47 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah PT Batara Titian Kencana PT Batara Titian Kencana berdiri pada tanggal 5 Mei 2005, berdirinya PT Batara Titian Kencana ini dalam bidang Travel antara Jakarta-Bandung terinspirasi adanya pembuatan tol baru yang bernama Tol Cipularang. Hal ini menyebabkan munculnya ide untuk membuat suatu jasa travel antara Jakarta- Bandung. Tanggal 5 Mei 2005 tersebut bertepatan juga dengan pembukaannya tol Cipularang. Sebelum terbentuknya PT Batara Titian Kencana ini, sang pemilik mmpunyai bidang usaha di dalam bidang telekomunikasi. Karena perkembangan telekomunikasi berkembang dengan sangat cepat, maka sang pemilik memulai membuka usaha baru dalam bidang jasa tersebut. Untuk pertama kalinya jasa travel ini hanya mempunyai empat armada, dua untuk di Jakarta dan dua lagi untuk di Bandung. Dan pemberangkatan jasa travel ini dilakukan setiap 4 jam sekali, jadi tiap empat jam mobil travel jalan berangkat ke Bandung dari Jakarta dan sebaliknya. Di mulai dari jam 6 pagi hingga malam. Setelah tidak beberapa lama, jasa travel PT Batara Titian Kencana ini menambah lagi jumlah armadanya menjadi delapan armada dengan jumlah armada empat di Jakarta dan empat di Bandung dengan jadwal kebarangkatan menjadi 2 jam sekali.
48 Tidak beberapa lama kemudian, PT Batara Titian Kencana ini terus membuka armada terbarunya hingga jadwal keberangkatan semakin lebih cepat yaitu setiap 1 jam sekali berangkat. Pembukaan armada baru ini dikarenakan adanya permintaan dari para pelanggan yang ingin menikmati jasa travel ini. Dan akhirnya buka lagi armada baru sesuai dengan benyaknya permintaan pelanggan. Yaitu di Kelapa Gading dan Pondok Indah, Tomang, Jatiwaringin, Pancoran, Serpong, dan berkembang lagi di jalan Fatmawati. Dengan total armada untuk di Jakarta 12 armada dengan kantor pusatnya di Jalan Blora. Dan karena semakin banyak, hingga saat ini jadwal keberangkatan menjadi 30 menit sekali. Sejalan dengan kepercayaan yang didapat dari para pelanggannya, PT Batara Titian Kencana terus berupaya memenuhi kebutuhan pelanggannya dengan pelayanan berkualitas dan harga yang terjangkau. 3.2 Struktur Organisasi PT Batara Titian Kencana
50 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab a. Pemilik / Direktur Memimpin, merumuskan kebijaksanaan pelaksanaan, membina pelaksanaan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas perusahaan. b. General Manager Operasional Berwenang untuk mengkoordinasi semua bagian staf yang berhubungan dengan operasional serta bertanggung jawab terhadap keberlangsungan jalannya kegiatan perusahaan setiap harinya. c. CS Manager Berwenang untuk membantu General Manager Operasional dalam pelaksanaan dan keberlangsungan jalannya perusahaan.cs Manager mengepalai staf-staf(receptionst) di setiap kantor cabang. d. Operation Berwenang dan bertanggung jawab terhadap infrastruktur yang ada, seperti keberadaan dan pengaturan mobil,driver dan mekanik. e. Finance Manager Berwenang dan bertanggung jawab untuk mengelolah keuangan dari perusahaan. f. Manager HRD Berwenang dan bertanggung jawab dalam hal Human Resources Development. g. Maintenance
51 Bertugas untuk melakukan pemeliharaan infrstruktur dan alat yang terdapat pada kantor. h. Kepala cabang Berwenang dan bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan aktivitas dan segala sesuatu yang menyangkut kelangsungan jalannya proses bisnis pada 1 kantor cabang yang dipimpinnya. 3.4 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Proses bisnis yang sedang berjalan pada sistem informasi konvensional PT Batara Titian Kencana pada saat ini adalah sebagai berikut : a. Proses Pemesanan Proses Pemesanan ini berupa pemesanan tiket travel untuk di kemudian hari nya. Pemesanan tiket ini dapat dilakukan dengan telepon ke kantor jasa travel maupun datang langsung untuk melakukan pemesanan tiket sesuai dengan tanggal dan waktu yang diiginkan oleh pelanggan. Namun pemesanan tiket ini biasanya lebih banyak dilakukan dengan pemesanan melalui telepon. b. Proses Pendaftaran Pegawai Pada proses pendaftaran ini orang yang ingin bekerja pada PT Batara Titian Kencana dapat langsung datang ke kantor PT Batara Titian Kencana dan melakukan proses pendaftaran. c. Proses Pengiriman Barang
52 PT Batara Titian Kencana ini juga melayani Pengiriman sejumlah barang dengan tujuan Jakarta maupun Bandung, proses pengiriman barang ini diukur sesuai dengan jenis barang, tujuan dan berat barang yang ingin dikirim. PT Batara Titian Kencana ini juga memberikan jaminan kepada pelanggan jika dalam melakukan pengiriman barang mengalami keterlambatan. Jaminan tersebut berupa pemotongan harga kirim dari barang tersebut. Hal ini berupaya agar pelanggan puas dengan kinerja dari jasa usaha PT Batara Titian Kencana. d. Proses Maintenance Kegiatan maintenance ini dilakukan untuk meningkatkan mutu kendaraan-kendaraan agar terjaga dengan baik untuk kenyamanan pelanggan. Kegiatan maintenance ini dilakukan secara rutin dan teratur sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. 3.5 Analisa Proses Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Berikut ini activity diagram yang terjadi dalam sistem penjualan tiket yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
53 a. Activity Diagram Pemesanan Tiket Pelanggan Staff Receptionist start Lakukan Pemesanan Tiket Periksa Tempat Duduk [ setuju ] [ tdk tersedia ] Beri Alternatif Lain Ubah Pesanan [ tdk setuju ] [ tersedia ] [ tdk setuju ] [ setuju ] Catat Pemesanan Tiket end Gambar 3.2 Activity Diagram Pemesanan Tiket
54 b. Activity Diagram Pelanggan Pelanggan Pegawai Start Daftar Cek [tersedia] Kode Baru [ tak tersedia ] [ tersedia ] Anggota end Gambar 3.3 Activity Diagram Pelanggan
55 c. Activity Diagram Pegawai Pegawai Perusahaan Start Calon Pegawai Kode Pegawai [ setuju ] [ tak tersedia ] Test [tersedia] Melamar [ tak setuju ] [ tak Lulus ] [ Lulus ] Login end Gambar 3.4 Activity Diagram Pegawai
56 d. Activity Diagram Pengiriman Barang Pelanggan Pegawai Start Pelanggan Melakukan Pengiriman Memilih Jadwal [ setuju ] [ tak tersedia ] Diberikan Jadwal Lain [tersedia] Pembayaran end Gambar 3.5 Activity Diagram Pengiriman Barang
57 e. Diagram Contex Analisa Proses PT Batara Titian Kencana Gambar 3.6 Diagram Contex PT Batara Titian Kencana
58 3.6 Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi perusahaan terhadap sistem yang sedang berjalan saat ini adalah : Kesulitan dalam pencatatan saat proses administrasi. Data yang tidak terintegrasi dengan data yang lainnya. Data yang tidak terupdate secara langsung saat terjadinya transaksi. Pembuatan laporan yang masih semi komputerisasi Kesalahan dari faktor manusia. 3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Pemilik (Owner) Data pelanggan (data pribadi, status pembayaran) Data pribadi pegawai (kode pegawai, nama, alamat, divisi pekerjaan) Jadwal keberangkatan setiap pelanggan Jumlah keuntungan dan kerugian Manajer Pemasaran Data pelanggan Data harga jual tiket
59 Harga pengiriman barang Manajer Administrasi Data pegawai Informasi transakasi yang terjadi Data transaksi keuangan Data pelanggan Manajer lapangan Data pengiriman barang Data pegawai Data pelanggan 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan pada saat ini adalah : 1. Membangun suatu aplikasi basis data yang meliputi : Integrasi data yang dapat memenuhi kebutuhan informasi yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik serta dapat di manipulasi (update) kapan saja dengan mudah sesuai kebutuhan. Penyimpanan data yang bersifat historis, sehingga mempermudah pencarian data untuk kegiatan analisis. Pengefisiensian waktu yang digunakan dalam suatu proses bisnis Ketersediaan fasilitas untuk mencetak berbagai faktur transaksi sebagai laporan yang berguna bagi pemilik.
60 Peningkatan pengamanan yang optimal, sehingga data yang ada tidak disalahgunakan.