BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG 1.1. Pengenalan Ligkup Kerja Sebelum penulis melakukan kegiatan magang di Kantor Notaris & PPAT Eliwaty Tjitra, SH, penulis terlebih dahulu mendatangi bertemu dengan Bapak Widjaja untuk diwawancara dan diberikan pengarahan dan tata tertib terkait dengan kegiatan pelaksanaan magang. Adapun tata tertib yang diberikan adalah sebagai berikut : a. Jam kerja dimulai pada jam 08.30 WIB dan berakhir jam 17:30 WIB. Waktu istirahat dimulai dari jam 12.00 sampai dengan jam 13.00 WIB. b. Berpakaian rapi dan sopan. c. Berperilaku ramah dan sopan. Tanggal 15 Juli 2013 merupakan hari pertama penulis melakukan kegiatan magang, yang berlangsung sampai dengan tanggal 31 Agustus 2013, kurang lebih selama satu setengah bulan. Di hari pertama, penulis diperkenalkan kepada Ibu Oshin Fransiska yang merupakan karyawan pada bagian keuangan Kantor Notaris Eliwaty Tjitra, SH, yang juga menjadi pembimbing penulis selama kegiatan magang berlangsung. Selain itu, penulis juga memperkenalkan diri kepada Ibu Eliwaty Tjitra dan juga kepada karyawan yang lain. Dalam kegiatan magang, penulis diberikan kemudahan untuk bertanya apabila kurang mengerti dengan tugas yang diberikan, sehingga penulis dapat mengerjakan tugas-tugas yang diberikan dengan baik. Selain itu, suasana lingkungan kerja, baik pimpinan maupun karyawan yang lain sangat akrab dan kekeluargaan,
sehingga penulis dapat mudah bersosialisasi dengan karyawan di lingkungan kerja tersebut. 1.2. Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang berlangsung, penulis berusaha untuk menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh karyawan yang ada di lingkungan kerja, agar penulis bisa mendapatkan data baik secara wawancara kepada karyawan maupun melalui pengamatan yang didapatkan selama penulis melakukan kegiatan magang. Kegiatan magang ini berlangsung dari tanggal 15 Juli 2013 sampai dengan 31 Agustus 2013 selama hari kerja yaitu hari Senin sampai dengan hari Jumat, pukul 08.30 sampai pukul 17.30. selama kegiatan magang berlangsung, penulis banyak mendapatkan pengetahuan seperti keterampilan bekerja dan komunikasi yang harus terjalin baik antara satu unit kerja dengan unit kerja lainnya. Selama melakukan kegiatan magang di Kantor Notaris Eliwaty Tjitra, SH ada beberapa kegiatan yang penulis lakukan, yaitu kegiatan rutin yang ditugaskan oleh pembimbing kegiatan kepada penulis dan kegiatan non rutin yang diberikan di kala penulis sedang tidak sibuk. 1.2.1. Kegiatan Rutin Kegiatan rutin merupakan kegiatan yang dilakukan penulis setiap hari pada divisi kas. Kegiatan rutin yang penulis lakukan antara lain : 1. Membuat kwitansi untuk setiap akta yang sudah selesai dikerjakan oleh para staff notaris. 2. Memeriksa buku reportorium untuk memastikan apakah akta yang telah selesai dikerjakan sudah dibuat kwitansinya. 1.2.2. Kegiatan Non Rutin
Selain melakukan kegiatan rutin, penulis juga melakukan kegiatan non rutin, seperti : 1. Membantu mengarsipkan bukti-bukti transaksi, seperti kwitansi, faktur pajak, dll ke dalam satu file 2. Memfotokopi sertifikat tanah 3. Membuat laporan pengeluaran kas 4. Melakukan pengecekan dari pembayaran oleh klien melalui buku bank. 1.3. Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja Dalam melaksanakan kegiatan magang, penulis menemukan beberapa masalah yang dihadapi selama kegiatan magang berlangsung. Adapun permasalahan yang terjadi yaitu sebagai berikut: 1. Masalah kebijakan a. Karyawan yang tidak disiplin dengan waktu masuk dan keluar jam kantor. Hal ini terjadi karena kurang ketegasan dan kontrol dari atasan karena hampir setiap hari Ibu Eliwaty Tjitra menghadiri rapat dan tanda tangan akta di luar kantor. 2. Masalah operasional a. Pemrosesan data masih menggunakan sistem manual sehingga membuat pekerjaan pada bagian keuangan kurang cepat selesai. b. Terjadinya penumpukan tugas pada bagian keuangan sehingga tidak selesai tepat waktu. Bagian keuangan di Kantor Notaris & PPAT hanya diisi oleh dua orang, sedangkan pekerjaan yang harus dikerjakan setiap hari sangat banyak, terlebih pada pagi hari. Apalagi saat penulis melakukan kegiatan magang,
salah satu staff bagian keuangan sedang cuti melahirkan sehinnga pekerjaan yang harus diselesaikan oleh bagian keuangan hanya dikerjakan oleh satu orang. c. Pengarsipan bukti-bukti transaksi yang kurang rapi sehingga menyulitkan pencarian data-data yang dibutuhkan dan ruang penyimpanan dokumen yang kurang memadai. Sehingga terkadang para karyawan meletakkan dokumendokumen mereka di atas meja mereka dan hal tersebut membuat keadaan menjadi penuh sesak. d. Terbatasnya penyediaan mesin tik. Di Kantor Notaris & PPAT Eliwaty Tjitra, SH, mesin tik merupakan alat ketik yang biasa dipakai, selain komputer. Para staff notaris dan PPAT memakai mesin tik apabila ada kesalahan atau kekurangan ketik pada dokumen atau akta yang sudah dicetak, dan bagian keuangan untuk mengisi faktur pajak dan membuat kwitansi. Mesin tik yang bisa dipakai hanya dua, sedangkan biasanya ada beberapa karyawan yang ingin memakai mesin tik dalam waktu bersamaan. Hal ini menyebabkan mereka harus antre untuk memakai mesin tik dan membuat keterlambatan penyelesaian tugas. 1.4. Alternatif Pemecahan Masalah Pada Unit Kerja 1. Masalah Kebijakan a. Seharusnya ada tindakan tegas dari atasan agar para karyawan yang datang terlamabat dikenakan sanksi, misalnya dengan memotong gaji atau mengeluarkan surat peringatan, atau bisa saja dengan mutasi ke bagian lain. Dengan adanya tindak seperti itu diharapkan karyawan lebih disiplin dalam menaati peraturan yang ada.
2. Masalah Operasional a. Dalam permasalahan pemrosesan transaksi yang masih manual, penulis menyarankan agar perusahaan menggunakan atau membeli suatu aplikasi pemrosesan data sehingga tugas yang dikerjakan oleh karyawan, khususnya divisi keuangan, lebih cepat selesai. b. Sebaiknya ada penambahan karyawan pada bagian keuangan untuk menggantikan staff yang sedang cuti agar tidak terjadi penumpukan pekerjaan dan tugas yang dikerjakan bisa selesai tepat waktu. c. Untuk masalah ketiga, penulis menyarankan agar ditambahnya tempat penyimpanan dokumen, seperti rak atau lemari, yang lebih besar dan memadai, dan mengadakan sistem pengarsipan yang lebih rapi, seperti mengurutkan sesuai bulan atau sesuai nomor akta. d. Agar tidak terjadi antre untuk memakai mesin tik, sebaiknya kantor Notaris & PPAT Eliwaty Tjitra, SH menambahkan mesin tik agar pekerjaan para karyawan cepat selesai.