KRITERIA 5S PERPUSTAKAAN 1. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S

Transkripsi

1 KRITERIA 5S PERPUSTAKAAN 1. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S Penyediaan Sudut 5S yang sentiasa dalam keadaan bersih dan dikemaskini Sudut 5S yang mengandungi: a. Polisi 5S b. Carta Organisasi 5S Zon c. Perancangan gant chart d. Keputusan audit 5S e. Gambar-gambar sebelum, semasa dan selepas melaksanakan program 5S 2. RUANG KERJA 2.1 ATAS MEJA / BILIK PEGAWAI Lantai ruang kerja /bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih dan tidak terdapat lubang /kerosakan. Tanda nama/waktu kerja (WBB) dan jawatan pegawai (Pegawai) diletakkan diruang kerja/partition/pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti. Laci tengah digunakan bagi menempatkan dokumen-dokumen penting/rasmi seperti planner dan buku catatan Laci bawah digunakan untuk menempatkan dokumen biasa sekiranya sebagai laci peribadi menempatkan barang peribadi seperti beg tangan, dompet dan lain-lain. Peralatan tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah dan berfungsi dengan baik Tray (Jika ada) dan dilabelkan masuk/keluar Fail-fail aktif /diari/organizer disusun dengan kemas dan tersusun Cop pegawai / Rubber stamp yang aktif disusun dengan kemas (jika berkaitan) Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika tidak disediakan almari/penyakut kot) Wayar/kabel elektrik tersusun kemas Komputer/keyboard tidak berhabuk Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) Pengemasan meja 15 Minit sebelum balik 2.2 BAWAH / TEPI MEJA Wayar / kabel untuk ICT dan elektrik dikemaskan menggunakan bahan-bahan bersesuaian supaya kemas dan tidak berserabut. CPU ditempatkan dibawah meja atau disisi meka * Tempat penyimpanan peribadi ada satu (1) sahaja tetapi tidak ditentukan berada dimana.

2 3. RUANG PEJABAT Lantai sentiasa berada dalam berkeadaan bersih dan tidak terdapat lubang/ kerosakan. Rak borang disusun dengan kemas, bersih dan dilabelkan Tempat penyimpanan Stok peralatan sentiasa tersusun kemas/teratur dan bersih Peralatan berfungsi dengan baik dan bersih Teknik susunan peralatan memendakkan masa memproses sesuatu kerja contoh kabinet fail (jika deisediakan) diletakkan berhampiran dengan workstation kakitangan / pegawai. Jadual pembersihan Papan kenyataan berkeadaan baik, bersih dan sentiasa dikemaskini Suis lampu dilabelkan Ruang kasut (Jika disediakan) tidak lebih dari tiga (3) pasang kasut Kotak kitar semula digunakan secara gunasama (jika ada) Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 1. RUANG TAMU Perabot disusun rapi ketika tidak digunakan Perabot berkeadaan dalam baik, selesa dan bersih Langsir/bidai cermin sentiasa kelihatan bersih dan tidak rosak Jadual pembersihan Bahan bacaan diletakkan di atas meja Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 2. BILIK FAIL Pelan susun atur / pelan lantai bilik fail kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 30 saat Sistem pergerakan fail kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail / buku rekod keluar Daftar Fail Fail-fail aktif berada diatas meja pada satu tempoh tugasan dan disusun dengan kemas dan teratur setiap masa. Nama kakitangan bertanggungjawab dipamerkan Jadual pembersihan Pelan susun atur barang Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7)

3 3. RUANG KAUNTER Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat Persekitaran kaunter sentiasa tidak berdebu, bersih dan tersusun kemas Tanda arah, petunjuk dan peringatan diletakkan ditempat yang strategic serta mudah dilihat Maklumat umum mengenai jabatan dipamerkan dan sentiasa dikemaskini - carta/bosur dan lain lain Pemberitahuan atau arahan perlu disampaikan kepada pelanggan dengan jelas. Mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan Borang borang disusun dengan teratur dan kemas. Buku kedatangan pegawai Telefon dan direktori telefon Komputer/printer dalam keadaan baik dan bersih dan terdapat capaian internet Borang aduan/cadangan kepuasan hati pelanggan Rubber stamp yang aktif disusun dengan kemas (jika berkaitan) Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 4. STOR Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas Pelan lantai stor Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur Stok termasuk alat tulis, bahan, peralatan disusun dengan teratur tidak menggangu kerja kerja pemunggahan dan laluan Sistem rekod untuk merekod barangan dikeluarkan Sistem rekod penyusunan stok Jadual pembersihan Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 5. PANTRI Lantai sentiasa dalam keadaan bersih, kering dan tidak berbau Peralatan/kemudahan disediakan sentiasa bersih dan tidak berhabuk Peralatan / perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletakkan di atas meja dan sinki selepas digunakan Kain lap sentiasa bersih disangkut atau dilipat dengan kemas (jika disediakan) Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, tiada sisa makanan dan sabun disediakan Tong sampah sentiasa dibersihkan Jadual pembersihan Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7)

4 6. SURAU Jadual pembersihan Peralatan/ kemudahan solat dalam keadaan sempurna, bersih dan boleh digunakan dengan baik Lantai dalam keadaan tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih dan selesa Rak Tempat mengambil wuduk berkeadaan bersih tidak tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik Perkataan Surau (Lelaki / perempuan) dilabelkan dipintu masuk Bahan bacaan agama disusun kemas Penanda arah kiblat yang jelas Jadual waktu solat Cermin muka dalam keadaan bersih Jam dinding Jadual kebersihan Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 7. TANGGA Tangga sentiasa dalam berkeadaan bersih, tidak berhabuk dan tiada sampah Tangga dalam keadaan baik dan tidak rosak Jadual pembersihan 8. TANDAS / TANDA OKU Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama Keadaan siling sempurna tiada kebocoran dan tidak bersawang Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna; Semua lampu berfungsi dengan baik Pintu pintu tanda berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempuran Paip air berfungsi dan berkeadaan baik Jadual pembersihan Tong sampah Sanitary bin (untuk bilik air wanita) Soap dispenser Kertas tisu 9. BILIK KUBIKAL Meja dan kerusi hendaklah seragam dan dalam keadaan baik dan bersih Soket dalam keadaan baik dan berfungsi Jadual pembersihan

5 10. BILIK SEMINAR Lantai sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu dan tiada kotoran Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk dan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik Bilangan kerusi dan meja yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan baik Papan putih berada dalam keadaan bersih dan baik Soket dalam keadaan baik dan berfungsi Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) Jadual pembersihan 11. FOYER / LOBI ARAS BAWAH/SATU/DUA Sudut Kualiti berada dalam keadaan baik, bersih dan maklumat dikemaskini Lantai sentiasa dalam keadaan baik, tidak terdapat lubang, bersih dan tidak berhabuk Peralatan barang, kerusi, meja disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur Peralatan/kemudahan disediakan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan sempurna Mempamerkan maklumat terkini mengenai perkhidmatan /kemudahan /berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada kakitangan dan pengguna Laluan umum sentiasa kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan barang-barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) diletakkan ditempat yang bersesuaian Sofa dan Meja disediakan dalam keadaan baik, bersih dan boleh digunakan Kerusi dan meja pelajar dalam keadaan baik, bersih dan boleh digunakan Soket dalam keadaan baik dan berfungsi Jadual pembersihan Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 12. KOMPEKTUS (PERKHIDMATAN FOTOKOPI) Mesin fotostat berfungsi dengan baik Jadual pembersihan Meja proses dalam keadaan bersih dan baik Tong sampah Jadual pembersihan 13. BILIK MESYUARAT Lantai sentiasa berkeadaan bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran Peralatan / kemudahan berkeadaan sempurna, boleh digunakan dengan baik dan disusun kemas ketika tidak digunakan Pelan Lantai Jadual Penggunaan Kerusi & Meja Jam dinding Jadual pembersihan Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7)

6 14. BILIK / UNIT PENJILIDAN DAN PEMULIHARAAN Lantai bilik sentiasa berkeadaan bersih dan tidak terdapat lubang /kerosakan Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik dan berfungsi Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan disimpan ditempat disediakan untuk mudah capai dan disimpan Terdapat kawasan barang siap dan bahan mentah Arahan cara penggunaan peralatan mesin Label keselamatan AWAS Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan barangan : (Bahan siap, bahn dalam proses, rosak, pelupusan dan jilid ringkas lain-lain) Memenuhi piawaian ISO Senarai asset alih kerajaan (KEW.PA-7) 15. PARKING LOT Parking lot disediakan melalui gambar memperlihatkan dimana benda tersebut sepatutnya diletakkan. 16. CIRI CIRI KESELAMATAN JABATAN PERPUSTAKAAN Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba; Prosedur operasi diletakkan bersebelahan; dan Digantung pada bracket yang dipasang di dinding Sistem pencegahan kebakaran (contoh; system water sprinkler dan hose reel) Jadual lokasi, tarikh luput & tahun penyelenggaran alat pemadam api Jabatan Perpustakaan Pest control dijalankan bagi mengelakkan serangan serangga dan haiwan perosak. Mempamerkan amaran Dilarang Merokok dan Mudah Terbakar dengan jelas