GARIS PANDUAN EKSA UMP

Transkripsi

1 GARIS PANDUAN EKSA UMP Garis panduan ini disediakan oleh Penyelaras-penyelaras dari semua Pusat Tanggungjawab UMP semasa Bengkel pada Nov 2017 bertempat di Dewan Bankuet UMP. Garis panduan ini adalah draf pertama bagi pelaksanaan EKSA. Perpustakaan mengambil inisiatif untuk mengumpul membukukan untuk memudahkan rujukan Jawatankuasa EKSA Perpustakaan di Gambang & Pekan. Garis panduan ini juga boleh digunakan oleh semua PTj di UMP. Disusun oleh: Siti Aishah binti Ghani Pengerusi JK Audit EKSA UMP Kandungan 1. Komponen A- KEPERLUAN UTAMA PERLAKSANAAN 2. Komponen B- RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT 3. Komponen C- TEMPAT UMUM 4. Komponen D- KESELAMATAN PERSEKITARAN 5. Komponen E- KAWASAN PERSEKITARAN PEJABAT 6. Komponen F- TEMPAT KHUSUS Komponen A A1) Dasar / Polisi EKSA 1. Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA UMP 2. Menyebar Dasar Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja memahaminya 3. Memastikan Amalan EKSA diamal dipatuhi oleh semua warga UMP 4. Memastikan dokumen berkaitan pelaksanaan EKSA termasuk perkara berikut disusun dnegan teratur sentiasa dikemas kini termasuk minit 1 /16

2 mesyuarat, surat lantikan jawatankuasa laporan aktiviti jawatankuasa 5. Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh UMP 6. a) Menyedia memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) mengandungi perkara-perkara berikut: i. Dasar EKSA UMP ii. Carta organisasi iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS iv. Pelan lantai v. Carta Perbatuan semasa vi. Informasi/hebahan vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA b) Memastikan maklumat bahan yang dipaparkan sentiasa dikemas kini dalam keadaan baik A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA 1. a) Membentuk melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut: i) Jawatankuasa Latihan ii) Jawatankuasa Promosi iii) Jawatankuasa Audit b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA. 2. Merancang melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti berikut: i) Menyedia mengemaskini carta perbatuan aktiviti ii) Menyebar maklumat latihan, promosi audit iii) Melaksana program pengayaan ilmu 2 /16

3 A3) Penglibatan Pengurusan Atasan 1. Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat EKSA. 2. Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran/pendedahan lawatan. 3. Membentang melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan. A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment) 1 Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun. 2 Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman tindakan susulan warga UMP 3 Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula) A5) Pengiktirafan 1. Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem EKSA di peringkat agensi seperti contoh-contoh anugerah berikut: i. Zon Terbaik ii. Bilik Terbaik iii. Bahagian Terbaik iv. Workstation Terbaik v. Tandas Terbaik vi. Hasil kreativiti terbaik vii. Anugerah Go Green terbaik 2. Menerima pengiktirafan ditandaaras sama ada di peringkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain. 3. Menyebar mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga UMP. A6) Pembudayaan Kreativiti Inovasi 3 /16

4 1. Melaksanakan inovasi/best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti kualiti kerja warga UMP. 2. Melaksanakan program kreativiti inovasi seperti contoh-contoh berikut: i. Kreativiti mengguna barangan terpakai ii. Barang terpakai untuk hiasan iii. Hiasan/kegunaan EKSA A7) Tindakan Penjimatan/Go Green 1. a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut: i. Notis/ arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy iii. Penetapan suhu optimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan air vi. Kempen hijau b) Melaksanakan program kitar semula peringkat PTJ di UMP c) Menyediakan analisis penjimatan seperti Kos, Masa, Tenaga, Pekerja Ruang KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT FIZIKAL B1. LANTAI 1. Memastikan lantai : i. Selamat tidak licin ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai iii.tidak berlubang/pecah atau rosak iv. Tong sampah disediakan 2. Menyedia program pemantauan memastikan jadual pembersihan dipatuhi. B2: DINDING DAN SILING 4 /16

5 1. Memastikan dinding siling bersih dari kekotoran dalam keadaan 2. Menyediakan hiasan yang bersesuaian selaras dengan imej korporat. B3: LAMPU DAN SOKET 1. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dalam keadaan 2. Memastikan soket elektrik berfungsi dalam keadaan KEPERLUAN UMUM B4.SUSUN ATUR PERALATAN 1. Menyeragamkan susunan laci meja/mobile pedestal. 2. Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur kemas: i. Komputer ii. In/Out Tray iii. Folder/fail iv. Perhiasan tidak keterlaluan v. Kedudukan laci B5: KEADAAN PERALATAN 1. Menyusun alat tulis dengan kemas teratur di atas meja/ tray/dalam laci. 2. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik boleh digunakan. 3. Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci. 4. Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih kemas 5. Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama (yang bersesuaian) 6. Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas. 5 /16

6 B6: PERLABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA ARAH 1. Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam. 2. Menyediakan label yang bersesuaian seragam bagi menunjukkan seksyen/unit. 3. Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas mudah dibaca. 4. Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik mudah dilihat. B7: PERHIASAN 1. Menyediakan perhiasan yang minimum selaras dengan imej korporat. 2. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dalam keadaan B8: KEPERLUAN UMUM 1. Menyedia memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat. 2. Menyedia memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis). 3. Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di semua bilik/ruang. 4. Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in- Charge (PIC) bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi. 5. Menyedia memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas. 6. Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada). RUANG KERJA B9: MEJA KERJA WARGA/ KUBIKEL KERJA 6 /16

7 1. Memastikan meja kerja kemas peralatan disusun dengan baik 2. Menyediakan perhiasan yang minimum (5 unit) selaras dengan imej korporat. 3. Meletakkan perhiasan di tempat yang sesuai B10: BILIK PEGAWAI 1. Memastikan meja kerja kemas peralatan disusun dengan 2. Memastikan susunan perabot kemas. 3. Menyediakan perhiasan yang minimum selaras dengan imej korporat. B11: STOR PERALATAN PEJABAT 1. Memastikan stor bersih, tidak berdebu, susunan kemas teratur. 2. Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat pantas. 3. Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan. 4. Menyediakan etika penggunaan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja. 5. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemas kini. 6. Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor. 7. Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor. B12: BILIK FAIL 1. Memastikan bilik fail bersih,tidak berdebu, tersusun kemas. 2. Memastikan peralatan, kabinet rak berada dalam keadaan teratur, baik kemas 3. Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat. 4. Menyediakan senarai indeks nombor fail. 5. Menyediakan label yang jelas mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi: i. Tajuk fail ii. Nombor susunan fail 6. Menyediakan sistem kawalan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup /16

8 B13: SUDUT/ BILIK CETAK/ DOKUMENTASI 1. Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi, bersih,tidak berdebu, tersusun, kemas 2. Memastikan peralatan, kabinet rak berada dalam keadaan teratur, baik kemas. B14: BILIK PEMANDU 1. Memastikan meja kerja/perabot kemas, bersih peralatan disusun dengan 2. Menyediakan perhiasan yang minimum selaras dengan imej korporat. B15: BILIK SERVER/ TERPERINGKAT 1. Memastikan bilik server/terperingkat bersih, tidak berdebu, tersusun, kemas KOMPONEN C TEMPAT UMUM- C1: LOBI UTAMA/RUANG HADAPAN GARIS PANDUAN 1 1. Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria selaras dengan imej korporat. 2. Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut: a) Visi b) Misi c) Maklumat Pengurusan Atasan 8 /16

9 d) Moto e) Piagam Pelanggan 3. Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama: a) Buku kedatangan pelawat b) Direktori pegawai c) Sudut informasi untuk pelanggan d) Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat KAUNTER UTAMA 2 1. Memastikan kaunter utama berimej korporat memenuhi kriteria berikut: a) Sistem maklum balas pelanggan b) Direktori warga agensi c) Borang-borang/brosur berkaitan d) Bahan bacaan/informasi e) Info mengenai agensi/piagam pelanggan f) Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada) 2. Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas ceria. 3. Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif kemudahan sokongan dilaksanakan. 4. Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan. 5. Menyedia memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini. 3 RUANG MENUNGGU 1. Menyedia memastikan sofa/tempat duduk bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur ceria selaras dengan imej korporat. 2. Memastikan semua peralatan hiasan dalam keadaan bersih, kemas teratur. 3. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian mencukupi LALUAN UTAMA/KORIDOR 1. Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih teratur. 2. Memastikan tiada halangan di semua laluan pintu kecemasan. 5 BILIK MESYUARAT Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas 6 PUSAT SUMBER Memastikan ruang perpustakaan/pusat Sumber bersih, kemas teratur. Menyediakan sistem susunan/capaian/label 9 /16

10 bahan bacaan yang memudahkan pelanggan. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan. 7 SURAU Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dalam keadaan bersih: a) Telekung/Kain Pelekat; b) Sejadah c) Tempat sangkut sejadah/telekung Menyediakan kemudahan berikut: a) Tanda arah kiblat b) Rak menyimpan Al-Quran bahan bacaan c) Tempat letak/rak kasut d) Selipar Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dalam keadaan Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas selesa. Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan) Memastikan tempat wudhu' bersih. 8 LIF Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih berfungsi. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan. Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala 9 PANTRI Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun boleh digunakan. Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dalam keadaan terurus. 10 TANDAS Memastikan persekitaran tandas bersih kering. Memastikan bau tandas menyenangkan. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan Memastikan pengudaraan tandas Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika peraturan penggunaan tandas Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut: a) Cecair pencuci tangan b) Tisu tangan c) Bakul sampah/tong Sanitari d) Cermin Muka 10 /16

11 e) Bahan pewangi Menyediakan tandas OKU berfungsi dengan Komponen D D1) Pelan Tindakan Kecemasan 1. Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: i. Arahan Keselamatan. ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill). iii. Tanda Amaran. iv. Pelan laluan kecemasan tempat berkumpul. v. Tanda arah laluan kecemasan 2. Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik tiada halangan. D2) Pendawaian Kabel 1. Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur 2. Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan. D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran 1. Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut: i. Penyelengaraan secara berkala ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan iii. Berkeadaan bersih iv. Diletakkan di tempat yang sesuai mudah dicapai v. Memastikan gelung hos pemadam api disediakan boleh digunakan. vi. Memastikan pili bomba tidak dihalang dalam keadaan baik 11 /16

12 D4) Laluan/Tangga Kecemasan 1. Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup 2. Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas. 3. Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan. D5) Kunci 1. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda memenuhi tatacara keselamatan. 2. Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang 3. Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertanggungjawab. 4. Menyediakan buku log peminjaman kunci dikemaskini. Komponen E: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 1..Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat OKU. 2. Menyediakan tanda/garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang disediakan. 3. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas. 4. Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik bersih. 12 /16

13 5. Memastikan lampu jalan berfungsi dalam keadaan 6. Memastikan jalan tidak berlubang dalam keadaan 7. Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan. 8. Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi tiada pokok rosak /mati di sekitar kawasan. 9. Memastikan kawasan berumput bersih rumput tidak dibiarkan panjang. 10. Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian mencukupi. 11. Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau diuruskan dengan 12. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik bersih. KOMPONEN F : TEMPAT KHUSUS NO RUANG GARIS PANDUAN F1 F2 F3 F4 F5 Astaka Pusat Aktiviti Pelajar Pusat Kesihatan Kafeteria Garaj a. Memastikan persekitaran bersih, kemas keadaan c. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik terkini. a. Memastikan persekitaran bersih, kemas keadaan c. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik terkini. a. Memastikan persekitaran bersih, kemas b. Memastikan semua peralatan asas berada dalam keadaan baik tersusun. a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas keadaan c. Memastikan susunan perabot kemas. a. Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas b. Memastikan petak parkir kenderaan disediakan. 13 /16

14 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 Premis perniagaan Asrama Pag Gelanggang Gimnasium Bengkel Makmal bahasa Makmal sains a. Memastikan persekitaran premis bersih, kemas b. Menyediakan etika peraturan yang perlu dipatuhi penyewa. a. Memastikan persekitaran asrama bersih, kemas keadaan c. Memastikan susunan perabot kemas. a. Memastikan kawasan pag bersih dalam keadaan b. Memastikan rumput di kawasan pag pendek. a. Memastikan kawasan gelanggang bersih, dalam keadaan baik selamat digunakan b. Menyedia memaparkan peraturan/etika penggunaan gelanggang. c. Memastikan semua peralatan dilabel dengan keadaan a. Memastikan kawasan gimnasium bersih dalam keadaan B. Memastikan peralatan gimnasium berada dalam keadaan bersih, tersusun selamat digunakan. a. Memastikan persekitaran bengkel bersih, kemas B. Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik tersusun. C. Memaparkan tatacara penggunaan alatan yang bersesuaian. a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas keadaan c. Memastikan maklumat yang berkaitan dipaparkan dalam keadaan baik terkini. d. Memastikan setiap komputer mempunyai nombor siri. a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas keadaan c. Memastikan maklumat yang berkaitan dipaparkan dalam keadaan baik terkini. d. Memastikan sinki paip bersih, boleh digunakan tidak tersumbat. e. Memastikan saluran gas bersih selamat digunakan. f. Memastikan kabinet berada dalam keadaan 14 /16

15 bersih. F14 F15 F16 F17 F18 F19 F20 Makmal komputer Bilik kuarantin Stor peralatan Bilik kebal Galeri Bilik kaunseling Koperasi a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas keadaan c. Memastikan maklumat yang berkaitan dipaparkan dalam keadaan baik terkini. d. Memastikan setiap komputer mempunyai nombor siri. a. Memastikan persekitaran bersih, kemas b. Memastikan semua peralatan asas berada dalam keadaan baik tersusun. a. Memastikan persekitaran stor bersih, kemas b. Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik tersusun. a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas keadaan c. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik terkini. a. Memastikan persekitaran galeri bersih, kemas b. Memastikan bahan pameran berada dalam keadaan c. Memastikan maklumat bahan pameran dipamerkan dalam keadaan a. Memastikan meja kerja kemas peralatan disusun dengan b. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas berada dalam keadaan c. Memastikan susunan perabot kemas teratur. a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas keadaan c. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik terkini. 15 /16

16 d. Memastikan kaunter bayaran rak-rak dalam keadaan bersih, kemas F21 Bilik AV a. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas b. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik terkini. c. Memastikan peralatan kelengkapan AV dalam keadaan baik boleh digunakan. 16 /16