SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG)

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG) 2012 BUKU PANDUAN PENGELOLAAN GAJI DAN INSENTIF PEGAWAI TIDAK TETAP (PTT) SECARA ONLINE MELALUI APLIKASI SIMPEG //

2 1. Alur Pengusulan Gaji Alur Pengusulan gaji secara online dapat dilihat berasarkan gambar dibawah ini: 2. Menu Pengelolaan Gaji pada SIMPEG Menu pengelolaan gaji pada aplikasi SIMPEG dapat dilihat pada gambar dibawah ini: Berdasarkan hak aksesnya, menu yang dapat diakses oleh masing-masing pengelola gaji adalah sebagai berikut : User/Pengguna Kabupaten/Kota (Menggunakan username & password masing-masing kabupaten/kota) Biro Umum (Menggunakan username & password Biro Umum) Hak Akses a. Usulan Kabupaten/Kota b. Pencarian Data c. Rekap Gaji d. Pencarian Status Gaji a. Validasi Usulan b. Usulan ke KPPN & BRI c. Feedback Pembayaran Gaji d. Pencarian Data e. Rekap Gaji f. Pencarian Status Gaji 1

3 3. Usulan Kabupaten/Kota Agar PTT dibayarkan gajinya, kabupaten/kota penempatan wajib melakukan pengusulan gaji yang ditujukan kepada Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkes RI (sesuai dengan PERDIRJEN Nomor Per-29/PB/2007). Untuk melakukan pengusulan melalui aplikasi SIMPEG, dapat dilakukan dengan mengakses menu Gaji Usulan Kabupaten/Kota seperti pada Gambar berikut : Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut : Tombol Tampilkan berfungsi untuk menampilkan daftar usulan kabupaten/kota yang telah dibuat. Tombol Cetak Usul berfungsi untuk mencetak surat usulan sesuai format baku yang telah ditentukan, tombol Cetak Gaji, Cetak Insentif, Cetak Gaji & Insentif berfungsi untuk mencetak lampiran daftar gaji dan insentif yang digunakan untuk melengkapi usulan dari kabupaten/kota. Tombol Ubah berfungsi untuk mengubah usulan yang telah dibuat sebelum surat usulan dikirimkan dan divalidasi oleh Biro Umum. Tombol Buat Usulan Gaji berfungsi untuk membuat/menambah usulan pembayaran gaji baru. Jika tombol Buat Usulan Gaji di tekan, maka akan muncul halaman seperti Gambar berikut : 2

4 Masukkan data yang diperlukan pada formulir seperti gambar diatas kemudian tekan tombol SIMPAN untuk menyimpan data usulan atau tekan tombol BATAL untuk membatalkan pembuatan usul. Terdapat 2 (dua) jenis usulan kabupaten/kota. Pertama, yaitu usulan Induk, yaitu usulan utama pembayaran gaji PTT pada bulan tertentu, dan kedua yaitu usulan Susulan, yaitu usulan tambahan ketika ada PTT yang belum diusulkan pembayaran gajinya melalui usulan induk dalam bulan yang sama. Setelah tombol SIMPAN ditekan, maka akan muncul halaman seperti pada gambar berikut : 3

5 Tombol Tambah Pegawai berfungsi untuk menambahkan data lampiran PTT yang akan diusulkan gajinya. Tombol Cetak Pengantar Usulan berfungsi untuk mencetak usulan yang akan dikirimkan, tombol Cetak Gaji, Cetak Insentif, Cetak Gaji & Insentif berfungsi untuk mencetak lampiran daftar gaji dan insentif yang digunakan untuk melengkapi usulan dari kabupaten/kota. Jika kita menekan tombol Tambah Pegawai, maka akan muncul halaman seperti berikut : Pada halaman diatas, apabila pegawai tersebut diusulkan gajinya, maka pilih Ya pada kolom Usul Gaji. Apabila pada kolom Usul Gaji dipilih Tidak, maka kolom Keterangan wajib diisi, hal ini perlu dilakukan agar dapat diketahui alasan tidak diusulkan gajinya. Setelah pegawai yang diusulkan gajinya selesai dipilih, tekan tombol PROSES untuk menyimpan data tersebut. Dalam melakukan pengusulan pembayaran gaji PTT ke Biro Umum, Kabupaten/Kota harus mencetak dan mengirimkan beberapa laporan melalui aplikasi SIMPEG seperti yang dapat pada gambar di bawah ini : a. Usulan Pembayaran Gaji 4

6 b. Rekapitulasi Gaji Pegawai Tidak Tetap c. Rekapitulasi Insentif Pegawai Tidak Tetap 5

7 d. Rekapitulasi Gaji & Insentif Pegawai Tidak Tetap 4. Validasi Usulan Kabupaten/Kota (oleh Biro Umum) Tahapan selanjutnya setelah Kabupaten/Kota melakukan usulan dan di kirimkan ke Biro Umum yaitu melakukan validasi usulan. Usulan yang telah diterima oleh Biro Umum divalidasi berdasarkan surat usulan yang masuk. Untuk melakukan validasi usulan dalam SIMPEG, dapat dilakukan dengan mengakses menu Gaji Validasi Usulan seperti pada Gambar berikut : Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut : 6

8 Tombol TAMPILKAN berfungsi untuk menampilkan surat usulan yang harus divalidasi. Daftar usulan yang muncul adalah usulan yang belum divalidasi. Untuk memvalidasi usulan, tekan tombol Usulan pada kolom Tindakan. Setelah tombol usulan tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti berikut : Tombol PROSES berfungsi untuk memproses data usulan gaji PTT sesuai dengan daftar pegawai yang dipilih (di checklist pada kolom Usulkan ). Dalam proses validasi, perlu di cek juga data nomor rekening dari setiap pegawai. Jika data usulan telah divalidasi, maka data usulan tersebut telah siap untuk diusulkan kembali ke KPPN dan Bank BRI. 5. Usulan ke KPPN dan Bank BRI Setelah semua usulan divalidasi. Tahapan selanjutnya adalah Biro Umum melakukan usulan pembayaran gaji PTT ke KPPN lalu dilanjutkan ke Bank BRI. Untuk melakukan pengusulan ke KPPN dan Bank BRI dalam SIMPEG, dapat dilakukan dengan mengakses menu Gaji Usulan ke KPPN dan BRI seperti pada Gambar berikut : Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut : 7

9 Untuk menambah data, tekan tombol TAMBAH sehingga akan muncul halaman tambah usulan gaji PTT ke KPPN dan BRI seperti pada gambar yang ada di bawah ini : Setelah semua data diisi dengan benar, tekan tombol Tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Tombol berfungsi untuk mengubah data, tombol berfungsi untuk menghapus data, dan tombol berfungsi untuk melihat detail data. Jika tombol ditekan, maka akan muncul detail usulan gaji seperti yang dapat di lihat pada gambar berikut : 8

10 Yang harus dicetak oleh Biro Umum untuk melakukan pengusulan ke KPPN dan Bank BRI dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. KPPN a. Surat Pernyataan b. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak Gaji 9

11 c. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak Insentif d. Rekapitulasi Gaji Global 10

12 e. Rekapitulasi Gaji Per Provinsi 11

13 2. Bank BRI a. Surat Perintah Pemindah bukuan gaji ke Bank 12

14 b. Rekapitulasi Data Pencairan Gaji c. Daftar Nama Pencairan Gaji 6. Feedback Pembayaran Gaji Setelah Biro Umum mengirimkan usulan gaji ke KPPN dan Bank BRI, maka selanjutnya yang perlu dilakukan adalah melakukan feedback pembayaran gaji berdasarkan data feedback yang diberikan oleh Bank BRI. Fungsi dari proses verifikasi feedback adalah untuk memberikan status bahwa pegawai tersebut telah dibayarkan gajinya melalui transfer Bank. Untuk melakukan verifikasi feedback pembayaran gaji dalam SIMPEG, dapat dilakukan dengan mengakses menu Gaji Feedback pembayaran Gaji seperti pada Gambar berikut : 13

15 Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut : Setelah semua data pegawai yang telah di transfer selesai dicentang (pada kolom Dibayarkan), maka tekan tombol PROSES untuk menyimpan data tersebut. 7. Pencarian Data Untuk mengetahui status proses usulan yang dikirimkan kabupaten/kota, dapat dilakukan dengan melihat status usulannya melalui menu pencarian data. Untuk melakukan pencarian data dalam aplikasi SIMPEG, dapat dilakukan dengan mengakses menu Gaji Pencarian Data seperti pada Gambar berikut : 14

16 Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut : Setelah memilih kriteria yang akan dicari, tekan tombol Tampilkan untuk melihat hasil pencarian. Tanda bergambar dilakukan, dan tanda bergambar dilakukan/diproses. menandakan bahwa proses tersebut telah selesai menandakan bahwa proses tersebut belum Proses pencarian status data dapat dilakukan berdasarkan 2 (dua) kriteria, yaitu berdasarkan nomor surat dan berdasarkan nama pegawai. 8. Rekap Gaji Untuk melihat hasil rekapitulasi pengusulan gaji dari kabupaten/kota, dapat dilihat melalui fasilitas menu rekap gaji. Untuk melihat hasil rekapitulasi usulan gaji dalam aplikasi SIMPEG, dapat dilakukan dengan mengakses menu Gaji Rekap Gaji seperti pada Gambar berikut : 15

17 Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut : Setelah memilih kriteria yang akan dicari, tekan tombol Tampilkan untuk melihat hasil rekapitulasi data. Terdapat 4 (empat) jenis laporan yang bisa dilihat, yaitu laporan bulanan, triwulan, semester, dan tahunan. Untuk mencetak laporan tersebut, dapat dilakukan dengan memilih tombol Cetak Laporan yang ada di bagian atas tabel. Hasil dari cetakan laporan dapat dilihat seperti gambar berikut : 16

18 9. Pencarian Status Gaji Pencarian Status Gaji berfungsi untuk mengetahui status gaji dari setiap pegawai tidak tetap (PTT). Untuk melihat status gaji dalam aplikasi SIMPEG, dapat dilakukan dengan mengakses menu Gaji Pencarian Status Gaji seperti pada Gambar berikut : Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut : 17

19 Setelah memilih kriteria yang akan dicari, tekan tombol Tampilkan untuk melihat hasil pencarian. Tanda bergambar menandakan bahwa proses pembayaran/transfer gaji pada bulan tersebut (nomor pada kepala tabel menandakan bulan) telah dilakukan. Dan tanda bergambar menandakan bahwa proses pembayaran/transfer gaji belum dilakukan/diproses. --::: Terima Kasih :::