BAB II BAHAN RUJUKAN. Pada dasarnya yang ditetapkan pada perusahaan negara maupun

Transkripsi

1 BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Pada dasarnya yang ditetapkan pada perusahaan negara maupun perusahaan swasta merupakan sistem informasi yang menyediakan informasi keuangan yang akan dipergunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan, oleh karena itu sistem informasi akuntansi harus diterapkan sesuai dengan aturan. Mengingat pentingnya sistem informasi akuntansi maka perlu diterapkan secara konsisten karena akan mempengaruhi dalam keberhasilan suatu perusahaan baik pemerintah maupun swasta Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Mengenai sistem informasi akuntansi ini ada beberapa definisi yang berbeda-beda. Tetapi bila disimpulkan akan mempunyai arti yang sama. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 3) Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan menurut La Midjan & Azhar Susanto (2001 : 31) mengemukakan bahwa : Sistem informasi akuntansi adalah sistem pengelolaan data akuntansi yang terdiri dari koordinasi manusia, alat, dan metode yang berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen yang terstruktur. Melalui definisi di atas maka sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan elemen-elemen akuntansi yang saling berkaitan untuk mencapai

2 tujuan dan memperoleh informasi kuantitatif mengenai kesatuan ekonomi dengan maksud agar berguna dalam mengambil keputusan bagi manajemen dan untuk mengurus, menjaga serta mengamankan kekayaan perusahaan. Dalam sistem informasi akuntansi, formulir dan dokumen merupakan alat yang paling penting karena seluruh prosedur yang ada dalam sistem informasi akuntansi dikerjakan melalui formulir dan dokumen. Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi meliputi formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan laporan-laporan guna menghasilkan informasi yang berguna untuk perencanaan dan pengawasan Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 3) adalah : 1. Formulir 2. Catatan yang terdiri dari jurnal 3. Buku besar 4. Buku pembantu 5. Laporan Berdasarkan unsur-unsur sistem informasi akuntansi di atas maka dapat diuraikan bahwa : 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di

3 atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. 3. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 4. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincianya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi dan lain-lain. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

4 2.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001 :19) adalah sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Dari definisi di atas dapat dilihat bahwa tujuan sistem informasi akuntansi menekankan pada tiga faktor yaitu : 1. Keandalan informasi Sistem informasi akuntansi harus dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan manajemen. 2. Pengendalian informasi Sistem informasi akuntansi harus dapat memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan perusahaan, sehingga penggunaan atau pengolahan kekayaan perusahaan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik, selain itu sistem informasi akuntansi yang disusun harus mencerminkan pengendalian intern yang baik.

5 3. Biaya Biaya penyusunan sistem informasi akuntansi harus efisien dan efektif dalam arti manfaat, juga harus menekankan biaya-biaya klerikal. 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pengertian mengenai sistem informasi akuntansi pembelian yang dikemukakan oleh Marshall B. Romney & Paul John Steinbart (2004 : 74) adalah sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi pembelian adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi pembelian merupakan aktifitas yang sangat penting dalam perusahaan. Pembelian merupakan transaksi usaha yang meliputi penetapan kebutuhan, pemilihan pemasok, menentukan harga yang layak, jangka waktu pembelian, membuat kontrak untuk pemesanan pembelian, serta mengawasi pengiriman barang. Dalam sistem informasi akuntansi pembelian harus dapat diciptakan informasi yang mutakhir mengenai sumber-sumber di mana barang-barang yang diperlukan perusahaan bisa dibeli, memelihara informasi tentang perkembangan harga, melaksanakan kewajiban pemasok mengenai tanggal penyerahan barang dan syarat pembayaran. Sistem informasi akuntansi pembelian yang baik akan memiliki organisasi pembelian, sistem pencatatan, dan pelaporan pembelian. Dari pendapat diatas dan pembahasan mengenai pembelian sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem akuntansi yang mengatur cara-cara dalam

6 melakukan pembelian, baik barang maupun jasa yang dibutuhkan perusahaan. Aktifitas pembelian pada umumnya dimulai dengan adanya permintaan pembelian oleh perusahaan yang membutuhkan suatu barang. Dilanjutkan dengan pemesanan melalui pemasok, pengawasan ketika penerimaan barang, berakhir dengan adanya pembayaran barang sesuai dengan tanggal perjanjian yang telah ditetapkan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tujuan sistem informasi akuntansi pembelian harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang memadai mengenai barang, harga, dan pemasok. Sistem informasi akuntansi pembelian didukung oleh prosedur permintaan barang, prosedur pelaksanaan pembelian, dan prosedur permintaan barang. Tujuan sistem informasi akuntansi pembelian secara lebih luas menurut Muhammad Fakrie Husein (2004 : 206) adalah : 1. Menjamin bahwa semua barang yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan. 2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi yang baik. 3. mengamankan barang hingga barang dibutuhkan. 4. menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar. 5. mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat. 6. mengirimkan uang ke pemasok yang tepat. 7. menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan.

7 8. mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Unsur-unsur yang menunjang terlaksananya sistem informasi akuntansi pembelian yang baik menurut Mulyadi (2001 : 303) adalah : 1. Formulir atau dokumen 2. Catatan 3. Laporan Berdasarkan unsur-unsur sistem informasi akuntansi pembelian di atas maka dapat diuraikan bahwa : 1. Formulir atau dokumen Formulir atau dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah : 1. Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. 2. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaanya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

8 3. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Faktur Pembelian Formulir ini merupakan golongan formulir yang dikirim dari pihak luar (pemasok) sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. 2. Catatan Catatan-catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah : 1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register) Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2. Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3. Kartu Utang Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. 4. Kartu Persediaan Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

9 5. Jurnal Retur dan Potongan Harga Jurnal ini pada dasarnya sama dengan jurnal pembelian untuk mencatat retur dan potongan harga. 3. Laporan Sedangkan laporan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah : 1. Laporan Pengiriman Barang Laporan ini merupakan laporan yang dibuat oleh fungsi penerimaan untuk mengirimkan barang yang diterima dari pemasok kepada bagian gudang. 2. Laporan Posisi Saldo Hutang Merupakan laporan yang memuat sisa hutang yang belum dibayar pada setiap periode laporan yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Laporan Hutang yang Jatuh Tempo Merupakan laporan yang berisi berbagai hutang yang telah jatuh tempo untuk dibayar. 4. Laporan Pembelian Laporan ini merupakan laporan yang dibuat oleh bagian akuntansi yang digunakan untuk diketahui jurnal pembeliannya.