Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan kaedah pengendalian perkhidmatan rujukan. 2.1 Meliputi semua pertanyaan rujukan dan khidmat nasihat dari dalam dan luar UPM yang diterima di MPP, Bahagian Perkhidmatan Maklumat dan Perpustakaan Cawangan. 2.2 Pengendalian di MPP dilakukan oleh / / PenP mengikut giliran berjadual. 2.3 Hanya / PenP sahaja akan bertugas di MPP pada tengahari Jumaat. 2.4 Pertanyaan rujukan / khidmat nasihat melalui e-mel / surat / faks akan dikendalikan oleh atau Bahagian Perkhidmatan Maklumat dan Cawangan. 3.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan semua yang terlibat mengikuti langkah-langkah dalam prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen http://webopac.upm.edu.my:8000 http://imp.upm.edu.my http://imp.upm.edu.my http://imp.upm.edu.my OPR/PSAS/DR06/MPP1 OPR/PSAS/DR06/MPP2 OPR/PSAS/DR03/KEL OPAC Tajuk Dokumen Pangkalan Data Dalam Talian Pangkalan Data Dalam Talian Tempatan E-buku Jadual Waktu Bertugas di Meja Penasihat Pengguna Laporan Buku Tiada di Rak Laporan Bertugas Malam Maklumat Terkini Panduan Sumber Elektronik Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan dan Kemudahan Perpustakaan Sultan Abdul Samad
Halaman: 2/8 5.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BPM : Bahagian Perkhidmatan Maklumat : Bahagian Perkhidmatan Maklumat / Bahagian Sokongan Penyelidikan / Perpustakaan Cawangan PM Bahagian Perkhidmatan Maklumat PP : Bahagian Perkhidmatan Pengguna KP : MPP : Meja Penasihat Pengguna OPAC : Katalog Perpustakaan PBPM : Bahagian Perkhidmatan Maklumat Pegawai : Bahagian / / PenP yang bertugas di MPP / BPM / PPC Pelanggan : Warga UPM dan pengguna dari luar UPM PPC : Perpustakaan Cawangan PP : Pembantu Perpustakaan PPKn : Pembantu Perpustakaan Kanan PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab BSP Bahagian Sokongan Penyelidikan PS : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak PKSB : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina PPSK : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan PPV : Perpustakaan Perubatan Veterinar PenP : Penolong PSAS : Perpustakaan Sultan Abdul Samad UPM : Universiti Putra Malaysia
Halaman: 3/8 6.0 PROSES TERPERINCI Perkhidmatan Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/Dokumen 6.1 Mula 6.2 Perancangan 6.2 Rancang jadual. 6.2.1 Tentukan jumlah pegawai dan kenalpasti tarikh mengikut kalendar akademik. 6.2.2 Bina dan semak jadual. 6.2.3 Dapatkan pengesahan PM. 6.2.4 Edarkan jadual melalui laman web IMP. 6.2.5 Kendalikan Meja Penasihat Pengguna mengikut jadual. PM/ / PenP 6.3 Terima pertanyaan 6.3 Tentukan jenis pertanyaan sama ada pertanyaan khidmat nasihat atau rujukan. 6.3.1 Jika pertanyaan khidmat nasihat, Penghubung Fakulti akan meneruskan sesi temuduga. 6.3.2 Jika pertanyaan rujukan, pegawai di Meja Penasihat Pengguna akan meneruskan sesi temuduga. PM/ / PenP PM/ / PenP 6.4 Beri jawapan / makluman 6.5 Catat statistik dan buat laporan A 6.4 Beri jawapan atau makluman kepada pelanggan. 6.5 Catat jenis perkhidmatan rujukan dan minta pengguna menilai Perkhidmatan Pegawai melalui kaedah Smiley di laman web IMP mengikut keperluan. 6.5.1 Jika pertanyaan khidmat nasihat, catat dalam Borang Statistik Perkhidmatan. 6.5.2 Jika pertanyaan rujukan, catat dalam Perkhidmatan MPP (OPR/ PSAS/BR06/MPP). 6.5.3 Buat laporan (jika perlu); 6.5.3.1 Bertugas MPP Malam/ Sabtu/ Ahad dalam borang Laporan Bertugas Malam melalui laman web IMP. 6.5.3.2 Ada aduan berkaitan bahan tiada dirak dalam Laporan Buku Tiada Dirak melalui laman web IMP. Perkhidmatan Perkhidmatan MPP (OPS/PSAS/BR06/MPP)
Halaman: 4/8 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen A / PP 6.6 Kumpul, sedia dan fail laporan 6.6 Kumpul data, sediakan laporan dan failkan. 6.6.1 Input Perkhidmatan / Perkhidmatan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) ke dalam Excel dan failkan ke dalam Laporan Statistik Perkhidmatan (UPM/PSAS/BPM/8.6.170), (UPM/PSAS/BSP/8.7.49), (UPM/PSAS/PPSK/8.11.49), (UPM/PSAS/PS/8.14.48), (UPM/PSAS/PKSB/8.12.157), (UPM/PSAS/PPV/8.10.157). Perkhidmatan Perkhidmatan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) Laporan Statistik Perkhidmatan UPM/PSAS/BPM/8.6.170, UPM/PSAS/BSP/8.7.49, UPM/PSAS/PPSK/8.11.49, UPM/PSAS/PS/8.14.48, UPM/PSAS/PKSB/8.12.157, UPM/PSAS/PPV/8.10.157. 6.6.2 Simpan Perkhidmatan / Perkhidmatan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) ke dalam Log Statistik Perkhidmatan (UPM/PSAS/BL06/RUJ). Perkhidmatan Perkhidmatan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) Log Statistik Perkhidmatan (UPM/PSAS/BL06/RUJ) 6.6.3 Input data Penilaian Perkhidmatan Pegawai di MPP / Pejabat dan failkan dalam (UPM/PSAS/BPM/8.6.169), (UPM/PSAS/BSP/8.7.48), (UPM/PSAS/PPSK/8.11.55), (UPM/PSAS/PS/8.14.53), (UPM/PSAS/PKSB/8.12.158), (UPM/PSAS/PPV/8.10.158). Fail UPM/PSAS/BPM/8.6.169, UPM/PSAS/BSP/8.7.48, UPM/PSAS/PPSK/8.11.55, UPM/PSAS/PS/8.14.53, UPM/PSAS/PKSB/8.12.158, UPM/PSAS/PPV/8.10.158. A 6.6.4 Fail pertanyaan-pertanyaan rujukan ke dalam fail Pertanyaan UPM/PSAS/BPM/8.6.168, UPM/PSAS/BSP/8.7.107.1 UPM/PSAS/PPSK/8.11.48, UPM/PSAS/PS/8.14.47, UPM/PSAS/PKSB/8.12.156, UPM/PSAS/PPV/8.10.156). Fail Pertanyaan UPM/PSAS/BPM/8.6.168, UPM/PSAS/BSP/8.7.107.1 UPM/PSAS/PPSK/8.11.48, UPM/PSAS/PS/8.14.47, UPM/PSAS/PKSB/8.12.156, UPM/PSAS/PPV/8.10.156).
Halaman: 5/8 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen A PM 6.7 Bentang laporan 6.7 Bentang laporan ke dalam Mesyuarat Pengurusan. 6.8 Tamat
Halaman: 6/8 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/PSAS/BL06/RUJ Log Statistik Perkhidmatan Perkhidmatan MPP (OPR/PSAS/BR06/MPP) Perkhidmatan 2. OPR/PSAS/BL06/RUJ Log Statistik Perkhidmatan Perkhidmatan 3. UPM/PSAS/BPM/8.6.169 4. UPM/PSAS/BSP/8.7.48 5. UPM/PSAS/PPSK/8.11.55 6. UPM/PSAS/PS/8.14.53 7. UPM/PSAS/PKSB/8.12.158 8. UPM/PSAS/PPV/8.10.158 Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn BPM 2 bulan PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn BSP PPSK PS PKSB PPV 2 bulan PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn BPM PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn BSP PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PPSK PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PS PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PKSB PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PPV Kuasa Melupus
Halaman: 7/8 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 9. UPM/PSAS/BPM/8.6.170 10. UPM/PSAS/BSP/8.7.49 11. UPM/PSAS/PPSK/8.11.49 12. UPM/PSAS/PS/8.14.48 13. UPM/PSAS/PKSB/8.12.157 14. UPM/PSAS/PPV/8.10.157 15. UPM/PSAS/BPM/8.6.168 Fail Pertanyaan 16. UPM/PSAS/BSP/8.7.107.1 Fail Pertanyaan 17. UPM/PSAS/PPSK/8.11.48 Fail Pertanyaan 18. UPM/PSAS/PS/8.14.47 Fail Pertanyaan 16. UPM/PSAS/PKSB/8.12.156 Fail Pertanyaan 17. UPM/PSAS/PPV/8.10.156 Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn BPM PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn BSP PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PPSK PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PS PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PKSB PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PPV PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn BPM PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn BSP PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PPSK PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PS PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PKSB PenP/PP/PPKn PenP/PP/PPKn PPV Kuasa Melupus Fail Pertanyaan 18. Laporan Buku Tiada Di Rak PYB PYB Laman Web IMP PP 19. Laporan Bertugas Malam / Sabtu / Ahad Kekal PYB PYB Laman Web IMP Kekal PP
Halaman: 8/8 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. Seksyen Huraian Pindaan Disemak Oleh Disahka n Oleh Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan KP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 3/2011 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-31 WP 18/11/2011 02 03 OPR(PSAS)- 2/2013 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS 1/2013 WP 30/04/2013 02 04 OPR(PSAS)- 4/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas 3/2014 WP 11/08/2014 02 05 OPR : (PSAS)- 2/2015 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-42 WP 05/06/2015