E-PROPOSAL SYSTEM (KAB/KOTA) User Manual

E-PROPOSAL SYSTEM (KAB/KOTA) User Manual

KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan YME, atas limpahan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan aplikasi E-Proposal dengan baik. Dokumentasi ini berisikan informasi mengenai cara menggunakan aplikasi e-proposal agar pengguna kabupaten/kota, pengguna provinsi dan pengguna pusat dapat dengan mudah memahami serta menggunakan dengan baik aplikasi e-proposal ini. kami menyadari bahwa aplikasi e-proposal ini belum sempurna sepenuhnya, namun kami akan terus mengembangkan aplikasi e-proposal ini untuk dapat memenuhi kebutuhan para pengguna baik di tingkat kabupaten/kota, provinsi, maupun pusat. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang berpartisipasi dalam membangun aplikasi e- proposal ini. Semoga dokumentasi ini bermanfaat. Jakarta, 06 Juni 2016 i

DAFTAR ISI A. Dashboard... 3 B. Proposal... 5 I. Buat Proposal... 5 1. Tentukan Judul Proposal... 6 2. Data Ketenagakerjaan... 9 3. Pilih Kegiatan... 10 4. Administrasi Kegiatan... 16 II. Draft Proposal... 18 III. Riwayat Proposal... 20 C. PENGATURAN... 22 I. Cara memanipulasi gambar kop surat... 23 D. PUSAT BANTUAN... 29 E. PROFIL... 31 I. Unggah Foto... 34 II. Ubah Password... 35 ii

E-PROPOSAL SYSTEM (KAB/KOTA) Sistem ini menyediakan fungsi-fungsi bagi pengguna untuk membuat e-propsal yang akan diajukan dimana proposal tersebut akan melalui proses persetujuan dengan alur seperti di bawah ini: a. Proses pada Kabupaten/Kota atau Admin Login sebagai Admin atau Kabupaten/Kota Membuat Proposal melalui Sistem Proposal (Draft) Unggah Berkas Persetujuan Menunggu Persetujuan oleh Provinsi b. Proses pada Provinsi Login sebagai Provinsi Proposal (Draft) Proses Persetujuan Menunggu Persetujuan oleh Pusat c. Proses pada Pusat Login sebagai Pusat Proposal Proses Persetujuan Proposal Diterima 1

Dalam sistem ini, fitur-fitur yang diberikan adalah: Dashboard, merupakan halaman awal dimana pengguna dapat melihat tenggat waktu untuk pengajuan proposal serta melihat pie chart yang menunjukkan jumlah proposal yang berada dalam proses pengajuan berdasarkan statusnya; Proposal, memungkinkan pengguna untuk membuat proposal serta mengunggah berkas yang diperlukan pada proses pengajuan di dalam; Pengaturan, memungkinkan pengguna untuk mengunggah data KOP Surat; Pusat Bantuan, memungkinkan pengguna untuk meminta bantuan kepada admin terkait dengan sistem yang digunakan; Profil, memungkinkan pengguna untu mengubah data profilnya; 2

Penjelasan secara rinci mengenai fitur-fitur tersebut akan dijelaskan sebagai berikut. A. Dashboard Login terlebih dahulu menggunakan rincian akun pengguna dengan level Kabupaten/Kota. Tampilan Halaman Login Setelah melakukan login, maka sistem akan menuju ke halaman awal dari sistem. Terdapat fungsi tenggat waktu 3

pengajuan proposal sehingga pengguna akan mengetahui batas waktu maksimum pengajuan proposal. Tampilan Homepage Pada sisi sidebar terdapat kotak peringatan yang akan muncul jika pengguna belum mengunggah kop surat, dimana kop surat tersebut sebagai persyaratan utama yang harus dipenuhi untuk mencetak dokumen proposal. 4

Sisi tengah terdapat chart yang menunjukkan jumlah proposal yang sedang diproses berdasarkan statusnya. Pada bagian atasnya, terdapat notifikasi singkat mengenai 3 (maksimal) proposal terakhir yang harus di proses oleh pengguna. B. Proposal Fungsi ini berfungsi untuk membuat proposal, serta melihat daftar proposal yang telah dibuat. Fungsi ini terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu: I. Buat Proposal melalui fungsi ini, pengguna dapat membuat proposal menggunakan wizard. Proses pembuatan ini terdiri dari 4 langkah, yaitu: 5

1. Tentukan Judul Proposal Beberapa field di langkah ini bersifat wajib diisi, dan lainnya bersifat tidak wajib diisi. Field wajib adalah Judul Proposal sedangkan sisanya tidak bersifat wajib. Field Provinsi dan Kabupaten/Kota otomatis terisi oleh sistem berdasarkan data yang dimiliki oleh pengguna yang membuat proposal. Tampilan Buat Proposal Langkah 1 6

Adapun cara melakukan penulisan proposal seperti dibawah ini; A. Latar belakang Berisi kata pengantar yang disampaikan untuk memberikan gambaran tentang kondisi permasalahan, mengapa membutuhkan bantuan. B. Gambaran Umum Proposal Berisi solusi yang dibutuhkan dalam mengatasi permasalahan dalam latar belakang proposal. C. Maksud dan Tujuan Proposal Berisikan maksud dan tujuan apabila dilaksanakannya kegiatan tersebut. 7

D. Metode Pelaksanaan Berisi bagaimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan. Harap dijelaskan juga melakukan koordinasi dengan siapa. E. Tahap dan Waktu Pelaksanaan Berisi tahap dan waktu rencana kapan kegiatan tersebut dilaksanakan. F. Kurun Waktu Pencapaian Berisi berapa lama kegiatan tersebut dilaksanakan. G. Penerima Manfaat Berisi siapa saja yang menerima manfaat dari kegiatan tersebut. Misalkan masyarakat desa, kecamatan x, desa x. H. Hasil yang Diharapkan Berisi hasil yang diharapkan dinas terkait. 8

I. Penutup Proposal Berisi salam penutup, saran untuk penulis. 2. Data Ketenagakerjaan Langkah ini berisi field-field yang berhubungan dengan data ketenagakerjaan. Field yang bersifat wajib diisi pada langkah ini adalah Jumlah Penduduk dan Jumlah Pengangguran, sedangkan untuk field lainnya bersifat tidak wajib diisi. Untuk semua field di dalam kotak data pendukung merupakan inputan angka. 9

Tampilan Buat Proposal Langkah 2 Untuk kotak data lainnya, merupakan informasi pendukung untuk mempermudah provinsi ataupun pusat melakukan verifikasi data proposal yang diajukan. 3. Pilih Kegiatan Langkah ini berisi field-field yang berhubungan dengan data kegiatan. Pengguna dapat mengisi lebih dari satu kegiatan. Pengguna juga dapat mengunggah RAB yang akan diajukan dan dapat 10

mengunduh contoh RAB yang diunggah oleh Admin (jika data tidak kosong). Tampilan Buat Proposal Langkah 3 Dalam menentukan kegiatan, pengguna diharuskan untuk memilih kategori kegiatan yang sudah disediakan oleh sistem, seperti padat karya produktif, padat karya infrastruktur, teknologi tepat guna, tenaga kerja mandiri, informasi pasar kerja online, inkubasi bisnis perluasan kesempatan kerja, dan pemberdayaan tenaga 11

kerja difabel. Setelah menentukan kategori kegiatannya, maka akan muncul deskripsi kegiatan sesuai dengan kategori yang dipilih seperti gambar dibawah ini; Tampilan Kegiatan padat karya produktif Setelah memilih kegiatan, maka pengguna diharuskan memilih sub kegiatan, dan ketika sub kegiatan dipilih maka akan muncul deskripsi dari sub kegiatan tersebut. Pada saat sub kegiatan tersebut dipilih maka sistem otomatis akan memberikan informasi mengenai anggaran 12

maksimum dari sub kegiatan yang dipilih. Seperti contoh dibawah ini; Tampilan Sub Kegiatan Membangun Kandang Kambing Anggaran tersebut adalah informasi untuk kabupaten/kota dalam membuat RAB (rencana anggaran biaya) pada setiap kegiatan agar tidak melebihin anggaran yang disediakan oleh pemerintah. 13

Setelah kegiatan dan sub kegiatan dipilih harap memasukkan nama kecamatan serta desa rencana kegiatan tersebut akan dilaksanakan. Apabila ingin menambahkan kegiatan kembali maka pengguna dapat melakukan klik pada tombol Tambah Rincian Kegiatan. Tampilan Tombol Tambah Kegiatan Ketika sudah diklik lakukan hal yang sama seperti cara yang dijelaskan sebelumnya. 14

Setelah sudah dilakukan pengisian kegiatan yang ingin diusulkan maka setelah itu harap melakukan unggah rencana anggaran biaya (RAB) serta memasukkan nominal total rencana anggaran biaya (RAB). Pada saat membuat RAB di himbau untuk tidak menganggarkan biaya administrasi kegiatan (seperti transportasi) karena sistem e-proposal akan mendata hal tersebut pada langkah ke 4 (empat). Tampilan Unggah RAB Sebagai informasi, apabila kegiatan yang diusulkan hanya 1 (satu) maka masukkan nilai 15

RAB tersebut pada total anggaran sesuai dengan kegiatannya. Apabila kegiatan yang diusulkan lebih dari 1 (satu), maka masukkan jumlah RAB keseluruhan kegiatan tersebut pada kotak total anggaran. 4. Administrasi Kegiatan Langkah ini berisi field-field yang berhubungan dengan data administrasi kegiatan. Field-field tersebut bersifat wajib diisi. Field Total Biaya Transport merupakan hasil penjumlahan dari seluruh biaya transport yang diisi di langkah tersebut. Field Total Biaya Transport + RAB merupakan hasil penjumlah dari Total Biaya Transport dengan Total RAB (diisi di langkah 3). Langkah ini merupakan langkah terakhir dari pembuatan proposal. 16

Tampilan Buat Proposal Langkah 4 Jika pada langkah ini data di submit, maka pengguna tidak dapat kembali ke langkah sebelumnya karena sistem secara otomatis telah menyimpan data tersebut dengan status draft. Ketika mengklik submit harap menunggu sistem memasukkan data (ada tanda loading pada tab browser) ketika selesai sistem otomatis akan berada pada halaman selesai. 17

Proposal yang telah dibuat akan masuk ke dalam menu Draft Proposal dan proposal yang sudah dibuat tidak dapat dilakukan pengubahan (bersifat final). II. Draft Proposal fungsi ini berisi daftar proposal yang telah dibuat sebelumnya melalui menu Buat Proposal. Proses selanjutnya untuk pengajuan proposal, dibutuhkan lampiran dari berkas persetujuan proposal yang diunggah melalui fungsi Unggah Berkas yang berada pada masing-masing proposal sehingga dapat dilanjutkan ke proses persetujuan oleh provinsi dan pusat. 18

Tampilan Draft Proposal Harap diperhatikan draft proposal yang sudah dibuat. Proposal yang berada pada menu draft proposal, belum diterima oleh provinsi sehingga diharuskan melakukan unggah berkas persetujuan proposal. 19

Tampilan Unggah Berkas Persetujuan Berikan catatan mengenai unggahan berkas proposal tersebut. III. Riwayat Proposal fungsi ini berisi daftar proposal yang pernah dibuat oleh pengguna tersebut dan diurutkan berdasarkan tanggal pembuatan proposal tersebut. Pada menu ini dapat mengunduh berkas persetujuan yang telah diunggah, serta dapat mencetak, mengunduh dan menghapus data tersebut. 20

Tampilan Riwayat Proposal Melalui fungsi ini, pengguna juga dapat melihat status terakhir dari proposal yang telah dibuat. Rincian dari status tersebut adalah: 1. Draft : proposal dibuat oleh pengguna dan berkas persetujuan belum diunggah. 2. Menunggu verifikasi provinsi : pengguna telah mengunggah berkas persetujuan dan menunggu verifikasi oleh provinsi. 3. Selesai: ditolak oleh provinsi : provinsi telah melakukan verifikasi dengan status ditolak. 21

4. Menunggu verifikasi pusat : provinsi telah melakukan verifikasi dengan status diterima dan menunggu verifikasi oleh pusat. 5. Selesai: ditolak oleh pusat : pusat telah melakukan verifikasi dengan status ditolak. 6. Selesai: diterima oleh pusat : pusat telah melakukan verifikasi dengan status diterima. C. PENGATURAN Fungsi ini digunakan untuk mengunggah KOP Surat yang akan digunakan di dalam dokumen proposal yang akan dicetak oleh pengguna. Jika pengguna belum mengunggah KOP Surat, maka fungsi mencetak dokumen tidak dapat digunakan. 22

Tampilan Pengaturan untuk Unggah KOP Surat I. Cara memanipulasi gambar kop surat Apabila kesulitan dalam melakukan resize foto atau ubah format, dapat dilakukan melalui web portal online http://www.picresize.com/. Tampilan halaman utamanya adalah sebagai berikut; 23

Tampilan melakukan manipulasi gambar Langkah untuk melakukan manipulasi gambar sebagai berikut ; 1. Klik browse. 2. Pilih gambar dari komputer anda. 3. Jika sudah dipilih maka akan muncul nama file tersebut pada kotak warna putih bergaris biru. 4. Klik continue. Setelah itu maka akan muncul gambar seperti berikut; 24

Tampilan konfigurasi manipulasi gambar 25

Pada langkah 1 (satu) terdapat informasi pada kotak di sebelah kiri yaitu crop menu (memotong gambar), Rotate Menu (putar gambar), pada bagian tersebut juga terdapat preview / tampilang gambar yang sebelumnya sudah di upload. Pada langkah 2 (dua) terdapat informasi Resize Picture (pengaturan ukuran gambar), bagian ini diperlukan untuk melakukan pengaturan ukuran gambar seperti ukuran panjang dan ukuran tinggi gambar. Pada langkah 3 (tiga) pilih efek foto, ini digunakan apabila ingin melakukan efek-efek tertentu pada gambar seperti diberikan frame, diberikan shadow. Namun pada konfigurasi kop surat hal ini tidak dibutuhkan jadi abaikan saja. Pada langkah 4 (empat), digunakan untuk menyimpan hasil konfigurasi foto dengan format foto yang diinginkan, seperti JPG, PNG, GIF. 26

Apabila menginginkan kop surat sesuai dengan standar yang ditentukan oleh aplikasi e-proposal maka lakukan langkah-langkah berikut; 1. Pada langkah pertama, Pada bagian kiri terdapat crop selection klik tombol tersebut, lalu akan muncul pesan verifikasi bahwa gambar tersebut sesuai dengan yang diupload. Klik ok saja pada bagian tersebut. Setelah itu, klik kiri + ditahan pada mouse sanbil diarahkan ke sisi lain gambar. Setelah itu akan muncul tanda pembatas untuk dipotong, jika tidak sesuai pilih tombol deselect, lalu lakukan klik kembali pada tombol crop selection. Jika sudah sesuai lanjutkan langkah selanjutnya. 27

2. Pada langkah kedua, Pada bagian ini lakukan pilih make my picture dengan custom size. Lalu tentukan besar width maupun height. Pada aplikasi e-proposal ditentukan bahwa besaran width adalah 600px dan besaran height adalah 123px. Pastikan jenis ukurannya pixels. 3. Pada langkah ketiga, Abaikan langkah ketida (pilih efek gambar). Pastikan pada langkah ketiga pilihannya none. 4. Pada Langkah keempat, Simpan gambar dalam format yang sudah ditentukan aplikasi e-proposal, jika sudah klik tombol im Done, resize my picture. 28

Tampilan sukses hasil manipulasi gambar 5. Unduh file gambar yang sudah dikonfigurasi tadi. Jika tiba-tiba dikembalikan pada halaman awal dengan pesan Sorry, Please upload a valid image. Maka pilih gambar dengan format yang baik. D. PUSAT BANTUAN Fungsi ini digunakan untuk meminta bantuan terhadap admin untuk penggunaan sistem. Form akan disubmit 29

oleh pengguna dan secara otomatis akan masuk dan di rekam ke dalam sistem sehingga admin dapat melihat daftar bantuan dan menindaklanjuti hal tersebut. Tampilan Form Bantuan 30

E. PROFIL Menu profil digunakan untuk melakukan konfigurasi akun pribadi pada aplikasi e-proposal. Pada gambar dibawah ini merupakan halaman profil. Tampilan Profil Pada halaman tersebut terdapat beberapa informasi yang dapat diubah seperti informasi kontak dan informasi umum. Untuk 31

dapat melakukan pengubahan data, pengguna dapat mengarahkan kursor mouse pada bagian informasi. Tampilan mouse hover pada halaman ubah profil Hasilnya jika kursor mouse diarahkan ke salah satu informasi yang terletak pada sisi kiri, maka akan muncul icon pensil. Setelah itu pengguna dapat mengklik pada bagian pensil tersebut. Lalu akan tampil gambar seperti dibawah ini. 32

Tampilan Ubah Akun Pada form diatas terdapat tanda (*) yang menandakan bahwa informasi tersebut harus diisi. Jika tidak diisi pada tanda (*) maka form tersebut tidak akan berhasil disimpan. 33

I. Unggah Foto Pengguna juga dapat melakukan unggah foto dengan mengklik pilih foto lalu pilih gambar yang diinginkan pada komputer pengguna. Tampilan unggah foto Tampilan setelah memilih foto 34

Setelah memilih foto, maka pengguna akan melihat gambar yang dipilih tampil pada kotak abu-abu. Jika sudah memilih pastikan mengklik tombol perbarui untuk menyimpan foto yang sudah dipilih. II. Ubah Password Apabila pengguna ingin melakukan ubah password silahkan isi bagian ubah password pada kotak paling bawah di halaman profil. Tampilan ubah password Isi bagian password baru dan masukkan kembali password yang sama pada bagian konfirmasi password, untuk memastikan password yang anda masukkan sudah benar. Ketika sudah selesai diisi maka klik simpan. 35

Selain itu pengguna juga dapat melihat riwayat aktifitas pada aplikasi e-proposal. Tampilan Riwayat Aktifitas pengguna Tentunya pada gambar diatas aktifitas pengguna memiliki informasi yang jelas dari tanggal, waktu serta kegiatan yang dilakukan oleh pengguna pada aplikasi e-proposal. 36