BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan atau akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi para penggunanya atau pemakainya. Informasi akuntansi dikomunikasikan ke para users untuk berbagai pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi yang baik dalam perusahaan diharapkan dapat melakukan pencatatan transaksi dengan biaya klerikal seminimal mungkin dan menyediakan informasi bagi pihak intern untuk pengelolaan kegiatan usaha. Selain itu dengan berjalannya Sistem informasi akuntansi, perusahaan dapat meningkatkan pengendalian internal. Lianawati Cristian. (2012) Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang Untuk Proyek. Jurnal ComTech 3 (1) : 118-127 seiring dengan perkembangan teknologi, setiap bidang usaha termasuk juga perusahaan yang mengerjakan suatu proyek pembangunan membutuhkan sistem informasi yang dapat menunjang perusahaan dalam setiap kegiatan operasionalnya. Salah satu siklus yang terdapat dalam Sistem informasi akuntansi adalah siklus pengeluaran kas, yaitu rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan aktifitas bisnisnya. Menurut Mulyadi (2010:299), sistem akuntansi pembelian digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sebagai proses perolehan kebutuhan yang sesuai, pada waktu dibutuhkan, untuk harga terendah yang mungkin, dari sumber yang terpercaya. Pembelian merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran operasional perusahaan, di mana perusahaan akan mendapat pasokan barang dari pemasok untuk pengadaan atau penyediaan barang agar aktivitas 1
2 perusahaan dapat berjalan dengan lancar sehingga permintaan pelanggan dapat dipenuhi dengan baik. Menurut Mulyadi (2010:301) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan hutang, dan prosedur distribusi pembelian. CV. Bintang Timoer merupakan sebuah badan usaha yang bergerak dalam bidang jasa pengadaan. Badan usaha ini juga melayani maintenance kelistrikan yang didapat dengan sistem tender atau lelang. Dengan bidang bisnis tersebut CV. Bintang Timoer membutuhkan sistem informasi yang terkait dengan pembelian barang dan pengeluaran kas untuk menunjang kegiatan bisnisnya tersebut. Dalam melakukan proses pembelian barang untuk pengadaan dan jasa perbaikan terhadap jaringan yang rusak, CV. Bintang Timoer menggunakan pembelian pada setiap proyek yang didapat. Tetapi penerimaan atas pembelian barang tersebut hanya dicatat kedalam buku sehingga dapat menyebabkan hilangnya data dan keterlambatan dalam memperbaharui pencatatan data barang. Hal tersebut mengakibatkan perbedaan jumlah data barang dengan jumlah kondisi fisik dalam gudang. Sehingga dalam pengelolaan pengeluaran kas dan pembelian CV. Bintang Timoer masih kurang baik. Oleh karena itu, Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan dalam proses siklus pengeluaran kas dan pembelian barang agar meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Dari segala permasalahan tersebut, maka dilakukan penulisan skripsi ini dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran Kas dan Siklus Pembelian Pada CV. Bintang Timoer. Dengan adanya sistem informasi terhadap pembelian dan pengeluaran kas, diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan dalam melakukan aktivitas pembelian, serta mengurangi terjadinya tindak kecurangan dari pihak internal perusahaan dan dengan adanya sistem informasi dapat membantu management perusahaan dalam mengambil keputusan.
3 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan oleh penulis atas CV. Bintang Timoer dapat diidentifikasi beberapa masalah, yaitu: 1. Dalam melakukan pembelian, pencatatan atas penerimaan barang yang dilakukan dengan menggunakan buku dengan cara pencatatan hanya mencatat nama barang dan jumlah barang masuk sehingga dapat memperlambat pembaharuan data barang karena tidak adanya integrasi antara data penerimaan dengan data barang. Dengan terjadinya hal tersebut mengakibatkan perbedaan antara data barang dengan kondisi fisik sebenarnya dalam gudang. 2. Pencatatan jurnal atas pembelian dan pembayaran hutang yang dilakukan kurang lengkap tidak adanya keterangan pencatatan terhadap supplier yang mana, sehingga sulit dalam melakukan pengecekan jurnal atas pencatatan transaksi. 3. Rekam jejak pembelian yang kurang jelas dimana tidak diketahui pemesanan yang dibuat berdasarkan permintaan yang mana. Hal tersebut dapat menimbulkan resiko kecurangan yang dilakukan oleh karyawan dalam siklus pembelian dan pengeluaran kas. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai penulis adalah : 1. Merancang sistem yang membantu perusahaan dalam menghasilkan laporan-laporan pembelian barang yang akurat. 2. Merancang sistem informasi yang dapat membantu dalam memonitoring pembelian barang, agar dalam pelaksanaan kegiatan bisnisnya CV. Bintang Timoer dapat berjalan dengan lebih baik. 3. Merancang sistem informasi yang dapat memberikan rekam jejak setiap proses pembelian yang dilakukan CV. Bintang Timoer.
4 4. Merancang sistem informasi yang dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan penerimaan barang dari supplier dan memperbaharui data persediaan barang. 1.3.2 Manfaat Manfaat yang dapat diperoleh dari skripsi ini adalah 1. Menghasilkan sistem informasi akuntansi pembelian yang dapat membuat laporan pembelian barang secara akurat dan cepat, untuk memudahkan manajemen dalam pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang dihasilkan oleh sistem infomasi akuntansi pembelian barang. 2. Menghasilkan sistem informasi akuntansi yang dapat memantau besarnya pembelian barang yang sudah dilakukan. 3. Menghasilkan sistem informasi akuntansi yang mempunyai history transaction atau rekam jejak dari setiap kegiatan pembelian yang dilakukan. 4. Menghasilkan sistem informasi yang dapat membantu Bagian Perlengkapan dalam melakukan penerimaan barang dan memperbaharui data persediaan barang. 1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi dasar penelitian penulis adalah: 1. Prosedur siklus pengeluaran kas dari mulai pencatatan hingga proses pembayaran. 2. Prosedur pembelian barang mulai dari permintaan, pemesanan dan pembayaran barang. 3. Pengendalian internal salam siklus pengeluaran kas dan pembelian barang. 4. Dokumen dokumen yang terkait dengan pengeluaran kas dan pembelian barang. 5. Perancangan SIA siklus pengeluaran kas dan pembelian barang. 6. Laporan yang dihasilkan untuk pihak management terkait siklus pengeluaran kas dan pembelian barang.
5 1.5 Metode Penelitian Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah 1.5.1 Metode Pengumpulan Data A. Studi Kepustakaan (Literature Study) Penelitian ini dilakukan dengan mencari buku referensi untuk membandingkan teori yang terdapat dalam buku dengan apa yang terjadi di lapangan. B. Wawancara (Interview) Melakukan tanya jawab dan diskusi dengan berbagai bagian dalam CV. Bintang Timoer yaitu sebagai berikut: C. Dokumentasi (Documentation) Permintaan bukti bukti dokumen yang terkait dengan kegiatan pengeluaran kas dan pembelian barang. D. Observasi (Observation) Pengamatan proses bisnis serta proses pembelian dan pengeluaran kas dimulai dengan permintaan, pemesanan, penerimaan, pembayaran dan pencatatan jurnal. 1.5.2 Metode Analisis dan Perancangan Dalam melakukan analisis, metode yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD) berdasarkan pendekatan Satzinger. Terdapat fase fase sebagai berikut : 1. Inception Pada fase ini menjelaskan bagaimana menganalisa ruang lingkup dari proyek dengan menetapkan use case untuk setiap aktivitas 2. Elaboration Fase ini berfokus pada beberapa pengulangan yang mengambil bagian dari sistem dan mendefinisikan persyaratan, mendesain solusi, dan mengimplementasi solusi tersebut 3. Construction Pada fase ini, analis sistem membangun sistem baru dengan menggunakan pengulangan tambahan yang
6 termasuk mendesain, mengimplementasi, dan menguji sistem baru. 1.6 Sistematika Penulisan Penelitian ini terdiri dari lima bab di mana masing masing bab memiliki beberapa subbab. Sistematika dari penilitian ini adalah: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini terdapat penulisan mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penilitian, serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini dibahas mengenai landasan teori yang digunakan sebagai dasar penilitian untuk membahas permasalahan dalam penulisan skripsi. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini dibahas mengenai gambaran umum perusahaan berupa struktur organisasi perusahaan, standar operasional perusahaan terkait dengan pengeluaran kas dan pembelian barang, produk yang dihasilkan perusahaan, serta identifikasi masalah dari sistem yang berjalan dan usulan pemecahan masalah tersebut. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Dalam bab ini dibahas mengenai usulan perencangan sistem pengeluaran kas dan pembelian barang yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan untuk memberikan simpulan atas penelitian yang dilakukan serta hasil perancangan sistem yang diusulkan penulis untuk CV. Bintang Timoer, dalam bab ini penulis juga memberikan beberapa saran untuk CV. Bintang Timoer agar kedepannya diharapkan CV. Bintang Timoer mendapatkan manfaat atas perancangan sistem yang diberikan penulis.