BAB 2 GAMBARAN UMUM OBJEK 2.1 Sejarah Umum Perusahaan PT. Mitra Manis Sentosa merupakan produsen makanan ringan yang didirikan pada tahun 1986. Bentuk badan hukum dari perusahaan ini adalah perseroan terbatas (PT) dan sudah tercatat dalam lembaran negara berdasarkan akte notaris Tn. Yudo Paripurno No. 116 / 1986 tanggal 14 Maret 1986. Selama beberapa tahun sejak didirikan, perusahaan ini hanya melakukan kegiatan usaha yang terbatas pada bagian penjualan saja, karena masih merupakan suatu perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang penjualan makanan ringan. Pada saat itu, perusahaan berlokasi di jalan Bidara Raya 9, Jakarta Barat. Kemudian pada tahun 1990, PT. Mitra Manis Sentosa memutuskan untuk mengembangkan usahanya dengan mendirikan pabrik baru di jalan Kamal Raya 8, Cengkareng. Perusahaan mulai memproduksi sendiri produknya. Yang semula hanya sebagai penjual, sekarang menjadi penyalur sekaligus produsen. Akhirnya sejalan dengan perkembangan perusahaan, kegiatan usaha PT. Mitra Manis Sentosa lebih dominan di bidang produksi daripada di bidang distribusi. Sekarang, PT. Mitra Manis Sentosa telah tumbuh sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi makanan ringan.
9 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan dalam mencapai tujuannya. Harus mengkoordinasi seluruh kegiatan yang ada di dalamnya. Sehingga dapat tercipta suatu kerja sama yang baik antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Oleh karena itu, diperlukan suatu organisasi yang baik dimana para anggotanya dapat saling bekerja sama dalam melaksanakan aktivitas secara efektif dan efisien. PT. Mitra Manis Sentosa memiliki struktur organisasi garis atau lini, yang merupakan suatu bentuk organisasi dimana wewenang dan tanggung jawab berjalan dari tingkat paling tinggi sampai tingkat paling rendah. Jadi masing-masing bawahan dalam organisasi ini mempertanggungjawabkan pekerjaan hanya pada satu orang atasan. Manajemen perusahaan dipimpin oleh seorang direktur dibawah pengawasan dewan komisaris yang bertindak sebagai wakil dari para pemegang saham, tetapi kekuasaan tertinggi berada pada RUPS (Rapat Umum Pmegang Saham). Struktur organisasi PT. Mitra Manis Sentosa dapat dilihat pada gambar berikut. Dewan Komisaris Direktur Manajer Pemasaran & Pembelian Manajer Produksi Manajer Keuangan Manajer Personalia Sub Manajer Pembelian Sub Manajer Pemasaran Kabag Produksi Kabag Engineering Supervisor R & D Supervisor Penjualan Supervisor Pemasaran Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Mitra Manis Sentosa
10 2.3 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT. Mitra Manis Setosa dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Dewan Komisaris Para anggota dewan komisaris merupakan pemegang saham perusahaan, diantaranya adalah para pendiri PT. Mitra Manis Sentosa, yaitu Bpk. Mendjon Chandra, Bpk. Salim Hendra, dan Bpk. Hasan Wijata. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari dewan komisaris adalah : Bertindak sebagai wakil dari pemegang saham Melakukan pengawasan atas kegiatan perusahaan secara keseluruhan Memantau pelaksanaan dari setiap kebijaksanaan yang telah digariskan atau dikeluarkan Mengawasi tindakan-tindakan yang dilakukan oleh direktur Memberikan nasehat kepada dewan direksi dan bertugas membuat laporan kepada para pemegang saham 2. Direktur Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari direktur adalah : Bertanggungjawab penuh pada dewan komisaris atas kelangsungan kegiatan perusahaan Menentukan kebijaksanaan umum agar dapat dipakai sebagai dasar kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan dari perusahaan.
11 Mengangkat, meminta, memberi pertanggungjawaban dan memberhentikan manajer. Memberikan pengarahan dan mengawasi pelaksanaan kinerja dewan direksi 3. Manajer Pemasaran dan Pembelian Tugas, wewenang, dan tangung jawab dari manajer pemasaran dan pembelian adalah : Menyusun rencana kerja pemasaran dan pembelian baik jangka panjang maupun jangka pendek Memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran dan pembelian Mengawasi kegiatan operasi pemasaran dan pembelian agar menapai sasaran dan sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan Memberikan laporan kepada pimpinan perusahaan atau direktur terhadap hal-hal yang berhubungan dengan pemasaran dan pembelian Dalam melaksanaakan tugasnya, manajer pemasaran dan pembelian dibantu oleh dua orang sub manajer, yakni : a. Sub-manajer Pemasaran Sub-manajer pemasaran membawahi 3 supervisor, yakni : 1) Supervisor Pemasaran Mempunyai tugas untuk mengatur segala ssesuatu yang berhubungan dengan usaha perusahaan dalam memperkenalakan produknya kepada
12 masyarakat dengan cara membujuk konsumen untuk membeli melalui iklan pada berbagai media, juga memberikan hadiah atau bonus kepada konsumen yang nantinya diharapkan akan dapat meningkatkan penjualan. 2) Supervisor Riset dan Pengembangan ( R&D) Bertugas untuk melaksanakan penelitian mengenai produk yang akan dikeluarkan perusahaan agar produk tersebut tidak gagal setelah dipasarkan. Selain itu juga menyelidiki produk apa yang sebenarnya diinginkan oleh masyarakat dan berusaha untuk mewujudkan keinginan dari masayarakat tersebut dalam suatu bentuk produk tertentu agar bisa memberikan kepuasan kepada konsumen. 3) Supervisor Penjualan Tugas dan wewenangnya adalah mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan penjualan produk yang dilakukan melalui para sales promotion. b. Sub-manajer Pembelian Bertugas membantu manajer pemasaran dalam mengadakan transaksi pembelian dengan supplier guna memenuhi segala kebutuhan akan bahan baku perusahaan dan bertanggung jawab atas segala persediaan bahan baku guna menunjang kelancaran proses produksi. 4. Manajer Produksi Tugas, wewenang dan tanggung jawab dari manajer produksi adalah : Menangani dan bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang terjadi di dalam bagian produksi
13 Mengkoordinasi kegiatan produksi agar dapat memenuhi pesanan langganan dan tujuan dari perusahaan Membuat perencanaan yang baik dan melaksanakan pengendalian terhadap operasi produksi secara keseluruhan Manajer produksi tersebut membawahi : a. Kabag. Produksi Tugas-tugas dari kabag. produksi, meliputi : Mengalokasikan kapasitas produksi sesuai dengan jumlah permintaan dan penentuan kebijaksanaan pengaturan persediaan. Mengawasi proses dan hasil produksi agar hasilnya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. b. Kabag. Engineering Tugas-tugas dari kabag. engineering, meliputi : Mengkoordinasi perawatan dan persiapan mesin serta alat bantu lainnya agar selalu siap dipakai untuk kegiatan produksi Bertanggung jawab penuh atas mesin-mesin produksi Melakukan pemeliharaan dan perbaikan mesin serta alat-alat lainnya dalam menunjang kelancaran proses produksi 5. Manajer Keuangan Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari manajer keuangan, meliputi : Mengawasi pelaksanaan penggunaan anggaran dan mengadakan analisis kembali apabila terjadi perubahan penggunaan anggaran tersebut
14 Merencanakan kebutuhan dan penggunaan biaya anggaran Bertanggung jawab atas anggaran keuangan perusahaan 6. Manajer Personalia Tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari manajer personalia meliputi : Melaksanakan promosi, pemindahan, penurunan, serta pemberhentian karyawan Menyusun rencana pendidikan dan pelatihan karyawan Bertanggung jawab atas kesejahteraan dan keselamatan kerja para karyawan sesuai dengan prosedur dan kebijaksanaan yang ditetapkan 2.4 Kegiatan dan Bidang Usaha Perusahaan PT. Mitra Manis Sentosa merupakan salah satu produsen makanan ringan yang ada di Indonesia. Perusahaan ini termasuk perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, karena mengolah bahan baku menjadi barang jadi melalui proses produksi kemudian menyalurkan barang jadi tersebut kepada konsumen melalui distributor, pengecer dan agen. PT. Mitra Manis Sentosa melakukan kegiatan usahanya yang bersifat motive profit, artinya perusahaan berusaha untuk mendapatkan keuntungan agar dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan dengan memproduksi barang yang berkualitas baik. Dalam melakukan kegiatan produksinya, PT. Mitra Manis Sentosa tidak memiliki kebijakan subkontrak sebab apabila perusahaan melakukan subkontrak maka akan mendapat kesulitan untuk menjaga kualitas mutu produk perusahaan. Selain itu
15 perusahaan juga terkena resiko bocornya rahasia resep produk perusahaan. Hal ini akan berimplikasi pada kegiatan produksi perusahaan yang hanya memiliki kegiatan produksi reguler (produksi sesuai dengan jam kerja reguler) dan kegiatan produksi lembur (produksi sesuai dengan jam kerja lembur). PT. Mitra Manis Sentosa memiliki sistem produksi Make To Stock. Hal ini mengakibatkan bahwa perusahaan akan memproduksi barang dan distok ke gudang. Apabila ada permintaan barang maka akan langsung diambil dari gudang. PT. Mitra Manis Sentosa menggunakan bahan baku berupa bubuk coklat (coklat powder) dan bahan baku lainnya seperti bubuk / powder susu, gula, garam, pewarna makanan, biskuit, crispy dan cone. Bahan baku tersebut memiliki mutu yang baik, sehingga produk yang dihasilkan juga dapat terjamin kualitasnya. Disamping itu semua bahan baku diperoleh dari pemasok dalam negeri. Pemasaran produk PT. Mitra Manis Sentosa adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri, baru sisanya untuk diekspor ke beberapa negara Asia dan Arab, yang mulai dirintisnya sejak tahun 1991. 2.5 Produk Produk yang dihasilkan oleh PT. Mitra Manis Sentosa adalah makanan ringan coklat yang terdiri dari coklat pasta (coklat dalam bentuk cair). Sejak didirikannya, perusahaan melaksanakan kegiatan produksinya dengan mengikuti jumlah volume permintaan konsumen atas produknya. Sampai saat ini, PT. Mitra Manis Sentosa telah mengeluarkan enam merk produk, yaitu : a) Sluppy b) Yang-yang Chocolate
16 c) Yang-yang Strawberry d) Yang-yang Double cream e) Choni Stick Chocolate f) Choni Stick Kombinasi 2.6 Proses Produksi 2.6.1 Sluppy Bahan baku yang digunakan pada produk sluppy adalah coklat, garam, gula, susu, pewarna makanan, crispy dan cone. Berikut adalah langkah-langkah proses produksinya : a) akan digiling dengan mesin giling sampai halus b) Kemudian gula yang sudah halus akan dicampur dengan coklat, garam, dan susu dengan komposisi tertentu kedalam ball mill. Dimana didalam ball mill, bahan baku tersebut akan diaduk sekaligus dipanaskan. Proses ini berlangsung selama ± empat jam. Hasil dari proses ini adalah dalam bentuk pasta coklat (coklat dalam bentuk cair) yang berfungsi sebagai topping.. c) Kemudian pasta coklat topping ini akan dimasukkan ke dalam bak storage tank yang berfungsi sebagai tempat penampungan sementara. Kemudian akan dibuat juga pasta coklat untuk dicampur dengan crispy. Pembuatan pasta coklat ini akan mengalami proses yang sama untuk membuat pasta coklat untuk topping. Perbedaan antara pasta coklat topping dan pasta coklat untuk dicampur dengan crispy adalah terletak pada perbedaan perbandingan gula, susu, coklat dan garamnya serta dicampur juga dengan pewarna makanan.
17 d) Pasta ini kemudian akan dicampur dengan crispy untuk kemudian diaduk agar merata. Kemudian crispy yang sudah berwarna ini akan dimasukkan kedalam cone dan kemudian dilapisi oleh pasta coklat topping diatasnya oleh para pekerja. e) Kemudian cone yang sudah terisi itu akan dimasukkan kedalam plastik metallizing untuk kemudian di-press dengan mesin press agar kedap udara. Hal ini bertujuan agar produk terjamin kualitasnya dan tidak lembek karena terkena udara luar. f) Kemudian akan dimasukkan kedalam kotak sesuai dengan jumahnya per kotak. Kotak-kotak tersebut akan dibungkus dengan plastik dan di-press. Kemudian kotak-kotak tersebut akan dimasukkan ke dalam kardus dan dibungkus dengan rapi dengan selotip. sluppy. Gambar berikut menunjukkan OPC (Operation Process Chart) dari produk
18 PETA PROSES OPERASI Nama Obyek : Sluppy Nomor Peta : 1 Dipetakan Oleh : Fendrianto Cornelis Tanggal Dipetakan : 9 Oktober 2005 Metallizing 2,18 Detik O-9 Membentuk jadi segitiga O-5 Mesin press 1 Jam Komponen Lain (Coklat, Susu dll) Menggiling Mesin Giling 4 Jam O-6 1 Jam O-1 Mengaduk Komponen Ball Mill Komponen Lain (Coklat, Susu dll) Menggiling Mesin Giling 4 Jam O-2 Mengaduk Komponen Ball Mill Crispy 0,5 Jam O-7 Menampung Sementara Storage Tank 0,5 Jam Cone 3,20 Menit O-3 O-4 Mencampur Crispy dengan Cream Bak Storage Tank Memasukkan Crispy ke Cone Bak Storage Tank 0,5 Menit O-8 Melapisi dengan Pasta Coklat 0,68 Menit O-10 Memasukkan kedalam Metallizing Mem-press Metallizing 2,74 Detik Label O-11 Mesin press 4,78 Detik Kotak O-12 Diberi Label KEGIATAN JUMLAH WAKTU (Jam) 46,08 Detik Plastik PVC O-13 Memasukkan kedalam Kotak OPERASI 16 11,13 11,02 Detik O-14 Membungkus Kotak dengan Plastik PVC PEMERIKSAAN TOTAL 3 10 0,04 11,17 1 Menit Kardus 1,34 Menit O-15 O-16 Mem-press Plastik Pembungkus Mesin Sring Memasukkan Ke Kardus Gambar 2.2 Operation Process Chart Sluppy
19 2.6.2 Yang-yang Chocolate Bahan baku yang digunakan pada produk yang-yang chocolate adalah coklat, garam, gula, susu, biskuit dan cup. Berikut adalah langkah-langkah proses produksinya : a) akan digiling dengan mesin giling sampai halus b) Kemudian gula yang sudah halus akan dicampur dengan coklat, garam, dan susu dengan komposisi tertentu kedalam ball mill. Dimana didalam ball mill, bahan baku tersebut akan diaduk sekaligus dipanaskan. Proses ini berlangsung selama ± empat jam. Hasil dari proses ini adalah dalam bentuk pasta coklat (coklat dalam bentuk cair. c) Kemudian pasta coklat ini akan dimasukkan ke dalam bak storage tank yang berfungsi sebagai tempat penampungan sementara. d) Sementara itu di workstation akan memulai memasukkan biskuit ke dalam cup masing-masing sepuluh buah. Kemudian ke dalam cup tersebut juga dimasukkan tempat coklat. Dimana pasta coklat yang sudah dibuat tadi juga akan dimasukkan ke dalam cup tersebut. e) Kemudian untuk menutup cup tersebut, akan dipotong penutup luar yang kemudian akan diletakkan ke atas cup dan di-press dengan mesin press agar kedap udara. Hal ini bertujuan agar produk terjamin kualitasnya dan tidak lembek karena terkena udara luar. f) Ketika cup di-press dengan penutup luar, cup-cup tersebut akan dimasukkan kedalam cetakan yang berisi dua belas cup. Sehingga cup-cup tersebut akan dipisahkan satu-persatu dan akan diberi label yang sesuai. Setelah itu cup-cup tersebut akan diberi tali dan dimasukkan ke dalam tatakan.
20 g) Tatakan yang telah berisi cup tersebut akan dibungkus dengan plastik PVC dan kemudian di-press agar rapi dengan mesin sring. Selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kardus dan dibungkus rapi dengan selotip. Gambar berikut menunjukkan OPC (Operation Process Chart) dari produk yangyang chocolate.
21 PETA PROSES OPERASI Nama Obyek : Yang-yang Chocolate Nomor Peta : 2 Dipetakan Oleh : Fendrianto Cornelis Tanggal Dipetakan : 10 Oktober 2005 Tatakan 29,88 Detik O-11 Penutup Atas 3,1 Detik Dibentuk O-7 Dipotong 1 Jam O-3 Komponen Lain (Coklat, Susu dll) Menggiling Mesin Giling 4 Jam 0,5 Jam O-4 O-5 Mengaduk Komponen Ball Mill Menampung Sementara Storage Tank Biskuit (10 Buah) Cup 3,2 Detik Tempat Coklat 2,27 Detik O-1 O-2 Memasukkan ke Cup Meletakkan Tempat Coklat 28,11 Detik Memasukkan Coklat O-6 33,32 Detik O-8 Memberi Penutup Luar Mesin Press 42,63 Detik O-9 Memisahkan satu persatu Label 2,46 Detik O-10 Diberi Label 40,29 Detik O-12 Memberi Tali 15,32 Detik O-13 Memasukkan ke Tatakan KEGIATAN JUMLAH WAKTU (Jam) OPERASI PEMERIKSAAN 16 11,36 3 0,04 Plastik PVC 20,3 Detik 1 Menit Kardus O-14 O-15 Membungkus dengan Plastik PVC Mem-press Plastik Pembungkus Mesin Sring TOTAL 10 11,40 70,74 Detik O-16 Memasukkan Ke Kardus Gambar 2.3 Operation Process Chart Yang-yang Chocolate
22 2.6.3 Yang-yang Double cream Bahan baku yang digunakan pada produk yang-yang double cream adalah coklat, garam, gula, susu, biskuit, cup ditambah dengan pewarna makanan agar memiliki warna strawberry. Langkah-langkah proses produksinya adalah sama dengan proses produksi yang-yang chocolate namun ditambah dengan proses pembuatan pasta strawberry dimana prosesnya sama dengan pasta coklat kecuali pada komponen bahannya dan komposisinya. Gambar berikut menunjukkan OPC (Operation Process Chart) dari produk yang-yang double cream.
23 PETA PROSES OPERASI Nama Obyek : Yang-yang Chocolate Nomor Peta : 3 Dipetakan Oleh : Fendrianto Cornelis Tanggal Dipetakan : 10 Oktober 2005 Tatakan Penutup Atas 3,1 Detik O-10 Dipotong O-6 Komponen Lain (Coklat, Susu dll) Menggiling Mesin Giling 1 Jam 29,88 Detik O-14 Dibentuk 4 Jam 0,5 Jam O-7 O-8 O-3 1 Jam Mengaduk Komponen Ball Mill Komponen Lain (Coklat, Susu dll) Menggiling Mesin Giling 4 Jam Menampung Sementara Storage Tank 0,5 Jam O-4 O-5 Mengaduk Komponen Ball Mill Menampung Sementara Storage Tank Biskuit (10 Buah) Cup 3,2 Detik Tempat Coklat 2,27 Detik O-1 O-2 Memasukkan ke Cup Meletakkan Tempat Coklat 28,11 Detik Memasukkan Coklat O-9 33,32 Detik O-11 Memberi Penutup Luar Mesin Press 42,63 Detik O-12 Memisahkan satu persatu Label 2,46 Detik O-13 Diberi Label 40,29 Detik O-15 Memberi Tali 15,32 Detik O-16 Memasukkan ke Tatakan KEGIATAN JUMLAH WAKTU (Jam) OPERASI 19 16,86 Plastik PVC 20,3 Detik O-17 Membungkus dengan Plastik PVC PEMERIKSAAN 3 0,04 1 Menit Kardus O-18 Mem-press Plastik Pembungkus Mesin Sring TOTAL 10 16,90 70,74 Detik Memasukkan Ke Kardus O-19 Gambar 2.4 Operation Process Chart Yang-yang Double Cream
24 2.7 Sistem Kerja Dalam melakukan kegiatan produksinya, PT. Mitra Manis Sentosa menerapkan sistem kerja satu shift dengan lama operasi / jam kerja adalah delapan jam tiap hari selama hari Senin-Jumat dan lima jam setiap hari Sabtu. Apabila diperlukan maka dapat dilakukan lembur sebanyak tiga jam setiap hari kerja selain hari Sabtu. Apabila terdapat hari libur nasional maka perusahaan akan menghentikan aktifitas perusahaannya. Tabel berikut menunjukkan jadwal jam kerja perusahaan. Hingga saat ini jumlah tenaga kerja di PT. Mitra Manis Sentosa adalah sebanyak seratus empat puluh tiga orang. Tabel 2.1 Jadwal Jam Kerja Perusahaan Hari Senin s/d Kamis Jumat Sabtu Shift Shift 1 : 08.00 16.00 Istirahat Senin Kamis : 12.00 13.00 Shift 1 : 08.00 16.30 Istirahat Jumat : 11.30 13.00 Shift 1 : 08.00 13.00 (Tidak ada istirahat) 2.8 Sistem Pengelolaan Gudang Barang Penunjang Perusahaan berusaha menerapkan sistem FIFO (First In First Out) dalam pengelolaan persediaan bahan baku dan barang penunjang di gudang. Di mana yang pertama masuk akan mendapat prioritas pertama untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Hal ini diterapkan dengan maksud untuk mempermudah pengontrolan persediaan dan menghindari kerusakan yang terjadi akibat penumpukan terlalu lama di gudang.
25 Sistem FIFO sangat mudah diterapkan dan pada umumnya mendukung kegiatan operasional yang dijalankan perusahaan baik untuk perusahaan yang menerapkan sistem periodik maupun perpetual. Biarpun sistem FIFO memudahkan dokumentasi, tetapi lain halnya dengan pengendalian aliran barang di gudang. Oleh karena ini pada kenyataannya, perusahaan juga mengalami kesulitan dalam penyusunan persediaan bahan baku dan barang penunjang akibat keterbatasan tempat yang tersedia di gudang. Di mana sebelum persediaan habis digunakan, datang lagi persediaan baru sehingga menyebabkan persediaan lama menumpuk di bagian belakang yang sulit dijangkau. Bila kejadian tersebut terjadi berulang kali, maka dalam jangka waktu lama persediaan yang menumpuk di daerah yang tidak terjangkau tersebut akan menjadi rusak (tidak dapat digunakan lagi).