BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Metodologi penelitian mempunyai peranan dalam menyelesaikan masalah yang terjadi dengan cara mudah dan teknis. Oleh karena itu, diperlukan sebuah perumusan masalah yang berguna untuk mengetahui masalah-masalah yang terjadi di dalam sebuah perusahaan, dan dapat dibantu penyelesaiannya dengan model rumusan masalah. Dalam pembuatan model rumusan masalah diperlukan suatu hipotesa yang akan memberikan alur pemikiran yang baik sehingga dapat menyelesaikan masalah yang terjadi dan dapat diambil serta diterapkan langsung oleh perusahaan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi, berikut adalah diagram alir atau flow chart metodologi penelitian :
51 MULAI Pengamatan langsung ke lapangan untuk menemukan perumusan masalah Landasan teori mengenai UML, klausul 4.2.3, dan ISO 9001:2008 Mengidentifikasi sistem dokumentasi perusahaan dan memberikan sistem dokumentasi usulan dengan metode UML Data : Wawancara : 1. Data klausul 4.2.3 umum 1. Tanggapan staf pada sistem dokumen 2. Data master list dokumen saat ini 3. Data flow chart sistem 2. Kekurangan dari sistem dokumentasi dokumentasi sekarang sekarang 1. Membuat tree diagram yang menerangkan kekurangan sistem dokumentasi sekarang berdasarkan hasil wawancara tidak terstruktur 2. Pembuatan sistem dokumentasi usulan dengan menggunakan metode UML 3. Analisa kelebihan sistem dokumentasi usulan 4. Verifikasi dan validasi sistem dokumentasi usulan Gambar 3.1 Diagram Alir Metodologi Penelitian
Gambar 3.1 Diagram Alir Metodologi Penelitian (lanjutan) 52
53 3.2 Langkah-langkah Penelitian Pada bagian ini akan dijelaskan tentang tahapan-tahapan apa saja yang dilakukan dalam mengidentifikasi dan memecahkan permasalahan yang terjadi. 3.2.1 Observasi Definisi dari observasi adalah suatu pengamatan dari si periset terhadap objek risetnya, misalnya dengan melakukan eksperimen. Instrumen yang digunakan dapat berupa lembar pengamatan atau panduan pengamatan (Husein Umar, 2002, p94). Dengan observasi maka kita dapat memperoleh data pendahuluan yang nantinya akan menjadi faktor penentu dalam membuat suatu perumusan masalah. Dalam pelaksanaannya, observasi dilakukan dengan turun langsung ke perusahaan. 3.2.2 Perumusan Masalah Saat melakukan observasi langsung ke perusahaan maka didapatkanlah atau diidentifikasilah sejumlah masalah yang masih terjadi di perusahaan,dari masalah tersebut peneliti dapat menentukan masalah yang paling menjadi sorotan dan bisa dirumuskan. Dalam bagian ini ditemukanlah sejumlah masalah yang terjadi di perusahaan, dan yang paling menjadi sorotan oleh peneliti adalah masalah yang terjadi pada sistem dokumentasi perusahaan. Sistem dokumentasi menjadi satu masalah yang penting dan diharapkan berjalan dengan baik tanpa kekurangan tetapi dalam pelaksanaannya saat ini sistem dokumentasi perusahaan masih mempunyai kekurangan. Sistem dokumentasi bagi sebuah perusahaan haruslah menjadi pusat perhatian dari perusahaan, hal ini dikarenakan sistem
54 dokumentasi telah diatur di dalam klausul 4.2.3 pada sertifikasi ISO 9001:2008. Dalam hal ini perusahaan (PT. Indovickers Furnitama) telah mendapatkan setifikat tersebut. Sistem dokumentasi pada ISO 9001:2008 mengatur dan mengontrol dokumen-dokumen yang dibuat atau dikeluarkan perusahaan, dari proses pembuatan, pendistribusian, penyimpanan hingga peletakan dokumen. Hal inilah yang membuat masalah sistem dokumentasi ini yang dipilih peneliti untuk diteliti dan dirumuskan untuk mendapatkan solusi untuk meminimalisir kekurangan dari sistem dokumentasi yang berjalan saat ini. 3.2.3 Studi Pustaka Studi Pustaka adalah suatu cara penelusuran literatur yang bersumber dari buku, media, hasil penelitian yang dilakukan orang lain yang berguna untuk menyusun dasar teori yang digunakan dalam melakukan penelitian. Bagian studi pustaka mengarahkan peneliti untuk menemukan teori, konsep, referensi dan literatur yang berhubungan dengan kegiatan penelitian yang sedang dilakukan. Studi pustaka dilakukan untuk dijadikan landasan berpikir dalam melakukan penelitian dan untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang telah diidentifikasi. Berdasarkan perumusan masalah, studi pustaka dilakukan secara fokus pada teori atau konsep yang berasal dari literatur yang membahas tentang sistem dokumentasi berdasarkan kalusul 4.2.3 pada ISO 900:2008, selain itu juga disertakan teori-teori atau literatur yang berhubungan dengan pemodelan sistem dengan menggunakan metode UML (Unified Modelling Language)
55 3.2.4 Pengumpulan Data Bagian pengumpulan data, dilakukan pengumpulan data yang diperlukan dalam menyelesaikan masalah, yang berkaitan dengan teknik penyelesaian yang akan digunakan. Dalam penelitian ini, data yang digunakan oleh peneliti adalah data yang kuantitatif. Selain menggunakan data perusahaan, peneliti juga melakukan wawancara tidak terstruktur. Wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan dan mengidentifikasi kelemahan atau kekurangan dari sistem dokumentasi yang sedang berjalan saat ini atau sistem sekarang 3.2.5 Pengolahan Data Pada tahapan pengolahan data, diarahkan untuk melakukan serangkaian pengukuran data yang telah diperoleh. Pengukuran data dilakukan sesuai dengan hasil perumusan masalah yaitu pengolahan data yang membuat adanya suatu sistem usulan yang ditujukan untuk mengurangi kekurangan sistem yang ada saat ini. Pengolahan data pertama dilakukan berdasarkan hasil wawancara tidak terstruktur sehingga dapat ditemukan kekurangan sistem saat ini, yang kemudian akan dijawab atau dirumuskan dengan dibuatnya sistem dokumentasi usulan menggunakan metode UML dengan tahapan membuat criteria FACTOR dan sampai akhirnya membuat user interface dengan menggunakan program Visual Basic 6.0. Dari pengolahan data tersebut akan diidentifikasi apa yang menjadi kelebihan sistem tersebut, setelah tahapan itu akan dilakukan verifikasi dan validasi sistem dokumentasi usulan terhadap beberapa proses
56 3.2.6 Analisa Data Dalam bagian analisa data, akan dilakukan analisa terhadap hasil pengolahan data sebelumnya, dalam penelitian yang dilakukan ini analisa data dilakukan terhadap beberapa hal, yang pertama adalah analisa penggunaan UML (Unified Modelling Language) dalam membuat sistem dokumentasi usulan, dalam bagian analisa ini akan diketahui apa sajakah yang menjadi kelebihan metode UML dalam membuat suatu program atau sistem dibandingkan dengan metode lain, berikutnya analisa dilakukan terhadap apa saja yang menjadi kekurangan sistem dokumentasi saat ini yang akan digambarkan melalui tree diagram atau diagram pohon, dari bagian inilah sistem usulan akan dibuat dimana sistem usulan dibuat untuk meminimalisir kekurangan sistem dokumentasi yang sedang dijalankan saat ini, setelah membuat sistem dengan metode UML akan dilakukan analisa kelebihan fungsi dari sistem dokumentasi usulan dimana analisa ini akan menjawab kekurangan yang masih ada pada sistem dokumentasi sekarang. 3.3 Tahapan Pengolahan data Pada tahapan ini diarahkan terhadap analisa & perancangan sistem dokumentasi usulan yang dibutuhkan untuk meminimalisir kekurangan dari sistem sebelumnya. Diawali dengan menganalisa tujuan dan kebutuhan sistem yang akan dibangun dengan tujuan untuk memahami kebutuhan users atau pengguna sistem akan informasi yang dihasilkan oleh sistem usulan tersebut. Tahapan analisa dan perancangan sistem dilakukan dengan dengan model UML (Unified Modelling Language).
57 3.3.1 Purpose Pada tahapan purpose akan diperoleh informasi mengenai informasi dan sistem yang dibutuhkan oleh user dan alasan mengapa sistem dokumentasi perusahaan yang dipilih peneliti untuk dibangun sistemnya. Dari tahapan ini dapat diketahui batasan-batasan perancangan sistem yang akan dibuat. 3.3.2 System Definition dan Kriteria FACTOR Setelah mendapatkan informasi mengenai informasi dan sistem yang dibutuhkan user selanjutnya membuat system definition dengan kriteria FACTOR sebagai acuan dalam mengembangkan sistem. System definition merupakan deskripsi dari sistem yang akan dikembangkan sedangkan kriteria FACTOR merupakan salah satu cara untuk menganalisa sistem informasi yang ingin dikembangkan ditinjau dari sisi fungsi (functionality), pengguna sistem (application domain), kondisi (condition), teknologi (technology), objek dalam problem domain (object), dan tanggung jawab sistem secara keseluruhan (responsibility). 3.3.3 Context dan Problem Domain Context adalah bagian dimana akan diberi penjelasan tentang apa saja yang dapat dilakukan user dari sistem dokumentasi usulan yang akan dibuat, selain itu akan dibuat Problem Domain dimana bagian ini merupakan analisis terhadap ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan. Analisis ini akan
58 menjelaskan objek apa saja yang terlibat dalam sistem dan aktifitas yang berhubungan dengan objek tersebut. Problem Domain Analysis terbagi menjadi tiga aktifitas yaitu classes dimana objek-objek yang terkait dengan sistem diidentifikasi lalu dikelompokan mana yang termasuk class, kemudian mengidentifikasi atribut dan perilaku yang mungkin bagi class tersebut. Selanjutnya yaitu aktifitas structure, dimana pada aktifitas ini class-class yang sudah diidentifikasi dideskripsikan hubungannya satu sama lain melalui class diagram. Dan aktifitas yang terakhir yaitu behavior, dimana pada aktifitas ini setiap perilaku yang mungkin pada setiap class dijelaskan lebih detail pola kejadiannya dan iterasinya melalui statechart diagram. 3.3.4 Rich Picture Bagian ini akan memberikan informasi tentang pengoperasian sistem dan akan ditunjukkan dokumen apa saja yang terlibat dalam proses sistem dokmentasi perusahaan. 3.3.5 Cluster Pada bagian cluster, kelas-kelas yang ada dan berperan dalam sistem akan diklasifikasi atau dikelompokkan berdasarkan dengan beberapa pertimbangan seperti hal-hal yang utama, dll. 3.3.6 Class Diagram Pada tahapan class diagram akan terlihat hubungan atau relationship antar masing-masing kelas
59 3.3.7 Use Case Diagram Use case diagram berguna untuk menggambarkan secara spesifik hubungan sistem dokumentasi perusahaan dengan teknologi komputer. 3.3.8 Function List Akan diperlihatkan fungsi apa saja yang bisa dikerjakan atau dilakukan oleh sistem dokumentasi yang akan dibuat. 3.3.9 Dialogue Style Bagian ini berguna untuk menunjukkan form atau window apa sajakah yang dibuat untuk melengkapi tugas sitem dan memberikan flow atau aliran yang mudah dipahami oleh user atau pengguna. 3.3.10 Navigation Diagram Navigation Diagram lebih dikenal sebagai alur kerja sistem. Bagian ini akan memperlihatkan secara detil alur penggunaan atau pengoperasian sistem sesuai tugas atau pekerjaan yang ingin dilakukan oleh user. 3.3.11 User Interface Bagian ini akan didapatkan atau ditunjukkan tampilan fisik dari window atau form dimana user interace dibuat semenarik mungkin untuk membuat kesungguhan user dalam penggunaan sistem dokumentasi.
60 3.3.12 Coding Coding adalah kode yang diberikan di dalam window atau user interface, coding menjadi hal yang penting sebelum melakukan verifikasi dan validasi. Jika pada saat verifikasi dan validasi, sistem mengalami kesalahan mungkin salah satu penyebab kesalahannya adalah bagian coding 3.3.13 Verifikasi dan Validasi Proses verifikasi dan validasi menggunakan visual basic yang dilakukan pada lima kegiatan, yaitu : proses pembuatan dokumen, pembaharuan dokumen, pencarian dokumen serta pendistribusian dokumen. 3.4 Kesimpulan dan Saran Pada tahapan kesimpulan dan saran, diambil suatu kesimpulan berdasarkan hasil analisa penelitian untuk menjawab perumusan masalah yang sudah ditetapkan pada bagian awal. Berdasarkan kesimpulan yang diperoleh, sejumlah saran akan diberikan terkait masalah yang ditemukan, sehingga penelitian ini bermanfaat bagi perusahaan sebagai objek penelitian dalam meningkatkan performansi perusahaan di masa yang akan datang.