilaian Kendiri tidak Kendiri 14 selepas setahun menerima pensijilan dikemukakan dikemukakan kepada MAMPU kepada MAMPU (hanya untuk pensijilan semula) 26 P a g e

29 A5) Pengiktirafan seperti contoh-contoh anugerah berikut: Sekurangi. Zon Terbaik Satu hingga dua Lima atau lebih Program program kurangnya tiga Empat program program pengiktirafan tidak program pengiktirafan ii. Ahli Zon Terbaik pengiktirafan pengiktirafan dilaksanakan dilaksanakan pengiktirafan dilaksanakan iii. Bahagian Terbaik dilaksanakan dilaksanakan iv. Juruaudit Terbaik v. Tandas Terbaik Menerima pengiktirafan dan ditandaaras sama ada di peringkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain. Tiada pengiktirafan Menerima Menerima diterima/tidak pengiktirafan tetapi pengiktirafan dan ditanda aras oleh tidak ditanda aras ditanda aras oleh agensi lain oleh agensi lain agensi lain Program Program pengiktirafan pengiktirafan Program Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program disebar dan disebar dan 17 pengiktirafan kepada semua warga agensi. pengiktirafan tidak dipamerkan kepada dipamerkan kepada disebarkan sebahagian warga semua warga A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi Program inovasi/ Program inovasi/ Melaksanakan inovasi/ Best Practice yang boleh meningkatkan Best Practice tidak Best Practice 18 dilaksanakan dilaksanakan Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh Produktiviti dan kualiti warga kerja berikut: i. Kreativiti mengguna barangan terpakai Program kreativiti Program kreativiti 19 dan inovasi tidak dan inovasi ii. Barang terpakai untuk hiasan dilaksanakan dilaksanakan iii. Hiasan/kegunaan EKSA A7) Tindakan Penjimatan/Go Green a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secaramenyeluruh seperti contoh-contoh berikut: i. Notis/ arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy Melaksana Melaksana iii. Penetapan suhu optimum Tidak melaksanakan sekurang- sekurangiv. Penjimatan kertas program penjimatan kurangnya dua kurangnya tiga v. Penjimatan air tenaga program penjimatan program penjimatan vi. Kempen hijau tenaga tenaga 27 P a g e

30 Tiada Program/usaha program/usaha kitar kitar semula b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi. semula dilaksanakan dilaksanakan. i. Kos ii. Masa A8) Laman WEB 5S MinDef Jabatan/ Bahagian Tiada analisis penjimatan disediakan Analisis penjimatan disediakan Melaksanakan Pengemaskinian Halaman Web seperti berikut: Laman Web mengandungi Laman Web Laman Web i. Carta Perbatuan Kementerian/Jabatan/Bahagian/Zon Laman Web semua perkara disediakan tetapi disediakan tetapi ii. Carta Organisasi Kementerian/Jabatan/Bahagian/Zon mengandungi seperti dicadang Laman Web EKSA hanya hanya iii. Laporan Aktiviti semua perkara dan dipaparkan tidak disediakan. mengandungi dua mengandungi 3-4 seperti secara kreatif dan perkara seperti perkara seperti 21 iv. Laporan Audit Dalaman Kementerian dicadangkan dicadangkan dicadangkan inovatif Jumlah Markah : /125X 100% = % JUMLAH SKOR (KOMPONEN A) 0 (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%) RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT FIZIKAL Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut: KOMPONEN B B1) Lantai MARKAH i. Selamat dan tidak licin Bersih dan Bersih dan Bersih dan Bersih dan ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai memenuhi satu memenuhi dua memenuhi tiga memenuhi kesemua 1 Tidak bersih kriteria kriteria kriteria kriteria iii.tidak berlubang/pecah atau rosak iv. Tong sampah disediakan 28 P a g e

31 2 Menyedia program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi. Tiada program pemantauan Menyediakan program pemantauan tetapi tidak dipatuhi Menyediakan program pemantauan dan dipatuhi B2) Dinding dan Siling Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik. Dinding dalam Dinding dalam 3 Dinding kotor dan keadaan baik tetapi keadaan baik dan rosak tidak bersih bersih Hiasan sederhana Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej Hiasan keterlaluan tetapi tidak selaras Hiasan bersesuaian 4 korporat. dan tidak dengan imej dan selaras dengan bersesuaian korporat imej korporat B3) Lampu Dan Soket 5 Semua lampu Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan bersih, berfungsi baik. Ada lampu yang Semua lampu dan dalam keadaan rosak berfungsi baik 6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik. Sebahagian soket Semua soket elektrik berfungsi elektrik berfungsi Soket elektrik tidak dan dalam keadaan dan dalam keadaan berfungsi baik baik KEPERLUAN UMUM B4) Susun Atur Peralatan 7 Menyeragamkan susunan laci meja/mobile pedestal. Susunan laci meja/ mobile pedestal tidak seragam Sebahagian susunan laci meja/ mobile pedesta l seragam Semua susunan laci meja/ mobile pedestal seragam 29 P a g e

32 Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaanteratur dan kemas: Semua peralatan Sebahagian i. Komputer tidak teratur dan tidak peralatan teratur ii. In/Out Tray 8 kemas dan kemas iii. Folder /fail iv. Perhiasan tidak keterlaluan v. Kedudukan laci Semua peralatan teratur dan kemas B5) Keadaan Peralatan 9 Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray/ dalam laci. Alat tulis tidak Sebahagian alat tulis Semua alat tulis disusun dengan disusun dengan disusun dengan kemas dan teratur kemas dan teratur kemas dan teratur 10 Semua peralatan Sebahagian Semua peralatan Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh tidak dalam keadaan peralatan dalam dalam keadaan baik digunakan. baik dan tidak boleh keadaan baik dan dan boleh digunakan boleh digunakan digunakan 11 Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci. Tiada tanda/label bagi barang yang disimpan Sebahagian barang yang disimpan bertanda/berlabel Semua barang yang disimpan bertanda/berlabel 12 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas. Semua peralatan berdebu, tidak bersih dan tidak kemas Sebahagian peralatan berdebu, tidak bersih dan tidak kemas Semua peralatan tidak berdebu, bersih dan kemas 30 P a g e

33 13 14 Mempamerkan tatacara Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama Tiada tatacara Mempamerkan penggunaan penggunaan tatacara dengan jelas dan (yang bersesuaian) dipamerkan penggunaan pada mudah difahami sebahagian pada semua peralatan peralatan gunasama gunasama Arahan/notis Arahan/notis dipamerkan di dipamerkan di Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun Tiada arahan/notis sebahagian tempat semua tempat kemas. dipamerkan (yang bersesuaian) (yang bersesuaian) B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah Sebahagian bilik/ kubikel Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau Tiada tanda nama 15 memaparkan tanda pada bilik/kubikel kubikel yang seragam. nama pegawai yang seragam Semua bilik/ kubikel memaparkan tanda nama pegawai yang seragam Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi Label lengkap, jelas Label lengkap, jelas 16 Tidak berlabel menunjukkan seksyen/unit. tetapi tidak seragam dan seragam Saiz yang tidak sesuai dan sukar Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, Saiz yang sesuai Saiz yang sesuai 17 dibaca jelas dan mudah dibaca. tetapi sukar dibaca dan mudah dbaca 18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat. Semua papan tanda Sebahagian papan Semua papan tanda di kedudukan tidak tanda pada pada kedudukan strategik dan sukar kedudukan strategik strategik dan mudah dilihat dan mudah dilihat dilihat B7) Perhiasan 19 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat. Hiasan yang keterlaluan dan tidak berimej korporat Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan imej korporat Hiasan minima dan selaras dengan imej korporat 31 P a g e

34 Sebahagian Perhiasan dalam perhiasan dalam keadaan baik, 20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam Perhiasan berdebu keadaan baik dan bersih dan tidak keadaan baik. dan usang tidak berdebu berdebu B8) Keperluan Umum Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat. Sebahagian bilik/ruang menyediakan pelan lantai yang jelas Pelan lantai tidak 21 disediakan difahami Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis). Sebahagian Semua bilik/ruang menyediakan pelan lantai yang jelas difahami Semua bilik/ruang bilik/ruang menyediakan pelan menyediakan pelan Pelan lampu tidak lampu yang jelas 22 lampu yang jelas disediakan difahami difahami Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di semua Sebahagian Sebahagian bilik/ruang. bilik/ruang bilik/ruang KEW.PA-7 tidak menyediakan menyediakan Semua bilik/ruang Semua bilik/ruang dipaparkan KEW.PA-7 tetapi KEW.PA-7 dan menyediakan menyediakan KEW.PA-7 tetapi KEW.PA-7 dan 23 tidak dikemaskini dikemaskini tidak dikemaskini dikemaskini Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC) Sebahagian Sebahagian bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk ruang/bilik ruang/bilik Semua ruang/bilik Semua ruang/bilik dihubungi. PIC tidak dilantik bagi mempunyai PIC mempunyai PIC dan mempunyai PIC mempunyai PIC dan setiap ruang/bilik tetapi tidak mempunyai nombor mempunyai nombor untuk dihubungi tetapi tiada nombor nombor untuk untuk dihubungi dihubungi untuk dihubungi 24 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik Etika/tatacara bilik Etika/tatacara bilik Etika/tatacara bilik gunasama dengan jelas. tidak disediakan disediakan tetapi disediakan dengan 25 tidak jelas jelas Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya Tiada inisiatif Merencanakan berlaku kerosakan dengan segera (jika ada). inisiatif/tindakan 26 pembaikan proaktif RUANG KERJA B9) Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja 32 P a g e

35 27 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak Sebahagian meja Semua meja kerja kemas dan peralatan kerja kemas dan kemas dan tidak disusun dengan peralatan disusun peralatan disusun baik dengan baik dengan baik Hiasan minima Hiasan yang Hiasan minima dan Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej keterlaluan dan tidak tetapi tidak selaras selaras dengan imej 28 korporat. berimej korporat dengan imej korporat 29 B10) Bilik Pegawai Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak Sebahagian meja Semua meja kerja kemas dan peralatan kerja kemas dan kemas dan tidak disusun dengan peralatan disusun peralatan disusun baik dengan baik dengan baik Memastikan susunan perabot kemas. Perabot tidak disusun Sebahagian perabot Semua perabot kemas disusun kemas disusun kemas 30 Hiasan yang Hiasan minima Hiasan minima dan keterlaluan dan tidak tetapi tidak selaras selaras dengan imej Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej 31 berimej korporat dengan imej korporat korporat. korporat B11) Stor Peralatan Pejabat Memastikan stor memenuhi kriteria berikut: i. Bersih; Tidak memenuhi Memenuhi dua Memenuhi kesemua 32 ii. Tidak berdebu; kriteria kriteria kriteria iii. Susunan kemas dan teratur 33 Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi Tidak menyediakan Sistem kurang jelas Sistem jelas dan memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas. sistem dan tidak teratur teratur Sebahagian ruang Semua ruang letak letak barang/bahan barang/bahan 34 Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan. Tiada label berlabel berlabel 33 P a g e

36 35 Etika penggunaan Etika penggunaan disediakan tetapi disediakan dan Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan Tidak menyediakan tidak dipaparkan dipaparkan kepada barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja. etika penggunaan kepada warga kerja warga kerja Sebahagian barang Sebahagian barang Semua barang Semua barang sahaja memaparkan memaparkan kad memaparkan kad memaparkan kad Tidak menyediakan kad inventori dan inventori dan inventori tetapi tidak 36 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa inventori dan dikemaskini. kad inventori tidak dikemaskini dikemaskini dikemaskini sentiasa dikemaskini 37 Terdapat bahan/ Terdapat bahan/ Tiada barang/ peralatan tidak peralatan tidak peralatan tidak Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut diperlukan disimpan diperlukan disimpan diperlukan disimpan disimpan di dalam stor. dan tidak disusun tetapi disusun dalam stor dengan kemas dengan kemas Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor. Penanda aras Penanda aras minima disediakan minima disediakan Tiada penanda aras pada sebahagian pada semua 38 minima barang sahaja barang B12) Bilik Fail Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut: 39 i. Bersih ii. Tidak berdebu Tidak memenuhi Memenuhi Memenuhi kesemua iii. Tersusun kriteria sebahagian kriteria kriteria iv. Kemas 40 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas Tidak teratur, tidak baik dan tidak kemas Sebahagian peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas Peralatan, kabinet, dan rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas 34 P a g e

37 41 Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang Fail berselerak dan Fail disusun kemas Fail disusun kemas berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat. tidak teratur. tetapi tidak teratur dan teratur 42 Menyediakan senarai indeks dan nombor fail. Senarai indeks dan nombor fail tidak disediakan Senarai indeks dan nombor fail disediakan Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap 43 fail/dokumen yang mengandungi: i. Tajuk fail Tiada label ii. Nombor susunan fail Sebahagian sahaja berlabel Setiap fail/ dokumen berlabel 44 Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua Sistem kawalan dan kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup. pergerakan fail tidak disediakan B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut: Sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan tetapi tidak dikemaskini Sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan dan dikemaskini 45 i. Bersih ii. Tidak berdebu Tidak memenuhi Hanya dua kriteria Hanya tiga kriteria Hanya empat Memenuhi kesemua iii. Tersusun kriteria. dipenuhi dipenuhi kriteria dipenuhi kriteria iv. Kemas v. Selamat Sebahagian peralatan, kabinet Peralatan, kabinet, dan rak dalam dan rak dalam keadaan teratur, Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan Tidak teratur, tidak keadaan teratur, 46 baik dan kemas teratur, baik dan kemas baik dan tidak kemas baik dan kemas 35 P a g e

38 B14) Bilik Pemandu 47 Sebahagian meja Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun Meja kerja tidak Semua meja kerja kerja kemas, bersih dengan baik. kemas, tidak bersih dan peralatan kemas, bersih dan dan peralatan tidak peralatan disusun disusun dengan disusun dengan baik dengan baik baik Hiasan minima 48 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej Hiasan yang Hiasan minima dan tetapi tidak selaras korporat. keterlaluan dan tidak selaras dengan imej dengan imej berimej korporat korporat B15) Bilik Server/Terperingkat korporat Memastikan bilik server/terperingkat memenuhi kriteria berikut: Memenuhi tiga i. Bersih Tidak memenuhi Memenuhi satu Memenuhi dua hingga empat Memenuhi kesemua kriteria. kriteria kriteria kriteria 49 ii. Tidak berdebu kriteria iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat JUMLAH SKOR (KOMPONEN B) 0 Jumlah Markah : /245 X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%) 36 P a g e

39 KOMPONEN C TEMPAT UMUM 1 C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan MARKAH Persekitaran lobi Persekitaran lobi kotor, tidak kemas bersih dan kemas tidak ceria dan tidak Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa tetapi kurang ceria Persekitaran lobi selaras dengan imej bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat. dan tidak selaras bersih, kemas ceria korporat dengan imej selaras dengan imej Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut: korporat korporat 2 i. Visi; ii. Misi; iii. Maklumat Pengurusan Atasan; iv. Moto dan iv. Piagam Pelanggan Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama: Tiada maklumat dipaparkan Sebahagian maklumat yang dipaparkan dan terkini Semua maklumat yang dipaparkan dan terkini 3 i. Buku kedatangan pelawat Tidak menyediakan Menyediakan satu Menyediakan semua ii. Direktori pegawai semua perkara yang hingga tiga perkara perkara yang iii. Sudut informasi untuk pelanggan disyorkan yang disyorkan disyorkan iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat 4 C2) Kaunter Utama Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriterianberikut: i. Sistem maklum balas pelanggan ii. Direktori warga agensi Kaunter Kaunter Kaunter iii. Borang-borang/brosur berkaitan menyediakan satu menyediakan dua menyediakan iv. Bahan bacaan/informasi kriteria yang kriteria yang v. Info mengenai agensi/piagam pelanggan disyorkan disyorkan semua kriteria yang vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada) disyorkan Kaunter tidak Kaunter bersih dan Kaunter bersih, bersih, tidak kemas kemas tetapi tidak kemas dan ceria 5 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria. dan tidak ceria ceria 37 P a g e

40 6 Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan. Usaha-usaha delighting the customer tidak dilaksanakan Perkhidmatan yang tidak mesra 7 Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan. pelanggan Usaha-usaha delighting the customer dilaksanakan Perkhidmatan yang mesra pelanggan 8 Carta aliran Carta aliran perkhidmatan perkhidmatan Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang Tidak disediakan disediakan tetapi disedia dan dikemaskini. tidak dikemaskini dikemaskini C3) Ruang Menunggu Sofa/tempat duduk Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan Sofa/tempat duduk Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej dan bahan bacaan disediakan tetapi bersesuaian 9 korporat. tidak disediakan tiada bahan bacaan disediakan 10 Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur. Semua peralatan Sebahagian Semua peralatan kotor, tidak kemas peralatan bersih, bersih, kemas dan dan tidak teratur kemas dan teratur teratur Tong sampah disediakan tetapi 11 Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi. tidak bersesuaian dan tidak Tong sampah tidak mencukupi disediakan C4) Laluan Utama/Koridor Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan 12 Semua susunan Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan Sebahagian Semua susunan peralatan atau kemas, bersih dan teratur. susunan peralatan peralatan atau hiasan tidak kemas, atau hiasan kemas, hiasan kemas, tidak bersih dan bersih dan teratur bersih dan teratur berserabut 13 Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan. Terdapat halangan di semua laluan dan pintu kecemasan Terdapat halangan di sebahagian laluan dan pintu kecemasan Tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan 38 P a g e

41 C5) Bilik Mesyuarat Sebahagian Semua peralatan Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin Semua peralatan 14 peralatan berfungsi berfungsi dengan komputer, projektor berada dalam keadaan baik. tidak berfungsi dengan baik baik 15 Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat. Persekitaran bilik Persekitaran bilik Persekitaran bilik kotor, tidak kemas bersih dan kemas bersih, kemas dan dan tidak selamat tetapi tidak selamat selamat C6) Perpustakaan/Pusat Sumber 16 Ruang Ruang Ruang Memastikan ruang perpustakaan/pusat Sumber bersih, kemas dan perpustakaan kotor, perpustakaan bersih perpustakaan teratur. tidak kemas dan tetapi tidak kemas bersih, kemas dan tidak teratur dan tidak teratur teratur Sistem susunan/ Sistem susunan/ Sistem susunan/ capaian tidak capaian/ label capaian/label 17 Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang disediakan menyukarkan memudahkan memudahkan pelanggan. pelanggan pelanggan Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan Sistem rekod Tiada sistem rekod Sistem rekod kawalan disedia, pemantauan bahan bacaan. kawalan kawalan disedia dan tetapi tidak 18 dikemaskini dikemaskini C7) Surau/Bilik Solat Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih: Peralatan dalam Sebahagian Semua peralatan keadaan tidak baik peralatan dalam dalam keadaan baik i. Telekung/Kain Pelekat; dan tidak memenuhi keadaan baik dan dan memenuhi 19 ii. Sejadah; dan kriteria yang memenuhi kriteria semua kriteria yang iii. Tempat sangkut sejadah/telekung disyorkan yang disyorkan disyorkan i. Menyediakan kemudahan berikut i.tanda arah kiblat 20 ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan Hanya satu Dua kemudahan Semua kemudahan disediakan disediakan iii. Tempat letak/rak kasut kemudahan disediakan iv. Selipar 39 P a g e

42 21 Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam Al-Quran/bahan Sebahagian Al- Semua Quran/ keadaan baik. bacaan tidak kemas Quran/bahan bahan bacaan dan tidak dalam bacaan kemas dan kemas dan dalam keadaan baik keadaan baik Surau berkeadaan Surau berkeadaan Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan tidak bersih, bersih, tidak selesa. berdebu dan tidak berdebu tetapi tidak selesa selesa Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan) Bau surau tidak menyenangkan Surau berkeadaan bersih, tidak berdebu dan selesa Bau surau menyenangkan 24 Memastikan tempat wudhu' bersih. Tempat wudhu' Tempat wudhu' kotor bersih C8) Lif Sebahagian lif Semua lif dalam dalam keadaan baik keadaan baik dan 25 Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi. Lif rosak & kotor dan bersih bersih 26 Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku Tiada maklumat Maklumat pegawai kecemasan. pegawai disediakan ada disediakan Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan Disediakan tetapi Disediakan dengan 27 jelas. Tidak disediakan kurang jelas jelas Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat Tidak dipaparkan Dipaparkan 28 mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala C9) Pantri/Tempat Minum 29 Sebahagian Semua peralatan Peralatan tidak Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan peralatan dalam dalam keadaan baik terurus dan tidak boleh digunakan. keadaan baik dan dan boleh boleh digunakan boleh digunakan 30 Pantri dalam Pantri dalam Pantri dalam Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan keadaan tidak keadaan bersih, keadaan bersih, terurus. bersih, berdebu dan tidak berdebu tetapi tidak berdebu dan tidak terurus tidak terurus terurus 40 P a g e

43 C10) Tandas 31 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering. Persekitaran tandas kotor dan basah Persekitaran tandas bersih dan kering 32 Memastikan bau tandas menyenangkan. Bau yang tidak Tidak berbau/ bau menyenangkan menyenangkan Sebahagian Semua peralatan Semua peralatan peralatan berfungsi berfungsi dengan 33 Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik. tidak berfungsi dengan baik baik 34 Memastikan pengudaraan tandas baik. Pengudaraan tidak baik Pengudaraan baik Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan 35 penggunaan tandas Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut: Tiada pemakluman disediakan Sebahagian maklumat dipaparkan Pemakluman disediakan i. Cecair pencuci tangan ii. Tisu tangan iii. Bakul sampah/tong Sanitari Menyediakan satu Menyediakan dua Menyediakan tiga Menyediakan empat Menyediakan peralatan yang peralatan yang peralatan yang peralatan yang semua peralatan iv. Cermin Muka 36 v. Bahan pewangi disyorkan disyorkan disyorkan disyorkan yang disyorkan 37 Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik. Tandas OKU Tandas OKU disediakan tetapi disediakan dan Tiada tandas OKU tidak berfungsi berfungsi dengan dengan baik baik JUMLAH SKOR (KOMPONEN C) 0 Jumlah Markah : /185 X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%) 41 P a g e

44 KOMPONEN D KESELAMATAN PERSEKITARAN D1) Pelan Tindakan Kecemasan Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: MARKAH 1 i. Arahan Keselamatan. Pelan Tindakan Pelan Tindakan Pelan Pelan Tindakan Kecemasan ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill ). iii. Kecemasan Tindakan Kecemasan mengandungi tiga Tanda Amaran. Tiada Pelan mengandungi dua Kecemasan mengandungi kriteria yang disyorkan iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul. Tindakan kriteria yang mengandung kesemua kriteria yang v. Tanda arah laluan kecemasan. Kecemasan disyorkan i empatkriteria disyorkan Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi Tiada lampu Ada lampu Ada lampu kecemasan, dengan baik dan tiada halangan. kecemasan kecemasan dan berfungsi dan tidak 2 berfungsi tetapi terhalang terhalang D2) Pendawaian/Kabel Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel Pendawaian dalam Sebahagian pendawaian Semua pendawaian komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan keadaan tidak dalam keadaan kemas, dalam keadaan kemas, kemas, tidak teratur teratur dan selamat teratur dan selamat 3 selamat. dan tidak selamat 4 Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang Plag tidak dilabel Plag dilabel digunakan. D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut: Tiada alat Alat pemadam api Alat pemadam api pemadam api menepati sebahagian menepati kesemua i. Penyelengaraan secara berkala disediakan kriteria yang disyorkan kriteria yang disyorkan ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan 5 iii.berkeadaan bersih iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapa Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh Tiada gelung hos Gelung hos pemadam Gelung hos pemadam digunakan. pemadam api api disediakan tetapi api disediakan dan 6 disediakan tidak boleh digunakan boleh digunakan yang 7 Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik Terdapat halangan Tiada halangan D4) Laluan/Tangga Kecemasan 8 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Tidak ditutup Ditutup 9 Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas. Sebahagian tanda arah Semua tanda arah KELUAR dipaparkan KELUAR dipaparkan Tiada tanda arah dengan jelas dengan jelas Terdapat halangan Tiada halangan di 10 Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan. di laluan/tangga laluan/tangga kecemasan kecemasan 42 P a g e

45 D5) Kunci Anak kunci Anak kunci dilabel/ditanda dilabel/ditanda dan tetapi tidak Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara Anak kunci tidak memenuhi tatacara 11 memenuhi tatacara keselamatan. dilabel/ditanda keselamatan keselamatan 12 Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat. Anak kunci tidak disimpan di dalam peti keselamatan Anak kunci disimpan di dalam peti keselamatan 13 Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertanggungjawab. Senarai anak kunci tidak disimpan Senarai anak kunci disimpan dengan selamat 14 Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini. Buku log peminjaman kunci tidak disediakan Buku log peminjaman kunci disediakan tetapi tidak dikemaskini Buku log peminjaman kunci disediakan dan dikemaskini Jumlah Markah : /70 X 100% = % JUMLAH SKOR (KOMPONEN D) 0 (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100% 43 P a g e