Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P002 Halaman 1/8 No. Semakan 04 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 1.0 TUJUAN Menerangkan kaedah melaksanakan kerja-kerja perolehan bahan Perpustakaan melalui proses pembelian dan hadiah. 2.0 SKOP Prosedur ini terpakai untuk pemerolehan bahan monograf dan media melalui permohonan daripada pegawai akademik, pustakawan, pengguna atau pemilihan bahan-bahan yang dihantar oleh pembekal. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Sistem Virtua - Virtua Online Documentation OPR/PSAS/DR01/DPK Dasar Perkembangan Koleksi - Nielsen Book Data - Global Books In Print (GBIP) - Pangkalan Data ACQ CLICKS UPM/OPR/PSAS/AK01 Arahan Kerja Pesanan Bahan Monograf dan Media Arahan Kerja Penerimaan Bahan Monograf dan UPM/OPR/PSAS/AK02 Media UPM/OPR/PSAS/AK03 Arahan Kerja Penerimaan Bahan Hadiah OPR/PSAS/GP01/BOA Garis Panduan Pengendalian Bahan On Approval Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian OPR/PSAS/GP01/PPP Bahan Monograf dan Media 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BPK FO NT PS PP PPKn Bahagian Pembangunan Koleksi Fresh Order (Pesanan terus) Bahagian Pembangunan Koleksi / Perpustakaan Cawangan Naskhah Tambahan Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P002 Halaman 2/8 No. Semakan 04 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 PPSK PSAS UPM Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Sultan Abdul Samad Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P002 Halaman 3/8 No. Semakan 04 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 6.0 Carta Alir Prosedur Perolehan Bahan Monograf dan Media
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P002 Halaman 4/8 No. Semakan 04 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Permohonan daripada Pengguna atau Bahan-Bahan On Approval daripada yang telah Dibuat Pemilihan. /PP 7.2.1 Rujuk Garis Panduan Pengendalian Bahan On Approval (OPR/PSAS/GP01/BOA) bagi bahan-bahan On Approval. 7.3 Semak Sistem Virtua Untuk Mengesan Sama Ada Bahan telah Sedia Ada dalam Koleksi. PP 7.3.1 Jika ada, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika bahan tiada dalam koleksi, ikut langkah 7.6. 7.4 Buat Keputusan Sama Ada Naskhah Tambahan Diperlukan? 7.4.1 Jika tidak perlu, ikut langkah 7.5. 7.4.2 Jika perlu, ikut langkah 7.6. 7.5 Maklum kepada Pemohon (Jika Perlu). Seterusnya Ikut Langkah 7.14. 7.6 Tentukan Sama Ada Perlu Dibuat Pembelian atau Pohon Hadiah. 7.6.1 Jika perlu buat pembelian, dapatkan senarai harga bagi permohonan bahan fresh order daripada pembekal yang dilantik. Seterusnya, ikut langkah 7.9. 7.6.2 Jika perlu pohon hadiah, ikut langkah 7.7.
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P002 Halaman 5/8 No. Semakan 04 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 Tindakan 7.7 Kenalpasti Organisasi untuk Dapatkan Bahan dan Uruskan Permohonan Hadiah. 7.8 Pastikan Sama Ada Permohonan Hadiah Diterima atau Tidak. PP/ 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9. 7.9 Uruskan Pesanan Bahan 7.9.1 Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP) bagi pemilihan pembekal. 7.9.2 Rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK01) bagi penyediaan pesanan. 7.10 Adakah Bahan yang Dipesan Diterima? PP PP 7.10.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.10.2 Jika tidak, ikut langkah 7.11. 7.11 Lakukan Peringatan/Pembatalan PP/ a. Beri peringatan kepada pembekal sekiranya tidak mendapat maklum balas daripada pembekal (atau); b. Buat pembatalan pesanan i. Batalkan rekod pesanan dalam sistem Virtua, pangkalan data ACQ CLICKS (jika berkenaan) dan pada borang pesanan salinan jabatan. ii. Maklumkan pembatalan kepada pemohon dengan
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P002 Halaman 6/8 No. Semakan 04 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 Tindakan iii. menghantar borang pesanan salinan pemohon. Failkan borang pesanan salinan jabatan yang telah dibatalkan. 7.12 Laksanakan Penerimaan Bahan PPKn/PP (Rujuk Arahan Kerja Penerimaan Bahan Monograf dan Media (UPM/OPR/PSAS/AK02)) (Rujuk Arahan Kerja Penerimaan Bahan Hadiah (UPM/OPR/PSAS/AK03)) 7.13 Lakukan Penilaian Prestasi / (Rujuk Garis Panduan Pemilihan dan Penilaian Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/GP01/PPP)) 7.14 Tamat.
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P002 Halaman 7/8 No. Semakan 04 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PSAS/BPK/8.1.301 Laporan Penilaian Prestasi Borang Penilaian Prestasi (OPR/PSAS/BR01/PPP) 2. UPM/PSAS/PPSK/8.11.209 Laporan Penilaian Prestasi Borang Penilaian Prestasi (OPR/PSAS/BR01/PPP) 3. Pangkalan Data ACQ CLICKS Rekod Perolehan dan Pemprosesan Bahan Monograf dan Media 4. UPM/PSAS/PS/8.14.203 Laporan Penilaian Prestasi Borang Penilaian Prestasi (OPR/PSAS/BR01/PPP) 5. OPR/PSAS/BL01/PSM Log Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) 6. UPM/PSAS/BPK/8.1.205 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PP BPK PP PP PPSK STM STM Server Lotus Notes Kekal PP PP PS / PenP/PP / PenP/PP BPK PPSK PS BKK 6 Bulan PP PP BPK Kuasa Melupus STM Laporan Dari
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/P002 Halaman 8/8 No. Semakan 04 No. Isu 02 Tarikh 30/05/2014 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 7. UPM/PSAS/PPSK/8.11.207 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PP PPSK Kuasa Melupus Laporan 8. UPM/PSAS/PS/8.14.44c PP PP PS Surat-Menyurat 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 WP 30/01/2012 02 03 OPR(PSAS)- 2/2013 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS 1/2013 WP 30/04/2013 02 04 OPR(PSAS)- 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas WP 30/05/2014