TAKLIMAT AKAUN SEKOLAH SPKWS DAN TATACARA KEWANGAN
SISTEM SPKWS Akaun sekolah
CETAKAN DOKUMEN SETIAP KALI TRANSAKSI 1. Resit Terimaan 2. Baucar Bayaran 3. Pelarasan untuk baucar (*) BULANAN 1. Buku Tunai (*) 2. Buku Tunai PWR 3. Laporan Daftar Bil (*) 4. Penyata Bank (*) berserta Lampiran A1-A6 yang mana ada nilai HUJUNG TAHUN 1. Subsidiari 2. Senarai Cek Batal & Cek Rosak 3. Senarai ABB & ABT 4. Senarai Deposit Diterima & Deposit Dibayar 5. Pindah Peruntukan 6. Senarai Terimaan / Bayaran Batal 7. Senarai Pelarasan (*) Memerlukan pengesahan dan penutupan dari GB / Pengetua terlebih dahulu baru boleh dicetak. (Kenyataan cetakan komputer di bahagian bawah, baru sah)
PENTING!!! 1. Setiap Akhir Bulan, buat PROSES PENJANAAN BUKU TUNAI (ID PT) - Papar Buku Tunai Terimaan, kemudian papar Buku Tunai Bayaran. 2. Penutupan Buku Tunai, dan Pengesahan Daftar Bil perlu dilakukan pada hari bekerja yang terakhir bagi bulan tersebut. (Penting! Audit akan cek TARIKH TUTUP dan ianya membawa markah) 3. Pengesahan Penyata Bank perlu dilakukan pada hari yang sama Penyata Penyesuaian Bank disimpan.
DOKUMENTASI FAIL SISTEM Buku Tunai FAIL BIL KETERANGAN Buku Tunai PWR Daftar Bil Resit Terimaan Subsidiari Penyata Bank Baucar Bayaran ABT/ABB/ Cek Batal/Rosak/Deposit /Terimaan-Bayaran Batal 1 File Dicantumkan mengikut kumpulan wang Kerajaan & SUWA yang dipisahkan oleh divider/transition di dalam fail tersebut. 2-3 File Mengikut Kumpulan Wang Sekolah (KWK/S/A) 1 File Dicantumkan semua mengikut kumpulan wang yang dipisahkan oleh divider/transition
BORANG COGSTR Dikecualikan bagi Bekalan dan Dibolehkan bagi Perkhidmatan Format borang : 3 muka surat. (LAMPIRAN) Dilengkapkan dengan No Siri GST (JBA1234/15/1) dan no Pesanan Tempatan (LO) Sekolah. Diisi bersama-sama LO berkuatkuasa mulai 1/4/15 Disediakan dalam 3 Salinan o 1 salinan bersama baucar bayaran o 1 salinan difailkan di dalam fail COGSTR o 1 salinan diberikan kepada pembekal.
SUSUNAN DOKUMEN 1. Baucar Bayaran 2. Inbois 3. Pesanan Tempatan (Local Order/LO) 4. Borang COGSTR 5. Nota Minta 6. Dokumen Sokongan / Kertas Kerja 7. Salinan Cek & Resit (jika ada)
PEMBATALAN Resit Terimaan (Asal & Salinan) / Baucar Bayaran yang hendak dibatalkan perlulah di CETAK terlebih dahulu dan difailkan mengikut turutan dengan mengecap cop batal. (melalui Button X) Cek sekolah yang dikembalikan akibat cek ditendang bank atau hilang perlu dimasukkan semula di Modul Terimaan melalui TERIMAAN CEK BATAL. Bayaran yang batal, jika hendak membayar kembali, tidak perlu daftar bil baru dan boleh terus bayar dengan menggunakan perihal Pengantian Cek no xxxxxx. (Dokumen sokongan hanya Baucar, Resit Asal, Salinan Cek). Jika bil asal terdapat perubahan item, batalkan bil tersebut dengan pilih sebab 2 kali, dan mendaftarkn kembali bil baru.
ADUAN Buat laporan aduan mengunakan FORMAT BORANG bagi kesilapan yang tidak boleh diubah oleh sekolah. Aduan perlu dihantar ke email : jb.espkws@gmail.com untuk semakan dan akan dibantu untuk disalurkan ke KPM. Contoh Format Borang Aduan : LAMPIRAN Template Borang Aduan di Web Permohonan ID Penyedia atau Pelulus mestilah menggunakan borang permohonan ID berserta salinan IC yang telah disahkan.
BUKU LOG 1. Setiap aduan perlulah dimasukkan ke dalam buku log. 2. Sistem error, slow, down perlulah dicatat dalam buku log 3. Buku tunai tidak dapat tutup pada tarikhnya perlu dinyatakan didalam buku log. 4. Contoh borang / buku log : LAMPIRAN
LAPORAN PENYATA KEWANGAN 1. Kunci Kira Kira 2. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 3. Penyata Penerimaan dan Pembayaran 4. Nota Kepada Akaun 5. Penyata Penyesuaian Bank 6. Penyata Bank 31/12 7. Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit 5 Salinan 1 Salinan 8. Buku Tunai 9. Subsidiari 10. ABB / ABT 11. Deposit Dibayar / Diterima 12. Senarai Cek Batal / Cek Rosak
ISU ISU AUDIT Akaun Sekolah
ISU ISU AUDIT 1. Tarikh di setiap tandatangan GB/Pengetua (Salinan Slip Bank, Penyata Bank) 2. Setiap pembatalan dokumen LO, Cek perlukan tandatangan ringkas GB/P 3. Segala penerimaan bantuan khas untuk tahun semasa perlukan dikeluarkan dengan segera dan pada tahun semasa juga. (BPS,KWAPM,EMK). Walaupun diterima pada akhir-akhir tahun, harus keluarkan dahulu. 4. Kelulusan membeli barang wajib mohon bagi yang berkaitan dan dah diluluskan baru lakukan pembelian. 5. Jangan salah lajur perbelanjaan dan salah belanja. Sila sentiasa berpandukan SPK 8/Tahun 2012 pindaan.
ISU ISU AUDIT 6. Lengkapkan perakuan penerima (masuk stok) - masukkan kod barang di sebelah item di LO dengan menggunakan warna pen selain pen di perihal barang. 7. Penggunaan KEW PA (2,3,4,5,6,7,10,11) & KEW PS (4,5) 8. Kelulusan barang-barang ICT (JPICT) 9. Permohonan pembelian melebihi had (RM20,000) 10. Pembelian pengkelasan 1 item (cnth: Kertas A3,A4,Warna) - pembelian terus (kurang dari RM20,000) - Sebutharga (RM20,000 RM50,000) Lampiran Q
SESI SOAL JAWAB Pertanyaan SPKWS dan Tatacara Kewangan