PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) PELAKSANAAN MIS DAY (Hari SIM) PAMSIMAS 1. LATAR BELAKANG PELAKSANAAN MIS DAY 1.1 KETERLAMBATAN UPDATE DATA SIM Sejak program PAMSIMAS dijalankan yang dimulai sejak tahun 2008 hingga saat ini masih ditemukan adanya keterlambatan proses pemutakhiran data SIM. Hal tersebut mempengaruhi keluaran/laporan untuk digunakan sebagai sarana monitoring dan evaluasi dan juga menyebabkan rendahnya kelengkapan data SIM. 1.2 KESALAHAN DALAM PENGISIAN Selain masalah keterlambatan update data SIM, juga terdapat masalah kurangnya kualitas data dan masih terjadinya kesalahan dalam pengisian (anomali) data, yang menggambarkan pemanfaatan dana, baik dalam pencairan termin maupun penyerapan dan juga kesalahan pada tahapan kegiatan lainnya. Hal ini mencerminkan lemahnya pelaksanaan verifikasi dan validasi data SIM oleh para pelaku PAMSIMAS di lapangan. Selain itu juga menunjukkan rendahnya penggunaan data SIM di kalangan pelaku PAMSIMAS sendiri. 2. TUJUAN PELAKSANAAN MIS DAY Tujuan diadakannya MIS Day adalah untuk memberikan kesempatan khusus bagi para pelaksana di lapangan untuk melengkapi kekurangan, memperbaiki kualitas pengisian serta melakukan verifikasi dan validasi data SIM, sehingga validitas data dapat lebih terjamin dan kelengkapan data 100% dapat dicapai. Dengan demikian data SIM dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai satu-satunya sumber data resmi PAMSIMAS yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan. 3. METODE PELAKSANAAN 3.1 WAKTU PELAKSANAAN Pelaksanaan MIS Day ditetapkan sebagai berikut: 1. Tingkat Kabupaten: setiap tanggal 25 setiap bulan oleh TFM dan Tim ROMS Kabupaten. 2. Tingkat Provinsi: setiap tanggal 25 hingga 27 setiap bulan oleh Tim ROMS Provinsi. 3. CMAC: setiap tanggal 25 hingga 28 setiap bulan oleh Tim CMAC. Pada tanggal 25 semua pelaksanaan kegiatan termasuk pembukuan yang dilakukan oleh KKM ditutup, FM/FS sudah mempersiapkan untuk pelaporan progres bulanan sehingga data selain up to date juga menyajikan data-data yang kurang POB PELAKSANAAN MIS DAY (Rev 1 18.08.2017) 1 / 9
3.2 LANGKAH PELAKSANAAN Langkah-langkah pelaksanaan MIS DAY adalah sebagai berikut: Tingkat Kabupaten (Tanggal 25 setiap bulan) TFM dan Tim ROMS Kabupaten melakukan pengisian, melengkapi dan perbaikan data SIM yang menjadi tema/sasaran MIS Day. Catatan: Untuk TFM yang bertugas pada daerah remote, transportasi untuk menghadiri pelaksanaan MIS Day di Kabupaten biayanya ditanggung dalam kontrak FAS. Tingkat Provinsi Hari Pertama: (Tanggal 25 setiap bulan) DMA melakukan monitoring dan memastikan jalannya pelaksanaan MIS Day di tingkat Kabupaten dengan melakukan teleconference atau sampling kunjungan lapangan pada pelaksanaan kegiatan MIS Day. Hari Kedua: (Tanggal 26 setiap bulan) DMA kembali melakukan analisis data SIM berdasarkan update terbaru dan menyampaikan update laporan data SIM untuk setiap Tenaga Ahli ROMS Provinsi menurut bidangnya masingmasing. Tim ROMS Provinsi melakukan verifikasi dan validasi data SIM. Hari Ketiga: (Tanggal 27 setiap bulan) DMA menyiapkan laporan rangkuman hasil analisis dan verifikasi para Tenaga Ahli provinsi, termasuk hasil pemeriksaan kelengkapan data SIM untuk disampaikan kepada PC/Co-PC. Hasil pemantauan kegiatan MIS Day tingkat Kabupaten disampaikan dalam bentuk grafik berupa kelengkapan data SIM dan data yang masih anomali atau perlu klarifikasi kepada Tim ROMS Kabupaten. Tingkat Pusat Hari Pertama: (Tanggal 25 setiap bulan) Tim SIM CMAC melakukan monitoring dan memastikan jalannya pelaksanaan MIS Day di tingkat Kabupaten dan Provinsi dengan melakukan teleconference. Hari Kedua dan Ketiga: (Tanggal 26-27 setiap bulan) Tim SIM CMAC menyampaikan hasil analisis data SIM berdasarkan update terbaru dan menyampaikan update laporan untuk setiap Tenaga Ahli CMAC menurut bidangnya masingmasing. Tim CMAC melakukan verifikasi dan validasi data SIM. Hari Keempat: (Tanggal 28 setiap bulan) Tim CMAC mengevaluasi hasil kegiatan MIS Day dengan mengeluarkan grafik pemantauan berupa kelengkapan data SIM dan data yang masih anomali atau klarifikasi kepada Tim ROMS Provinsi. POB PELAKSANAAN MIS DAY (Rev 1 18.08.2017) 2 / 9
3.3 HARI LIBUR Jika dalam rentang pelaksanaan MIS Day terdapat tanggal yang jatuh pada hari libur, maka pelaksanaannya akan diundurkan 1 (satu) hari. 3.4 TEMA/SASARAN MIS DAY Pada tanggal 20 (duapuluh) setiap bulan sebelum pelaksanaan MIS Day, Tim ROMS Provinsi menyampaikan hasil analisis data SIM dan memberikan umpan balik (feedback) data yang akan menjadi tema/sasaran MIS Day kepada Tim ROMS Kabupaten, sebagai gambaran dan persiapan terkait kelengkapan data, anomali dan klarifikasi data yang akan menjadi objek pembahasan oleh Tim ROMS kabupaten dan TFM. CMAC juga dapat menetapkan tema/sasaran MIS Day melalui Tim ROMS Provinsi berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan CMAC. Catatan: TEMA/SASARAN MIS Day adalah Data SIM yang belum dilengkapi atau yang kualitasnya tidak memenuhi persyaratan dikarenakan adanya kesalahan dalam pengisian/dianggap memiliki kejanggalan (anomali) atau adanya data yang masih kosong tidak sesuai dengan progres di lapangan. TEMA/SASARAN MIS Day dapat bervariasi sesuai dengan permasalahan data SIM di masing-masing lokasi PAMSIMAS. 3.5 TATA LAKSANA PELAKSANAAN MIS DAY 3.5.1 PELAKSANA PELAPORAN DATA SIM Pelaksana pelaporan data SIM adalah pihak-pihak yang terkait langsung dengan mekanisme proses pengisian dan pelaporan data SIM di lapangan yang masing-masing adalah sebagai berikut: Fasilitator Masyarakat Bertanggungjawab dalam melakukan pengisian/memperbaiki isian data Logbook di tingkat desa yang kemudian diserahkan kepada Fasilitator Senior untuk diperiksa. Setelah logbook diperiksa oleh FS dan diverifikasi oleh DC serta di-entry ke dalam SIM oleh DEAO, selanjutnya FM harus memeriksa pada website SIM Pamsimas bahwa data SIM telah tampil benar sesuai dengan data pada logbook yang telah diisi dan diserahkan. Fasilitator Senior Bertanggungjawab dalam melakukan pemeriksaan data Logbook yang telah diisi/diperbaiki oleh Fasilitator Masyarakat dan selanjutnya menyerahkan Logbook yang telah diverifikasi kepada District Coordinator/Co-DC melalui Data Entry Administration Officer. FS harus memeriksa pada website SIM Pamsimas bahwa data SIM telah tampil benar sesuai dengan data pada logbook yang telah diisi dan diserahkan. District Coordinator/Co-DC Bertanggungjawab dalam memastikan telah dilaksanakannya pemeriksaan data logbook oleh Fasilitator Senior dan selanjutnya melakukan verifikasi terhadap data tersebut. Apabila terdapat anomali dan ketidaklengkapan data, maka DC memerintahkan Tim Fasilitator Masyarakat untuk melakukan perbaikan dan melengkapi data. Data Entry Administration Officer POB PELAKSANAAN MIS DAY (Rev 1 18.08.2017) 3 / 9
Bertanggungjawab dalam melakukan pengisian data ke dalam aplikasi SIM Pamsimas yang diterima dari Fasilitator Senior yang telah diverifikasi oleh DC/Co-DC. DEAO harus memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam aplikasi SIM Pamsimas telah sesuai dengan data yang ada di logbook. Tenaga Ahli tingkat Provinsi Bertanggungjawab dalam melakukan verifikasi dan memastikan kualitas data SIM Pamsimas sesuai dengan lingkup bidang keahliannya, yang sudah diisi oleh ROMS tingkat kabupaten. Analisis dilakukan terhadap laporan data SIM Pamsimas yang disiapkan oleh Data Management Analyst. Data Management Analyst Bertanggungjawab dalam melakukan verifikasi data dari sisi kelengkapan, akurasi dan ketepatan waktu, yang sudah diisi oleh ROMS tingkat kabupaten dalam SIM Pamsimas. DMA juga bertanggung jawab menyiapkan laporan data SIM Pamsimas untuk para Tenaga Ahli di tingkat provinsi untuk dilakukan analisis sesuai dengan bidang keahliannya. Province Coordinator/Co-PC Bertanggungjawab dalam memastikan telah dilakukannya verifikasi data oleh para Tenaga Ahli tingkat provinsi bersama DMA, serta selanjutnya melakukan verifikasi dan validasi terhadap data tersebut. Apabila terdapat anomali dan ketidaklengkapan data, maka PC memberikan surat berupa umpan balik kepada ROMS tingkat kabupaten agar melakukan perbaikan dan melengkapi data. Tenaga Ahli CMAC Bertanggungjawab dalam memastikan kualitas data SIM Pamsimas sesuai dengan lingkup bidang keahliannya, yang sudah diisi oleh ROMS tingkat kabupaten dan tingkat provinsi. Analisis dilakukan terhadap laporan data SIM Pamsimas yang disiapkan oleh Tim SIM CMAC. Tim SIM CMAC Bertanggungjawab dalam menyiapkan laporan data SIM Pamsimas untuk para Tenaga Ahli CMAC sesuai dengan bidang keahliannya. MIS Specialist CMAC Bertanggungjawab dalam melakukan analisis dan verifikasi data bersama-sama dengan para Tenaga Ahli CMAC, serta memastikan kelengkapan, akurasi dan ketepatan waktu pengisian data yang sudah diisi oleh ROMS tingkat kabupaten dan provinsi dalam SIM Pamsimas. Team Leader/Co-TL CMAC Bertanggungjawab dalam memastikan telah dilakukannya verifikasi data oleh para Tenaga Ahli CMAC, serta selanjutnya melakukan verifikasi dan validasi terhadap data tersebut. Apabila terdapat anomali dan ketidaklengkapan data, maka TL/Co-TL memberikan surat berupa umpan balik kepada ROMS tingkat provinsi agar melakukan perbaikan dan melengkapi data. Selain tanggungjawab tersebut di atas, DC/Co-DC dan PC/Co-PC diwajibkan untuk turut menjaga ketertiban pelaksanaan MIS Day dengan cara tidak memberikan tugas kepada para pelaksana Pelaporan Data SIM pada saat MIS Day berlangsung selain yang berkaitan dengan mekanisme pelaporan data SIM sebagai bentuk dukungan penuh terhadap kegiatan ini. POB PELAKSANAAN MIS DAY (Rev 1 18.08.2017) 4 / 9
3.5.2 LAPORAN KEGIATAN MIS DAY Kegiatan MIS Day di tingkat Kabupaten dan Provinsi harus dibuatkan laporan, yang terdiri atas: 1. Notula Pelaksanaan MIS Day 2. Daftar Hadir 3. Foto Pelaksanaan MIS Day 4. Check List Penyerahan/Perbaikan Logbook (khusus Kabupaten) 5. Check List Pengisian dan Verifikasi Quick Status 6. Rekap Pemantauan Pelaksanaan MIS Day (khusus Provinsi) Laporan ROMS Kabupaten diserahkan kepada ROMS Provinsi, sedangkan laporan ROMS Provinsi diserahkan kepada CMAC. Penyerahan laporan melalui e-mail paling lambat 1 (satu) hari setelah selesainya pelaksanaan MIS Day. Hasil rekap pelaksanaan MIS Day ROMS Kabupaten dianalisis kembali oleh ROMS Provinsi dan hasilnya dilaporkan/diumpan balik kepada ROMS Kabupaten, FAS dan Satker Provinsi. 4. METODE PEMANTAUAN DAN PENILAIAN KINERJA PELAKSANAAN MIS DAY Pemantauan dan penilaian kinerja MIS Day pada setiap tingkat di lapangan dititikberatkan pada pencapaian 100% kelengkapan dan perbaikan kualitas data yang menjadi tema/sasaran bagi masingmasing tingkatan (provinsi, kabupaten) dalam cakupan lokasi PAMSIMAS. Apabila setelah pelaksanaan MIS Day tidak terjadi peningkatan pada data yang menjadi tema/sasaran sebagaimana diharapkan, maka pihak-pihak terkait akan dikenakan penilaian tidak melaksanakan MIS Day dengan baik atau kriteria tidak memuaskan (unsatisfactory) yang akan berpengaruh pada Evaluasi Kinerja, atau bahkan penundaan pembayaran gaji dan pencairan biaya pelaksanaan di lapangan. 4.1 PENILAIAN KINERJA TINGKAT KABUPATEN/KOTA ROMS tingkat provinsi dalam hal ini DMA bertanggung jawab dalam melakukan pemantauan dan penilaian kinerja MIS Day yang dilaksanakan oleh masing-masing ROMS tingkat kabupaten di bawah koordinasinya. Hasil pemantauan dan penilaian kinerja ini selanjutnya dilaporkan ke CMAC dalam bentuk grafik pencapaian terhadap tema/sasaran yang sudah ditentukan. 4.2 PENILAIAN KINERJA TINGKAT PROVINSI CMAC di tingkat pusat melalui Tim MIS akan melakukan penilaian kinerja ROMS tingkat provinsi dalam bentuk grafik pencapaian terhadap tema/sasaran yang sudah ditentukan bagi masingmasing ROMS. Seluruh hasil penilaian kinerja MIS Day dari masing-masing kabupaten dan provinsi akan ditampilkan di halaman website PAMSIMAS sebagai bahan untuk pemantauan dan penilaian. 4.3 SARANA PEMANTAUAN DAN PENILAIAN KINERJA PELAKSANAAN MIS DAY 4.3.1 Tabel Kelengkapan Data SIM Tabel Kelengkapan Data SIM yang selama ini digunakan sebagai sarana pemantauan dan penilaian kelengkapan data SIM dari setiap kabupaten cakupan PAMSIMAS dapat dilihat pada website SIM PAMSIMAS (menu Laporan - Kelengkapan - Data SIM), yang akan digunakan sebagai acuan dan alat bantu untuk mempermudah pemantauan dan penilaian kinerja MIS Day. POB PELAKSANAAN MIS DAY (Rev 1 18.08.2017) 5 / 9
4.3.2 Penentuan Tema/Sasaran MIS Day. 1. KELENGKAPAN DATA SIM. Dengan menggunakan Tabel Kelengkapan Data SIM tersebut dapat ditentukan data SIM yang masih belum lengkap untuk dijadikan tema/sasaran kelengkapan MIS day yang berkaitan dengan kelengkapan data bagi masing-masing kabupaten. Untuk melihat daftar kelengkapan data SIM dapat dilakukan dengan mengakses http://mis.pamsimas.org/kelengkapan2/datasim.php Dengan memantau daftar tersebut, diharapkan Tim ROMS Kabupaten dan Provinsi segera mengisi dan melengkapi data tersebut. Gambar 1. Tabel Kelengkapan Data SIM 2. KUALITAS DATA SIM. Untuk melakukan penilaian kualitas data SIM akan digunakan tabeltabel Profil Desa per tahun Program yang menjadi sumber data dari Tabel Kelengkapan Data SIM. Data dalam kolom-kolom yang dianggap berkualitas rendah karena memiliki kejanggalan dikarenakan kesalahan dalam pengisian akan dikeluarkan sebagai daftar data SIM bermasalah per desa yang dijadikan tema/sasaran MIS Day yang berkaitan dengan kualitas data. Data SIM yang memerlukan klarifikasi dapat diakses pada alamat http://mis.pamsimas.org/arsip/index_kelengkapan.php Contohnya: Jumlah KK penduduk melebihi jumlah jiwa penduduk. POB PELAKSANAAN MIS DAY (Rev 1 18.08.2017) 6 / 9
Gambar 2. Arsip Kelengkapan dan Verifikasi Data SIM Data yang tersaji dalam SIM Pamsimas juga perlu dipastikan konsisten dengan data yang tertulis di RKM dan aktual di lapangan. 3. KELENGKAPAN DAN KESESUAIAN FOTO DOKUMENTASI KEMAJUAN PELAKSANAAN KEGIATAN. Penilaian kelengkapan Foto Dokumentasi Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan dilakukan dengan menggunakan tabel laporan Kelengkapan Foto Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan. Dari tabel ini dapat dilihat desa mana yang belum lengkap mengupload foto Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan Fisik yang terdiri dari 3 (tiga) buah foto yang mewakili kondisi sarana 0%, 25%, 50%, 75% dan 100%. Foto dokumentasi fisik kegiatan harus diambil dari sudut pengambilan yang sama dari masing- masing tahapannya. Khusus untuk program tahun 2008 diperbolehkan untuk hanya mengupload foto kondisi 100% sarana terbangun. Sedangkan penilaian kesesuaian foto dilakukan dengan mengamati secara manual foto dokumentasi di desa. Jika ditemukan kejanggalan yaitu: foto kurang jelas, foto hitam, foto yang kabur, atau foto rekayasa hasil editor/software, maka foto-foto tersebut harus segera diperbaiki/diganti. Foto-foto kegiatan Pamsimas dapat diakses melalui alamat http://mis.pamsimas.org/uploadfoto/ POB PELAKSANAAN MIS DAY (Rev 1 18.08.2017) 7 / 9
Gambar 3. Foto Kegiatan dan Koordinat Untuk kegiatan pelatihan cukup diwakili oleh 1 (satu) buah foto yang menggambarkan pelaksanaan pelatihan. KESESUAIAN LOKASI DAN KOORDINAT FOTO KEGIATAN. Untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian lokasi dan koordinat, maka koordinat yang dimasukkan di SIM dapat diuji dengan memasukkannya ke dalam aplikasi online Maps (seperti Google Maps, Bing Maps, dan lain-lain). Jika ditemukan adanya ketidaksesuaian foto dan koordinat, maka dikembalikan kepada ROMS provinsi dan kabupaten untuk segera memperbaiki hal tersebut. Foto-foto dan koordinat kegiatan Pamsimas bisa diakses melalui alamat http://mis.pamsimas.org/uploadfoto/ 4. Duplikasi Foto. Dikarenakan banyak ditemukan penggunaan foto yang sama, baik untuk kegiatan atau desa yang berbeda maka penilaian duplikasi foto dapat dilihat pada tabel Laporan Duplikasi Foto yang menampilkan foto-foto kegiatan yang sama tapi digunakan untuk kegiatan atau desa yang berbeda. Untuk melihat daftar duplikasi foto kegiatan dapat diakses melalui alamat http://mis.pamsimas.org/foto/index.php?m=anm. Setelah menemukan daftar foto duplikasi, maka foto-foto tersebut harus diganti atau diperbaiki. POB PELAKSANAAN MIS DAY (Rev 1 18.08.2017) 8 / 9
Gambar 4. Duplikasi Foto Kegiatan 4.3.3 KRITERIA PENILAIAN KINERJA PELAKSANAAN MIS DAY Dengan membandingkan nilai pencapaian kelengkapan data SIM sebelum dan setelah MIS Day dilaksanakan maka akan didapat kriteria nilai pencapaian kelengkapan dan kualitas data SIM terhadap permasalahan yang dijadikan tema/sasaran MIS Day. Kriteria Penilaian Kinerja Pelaksanaan MIS Day dalam mencapai target terpenuhinya kelengkapan dan perbaikan kualitas data SIM adalah sebagai berikut: 1. Kriteria Memuaskan (Satisfactory) Dinilai mendapat kriteria memuaskan apabila sekurang-kurangnya 80% tema/sasaran MIS Day terlampaui. 2. Kriteria Sedang (Average) Dinilai mendapat kriteria cukup memuaskan apabila antara 60-79% tema/sasaran MIS Day terlampaui. 3. Kriteria Tidak Memuaskan (Unsatisfactory) Dinilai mendapat kriteria tidak memuaskan apabila kurang dari 60% tema/sasaran MIS Day terlampaui. 5. PENUTUP Dengan adanya MIS Day diharapkan semua pihak terkait dapat berpartisipasi secara penuh dalam melaksanakan mekanisme pelaporan data SIM terutama kegiatan melengkapi pengisian dan verfikasi data SIM sehingga dapat dimanfaatkan dengan semaksimal mungkin oleh setiap pelaksana PAMSIMAS di setiap tingkatan dan bermanfaat dalam meningkatkan pencapaian indikator inti kinerja program melalui kegiatan monitoring dan evaluasi. POB PELAKSANAAN MIS DAY (Rev 1 18.08.2017) 9 / 9