BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH Flow diagram pemecahan masalah dapat dilihat pada diagram 3.1 Mulai Identifikasi Masalah Pengumpulan Data : - Data Produksi - Data Kebutuhan bahan baku - Inventory Master File - Data biaya pesan - Data biaya simpan Uji Kesegaman Data, Uji Kecukupan Data dan Uji Kenormalan Data Pengolahan Data : - Peramalan - BOM - MRP Analisis Pengolahan Data Kesimpulan dan Saran Diagram 3.1 Flow diagram pemecahan masalah
47 Penjelasan flow diagram pemecahan masalah, sebagai berikut : Identifikasi Masalah Dalam memenuhi pesanan pelanggan PT Bambu Jenar Prima tidak memiliki suatu manajemen persediaan yang terstruktur dengan baik, semua dilakukan setelah purchase order diterima oleh bagian administrasi. Hal ini tidak mendukung kelancaran proses produksi dan sering menyebabkan keterlambatan pengiriman barang kepada pelanggan. Jika hal ini terus berlanjut, PT Bambu Jenar Prima akan kehilangan kepercayaan pelanggan. Pengumpulan Data Data data yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi PT Bambu Jenar Prima, antara lain : a) Data Produksi Data produksi adalah data data produksi mechanic truster box selama beberapa periode terakhir. Data ini digunakan untuk meramalkan jumlah produksi mechanic truster box untuk masa yang akan datang. b) Data Kebutuhan Bahan Baku Data kebutuhan bahan baku merupakan data kebutuhan material penyusun mechanic truster box, sehingga dapat diketahui kebutuhan material yang dibutuhkan.
48 c) Inventory Master File Inventory Master File berisi seluruh catatan tentang persediaan produk jadi, komponen dan sub komponen mechanic truster box, baik yang sedang dipesan maupun persediaan pengaman. d) Data Biaya Pesan Data yang memuat biaya yang dibutuhkan untuk pemesanan masing masing material penyusun mechanic truster box. e) Data Biaya Simpan Data Biaya Simpan adalah data biaya yang digunakan untuk menyimpan masing masing komponen. Uji Keseragaman, Uji Kecukupan Data dan Uji Kenormalan Data Uji Keseragaman Data dilakukan untuk mendapatkan data yang seragam. Uji Kecukupan data dilakukan untuk mengetahui apakah data yang tersedia cukup atau tidak sesuai dengan tingkat ketelitian dan tingkat keyakinan yang dinginkan. Uji Kenormalan Data dilakukan dengan mencari harga rata rata dan standar deviasi data produksi dengan mengelompokkan data produksi tersebut ke dalam kelas interval.
49 Pengolahan Data Setelah dilakukan pengumpulan data, maka dilakukan pengolahan terhadap data tersebut, dengan menggunakan : a) Peramalan Peramalan dilakukan dengan menggunakan 3 metode, yaitu metode double moving average 6 bulanan, metode double eksponensial dari brown, dan metode triple eksponensial dari brown. Uji statistik ketepatan peramalan dilakukan dengan pendekatan U-Theil. b) Bill Of Material (BOM) BOM berisi daftar kebutuhan bahan baku yang digunakan untuk mentusun produk sampai dengan produk akhir. c) Material Requirement Planning (MRP) MRP adalah suatu sistem informasi yang dipakai untuk merencanakan dan mengatur persediaan material yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu produk akhir dalam suatu perusahaan manufaktur dengan tujuan agar kebutuhan akan material tersebut terpenuhi sesuai dengan jadwal produksi yang telah direncanakan.
50 Metode lot sizing yang digunakan dalam pembuatan MRP adalah sebagai berikut : - Metode Lot For Lot (LFL) - Metode Periodic Order Quantity (POQ) - Metode Part Period Balancing (PPB) - Metode Algoritma Silver Meal - Metode Algoritma Wagner Within. Analisis Pengolahan Data Setelah dilakukan pengolahan data, maka data tersebut dianalisis, dimana hasil analisis harus sesuai dengan pengolahan data yang dilakukan. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan dan Saran didapat dari hasil analisis pengolahan data.
51 3.1 Ukuran Kinerja Proses produksi di PT Bambu Jenar Prima sangatlah bergantung dari pesanan konsumen yang diterima oleh bagian administrasi. Pesanan harus dapat selesai tepat waktu dan sesuai dengan keinginan konsumen, untuk itu perlu diterapkan suatu manajemen persediaan yang tepat, yang memungkinkan ketersediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan. Akibat tidak adanya manajemen persediaan yang baik yang diterapkan PT Bambu Jenar Prima, pesanan yang diterima konsumen sering kali terlambat. Salah satu penyebab keterlambatan tersebut adalah ketersediaan bahan baku yang mengalami kekosongan, sehingga proses produksi terhambat. Total biaya yang timbul akibat manajemen persediaan yang kurang tepat di PT Bambu Jenar Prima dirasakan sangat memberatkan perusahaan. Biaya simpan yang timbul saat ini relatif rendah, karena kekosongan bahan baku kadang terjadi. Sebaliknya biaya pesan yang dirasakan sangat memberatkan, karena perusahaan melakukan pemesanan di saat saat yang tidak tepat dan dengan jumlah yang tidak tepat pula. Rata rata total biaya yang dikeluarkan PT Bambu Jenar Prima per bulannya saat ini adalah sebesar Rp. 27.575.000,-. Termasuk di dalamnya biaya pesan simpan, antara lain biaya listrik, air, tenaga kerja langsung; dan biaya pesan antara lain biaya telepon, tenaga kerja tak langsung. Agar total biaya yang menjadi beban perusahaan dapat ditekan, maka diperlukan suatu manajemen persediaan yang tepat untuk diterapkan pada PT Bambu Jenar Prima. Maka total biaya ini merupakan ukuran kinerja yang digunakan sebagai tolak ukur keberhasilan manajemen persediaan di PT Bambu Jenar Prima.
52 3.2 Teknik Pengumpulan Data Dalam mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan berkaitan dengan penulisan skripsi ini, maka teknik pengumpulan data yang digunakan penulis adalah sebagai berikut : 1. Metode Penelitian di Lapangan (Field Research) Metode ini dilakukan dengan melihat secara langsung ke perusahaan. Dengan metode ini, maka data dan informasi yang dibutuhkan dapat langsung diperoleh baik melalui wawancara (interview) maupun pengamatan secara langsung di lapangan. 2. Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research) Dengan menggunakan metode ini penulis berupaya mendapatkan data dan informasi melalui studi kepustakaan dengan mempelajari pengetahuan teoritis sesuai dengan topik yang dibahas melalui buku-buku referensi dan literaturliteratur yang berhubungan dengan topik.
53 3.3 Analisis Sistem Berjalan PT Bambu Jenar Prima merupakan perusahaan manufaktur yang menerapkan sistem make to order dalam proses produksinya. Kegiatan produksi bergantung dari pesanan pelanggan. Pelanggan memesan produk sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan melalui purchase order yang disampaikan kepada bagian administrasi. Setelah diterima oleh bagian administrasi, pesanan langsung disampaikan pada bagian operasional. Bagian operasional memberikan daftar kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan kepada bagian administrasi, untuk selanjutnya dapat dilakukan pemesan bahan baku yang dibutuhkan kepada pemasok bahan baku. Setelah bahan baku diterima di gudang, bagian administrasi memberitahukan ketersediaan bahan baku yang telah diusulkan oleh bagian operasional, untuk selanjutnya dapat diperiksa apakah bahan baku sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Selanjutnya bahan baku di proses sampai menjadi produk akhir oleh bagian operasional. Kemudian produk akhir yang telah sesuai dengan spesifikasi, siap diantar kepada pelanggan melalui bagian administrasi.
54 PT Astra Honda Motor Jl. Yos Sudarso Sunter 1 PURCHASE O R D E R Messrs PT Bambu Jenar Prima No. Jl Perjuangan Date Bekasi reference : PIC : Please deliver to : Facs : Order : Item Parts no description quantity unit price amount Terms of payment DELIVERY TIME : Gambar 3.1 Form Purchase Order