NAMA SUB ZON MARKAH KESELURUHAN TARIKH PENILAIAN RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) MARKAH PENILAIAN ASPEK

Transkripsi

1 PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI ZON 3 (BAHAGIAN PENGURUSAN KOMPUTER, BAHAGIAN PENGKOMPUTERAN TERMAJU, UNIT SOKONGAN AKADEMIK, BAHAGIAN MULTIMEDIA & TEKNOLOGI PENDIDIKAN) NAMA SUB ZON MARKAH KESELURUHAN TARIKH PENILAIAN RINGKASAN PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) ASPEK MARKAH PENILAIAN PENILAI 1 PENILAI 2 A. Keperluan Utama Pelaksanaan 5S B. Ruang Pejabat C. Tempat Simpanan / Stor D. Ruang Pengeluaran / Operasi / Mesin E. Tempat Umum F. Kreativiti / Inovasi JUMLAH MARKAH KESELURUHAN JUMLAH MARKAH KESELURAHAN / PURATA X 100 = PERATUSAN MARKAH PENILAIAN KESELURUHAN %

2 PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) MARKAH PENILAIAN ASPEK MARKAH PENUH DINILAI (BIL PERKARA DINILAI x 5 MARKAH) MARKAH PENILAIAN SEMASA AUDIT A. Keperluan Utama Pelaksanaan 5S 115 B. Ruang Pejabat 150 C. Tempat Simpanan / Stor 105 D. Ruang Pengeluaran / Operasi / Mesin 95 E. Tempat Umum 205 F. Kreativiti / Inovasi 35 JUMLAH KESELURUHAN MARKAH TANDATANGAN : NAMA PENILAI : TARIKH : TANDATANGAN : NAMA PENGESAH : TARIKH :

3 PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI ZON DINILAI TEMPAT DINILAI NAMA PENILAI TARIKH PENILAI TAHAP AMALAN (MARKAH) A KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S KATEGORI BIL PERKARA DINILAI MARKAH TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH) CATATAN 1 Disediakan dengan kemas dan mudah dibaca serta difahami oleh pekerja. A1 Polisi 5S 2 Dapat dilihat pada paparan sudut 5S dan mudah difahami oleh pekerja. 3 Maksud polisi ini memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem 5S dan dijelaskan kepada pekerja A2 Carta Organisasi 5S 4 5 Dapat dilihat pada paparan sudut 5S dan mudah difahami oleh pekerja. Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan program 5S. 6 Terletak di tempat yang strategik dan mudah di lihat oleh ahli dengan menggunakan sepenuhnya ruang yang disediakan. A3 Sudut 5S 7 Carta Organisasi dan Polisi 5S dipamerkan. 8 Pelan lantai zon memaparkan kawasan/pembahagian sub zon masing-masing

4 Ada perancangan carta perbatuan yang terkini. Ada keputusan dan ringkasan laporan Audit 5S yang telah dijalankan. Ada gambar-gambar sebelum dan selepas dijalankan Program 5S Sentiasa kemaskini sudut 5S dari masa ke semasa agar lebih informasi. 13 Nama zon dan ahli-ahli dipaparkan 14 Terdapat nama ahli zon dipaparkan A4 Pengurusan Zon (Nama Zon / Sub Zon ) Terdapat kawasan/ruang kerja yang ditugaskan kepada tiap-tiap zon 5S Penggunaan Sudut 5S untuk zon/sub zon masing-masing adalah memuaskan Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/ mesyuarat zon 5S terdapat pada Sudut 5S zon 18 Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas. 19 Adakah terdapat tanda bahawa staf mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja mereka melalui Amalan 5S ini. A5 Disiplin / Sikap Pekerja (Penilaian melalui pengamatan tingkah laku/persekitara n dan temuduga secara rambang dengan staf) Cara pakaian pekerja bersesuaian dan kemas semasa bertugas Penampilan diri sebagai pegawai perkhidmatan awam yang berorentasikan pelanggan seperti berbudi bahasa, bersopan santun dan berkelakuan baik Menghadiri kursus/bengkel yang berkaitan amalan 5S 23 Hasil laporan audit dipamerkan untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua staf.

5 B RUANG PEJABAT KATEGORI BIL PERKARA DINILAI MARKAH TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH) CATATAN 1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta tiada barang yang tidak diperlukan. B1 Lantai 2 Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot. Tiada berlubang/pecah/terkoyak (aduan kerosakan (SAK) telah dibuat jika bermasalah). 3 Ada tempat buang sampah yang khas berlabel. 4 Kemas dan tersusun dengan rapi B2 Susun Atur Peralatan 5 6 Susunan yang teratur mengwujudkan suasana yang selesa tanpa mengancam keselamatan Barang peribadi tersusun dan kemas (mengunakan ruang tersebut kurang dari 20%) dinding dan ruang kerja. 7 Kabel komputer/ telefon tidak berselerak di atas lantai dan meja serta dilabelkan 8 Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan 9 Tidak berdebu, bersih dan kemas B3 Peralatan (Komputer, Meja dll) Alatulis tidak berselerak di atas meja atau rak simpanan Menggunakan label/tanda yang seragam bagi peralatan yang tersimpan dalam rak/almari. 12 Peralatan rosak dilabelkan dengan jelas dan nyatakan isu kerosakan dan tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih). B4 Susunan Fail 13 Disusun dengan teratur dengan menggunakan tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi 14 Fail-fail disusun secara sistematik.

6 15 Papan kenyataan dijaga dengan baik. B5 Dinding 16 Maklumat yang dipamerkan di papan kenyataan adalah yang terkini. 17 Suis dilabelkan mengikut kesesuaian 18 Poster-poster yang di tampal bersesuaian dan berinfomasi 19 Pamerkan panduan keselamatan diri dan peralatan disetiap meja agar mudah dilihat dan dipatuhi B6 Ruang Kerja 20 Peralatan keselamatan seperti pelapik disaj elektrostatik dan tali pergelangan tangan sentiasa berada dimeja dan berfungsi baik 21 Peralatan baik pulih disusun dengan teratur dan kemas. Perlu dilabelkan status siap atau dalam proses baikpulih 22 Peralatan diletak mengikut kesesuaian dan sentiasa kemas B7 Ruang Rehat 23 Tiada kesan air, minyak dan habuk 24 Ada tempat buang sampah yang khas berlabel. B8 Tanda Arah / Petunjuk Terdapat 'label' menunjukkan nama Bahagian/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran. Terdapat tanda nama pegawai/staf pada bilik/meja/partition. 27 Tanda arah yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. B9 Pendawaian 28 Pendawaian elektrik/telefon/rangkaian dalam keadaan baik, sempurna, teratur, tidak berserabut dan selamat. B10 Lampu 29 Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu. 30 Bersih dan tiada lampu yang rosak.

7 C TEMPAT SIMPANAN / STOR KATEGORI BIL PERKARA DINILAI MARKAH TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH) CATATAN 1 2 Keadaan tersusun, kemas dan teratur Pegawai bertanggungjawab (pemunya(ownership)) dilantik bagi menguruskan kebersihan stor dan urusan keluar/masuk peralatan (nama pegawai dan nombor telefon). 3 Pelan susun atur/pelan lantai 4 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukui, informatif dan efektif. 5 Memenuhi dan mematuhi ciri keselamatan dan kesihatan dimana sistem kawalan keselamatan seperti alat pemadan api, smoke detector sentiada berkeadaan baik dan diperiksa. 6 Terdapat tanda 'label' bagi tiap-tiap bahan tersebut C1 Stor 7 Mempunyai ruang/garisan untuk memisahkan antara satu bahan dengan bahan lain 8 Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil (seperti rak-rak) bila diperlukan 9 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod bahan tersebut diambil 10 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan berada di dalam stor ini 11 Terdapat papan notis/papan tulis untuk sesuatu catatan 12 Tidak bercampur bahan rosak dan yang boleh diguna. 13 Susunan keperluan barang mengikut keperluan 14 Penanda aras bagi menunjukkan barang yang diperlukan 15 Index senarai keseluruhan bahan di dalam stor 16 Pamerkan peraturan berkaitan Stor

8 17 Susunan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan yang telah ditetapkan 18 Mempunyai tanda 'label' bagi setiap barangan siap yang berbeza C1 Stor Peralatan seperti rak/palet untuk kegunaan simpanan barangan ini digunakan dengan baik Sistem susunan yang berkesan dan rekod pengeluaran daripada stor dipraktikkan. Tiada terdapat stok barang lama / rosak yang tidak dipakai lagi. 21 Cahaya lampu yang terang didalamnya supaya mudah mendapatkan komponen / barang dengan mudah bila diperlukan.

9 D RUANG PENGELUARAN / OPERASI / MESIN KATEGORI BIL PERKARA DINILAI MARKAH TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH) CATATAN 1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta tiada barang yang tidak diperlukan. D1 Lantai 2 Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot. Tiada berlubang/pecah/terkoyak (aduan kerosakan (SAK) telah dibuat jika bermasalah). 3 Ada tempat buang sampah yang khas berlabel. 4 Mempunyai tanda pengenalan bagi tiap-tiap mesin 5 Terdapat sistem penyelenggaraan mesin (bersih, tiada habuk, berminyak, dsb.) 6 Tiada barang yang tidak berkaitan di letak di atas/di bawah mesin 7 Tanda berhati-hati (Awas) diletakkan pada bahagian yang merbahaya D2 Mesin 8 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan susunannya baik 9 Tiada mesin lama/rosak terdapat di sini 10 Terdapat peraturan/penggunaan mesin (SOP) 11 Ada sistem hakmilik bagi setiap mesin untuk penjagaan. 12 Terdapat jadual penyelenggaraan mesin secara berkala D3 Peralatan dan Alat Kelengkapan Berada di tempat yang disediakan/ada tempat simpanan yang khas dan mudah untuk digunakan Berkeadaan baik dan selamat untuk digunakan dan disimpan ditempat yang dikhaskan. 15 Tiada kesan air dan habuk

10 16 Semua peralatan boleh digunakan (berus, troli, roller dsb.) 17 Kekemasan kabel dan wayar D4 Bahan dan Barang Siap Ditempatkan secara/kemas teratur sebelum digunakan - mudah diambil Tiada lebihan/baki kertas dipersekitaran kawasan kerja

11 E TEMPAT UMUM KATEGORI BIL PERKARA DINILAI MARKAH TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH) CATATAN Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan memuaskan Kebersihan, sistem paip/air/lampu adalah memuaskan Sinki bersih, tidak tersumbat dan ditutup setelah digunakan Senarai semak/jadual kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan tandas dilekatkan di dalam bilik air. Tanda larangan merokok dipamerkan 6 Bakul sampah disediakan E1 Tandas 7 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak dan penyangkut serta sentiasa bersih 8 Mangkuk tandas berkeadaan bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna. 9 Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air. 10 Cermin muka berkeadaan bersih Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. Pegawai bertanggungjawab (pemunya /ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air (Nama pegawai dan Nombor telefon).

12 E2 Bilik Mesyuarat / Perbincangan Kerusi yang seragam disusun dengan teratur agar mudah diperolehi dan sentiasa berkeadaan baik Audio visual berkeadaan baik dan berfungsi 15 Tiada barang yang tidak diperlukan 16 Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan memuaskan dan berfungsi E3 Makmal Multimedia Pamerkan jadual penyelenggaran makmal secara berkala dan jadual aktiviti pengunaan makmal Pamerkan peraturan penggunaan makmal 19 Pamerkan gambar dan maklumat petugas yang bertangungjawab terhadap makmal 20 Makmal sentiasa bersih dan tersusun 21 Peralatan/kemudahan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan baik. 22 Persekitaran kaunter yang bersih, kemas, tidak berdebu dan menyenangkan pelanggan serta pencahayaan lampu yang baik. 23 Kemudahan tanda arah/ tanda petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif. E4 Lobby / Ruang Kaunter 24 Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/pemberitahuan/arahan/berse suaian untuk disampaikan kepada pelanggan. 25 Perkhidmatan berorentasikan pelanggan (perkhidmatan mesra, berbudi bahasa, sopan santun dan bertata susila). 26 Terdapat maklumat korporat PTM Borang-borang berkaitan disediakan dengan teratur dan dilabelkan. Sofa dan kerusi disediakan di ruang menunggu dan sentiasa kemas.

13 E4 Lobby / Ruang Kaunter Keperluan utama di lobby/kaunter adalah seperti berikut : 29 Gambar/Nama petugas 30 Buku kedatangan pelawat 31 Kotak Senyum (Smiley box) 32 Telefon berfungsi baik 33 Jam dinding berfungsi baik 34 Set komputer, pencetak dan capaian Internet berfungsi baik 35 Direktori telefon kakitangan PTM 36 Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan 37 Bahan bacaan seperti majalah/surat khabar dll 38 Peralatan keselamatan (alat pemadam api, first aids dan sebagainya) diletakkan di tempat yang betul, mudah dilihat dan terdapat tata cara penggunaan. E5 Kemudahan Keselamatan 39 Peralatan berada dalam keadaan baik dan kefungsian yang memuaskan dan tidak luput jangka hayat pemakaian. 40 Pintu rintangan api sentiasa berfungsi, tidak dihalangi dan tidak terbuka. 41 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan jelas (contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS).

14 F KREATIVITI / INOVASI KATEGORI BIL PERKARA DINILAI MARKAH TIDAK BERKAITAN (1 MARKAH) CATATAN F1 Keceriaan 1 Mempunyai daya tarikan 2 Keseragaman F2 Penggunaan Sumber 3 Penggunaan bahan kitar semula 4 Terdapat unsur penjimatan 5 Penggunaan sumber sedia ada secara optimum F3 Impak / Kesan 6 7 Memberi faedah kepada zon / sub zon / bahagian / organisasi Ruang kerja yang selamat dan selesa

15 SKALA 1 HINGGA 5 Penilaian mengikut Skala dan Peratus 1 (0 29%) 2 (30 49%) Amalan Teori Data/Rekod Langsung tidak ada Langsung tidak melakukannya Melakukan cara yang salah Sedikit sahaja diamalkan tetapi tidak mencukupi Tidak ada pengetahuan Salah Fakta Tidak dapat menjelaskan Tahu sedikit sahaja tetapi tidak mencukupi untuk diamalkan Tiada data atau rekod Tiada contoh Ada sedikit data atau rekod tetapi contoh tidak mencukupi 3 (50 69%) Telah melakukan apa yang patut diamalkan tetapi usaha perlu dipertingkatkan lagi Faham dan telah mempunyai pengetahuan asas yang menyeluruh Data dan rekod mencukupi tetapi tidak tersusun Ambil masa untuk mencarinya 4 (70 89%) Memuaskan tetapi tidak lengkap atau belum mencukupi Terdapat langkah pencegahan dan pengekalan Memuaskan tetapi di dalam sesetengah bidang tidak mencukupi untuk digunakan Tidak boleh menjawb atau menunjukkan dengan segera tetapi memerlukan sedikit masa yang kurang (jam) bila hendak mencarinya 5 (90 50%) Lengkap, mencukupi dan memuaskan Langkah untuk pencegahan dan pengekalan diamalkan Lengkap dan mencukupi serta faham untuk digunakan sepenuhnya Data dan rekod tersusun kemas dan berasingan Dapat menjawab dan boleh menunjukkan dengan egera bila diperlukan