Bab 1 Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat menjadi faktor penting untuk perusahaan sekarang ini. Baik perangkat keras ataupun perangkat lunak, kedua hal tersebut dapat membantu perusahaan dalam kegiatan operasionalnya. Sehingga dengan adanya hal tersebut dalam pengembangan teknologi informasi dapat membantu seluruh proses operasional perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien seperti penggunaan sistem database untuk menunjang kegiatan perusahaan. Menurut Connolly(2010, p313), sistem database merupakan komponen yang paling mendasar yang harus dipenuhi pada organisasi yang memiliki sistem informasi yang besar dan berdasarkan kebutuhan organisasi tersebut. Pada awalnya beberapa perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan masih menggunakan dokumen fisik atau menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Excel untuk menyimpan data, mengolah data, dan sebagainya. Namun seiringnya zaman berjalan banyak timbul masalah dalam penyimpanan dan pengolahan data seperti itu. Dengan menyimpan dan mengolah data dengan menggunakan dokumen fisik ataupun Microsoft Excel, pencurian data dapat dengan mudah terjadi, hak akses dalam melihat data atau informasi juga tidak bisa dikontrol dengan benar, dan masih banyak lagi masalah yang dapat timbul. Perusahaan kini mulai sadar dan secara perlahan menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi informasi yang ada, perusahaan kini mulai memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang pesat ini untuk menyimpan dan mengolah data ataupun kegiatan lainnya yang dapat membantu proses operasional perusahaan. Salah satuny dengan menggunakan PT. Multi Core Mitra Abadi merupakan perusahaan penjualan dan servis sparepart mechanical electrical. Perusahaan berdiri sejak tahun 2011 dan terletak di jalan daan mogot 1 nomor 24. Saat ini PT. Multi Core Mitra 1
2 Abadi masih menggunakan cara manual seperti menggunakan dokumen fisik atau hanya menggunakan Microsoft Excel dalam pencatatan data pembelian, persediaan, penjualan dan servis sehingga hal tersebut mengganggu bahkan memperlambat kinerja perusahaan. Semakin PT. Multi Core Mitra Abadi berkembang, memicu perusahaan untuk memanfaatkan teknologi informasi yang berkembang saat ini untuk menghindarkan perusahaan dari masalahmasalah yang ada, seperti masalah redudansi data, duplikasi data, keamanan dalam pengaksesan data, dan sebagainya. Dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat ini, PT. Multi Core Mitra Abadi dapat menggunakan sistem basis data yang dapat mengatasi masalah yang terjadi dengan penyimpanan dan pengolahan data. Dengan menggunakan sitem basis data PT. Multi Core Mitra Abadi dapat mengatur hak akses dalam melihat dan mengolah data maupun informasi yang ada dalam perusahaan, dan juga dapat mengatasi masalah-masalah yang banyak timbul seperti redudansi data, duplikasi data, dan sebagainya. 1.1.1. Tinjauan Pustaka Dalam pengerjaan skripsi ini, penulis menggunakan acuan skripsi mahasiswa Bina Nusantara bernama Thedy, Muhamad Rinaldi, dan Peter Wijaya (2014) yang berjudul Analisa dan Perancangan Basis data Untuk Penjualan dan Pembelian pada CV.Sempurna. Pada penelitian skripsi ini memiliki beberapa masalah atau kendala yang dihadapi antara lain perusahaan tidak memiliki sistem basis data yang mampu mempercepat dan mempermudah proses penginputan dan pengupdatean data yang di perlukan perusahaan, dalam pencatatan laporan dan sebagainya masih secara manual sehingga sering terjadi kesalahan dan sulitnya menganalisis data cabangcabang perusahaan, dikarenakan data yang tidak terintegrasi dan tidak saling berhubungan pada setiap bagian sehingga menyulitkan dalam pembuatan laporan untuk owner. Dengan hal tersebut pada skripsi ini akan dirancang sistem basis data untuk perusahaan agar dapat membantu proses penginputan dan pengelolaan laporan-laporan yang ada dengan menggunakan pemograman Java dan menggunakan SQL server 2008 untuk pengolahan data.
3 1.2. Ruang Lingkup Proses pembahasan yang akan dibahas dalam karya tulis ini adalah : 1. Proses Pembelian : Proses pembelian mencakup pemesanan barang dari supplier, penerimaan barang, pencatatan barang oleh bagian gudang, hingga pembayaran kepada supplier. 2. Proses Persediaan : Proses persediaan mencakup dari mana pemesanan barang berasal, berapa banyak jumlah barang yang baru dikirim dan berapa banyak barang yang digunakan untuk proses penjualan. 3. Proses Penjualan : Proses penjualan mencakup ketika perusahaan mencapai kesepakatan dengan customer lalu pengiriman barang, hingga penagihan pembayaran kepada customer. 4. Proses Servis : Proses servis mencakup ketika customer meminta untuk melakukan servis barang, lalu teknisi memeriksa barang tersebut hingga barang selesai diservis dan customer membayar biaya servis. 1.3. Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan Adapun tujuan dari pembuatan karya tulis ini adalah: 1. Menghasilkan sistem basis data yang terintegrasi untuk proses pembelian,persediaan,penjualan dan servis pada PT. Multi Core Mitra Abadi 2. Meningkatkan keamanan dalam pengaksesan data PT. Multi Core Mitra Abadi, dengan cara menetapkan pihak mana saja yang berhak untuk mengakses data sesuai batasan yang telah ditentukan. 3. Dapat menganalisa proses bisnis berjalan di PT. Multi Core Mitra Abadi dan menentukan business requirements.
4 1.3.2. Manfaat Adapun manfaat dari pembuatan karya tulis ini adalah: 1. Meningkatkan proses pembelian, persediaan, penjualan dan servis dalam PT. Multi Core Mitra Abadi. 2. Menjaga kerahasiaan data transaksi pembelian, penjualan dan servis agar dapat diakses oleh bagian tertentu. 3. Mengetahui dan memahami proses bisnis berjalan di PT. Multi Core Mitra Abadi. 1.4. Metodologi 1.4.1. Metodologi Pengumpulan Data Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah : Survey Metode survey dilakukan dengan cara mendatangi langsung PT. Multi Core Mitra Abadi dan berinteraksi langsung dengan Bapak Andi Wardhana sebagai Direktur dari PT. Multi Core Mitra Abadi dan melakukan wawancara dalam pengumpulan informasi yang dibutuhkan, serta memeriksa beberapa dokumen perusahaan untuk menganalisa kekurangan yang ada dari sistem yang sudah ada dalam perusahaan. Studi Literatur Dalam tahapan studi literatur ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi yang bersifat teori dari jurnal lokal dan internasional, buku pengantar terkait dengan proses pembelian, persediaan, penjualan dan servis pada perusahaan.tujuan dari tahapan ini adalah untuk memperkuat sebagai dasar teori dari penulisan skripsi ini dan juga sebagai dasar dari perancangan basis data yang akan dibuat. 1.4.2. Metodologi Perancangan Database Metodologi perancangan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah database system development lifecycle. Menurut Connoly dan Begg (2010,p315) database system development lifecycle terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
5 Database Planning Dalam tahapan ini bertujuan untuk merencanakan bagaimana tahapan dalam lifecycle dapat direalisasikan secara efisien dan efektif System Definition Dalam tahapan ini bertujuan untuk menentukan ruang lingkup dan batasan-batasan dalam sistem database. Requirements Collection and Analysis Dalam tahapan ini bertujuan untuk mengumpulkan dan menganalisa kebutuhan untuk sistem database yang baru. Database Design Dalam tahapan ini bertujuan untuk merancang database konseptual, database logikal, dan database fisikal. DBMS Selection (Optional) Dalam tahapan ini bertujuan untuk memilih DBMS yang cocok untuk digunakan dalam sistem database. Application Design Dalam tahapan ini dilakukan perancangan user interface dan aplikasi yang ingin dibuat dari hasil perancangan basis data. Prototyping (Optional) Dalam tahapan ini bertujuan untuk membangun sebuah modelk kerja sistem database, yang memungkinkan para perancang atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi sistem yang akan dibuat. Implementation
6 Dalam tahapan ini dilakukan implementasi sistem basis data yang telah dibuat ke dalam program aplikasi. Data Conversion and Loading Dalam tahapan ini dilakukan pemindahan data dari sistem lama ke sistem baru. Testing Dalam tahapan ini dilakukan pengujian terhadap sistem basis data yang baru untuk dapat menemukan kesalahan yang diinginkan oleh pengguna. Operational Maintenance Dalam tahapan terakhir ini sistem basis data yang sudah diimplementasikan harus dipantau dan dipelihara. 1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dijabarkan sebagai berikut : BAB 1 : Pendahuluan Dalam bab ini berisi mengenai latar belakang dari pemilihan topik skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi dan sistematika penulisan. BAB 2 : Landasan Teori Dalam bab ini berisi uraian dasar-dasar teori baik teori secara umum maupun teori secara khusus sesuai dengan topik penulisan. BAB 3 : Analisis Sistem yang Berjalan Dalam bab ini berisi riwayat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, prosedur yang sedang berjalan, diagram aliran data, permasalahan yang dihadapi, dan alternatif pemecahan masalah BAB 4 : Perancangan Basis Data
7 Dalam bab ini berisi langkah - langkah penerapan dari perancangan basis data untuk PT. Mullti Core Mitra Abadi. BAB 5 : Simpulan dan Saran Dalam bab ini berisi simpulan yang didapat dari kegiatan pnulisan dan saran-saran yang perlu diambil oleh PT. Multi Core Mitra Abadi.
8