BUKU PANDUAN AMALAN 5S

Transkripsi

1

2

3 BUKU PANDUAN AMALAN 5S

4

5 Kandungan Dasar 5S Visi & Misi 5S KPT Objektif 5S Slogan & Logo 5S Carta Organisasi 5S Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu 5S Carta Organisasi Urus Setia 5S Carta Organisasi Jawatankuasa Promosi 5S Carta Organisasi Jawatankuasa Latihan 5S Carta Organisasi Jawatankuasa Audit 5S Carta Organisasi Zon 5S Pengenalan Amalan Persekitaran Yang Berkualiti 5S Aplikasi dan Teknik 5S Penyeragaman Tempat Kerja dan Persekitaran

6 BUKU PANDUAN AMALAN 5S Dasar Amalan 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI KPT komited memastikan Amalan 5S dilaksanakan secara berterusan melalui budaya kerja cemerlang dengan mengutamakan kerja secara berpasukan ke arah meningkatkan kualiti perkhidmatan, persekitaran yang bersih, selamat dan memenuhi kepuasan pelanggan. YBHG. DATUK AB. RAHIM BIN MD. NOOR KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA 2 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

7 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Visi & Misi 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI VISI Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang melalui persekitaran kerja yang kondusif. MISI 1. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria untuk keselesaan warga dan pelanggan. 2. Meningkatkan sistem penyampaian KPT secara optimum dan berterusan. 3. Meningkatkan disiplin kerja yang cemerlang dan berterusan di kalangan warga KPT. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 3

8 BUKU PANDUAN AMALAN 5S Objektif 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 1. Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, kemas, tersusun dan selamat. 2. Meningkatkan kreativiti dan inovasi. 3. Meningkatkan motivasi dan disiplin. 4. Memupuk semangat berpasukan. 5. Memupuk sikap bertanggungjawab. 6. Amalan penambahbaikan berterusan. 4 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

9 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Slogan & Logo 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Persekitaran Kondusif Pemacu Transformasi PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 5

10

11 Carta Organisasi KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

12 BUKU PANDUAN AMALAN 5S Jawatankuasa Pemandu 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI PENGERUSI (KSU) TIMBALAN PENGERUSI [TKSU (P)] KETUA J/K PROMOSI (Ketua Komunikasi Korporat) KETUA J/K LATIHAN SUB (Pengurusan Sumber Manusia) KETUA J/K AUDIT SUB (Kewangan) KETUA URUSETIA SUB (Khidmat Pengurusan) SUB (Dasar dan Antarabangsa) SUB (Perancangan dan Penyelidikan) SUB (Pembangunan) SUB (Sukan) SUB (Biasiswa) SUB (Pengurusan Maklumat) SUB (Akaun) Pengarah (Pejabat Pengurusan Program) Ketua (Unit Audit Dalam) Setiausaha (Majlis Profesor Negara) Penasihat Undangundang 8 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

13 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Urus Setia 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI KETUA URUSETIA [SUB (K)] SETIAUSAHA [KPSU (K) I] WAKIL Unit Komunikasi Korporat WAKIL Bahagian Pengurusan Sumber Manusia WAKIL Bahagian Kewangan WAKIL Bahagian Khidmat Pengurusan WAKIL Bahagian Dasar dan Antarabangsa WAKIL Bahagian Perancangan dan Penyelidikan WAKIL Bahagian Pembangunan WAKIL Bahagian Sukan WAKIL Bahagian Biasiswa WAKIL Bahagian Pengurusan Maklumat WAKIL Bahagian Akaun WAKIL Bahagian Pengurusan Program WAKIL Unit Audit Dalam WAKIL Majlis Profesor Negara WAKIL Unit Undangundang PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 9

14 BUKU PANDUAN AMALAN 5S Jawatankuasa Promosi 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI KETUA J/K PROMOSI (KKK) TIMBALAN KETUA J/K PROMOSI {KSPAKP (I)} SETIAUSAHA PERUBATAN SUSTAINABLE PEMASARAN MEKANIKAL ETIKA SAMUDERA INTERNATIONAL RELATIONS EKONOMI APPSOLUTION FALSAFAH GRAFIK KEPIMPINAN PENGURUSAN MAKLUMAT CYBERNET SUKAN LANDSKAP PENGURUSAN KORPORAT NANOTECH PERUNDANGAN DINAMIK BIOLOGI BAYARAN CYBERSECURE KISPO KIMIA FORENSIK SPEAKER BOX ESPRIT DE CORP FIZIK SIVIL PELANCONGAN NOTA: ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan PROMOSI. 10 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

15 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Jawatankuasa Latihan 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI KETUA J/K LATIHAN {SUB (S)} TIMBALAN KETUA J/K LATIHAN {KPSU(S)LL} SETIAUSAHA PERUBATAN SUSTAINABLE PEMASARAN MEKANIKAL ETIKA SAMUDERA INTERNATIONAL RELATIONS EKONOMI APPSOLUTION FALSAFAH GRAFIK KEPIMPINAN PENGURUSAN MAKLUMAT CYBERNET SUKAN LANDSKAP PENGURUSAN KORPORAT NANOTECH PERUNDANGAN DINAMIK BIOLOGI BAYARAN CYBERSECURE KISPO KIMIA FORENSIK SPEAKER BOX ESPRIT DE CORP FIZIK SIVIL PELANCONGAN NOTA: ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan LATIHAN. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 11

16 BUKU PANDUAN AMALAN 5S Jawatankuasa Audit 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI KETUA J/K AUDIT {SUB (W)} TIMBALAN KETUA J/K AUDIT {KPSUK(W)T} SETIAUSAHA PERUBATAN SUSTAINABLE PEMASARAN MEKANIKAL ETIKA SAMUDERA INTERNATIONAL RELATIONS EKONOMI APPSOLUTION FALSAFAH GRAFIK KEPIMPINAN PENGURUSAN MAKLUMAT CYBERNET SUKAN LANDSKAP PENGURUSAN KORPORAT NANOTECH PERUNDANGAN DINAMIK BIOLOGI BAYARAN CYBERSECURE KISPO KIMIA FORENSIK SPEAKER BOX ESPRIT DE CORP FIZIK SIVIL PELANCONGAN NOTA: ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AUDIT. 12 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

17 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Zon 5S KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI FASILITATOR KETUA SETIAUSAHA PROMOSI LATIHAN AUDIT AHLI AHLI AHLI AHLI AHLI PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 13

18

19 Pengenalan Amalan Persekitaran Berkualiti

20 BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGENALAN Amalan 5S/QE adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, 5S adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI (KPT). Apakah Amalan 5S? 5S adalah singkatan bagi istilah Jepun seperti Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Aktiviti ini merupakan aktiviti yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara kerja yang bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal. Sebagai contoh, melalui aplikasi teknik seperti 3S iaitu (SISIH, SUSUN, SAPU) akan menjadikan lantai dan tempat kerja Kementerian sentiasa bersih, malah penyelenggaraan juga dititikberatkan. Ini akan memastikan mesin, jentera dan alatan di stor, pejabat dan tempat menunggu menjadi bersih dan yang paling penting selamat dan alatan yang diguna boleh berfungsi serta tahan lama. Apabila amalan 5S ini dapat dibuat selalu, maka setiap individu akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada Kementerian. Setiap individu berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya. Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan 5S Objektif penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat memberikan idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya juga bertujuan supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan tersebut tidak terhad untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya mungkin melibatkan proses yang amat mudah atau memerlukan analisis sesuatu perkara sebelum penambahbaikan boleh dibuat. 16 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

21 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja. Apa jua penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik di lantai, peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa kawasan yang dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda atau perkara kepada penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek kejuruteraan dan analisis yang mendalam. Pendekatan penambahbaikan berterusan di dalam Amalan 5S KPT telah mula menerapkan falsafah dan prinsip dalam memahami pendekatan yang digunakan di dalam Amalan (5S/QE) sejak tahun Pendekatan yang digunakan untuk penambahbaikan di KPT adalah dengan menggunakan pendekatan cara KAIZEN dan pendekatan cara INOVASI. Kedua-dua konsep ini telah dipelajari dan difahami oleh hampir kesemua warga KPT. Pengurusan atasan melalui JK Latihan dan JK Promosi akan terus memberikan penjelasan kaedah mana yang sesuai digunapakai bagi mendapatkan kerjasama dan sokongan membuat penambahbaikan berterusan di kalangan staf KPT. Perbezaan Konsep KAIZEN dan INOVASI KPT menerima pakai konsep dan pendekatan Kaizen & Inovasi. Namun begitu, dari segi implementasinya kedua-dua pendekatan ini digunakan secara terpilih mengikut keadaan, masa dan kawasan. Ianya juga terpulang kepada Ketua Bahagian, Fasilitator dan Ketua Zon 5S untuk memilih seterusnya menggunakan cara yang bersesuaian dengan tahap budaya kualiti di zon dan kumpulan masingmasing. Secara ringkas, berikut adalah beberapa perbezaan yang dapat dilihat. Fokus: Kesan Berdasarkan fokus kesan amalan 5S, Kaizen dilihat mempunyai fokus yang lebih jangka panjang. Dengan itu kesannya agak lambat dan perlahan. Ini kerana pendekatan kaizen itu sendiri adalah secara perlahan tapi berterusan walaupun memakan masa. Manakala Inovasi pula kesannya adalah lebih cepat. Inovasi biasanya memerlukan masa yang singkat sahaja untuk dilaksanakan penambahbaikan. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 17

22 BUKU PANDUAN AMALAN 5S Fokus: Jangka masa Dari segi jangka masanya, pendekatan Kaizen ini adalah secara berterusan. Ianya lebih memerlukan masa, idea dan usaha berterusan dari semua staf KPT untuk melaksanakan aktiviti penambahbaikan ini. Secara tidak langsung, akan berlaku peningkatan yang berterusan. Manakala pendekatan Inovasi lebih menjurus pada tahap yang mungkin akan berhenti pada bila-bila masa. Jangka masanya berperingkat dengan mengambil kira beberapa faktor dari segi masa dan modal. Fokus: Perubahan Setiap aktiviti Kaizen memerlukan pemantauan bagi memastikan ianya kekal dan boleh digunapakai dalam jangka masa yang lama. Walaupun perubahannya agak perlahan, namun ianya akan dapat memastikan sesuatu penambahbaikan itu boleh diguna oleh beberapa generasi di dalam KPT. Perubahan bagi Inovasi adalah cepat. Apabila modal (wang, manusia, material) mencukupi, ianya akan mudah dilakukan. Namun pendekatan ini memerlukan pemantauan dan tidak hanya bergantung kepada fungsi yang sedia ada. Fokus: Pendekatan Fokus terhadap pendekatan dan penglibatan, Kaizen lebih bergantung kepada usaha kumpulan dan setiap ahlinya. Ini kerana masing-masing mempunyai cara yang mungkin dikenalpasti antara cara terbaik bagi mengatasi sesuatu perkara. Namun bagi Inovasi, ianya terhad kepada individu dan seseorang itu perlu lebih berusaha mengetengahkan ideanya untuk diterima pakai. Kesimpulan Secara amnya, bolehlah dikatakan bahawa pada bahagian ini, telah banyak ditekankan kefahaman mengenai aspek penambahbaikan yang boleh dilakukan oleh semua staf KPT. Antara pendekatan aktiviti (5S/QE), Kaizen dan Inovasi merupakan kaedah yang banyak digunapakai oleh organisasi swasta dan awam bagi menambahbaik tempat kerja dan menguruskan tempat kerja agar lebih efisien dan efektif. Ianya sedikit sebanyak akan membantu warga KPT untuk terus melaksanakan aktiviti yang menjurus kepada perubahan budaya kerja seterusnya memberikan kesan positif dengan peningkatan kualiti di tempat kerja. 18 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

23 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Fokus Inovasi Kaizen Jangka Masa Pendek Panjang Perubahan Berperingkat Berterusan Dan Meningkat Pendekatan Idea Dan Usaha Individu Idea Dan Usaha Kumpulan Kesan Cepat Dan Mudah Luput Perlahan Dan Kekal ILLUSTRASI PERBEZAAN KAIZEN DAN INOVASI KAIZEN DAN INOVASI PERGERAKAN KECIL DAN PERLAHAN TAPI BERTERUSAN PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 19

24 BUKU PANDUAN AMALAN 5S PERGERAKAN PANTAS TAPI MUDAH DILUPAKAN KEMAJUAN PENINGKATAN DENGAN DUA PENDEKATAN YANG BERBEZA 20 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

25 Aplikasi dan Teknik 5S/QE di KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

26 BUKU PANDUAN AMALAN 5S APLIKASI DAN TEKNIK 5S/QE Objektif Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang dimaksudkan dengan 5S/QE. Akhirnya nanti, semua warga KPT akan mengetahui bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima S tersebut untuk merencanakan aktiviti-aktiviti di tempat kerja masing-masing. Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun barangan serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada peringkat 2S yang terakhir, warga KPT akan melihat bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang cemerlang. KIATARAN AMALAN 5S 4 1 SEIKITSU (SERAGAM) SEIRI (SISIH) 5 SHITSUKE (SELALU AMAL) 3 SEISO (SAPU) 2 SEITON (SUSUN) 22 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

27 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Teknik 5S Teknik 5S iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan digunapakai oleh semua staf KPT bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar KPT lebih efisien, efektif dan memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan. Teknik 5S ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap staf yang bertugas di Kementerian akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada KPT. Setiap staf KPT berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun tertinggal. Ringkasnya, amalan 5S ini memerlukan penglibatan dan sokongan dari semua staf yang bertugas di KPT bagi menjayakannya. Secara keseluruhannya, implementasi dan amalan 5S di tempat kerja akan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih dan kemas, selamat dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem kerja di KPT lebih efisien dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan. SEIRI - SISIH 1. Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. Barangan seperti sampah dan alatan yang tidak diperlukan serta tidak perlu proses pelupusan, perlu dibuang oleh warga yang bertanggungjawab ke tempat yang disediakan. Apabila kita membuat SISIH barangan yang tidak diperlukan akan dapat dikenalpasti dan ianya akan menyebabkan ruang penyimpanan akan lebih luas. 2. Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif dan efisien diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan menjadi lebih pendek kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, warga KPT akan berasa lebih seronok dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka. Warga KPT juga mudah mengesan tempat, alatan atau bahan yang rosak lebih awal. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 23

28 BUKU PANDUAN AMALAN 5S 3. Bagaimana warga KPT melaksanakan aktiviti SISIH di tempat kerja? Dipaparkan di bawah adalah cara melaksanakan aktiviti SISIH di tempat kerja mengikut kaedah stratifikasi. Kaedah ini memerlukan staf mengasingkan barang yang hendak dibuang dalam tiga (3) kategori seperti: ITEM YANG TIADA NILAI SERTA TIDAK PERLU PROSES PELUPUSAN DAN SENANG DIBUANG BUANG DENGAN SEGERA ITEM YANG ADA NILAI DAN BOLEH DIJUAL CARI PEMBELI YANG MENAWARKAN HARGA TINGGI ITEM TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI CARI CARA MERENDAHKAN KOS DAN SELAMAT CARA AMALAN SISIH DI TEMPAT KERJA Yang Mana??? STRATIFIKASI TINDAKAN Tiada nilai dan senang dibuang BUANG DENGAN SEGERA SISIH Item Tak Diperlukan Ada nilai dan boleh dijual Tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi CARA PEMBELI DENGAN HARGA TINGGI LUPUS DENGAN KOS RENDAH TAPI SELAMAT 24 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

29 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH NOTA : TAG KUNING DAN TAG MERAH HENDAKLAH DIGUNAKAN TAG KUNING TAG MERAH PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 25

30 BUKU PANDUAN AMALAN 5S BAHAN TIDAK DIPERLUKAN SISIH BAHAN DIPERLUKAN Bahan tidak diperlukan dan senang dibuang Bahan ada nilai untuk dijual Bahan tiada nilai tapi kos tinggi untuk dihapuskan Bahan tidak digunakan tapi mesti disimpan Bahan kadangkala digunakan Bahan digunakan selalu Buang serta merta Cari jalan untuk mengurangkan kos dan jalan selamat untuk dihapuskan Letakkan berdekatan tempat penggunaannya Letakkan jauh sedikit Mesti simpan berasingan dengan pengenalan yang jelas TAG BARANGAN UNTUK SISIH BAHAN TIDAK DIPERLUKAN DAN SENANG DIBUANG BIRU BAHAN ADA NILAI UNTUK DIJUAL HIJAU MENUNGGU PELUPUSAN KUNING BAHAN TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI MERAH 26 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

31 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Buang Dengan Segera Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, staf KPT boleh membuang barangan tersebut dengan SEGERA. Terutamanya untuk barang yang tidak perlu menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari JK Pelupusan KPT atau Kerajaan untuk pelupusan. Ini juga termasuk barangan milik individu (di tempat kerja). Item seperti ini termasuk kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang tidak menepati piawaian dan sebagainya. Semua kertas pejabat yang bercetak atau bertulis tangan/taip hendaklah dirincih terlebih dahulu sebelum dibuang atau dijual. SISIH SEITON - SUSUN 1. Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya. SEITON memerlukan penyusunan fail dan barangan mengikut sistem yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut kod, sistem nombor jilid dan pelbagai sistem akan dapat mewujudkan proses kerja yang lebih pantas. 2. Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil sesuatu barangan atau rekod, staf KPT hendaklah memastikan bahawa terdapat sistem yang akan mengesan siapa yang mengambil fail / barangan tersebut. Staf KPT boleh mengesan fail dan barangan yang tiada dalam simpanan. Sistem yang diwujudkan juga membolehkan staf tersebut mengambil dan menyimpan fail / barangan di tempat yang asal. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan Audit Dalaman 5S perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil Ujian 30 saat. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 27

32 BUKU PANDUAN AMALAN 5S Apakah Ujian 30 saat? Ujian ini akan dibuat berdasarkan sistem sedia ada yang digunapakai oleh KPT dan bukannya sistem orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai contoh, kebiasaannya untuk mengambil fail, staf KPT akan menggunakan Senarai Utama (Master List) yang sedia ada dan akan merujuk kepada rekod dan fail yang akan diambil. Ujian akan dibuat untuk melihat masa yang diperuntukkan untuk mengambil sesuatu fail atau rekod yang diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa 30 saat sahaja. 3. Terdapat tiga (3) panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan aktiviti SUSUN: i. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan selalu atau harian; ii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan mingguan; dan iii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan bulanan 4. Staf KPT perlu melihat kekerapan penggunaan barangan tersebut dalam urusan kerja hariannya. Kemungkinan kekerapan barangan tersebut digunakan seminggu sekali atau sebulan sekali. Ini memungkinkan KPT menyediakan Mini Stor bagi penyimpanan barang supaya dapat menjimatkan masa. Sesetengah barangan yang masih mempunyai tarikh luput atau tarikh matang perlu disimpan bagi tempoh tertentu. Oleh itu, perlu diwujudkan pengenalan yang jelas bagi barangan jika mahu disimpan di stor. LABEL UNTUK FAIL / BAHAN / ALATAN Bil Penggunaan Mengikut Kategori Kod Warna 1 Item Kegunaan Harian (1 Jam 1 Minggu) 2 Item Kegunaan (1 Minggu 6 Bulan) 3 Item Hampir Tidak Digunakan (6 Bulan Ke Atas) PUTIH KUNING HIJAU 28 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

33 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI SEISO - SAPU 1. Membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, minyak dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu, dinding, mesin dan peralatan. Aspek kebersihan antara perkara yang seringkali dipandang mudah dan terlalu bergantung kepada pekerja kontrak. Sebagai staf KPT, setiap individu bertanggungjawab menjaga kebersihan di dalam premis dan tempat mereka bekerja. Di dalam amalan 5S, konsep ownership dan Person-In-Charge (PIC) seringkali digunakan untuk aktiviti SAPU. Apakah konsep ownership atau PIC? Ianya merupakan konsep yang digunakan dimana setiap staf mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk menjaga tempat atau barang milik KPT. Konsep ini biasanya ditandakan dengan gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satusatu kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah. 2. Pemantauan oleh staf sendiri akan menjadikan kos kerosakan peralatan lebih rendah dan tiada proses kerja yang berulang. Ini akan memberikan impak dari segi kebersihan dan rasa kepunyaan terhadap barangan milik KPT. Sikap prihatin yang tinggi akan dapat diwujudkan dan dalam suasana yang demikian, warga KPT akan mudah menjana idea yang kreatif dan akan lebih ceria. 3. Kaedah pelaksanaan aktiviti SAPU: Selain daripada tempat dan peralatan di tempat kerja, kawasan persekitaran Kementerian juga perlu dilihat. Aktiviti ini boleh dilakukan sama ada setiap jam, setiap hari, sekali seminggu, sekali sebulan atau mengikut piawaian peraturan untuk dipatuhi. Adalah disarankan bahawa sebelum atau setelah melaksanakan tugas, staf KPT boleh menetapkan 5 MINIT SEBELUM KERJA DAN 5 MINIT SELEPAS KERJA untuk melakukan amalan SAPU. Ianya baik untuk mewujudkan satu amalan yang mementingkan kebersihan dalam melaksanakan tugas harian. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 29

34 BUKU PANDUAN AMALAN 5S PERALATAN UNTUK SAPU BIL TEMPAT/KAWASAN PERALATAN 1 MEJA DAN KERUSI TEMPAT DUDUK 2 KAWASAN KERJA SENDIRI 3 PEJABAT KAIN BURUK BERUS KAIN BURUK PENYAPU PENYODOK SAMPAH BAKUL SAMPAH KAIN BURUK PENYAPU PENYODOK SAMPAH BAKUL SAMPAH SEIKETSU SERAGAM 1. Ianya bermaksud sentiasa memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang masa dengan mengamalkan Seiri-Seiton-Seiso (3S pertama) secara berterusan dan berkesan. Secara ringkasnya bolehlah disimpulkan bahawa untuk mewujudkan keseragaman dalam amalan 5S di KPT, pelbagai kaedah akan dilaksanakan dengan mengadakan dari semasa ke semasa panduan, peraturan serta arahan seperti BUKU PANDUAN AMALAN 5S/QE ini untuk dipatuhi. Peraturan dan garis panduan ini jika diamalkan akan membolehkan kos penyelenggaraan dapat dijimatkan. Ini juga akan membantu dari segi kecekapan proses kerana jika terdapat warga yang mungkin tidak biasa dengan amalan 5S boleh melaksanakannya dengan merujuk kepada BUKU PANDUAN AMALAN 5S/QE ini tanpa menunggu masa yang lama. 2. Untuk proses penyeragaman di KPT, adalah disarankan semua pejabat menyeragamkan dari segi sistem fail, amalan penyimpanan yang standard serta meminimakan barangan yang perlu ada untuk diletakkan di atas meja bagi memastikan kekemasannya. 30 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

35 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 3. Kaedah melaksanakan SERAGAM: i. Mewujudkan panduan dan peraturan secara bertulis bagi menjamin kualiti dan piawai yang telah ditentukan. ii. iii. iv. Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Buku Panduan 5S, Standard Operating Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui cara ini, kefahaman terhadap amalan 5S akan meningkat dan kesilapan akan berkurangan kerana ianya dijelaskan satu persatu. Buku Panduan ini adalah satu daripada SOP yang perlu dipatuhi. Mewujudkan gambar atau contoh fizikal (dilihat) juga boleh digunakan. Melalui simbol seperti gambar yang bersesuaian boleh memudahkan pencarian sesuatu tempat tersebut. Sistem visual juga perlu jelas dan terang sebagai salah satu cara komunikasi antara organisasi dengan pelanggannya. Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan untuk mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan sesuatu tugas. Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol yang tertentu dan arahan yang ringkas. Carta alir ini juga berguna untuk warga KPT yang baru serta bagi memudahkan pelanggan memahami proses yang perlu mereka lalui. 4. Ke arah keseragaman Amalan 5S: Berikut adalah satu senarai panduan bagi mencapai keseragaman Amalan 5S di KPT. Ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan kepada kriteria berikut jika perlu dalam mempertingkatkan taraf keseragaman dari semasa ke semasa. Namun demikian bilangan item yang tersenarai tidak boleh dikurangkan. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 31

36 BUKU PANDUAN AMALAN 5S BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. FAIL KETUA NOTA : Adakan indeks Adakan pemisah bagi setiap tajuk Rakamkan gambar bagi setiap aktiviti kumpulan serta masalah sebelum dan faedah selepas aktiviti 5S dijalankan. Berikan data kuantitatif/ kualitatif Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal. 2. SISTEM SUSUNAN FAIL DI RAK NOTA : Rujuk Arahan Keselamatan Kerajaan. Dokumen dan rekod hendaklah dikawal. Semua ketua kumpulan mesti menyimpan dokumen berikut: 1. Dasar 5S. 2. Visi & Misi 5S. 3. Objektif 5S. 4. Slogan 5S. 5. Nama Zon 6. Carta Organisasi Zon. 7. Minit Mesyuarat/Nota Perbincangan Zon (mingguan / bulanan) dan tindakan susulan. 8. Pelan Tindakan Aktiviti. 9. Pelan Lantai Zon 5S. 10. Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS. 11. Keputusan Audit dan Jadual Audit. 12. Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua 5S atau Fasilitator 13. Kriteria Audit. 1. Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,. A, B, C, dan seterusnya). 2. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 3. ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator setelah elemen keselamatan diambil kira). 4. Adakan PEMISAH di dalam fail. 5. Adakan indeks di dalam fail. 6. Indeks utama & Kod Warna di tepi rak. 7. Tag pengguna. 8. Peraturan penggunaan dalam kumpulan. 32 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

37 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 3. SUSUNAN BARANGAN DI ATAS RAK 4. PENGURUSAN PENDAWAIAN ELETRIK 1. Susunan tagging hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3, dan seterusnya). 2. Tagging ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator atas alasan keselamatan). 3. Indeks barangan di setiap tepi rak. 4. Adakan penanda MINIMA dan MAKSIMA (jika berkaitan). 5. TARIKH LUPUT bagi barangan yang berkaitan. 6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE / STOCK LOW / NIL IN STOCK / REMINDER PLEASE REFILL (lengkap dengan tarikh jika perlu). 7. Penanda AMBIL INI DAHULU/AMBIL INI KEMUDIAN bagi barangan yang berkaitan 8. Adakan label susunan bagi setiap Kad / Stock Bin. 9. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak ditempat yang disediakan dan rekodnya hendaklah dikemaskini. 10. Adakan SIGNAGE kenalan untuk semua rak. 11. Adakan PELAN LOKASI & MASTER INDEX di tempat yang strategik. 1. Elakkan meletak KABEL, EXTENSION PLUG dan WAYAR di atas lantai. 2. Wayar diikat dengan cable tie atau dibalut dengan piping. 3. Kepala plug ditanda dengan pelekat kod warna dan juga pada barangan elektrik yang berkenaan. 4. Laporkan sebarang kerosakan pendawaian kepada Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit Pentadbiran & Logistik). PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 33

38 BUKU PANDUAN AMALAN 5S BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 5. SUIS LAMPU / KIPAS / KEPALA PLUG 1. Semua suis / barangan elektrik hendaklah menggunakan sistem Pelekat Kod Warna. 2. Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada Bahagian Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit Pentadbiran & Logistik). 6. ELEMEN KESELAMATAN 1. Adakan tanda AMARAN / AWAS di tempat kawasan berisiko. 2. Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 3. Pastikan tiada barangan yang melindungi Alat Pemadam Api. 4. Maklumat seperti DUE DATE FOR NEXT SERVICE hendaklah dipamerkan pada alat tersebut dan ianya mudah dilihat oleh staf. 5. Adakan had ketinggian bagi barangan yang disusun mengikut stacking. 6. Cara stacking hendaklah ada ciri keselamatan. 7. PERALATAN 1. Adakan pemilik (ownership). 2. Adakan jadual penyelenggaraan (jika berkaitan). 3. Adakan Jadual Pembersihan (cleaning roster). 4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika bilangan peralatan yang sama lebih dari satu unit di dalam kawasan zon yang sama. 5. Wujudkan cara mengguna dan pamerkan SOP / WI / User Guide (jika perlu). 34 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

39 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 8. SETIAP (KAWASAN KUMPULAN) 1. Semua suis lampu / kipas menggunakan label kod warna. 2. Setiap bilik hendaklah diletakkan gambar, nama, zon dan nombor telefon pemilik tempat tersebut. 3. Syarat pengguna hendaklah dipamerkan (jika berkenaan). 4. Pelan Lantai / Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelokeloknya di pintu masuk. 9. SUDUT 5S NOTA : Adakan tajuk dan ruangan bagi setiap perkara. Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal. MAKLUMAT YANG MESTI DIPAMERKAN: 1. Dasar 5S yang telah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha KPT. 2. Visi & Misi 5S. 3. Objektif 5S. 4. Slogan 5S. 5. Nama Zon. 6. Pelan Lantai Zon. 7. Ownership 8. Gambar ahli dan carta organisasi. 9. Carta GANTT perancangan aktiviti kumpulan. 10. Gambar aktiviti 5S SEBELUM dan SELEPAS dengan maklumat ringkas seperti masalah (sebelum) dan kebaikan (selepas) serta nama & tarikh. 11. Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart). 12. Buletin. 13. Maklumat Terkini dari Fasilitator 5S. 14. Roster pembersihan. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 35

40 BUKU PANDUAN AMALAN 5S BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 10. PAPAN KENYATAAN 1. Semua pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak TIDAK dibenarkan ditampal di dinding. Sediakan pelapik atau tempat khas. 2. Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak yang dipamerkan. 11. PETAK / TEMPAT LETAK KASUT 1. Adakan petak atau tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut. 2. Adakan petak untuk tempat letak kasut jika ada kasut / selipar di dalam bilik pejabat. 12. GARISAN KUNING (PARKIRAN BARANGAN) 1. Garisan kuning hanya digunakan pada barangan movable atau Work In Progress. 2. Minimakan penggunaan garisan / tape parkiran. 13. PERALATAN KEBERSIHAN KAWASAN STOR 1. Sediakan parkiran bagi mesin / perkakasan seperti Troli, Lifter, tangga, alat pembersihan, dll. 2. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu, mop dan berus. 3. Alatan tersebut hendaklah didirikan / digantung dalam bekas yang telah ditentukan oleh fasilitator dan diparkirkan. 36 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

41 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 14. SIGNAGE UNTUK PELAWAT/ KAWASAN MENUNGGU / PERSEKITARAN BANGUNAN BERMULA DARI PINTU MASUK POS PENGAWAL KAWASAN PEJABAT 1. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu, penyodok sampah, mop dan berus. 2. Semua alatan ini hendaklah digantung dalam kawasan parkiran. 3. Bagi pejabat yang ada stor, alatan pembersihan tersebut hendaklah didirikan dalam bekas yang telah ditentukan. 1. Petunjuk Arah - Tandas, Surau, Had Laju. 2. Peraturan dan Tempat Larangan. 3. Waktu Bertugas. 4. Kaunter Pertanyaan. 5. Nama pegawai bertugas di Kaunter Pertanyaan. 6. Papan kenyataan (Informasi). 7. Tempat Letak Kereta Pelawat. 8. Tempat Letak Kereta Staf. 9. Tempat Letak Motosikal. 10. Tempat Letak Basikal. 11. Tempat Letak Kereta OKU. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 37

42 BUKU PANDUAN AMALAN 5S CONTOH VISUAL KESERAGAMAN Adakan SOP penggunaan Pamerkan tarikh luput Adakan senarai borang Labelkan nombor setiap borang Adakan tanda maksima dan minima Buatkan parkiran untuk alat tulis Labelkan tempat bagi setiap alat tulis Labelkan laci ALAT TULIS Buatkan parkiran untuk setiap alatan Labelkan tempat bagi setiap alatan Labelkan laci PERALATAN 38 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

43 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (3) Merah Biru Kuning SUIS LAMPU KANAN SUIS LAMPU KIRI SUIS LAMPU TENGAH Nota: 1) Satu (1) suis tidak memerlukan penandaan. 2) Pelekat berwarna perlu dilekatkan di bawah setiap suis lampu. 3) Penandaan perlulah yang paling minima. KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (4) Merah Biru SUIS LAMPU KANAN (ATAS) SUIS LAMPU KIRI (ATAS) Kuning Hijau SUIS LAMPU KANAN (BAWAH) SUIS LAMPU KIRI (BAWAH) KOD WARNA UNTUK SUIS PELBAGAI Jingga Merah Jambu Ungu SUIS KIPAS SUIS PENYAMAN UDARA SUIS BLOWER PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 39

44 BUKU PANDUAN AMALAN 5S NOTIS NOTIS MAKLUMAN NOTIS MAKLUMAN ROSAK KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG DIHORMATI, MESIN PHOTOSTAT/KOMPUTER/ PRINTER INI MENGALAMI KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI KEROSAKAN TERSEBUT. SEBARANG KESULITAN AMAT DIKESALI. ARIAL BOLD 48 ARIAL BOLD 30 TERIMA KASIH 40 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

45 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 41

46 BUKU PANDUAN AMALAN 5S PANDUAN PENGGUNAAN MESIN FOTOSTAT 1. BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT 2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DIFOTOSTAT 3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DIFOTOSTAT 4. TEKAN BUTANG START 5. PROSES FOTOSTAT SELESAI TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN NOMBOR SAMBUNGAN : NOMBOR FAKS BAHAGIAN : NOMBOR SAMBUNGAN SUB : NOMBOR KECEMASAN : 1) KEBAKARAN : 2) KEMALANGAN : 42 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

47 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI JADUAL PEMBERSIHAN HARI ISNIN - SELASA RABU - KHAMIS JUMAAT TUGASAN BUANG SAMPAH SUSUN FAIL SAPU FATINI BT BUJANG PN ANG MEI YEW DR RAMLAH BT OTHMAN FATIMAH BT ABU RAMLAH HUSSIN DR ROSNAH ALI AHMAD BIN KASSIM ROSMAN MASOR YUSUFF ALI BAKAR BORANG PEMANTAUAN KERJA PEMBERSIHAN BANGUNAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI LOKASI : TARIKH MASA KOMEN NAMA DAN TANDA TANGAN PEMANTAU PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 43

48 BUKU PANDUAN AMALAN 5S SHITSUKE SENTIASA AMAL Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah, dan matlamat penjimatan KPT akan dapat dicapai. Pengurusan KPT akan terus merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti merancang untuk mendapatkan Sijil 5S/QE. 1. Pengurusan hendaklah berdisiplin dan melatih semua staf mematuhi peraturan dan budaya kualiti di KPT. Amalan berdisplin dan melatih warga akan membawa ke arah penukaran budaya kerja yang lebih sistematik. Setelah keempat-empat langkah (SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM) dilakukan, KPT mestilah mempunyai satu kaedah supaya warga dapat berdisiplin dan terus sentiasa mengamalkannya dengan berkesan. Ini dapat dijadikan sebagai satu platform ke arah budaya kerja yang cemerlang. 2. Perlaksanaan Sentiasa Amal. Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini antaranya adalah: Cara 1 Cara 2 Cara 3 Mematuhi panduan dan piawai yang telah ditentukan oleh pengurusan KPT supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan. Mengadakan Audit Dalaman 5S di KPT. Audit ini adalah salah satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya dapat memantau piawai 5S yang sedia ada dan membuat penambahbaikan. Melalui audit ini KPT dapat mengukur tahap amalan 5S. Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya merupakan satu cara untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan tanggungjawab mengamalkan 5S. 44 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

49 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI Cara 4 Cara 5 Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan 5S. Ini akan menyuntik idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti murni ini. Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang boleh menarik minat staf KPT. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu motivasi dalam melaksanakan dan menghargai usaha mereka. KESIMPULAN Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah 5S ini adalah satu cara berkesan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di KPT. Melalui Seiri (Sisih) staf KPT akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun) membolehkan penyusunan barang dan rekod KPT dibuat dengan lebih kemas; dan Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat. Kemudian Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu amal) akan membantu mendisiplinkan diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 45

50

51 Penyeragaman Tempat Kerja & Persekitaran di KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

52 BUKU PANDUAN AMALAN 5S GARISAN PARKIRAN ALATAN Objektif Parkiran dibuat bertujuan supaya alatan yang bergerak/berubah sentiasa berada di tempatnya. Ia juga bertujuan supaya mudah diambil dan dikembalikan selepas penggunaannya. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan, kedudukan peralatan seperti mesin, jentera dan lain-lain hendaklah dirancang kedudukannya sebelum membuat garisan di atas lantai. Penggunaan pakiran hendaklah seminimal yang mungkin. Sekiranya tempat yang perlu diletakkan pakiran itu terdapat karpet, pakiran adalah tidak dibenarkan. Sekiranya permukaan tempat pakiran adalah licin dan cantik, pakiran juga tidak dibenarkan. LANTAI Kaedah Pelaksanaan Seragam i. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan. ii. iii. iv. Rancang kedudukan peralatan sebelum membuat garisan. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan atau berlaku kebakaran dan lakarkan tempat kedudukan alat pencegah kebakaran pada laluan ini. Tanggalkan garisan zon yang tidak diperlukan. v. Jangan meletakkan apa-apa peralatan di atas lantai tanpa menggunakan pelapik. vi. vii. viii. Buatkan garisan putih untuk zon lokasi mesin dan jentera yang tidak diubah kedudukannya di atas lantai dan garisan kuning untuk barangan yang beralih. Kenalpasti garisan zon penempatan peralatan bagi tujuan keselamatan Beri ruang kepada peralatan yang menjulur semasa melukis garisan zon. 48 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

53 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI ix. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan zon keselamatan. x. Buatkan laluan zon keselamatan untuk mengingatkan kita pintu keselamatan. xi. xii. xiii. xiv. Letakkan label DILARANG MELETAK BENDA DI ATAS GARISAN INI di atas pelekat. Lekatkan tag nama peralatan pada petak untuk peralatan yang mudah alih. Periksa semua pelekat atau cat garisan oleh kumpulan 5S secara berkala (bulanan, tahunan) dan buatkan jadual pemeriksaan dan pembaikan seperti di para xv. Kenalpasti kriteria pembaikan untuk garisan pemisah, garisan penempatan dan garisan keselamatan. Nota: Kriteria Pembaikan a. Garisan Pemisah dan Garisan Keselamatan: Ukuran panjang minima untuk dibaiki ialah 300 mm. b. Bila warna garisan luntur walaupun kurang 1/3 dari ukuran minima yang perlu dibaiki, ganti semua garisan. Masa pembaikan adalah tiga hari untuk lekatkan pelekat dan satu minggu untuk cat. c. Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 49

54 BUKU PANDUAN AMALAN 5S xv. Jadual Pemeriksaan JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA KAWASAN 5S BULAN AHLI PEMERIKSA KOMEN TANDA TANGAN PEMERIKSA JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER DINDING Kaedah Pelaksanaan Seragam i. Menyediakan papan buletin, papan tanda, bingkai gambar dan peralatan lain yang perlu pemasangan di dinding supaya semua staf KPT mengetahui berita semasa dan memahami pelaksanaan amalan 5S. ii. iii. iv. Susun semua keperluan yang diperlukan seperti kalender, jam dinding, buletin dan gambar di tempat yang sesuai dan mudah dilihat. Buang benda yang tidak diperlukan. Buatkan tarikh tamat untuk pekeliling, memo, buletin dan surat. 50 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

55 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI v. Lekatkan petunjuk INFORMASI di bahagian atas papan kenyataan. vi. vii. viii. ix. Lekatkan gambar, nama dan nombor telefon pemilik papan kenyataan. Bagi Sudut 5S, buletin pameran hendaklah ikut tajuk. Buatkan jadual pemeriksaan untuk ahli kumpulan bagi memelihara keseragaman dan kebersihan di kawasan dinding bangunan. Maklumkan secara bertulis kepada Unit Pentadbiran Bahagian Khidmat Pengurusan sekiranya terdapat kerosakan pada peralatan di kawasan dinding bangunan untuk diperbaiki. SILING Kaedah Pelaksanaan Seragam i. Buang sawang di siling terutama di kawasan yang berhampiran dengan dinding. ii. iii. iv. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali penanda pada saluran penghawa dingin. Jika penanda pada saluran penghawa dingin digunakan, ukurannya tidak melebihi satu (1) cm lebar dan tidak melebihi 15cm panjang. Warna bahan penanda saluran penghawa dingin hendaklah sama warna bagi satu kawasan / bilik. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 51

56 BUKU PANDUAN AMALAN 5S TEMPAT SIMPANAN FAIL (KABINET BESI ) atau (KABINET KAYU) Kaedah Pelaksanaan Seragam i. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun secara mendatar (dibaringkan). ii. iii. iv. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan hendaklah disediakan. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang. v. Susun fail dari kiri ke kanan (sekiranya kabinet kayu) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari kiri ke kanan. vi. vii. viii. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari bawah ke atas. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan fail bila diperlukan. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet besi atau kabinet kayu. 52 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

57 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI i. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali. ii. iii. iv. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama dengan ibu kunci. Jika perlu, gunakan tag warna yang berlainan bagi setiap jambak anak kunci. Sekiranya ada anak kunci yang tidak boleh digatung atas alasan keselamatan, ianya hendaklah disimpan di tempat khas yang telah ditentukan parkirannya. LONGKANG i. Longkang di sekeliling bangunan hendaklah dibersihkan seminggu sekali. ii. iii. Adakan jadual pembersihan. Air tidak boleh ada bertakung dalam longkang. PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 53

58 BUKU PANDUAN AMALAN 5S iv. Rumput dan sampah sarap hendaklah dibersihkan dari dalam longkang. v. Air yang mengalir dalam longkang tidak boleh tersekat alirannya untuk mengelak tempat pembiakan nyamuk. PARKIR KENDERAAN i. Sediakan kemudahan parkir untuk staf, pelawat dan orang kurang upaya (OKU). ii. iii. iv. Labelkan kawasan parkiran staf, kawasan parkiran pelawat dan kawasan parkiran OKU supaya tidak timbul kekeliruan. Labelkan kawasan parkir yang berlainan jenis kenderaan seperti tempat parkir motosikal, tempat parkir basikal dan tempat parkir kereta. Semua kenderaan hendaklah diparkirkan secara reverse parking. v. Buatkan bump jalan untuk kawal kenderaan keluar masuk. Lukiskan garisan zon keselamatan, letakkan papan tanda dan lain-lain perkara yang dianggap penting. vi. vii. Garisan parkir untuk kenderaan dalam bangunan hendaklah dicat dengan warna kuning. Garisan parkir untuk kenderaan di luar bangunan hendaklah dicat dengan warna putih. LACI PEGAWAI DAN STAF Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf. 54 PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI

59 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI ii. iii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan. Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. (Keselamatan penyimpanan barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan dan kebakaran adalah tanggungjawab persendirian. KPT tidak bertanggungjawab). 5S Sebelum Selepas Sisih Susun Sapu Seragam Sentiasa Amal Persekitaran Kondusif Pemacu Transformasi PERSEKITARAN KONDUSIF PEMACU TRANSFORMASI 55

60 BUKU PANDUAN AMALAN 5S Catatan 56 PERSEKITARAN BUKU PANDUAN KONDUSIF AMALAN 5S PEMACU TRANSFORMASI

61

62