Volume PT. MEDIA TEKNOLOGI BERKAH APLIKASI PENDAFTARAN PETUGAS HAJI

Transkripsi

1 Volume 1 PT. MEDIA TEKNOLOGI BERKAH APLIKASI PENDAFTARAN PETUGAS HAJI

2 1 User Guide

3 PT. MEDIA TEKNOLOGI BERKAH APLIKASI PENDAFTARAN PETUGAS HAJI MEDIA TEKNOLOGI BERKAH

4 ii

5 TOC Daftar Isi 1. Pendahuluan Keunggulan Aplikasi Fitur Aplikasi Fitur Aplikasi Pelaporan Fitur Keamanan Aplikasi Arsiktektur Aplikasi Pendaftaran Petugas Haji Pembagian Aplikasi Login ke Aplikasi Pendaftaran User Baru Pendaftaran akun sebagai petugas Pencetakan kartu verifikasi iii

6 BAB 1 1. PENDAHULUAN Peranan teknologi informasi sangat penting dalam menunjang tercapainya tujuan peningkatan pelayanan. Dengan terciptanya sebuah sistem yang terintegrasi yang mengakomodir proses layanan pada Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah, maka akan berdampak pada aspek-aspek antara lain akurasi data, koordinasi, efektivitas kerja, konsistensi proses dan data, kemudahan dalam integrasi dengan pihak-pihak di luar Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah tetapi masih dalam kaitan dengan pelayanan penyelenggaraan ibadah haji antara lain bank, penerbangan, imigrasi dan kedutaan arab saudi. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji, agar penyelenggaraan haji dapat berjalan aman, tertib dan lancar dengan menjunjung tinggi asas keadilan, profesionalitas dan akuntabilitas perlunya penyempurnaan sistem dan manajemen penyelenggaraan ibadah haji secara terus menerus. Salah satu upaya untuk mewujudkan penyelenggaraan yang profesional diperlukan penyempurnaan sistem rekrutmen petugas haji Indonesia. Untuk menghasilkan petugas yang berkompeten, memiliki komitmen, loyal dan berakhlaqul karimah, dan analisis kebutuhan pelayanan dan akurasi jabatan, seleksi administrasi dan kesehatan secara ketat serta tes kompetensi. Pada prinsipnya pelayanan ibadah haji mencakup tiga hal utama yaitu jemaah yang terdaftar dan memenuhi syarat dapat diberangkatkan ke Arab Saudi, jemaah yang telah berada di Arab Saudi memperoleh akomodasi, konsumsi dan transportasi serta melaksanakan wukuf di Arafah dan seluruh jemaah haji yang telah menunaikan ibadah haji dapat dipulangkan ke Tanah Air. Semua indikator atau prinsip pelayanan tersebut tingkat keberhasilannya ditentukan oleh kinerja Petugas Haji. Petugas Haji Indonesia memiliki tanggung jawab dan tugas yang berat, oleh karenanya diperlukan seleksi untuk menentukan tingkat profesionalitas petugas tersebut, baik dari aspek administrasi, kompetensi dan juga 4

7 kapabilitas. Dalam manual penggunaan aplikasi pendaftaran petugas ini dijelaskan penggunaan dan pemakaian system sehingga persyaratan menjadi petugas haji Indonesia, baik persyaratan khusus ataupun persyaratan umum dapat diproses oleh sistem. Petugas haji Indonesia yang handal dan profesional tentunya harus diupayakan dengan membentuk dan menciptakan satu sistem yang baik dan akuntabel. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka sistem aplikasi pendaftaran petugas haji ini dbuat. Dengan sistem yang tepat guna dan tepat sasaran serta didukung infrastruktur yang handal, maka peningkatan pelayanaan secara maksimal diharapkan dapat tercapai. Aplikasi pendaftaran petugas haji ini sudah berbasis GUI (Graphical User Interface) dan teknologi berbasis Web yang berjalan di atas infrastruktur apache, php dan postgresql yang akan lebih memudahkan user untuk berinterkasi dengan sistem dan baik secara fitur aplikasi maupun bisnis proses yang berjalan. 1.1 KEUNGGULAN APLIKASI Adapun keunggulan dari aplikasi ini adalah: 1. Aplikasi online ini untuk mendukung peningkatan pelayanan haji yang terintegrasi, lebih profesional, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan 2. Tersedianya sarana media elektronik untuk proses rekruitmen secara online dan transparan sejak dari pendaftaran. 3. Dapat terintegrasi dengan database SISKOHAT secara real time dan mengurangi beban manual. 4. Datasabe entry Petugas dapat dipakai untuk semua lini 5. Dapat di akses melalui media internet 1.2 FITUR APLIKASI Adapun Fitur dari aplikasi ini adalah: 1. Memiliki kemampuan untuk menyimpan, verifikasi dan menampilkan biodata petugas haji. 5

8 2. Memiliki kemampuan untuk menyimpan dan menampilkan bukti/dokumen kelengkapan petugas (Photo, KTP, Ijazah, Sertifikat, dll). 3. Memiliki kemampuan untuk mengelola data: Biodata Petugas Haji (nama, alamat, instansi, dll) Profil Petugas Haji (pendidikan, umur, pekerjaan, dll) Ploting penempatan kerja (Jeddah, Makkah, Madinah) Laporan Kinerja Petugas Haji 4. Memiliki kemampuan untuk melakukan kompresi data ke server siskohat sampai 90% untuk data berupa teks dan 10-15% untuk data berupa data image FITUR APLIKASI PELAPORAN Adapun Fitur pelaporan dan rekapitulasi: 1. Rekap Pendaftar berdasarkan Jenis Tugas (PPIH, TPHI, TPHI) 2. Rekap Pendaftar berdasarkan Provinsi 3. Rekap Pendaftar berdasarkan Identitas 4. Laporan dapat dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan FITUR KEAMANAN APLIKASI Adapun Fitur kemanan memiliki tingkat keamanan yang berlapis. Dari sisi aplikasi: 1. Setiap user akan memiliki role tertentu yang akan menentukan hak akses yang dimiliki. 2. Data akan divalidasi terlebih dahulu oleh aplikasi. 3. Ada pertahanan terhadap sql injection dan script. Dari sisi database: Database tidak bisa di akses secara remote, kecuali melalui IP tertentu. 6

9 Dari sisi infrastruktur: Infrastruktur berada di dalam lingkup SISKOHAT dimana dalam hal pemeliharaan keamanan memiliki prosedur yang sama dengan yang ada pada SISKOHAT. 1.4 ARSIKTEKTUR APLIKASI PENDAFTARAN PETUGAS HAJI Jaringan Server Aplikasi Server Database Local PC Printer User 7

10 1.5 PEMBAGIAN APLIKASI Aplikasi di bagi menjadi beberapa modul yang terdiri dari : User Management / Pemeliharaan Pengguna (User), terdiri dari modul : Pemeliharaan User Pendaftar Pemeliharaan User Verifikator Pemeliharan Super User Master Data Management / Pemeliharaaan Data Referensi Pendaftaran, terdiri dari modul : Pendaftaran Account system (user biasa) Pendaftaran account yang sudah terdaftar di sistem sebagai petugas haji indonesia Pencetakakan kartu verifikasi Verifikasi dan Penilaian Pencetakan Kartu Akun Integrasi data dengan sistem absensi pelatihan petugas haji Integrasi data petugas haji dengan SISKOHAT Gen.2 Pencetakan Surat Perintah Perjalanan Dinas Pencetakan Surat Tugas 8

11 Pelaporan 1.6 LOGIN KE APLIKASI Untuk mengaktifkan dan login ke system yang pertama kali harus dilakukan user adalah mengetikan alamat aplikasi pendaftaran petugas haji pada browser, yaitu jika melalui jaringan internet atau jika melalui jaringan siskohat (intranet), maka di layar browser akan tampil layar utama aplikasi (Gambar 1. Layar Utama Aplikasi) Gambar 1. Layar Utama Aplikasi 9

12 Klik link Masuk yang terdapat pada pojok kanan atas aplikasi (Gambar 2. Link Masuk Aplikasi) Gambar 2. Link Masuk Aplikasi Masukan Nama pengguna dan Sandi yang tersedia pada formulir, lalu tekan tombol Masuk yang berwarna hijau (Gambar 3. Formulir Masuk). 10

13 Gambar 3. Formulir Masuk Untuk mengganti profil pengguna atau password user yang aktif saat ini dapat dilakukan dengan klik link profil yang ada pada bagian kanan atas layar sebelum link keluar, Gambar 4. Link Profil Pengguna maka di layar akan tampil profil singkat pengguna yang login saat ini, untuk mengubah profil / password klik tombol edit profil. 11

14 Gambar 5. Tampilan Profil Pengguna Pada formulir ini pengguna dapat merubah profil kecuali pada kolom-kolom yang tersedia. klik tombol simpan untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan. dan sistem akan memberitahu bahwa perubahan berhasil disimpan. Gambar 6. Formulir Pengaturan Profil 12

15 Gambar 7. Simpan Pengaturan Profil Klik link account untuk merubah password lama, Pada kolom current password isi password lama, kemudian pada kolom New password isikan password yang baru dan pada kolom Ulangi Password Baru isikan sekali lagi password baru tersebut. Untuk menyimpan perubahan password tersebut klik tombol Simpan. Gambar 8. Formulir Pengaturan Akun Untuk keluar dari aplikasi yang aktif saat ini dapat dilakukan dengan klik link keluar yang ada pada bagian kanan atas layar, maka akan tampil tampilan awal seperti semula saat user belum masuk ke sistem yang aktif saat ini (Gambar 4. Keluar Dari Aplikasi) 13

16 Gambar 9. Keluar Dari Aplikasi 14

17 BAB 2 2. PENDAFTARAN USER BARU Aplikasi ini dapat diakses oleh pengguna dari seluruh dunia melalui jaringan internet, pengguna dapat mendaftarkan dirinya langsung pada aplikasi ini dengan cara: 1. klik link daftar sekarang yang terdapat pada pojok kanan atas ketika aplikasi di akses 2. isi formulir yang tersedia, masukan nama pengguna yang diinginkan, masukan yang dimiliki dan masukan sandi yang ingin digunakan, klik tombol daftar yang berwarna hijau yang terdapat di bagian wabah formulir. 15

18 3. ketika berhasil akan menampilkan layar sebagai berikut: dan pengguna akan otomatis login. catatan: saat manual book ini ditulis fitur konfirmasi melalui sedang dinonaktifkan, seharusnya ketika medaftar sistem akan mengkonfirmasi melalui pengguna untuk memastikan bahwa pengguna memiliki yang valid, yang nantinya akan memverfikasi bahwa satu alamat hanya dapat digunakan oleh satu nomor ktp yang digunakan untuk mendaftar sebagai petugas haji. 16

19 BAB 3 3. PENDAFTARAN AKUN SEBAGAI PETUGAS Untuk mendaftar sebagai petugas haji, pengguna harus mendaftarkan dirinya terlebih dahulu sebagai user dari sistem, langkah pendaftaran ini sudah dijelaskan pada bab sebelumnya, jika pengguna telah memiliki akun pada sistem maka pengguna dapat mendaftarkan akun untuk menjadi petugas pada tahun berjalan, adapun untuk daftar menjadi petugas ada beberapa alur kerja yang harus dilalui oleh pengguna, yaitu: 1. login Untuk masuk kedalam sistem / login sudah dijelaskan pada subbab sebelumnya. 2. Isi data pendukung Untuk mendaftar menjadi petugas haji pada tahun berjalan salah satu alur kerja yang harus dilalui oleh pengguna sistem ada mengisi data pendukung yaitu, biodata, ijazah, pekerjaan dan kelengkapan dokumen. Adapun langkah untuk melakukan alur kerja tersebut harus dilakukan secara berurutan dan tidak dibolehkan oleh sistem untuk melompati alur kerja untuk mendaftar sebagai petugas haji. 17

20 Adapun pengguna sistem untuk memenuhi alur kerja dimaksud adalah sebagai berikut: A. Pengisian Data Biodata Untuk mengisi biodata klik link menu Pengisian data pada bagian atas kanan aplikasi lalu klik link Biodata. Akan tampil layar formulir biodata, semua field wajib untuk diisi kecuali No SPPH, No Pendaftaran dan No Porsi yang ketiga field ini akan diisi oleh sistem secara otomatis. 18

21 19

22 Isikan data yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan formulir, kecual No. SPPH, No. Pendaftaran, No. Porsi yang akan didapatkan dari siskohat gen.2 Isikan nama dengan minimal 3 suku kata, begitu juga saat pembuatan passport nantinya sesuaikan nama passport dengan nama yang didaftarkan. 20

23 Klik bagian January 1984 untuk memilih bulan. Klik 1984 untuk memilih tahun Kode diagnosa diisi sesuai hasil diagnosa dari pemeriksaan kesehatan rumah sakit. 21

24 Masukan tinggi dalam satuan centimeter (cm) dan berat dalam satuan kilogram (kg) masukan surat referensi, klik simpan 22

25 Ketika klik tombol simpan B. Pengisian Data Ijazah dan Sertifikat Untuk mengisi data ijazah dan sertifikat klik link menu Pengisian data pada bagian atas kanan aplikasi lalu klik link ijazah dan sertifikat. 23

26 C. Pengisian Data Pekerjaan Untuk mengisi data Pekerjaan klik link menu Pengisian data pada bagian atas kanan aplikasi lalu klik link pekerjaan. D. Pengisian Data Kelengkapan Dokumen Untuk mengisi data Kelengkapan Dokumen klik link menu Pengisian data pada bagian atas kanan aplikasi lalu klik link kelengkapan dokumen. 24

27 3. Daftar sebagai petugas Setelah seluruh persyaratan alur kerja dilakasanakan maka pengguna dapat mendaftarkan accountnya sebagai petugas, klik menu pendaftaran kemudian pilih daftar sebagai petugas 25

28 Ketika menu tersebut di klik maka aplikasi akan menampilkan layar pilihan petugas, klik tombol daftar untuk mendaftar menjadi petugas Ketika tombol daftar diklik maka aplikasi akan menampilkan layar pendaftaran petugas, isi formulir yang terdapat pada layar tersebut sesuai dengan minat pengguna, kemudian klik tombol create. Berikut tampilan ketika sudah mendaftar, semua data tidak bisa diedit lagi ketika sudah mendaftar. 26

29 BAB 4 4. PENCETAKAN KARTU VERIFIKASI Ketika pengguna sudah mendaftarkan akunnya sebagai petugas, langkah selanjutnya adalah mencetak kartu verifikasi, kartu verifikasi ini berfungsi untuk di tempel di map yang menyertai berkas hardcopy petugas yang dibubuhi prangko dan dikirim melalui post ke alamat po box yang tertera. Untuk melakukan pencetakan kartu verifikasi klik menu pendaftaran yang terdapat pada sisi atas aplikasi dan pilih menu cetak kartu verifikasi dengan cara mengkliknya Ketika menu tersebut diklik maka akan muncul layar cetak, klik tombol cetak 27

30 tekan tombol print dan tempel kan kartu tersebut pada map untuk dikirim beserta dokumen hardcopy yang dilegalisir. 28