BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Tirtakencana Tatawarna adalah perusahaan yang bergerak dalam distribusi produk. Ada dua jenis produk yang didistribusikan, yaitu cat dan aneka furniture. Perusahaan ini merupakan distributor utama dari produk-produk yang dihasilkan oleh Avian dan perusahaan ini memiliki kantor pusat di Sidoarjo, Jawa Tengah. Kantor pusat Sidoarjo berdiri dan mulai beroperasi pada tahun 2004. Seiring dengan berjalannya waktu, dan meningkatnya penjualan maka dibangunlah kantor cabang di berbagai daerah dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para pelanggan. Perusahaan ini memiliki cabang hampir di setiap kota di Indonesia, salah satunya di Sukabumi, Jawa Barat yang menjadi objek penelitian dalam skripsi ini. Cabang Sukabumi berdiri pada Februari 2007 berdasarkan SIUP No. 510/49/404.3.7/2006 dan beralamat di Jalan Raya Cibolang no. 34 Sukabumi. Dimana cabang Sukabumi ini memiliki fungsi untuk melakukan penjualan di sekitar wilayah Sukabumi dan Cianjur. Saat ini jumlah karyawan yang mendukung berjalannya proses bisnis perusahaan berjumlah 25 orang, yang bekerja di beberapa bagian yang terdapat di perusahaan. 3.2 Visi dan Misi PT. Tirtakencana Tatawarna Visi : Menjadi perusahaan distributor bahan bangunan dan furniture terbesar di Indonesia Misi : Memberikan pelayanan terbaik kepada semua pelanggan
67 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini adalah gambar struktur organisasi kantor perwakilan PT. Tirtakencana Tatawarna. Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber: Kepala Perwakilan PT. Tirtakencana Tatawarna (2009) 3.4 Tugas dan Wewenang General Manager Level/Grade : Middle Manager Bertanggung Jawab Kepada : Direktur Tugas Pokok: 1. Mengkoordinir dan merencanakan kegiatan operasional Perwakilan yang menjadi bagian tanggung jawabnya
68 Wewenang : 1. Memberikan persetujuan atas setiap rencana dalam pengembangan kegiatan pemasaran dan penjualan produk di Perwakilan 2. Mengawasi jalannya kegiatan usaha di Perwakilan 3. Mempromosikan serta memberhentikan Kepala Perwakilan. Kepala Perwakilan Level/Grade : Manager Bertanggung Jawab Kepada : General Manager/Direksi Tugas Pokok: 1. Mengkoordinir, merencanakan dan mengembangkan kegiatan pemasaran dan penjualan produk sesuai dengan kebijakan manajemen dengan tujuan tercapainya target-target yang telah ditetapkan perusahaan. 2. Mengkoordinir kegiatan promosi dan pengembangan usaha Perwakilan sejalan dengan target usaha dan kebijakan manajemen dengan tujuan memperkuat produk perusahaan. 3. Merencanakan dan mengembangkan usaha-usaha nyata untuk pengembangan kualitas SDM yang dimiliki terutama di bidang pemasaran dan penjualan dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab Kepala Perwakilan: 1. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan strategi usaha Perwakilan secara tepat dalam memperkenalkan, memasarkan dan mengembangkan produkproduk yang dijual sebagai upaya nyata dalam pencapaian laba usaha.
69 2. Mengkoordinir semua kegiatan promosi dan campaign produk yang dijual kepada seluruh pelanggan maupun calon pelanggan dengan menggunakan cara promosi yang tepat, efektif dan efisien. 3. Menyusun target untuk masing-masing sales representative serta menyusun anggaran/target penjualan kantor perwakilan serta menyusun anggaran biaya untuk menciptakan efisiensi penggunaan biaya secara berkesinambungan. 4. Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan penjualan, penagihan dan pencapaian target dari masing-masing sales representative. 5. Memantau kondisi persediaan stock dan melakukan pemesanan barang ke pemasok. 6. Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan administrasi maupun operasional kantor perwakilan untuk menciptakan suatu sinergi dalam pencapaian target penjualan yang telah ditetapkan manajemen. 7. Membuat perencanaan penjualan secara berkala untuk memudahkan pengadaan stock sekaligus mengurangi frekuensi kekosongan stock. Wewenang Kepala Perwakilan adalah sebagai berikut: 1. Memberikan persetujuan/penolakan dalam batas wewenangnya terhadap hal-hal yang berkaitan dengan administrasi penjualan dan operasional kantor perwakilan. 2. Mengkoordinir upaya-upaya nyata yang bertujuan untuk membina hubungan baik dengan pelanggan.
70 Kepala Administrasi Penjualan dan Keuangan Level/Grade : Supervisor Bertanggung Jawab Kepada : General Manager Tugas Pokok: 1. Mengkoordinir, melaksanakan dan mengawasi seluruh kegiatan administrasi penjualan dan penagihan serta kegiatan operasional dan keuangan sebagai pendukung utama pencapaian target penjualan dan keuntungan bagi Perwakilan. 2. Merencanakan dan mengembangkan usaha-usaha nyata untuk pengembangan kualitas SDM yang dimiliki terutama di bidang pemasaran dan penjualan dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab Kepala Administrasi Penjualan dan Keuangan: 1. Mengkoordinasikan, mengawasi dan melaksanakan kegiatan administrasi penjualan yang mencakup pembuatan faktur penjualan, penyimpanan faktur, monitoring penagihan atas faktur serta memastikan ketaatan terhadap sistem dan prosedur yang berlaku. 2. Mengkoordinasikan dan melakukan pengiriman semua bukti-bukti transaksi setiap bulan ke KP. 3. Bertanggung jawab terhadap keabsahan transaksi semua pengeluaran termasuk pengeluaran kas kecil. 4. Mengkoordinir dan mengawasi penyimpanan berkas atau dokumen transaksi serta menciptakan sistem dokumentasi yang baik.
71 5. Mempelajari, memeriksa serta mengkoreksi dan melakukan pemantauan atas persetujuan tanda tangan terhadap bukti-bukti transaksi yang berkaitan dengan administrasi dan operasional dalam batas kewenangannya. 6. Mengkoordinir penerimaan order dari pelanggan serta turut memantau kondisi persediaan stock barang di perwakilan. Wewenang Kepala Administrasi Penjualan dan Keuangan yaitu: 1. Menerima semua setoran pembayaran dari pelanggan, melakukan penyetoran ke bank serta mengelola kas kecil. 2. Mengkoordinasikan dan membuat laporan-laporan atas semua transaksi yang dilakukan Perwakilan baik laporan rutin mingguan, bulanan ataupun yang bersifat insidentil. Kepala Bagian Gudang Level/Grade : Supervisor Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Perwakilan Tugas Pokok: Bertanggung jawab terhadap seluruh proses dan administrasi setiap pemasukan maupun pengeluaran barang ke/dari gudang serta pengantaran barang ke pelanggan. Berikut adalah uraian tugas dan tanggung jawab Kepala Gudang: 1. Bertanggung jawab terhadap fisik barang dari semua item barang yang ada di gudang. 2. Turut memonitor persediaan barang di gudang.
72 3. Membuat sistem penyimpanan dan pengeluaran barang yang baik. 4. Bertanggung jawab terhadap proses dan ketepatan jadwal pengiriman barang ke pelanggan. Wewenang Kepala Gudang yaitu: 1. Melakukan otorisasi atas semua formulir yang berkaitan dengan pengeluaran dan penerimaan barang. 2. Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pengelolaan persediaan. 3.5 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Siklus Perolehan yang Berjalan Fungsi-fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi siklus perolehan yang berjalan saat ini adalah: a. Fungsi Pembelian, yang dioperasikan oleh Kepala Perwakilan b. Fungsi Pencatatan, yang dioperasikan oleh Bagian Administrasi dan Keuangan c. Fungsi Keuangan, yang dioperasikan oleh Bagian Administrasi dan Keuangan d. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan Barang, yang dioperasikan oleh Bagian Gudang. Dokumen-dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi akuntansi siklus perolehan yang berjalan saat ini adalah: a. Purchase Order (PO) b. Rekap Penjualan
73 c. Surat Jalan d. Invoice/Faktur Penagihan e. Memo Debit f. Bukti Kas Keluar 3.6 Prosedur Sistem Berjalan Prosedur Pembelian Barang Bagian Gudang: Prosedur pembelian dimulai dengan adanya order dari pelanggan yang disampaikan melalui Bagian Penjualan. Ketika terjadi order dari pelanggan, Bagian Penjualan akan meminta barang kepada Bagian Gudang. Kemudian Bagian Gudang akan memeriksa jumlah persediaan yang ada di gudang. Jika barang yang dibutuhkan memadai jumlahnya, maka Bagian Gudang akan mengeluarkan barang tersebut dan menyerahkannya ke Bagian Pengiriman untuk dikirimkan kepada pelanggan. Namun jika jumlahnya tidak mencukupi, Bagian Gudang akan menyampaikan hal tersebut kepada Kepala Perwakilan untuk melakukan pembelian. Kepala Perwakilan : Selain itu, prosedur pembelian juga dapat dipicu karena persediaan barang telah mencapai Reorder Point (ROP), di mana Kepala Perwakilan akan melakukan pemeriksaan persediaan secara rutin untuk mengetahui jumlah persediaan. Jumlah persediaan dapat diketahui dengan memeriksa catatan akuntansi
74 persediaan. Jika persediaan sudah mencapai ROP, maka Kepala Perwakilan akan melakukan negosiasi harga dengan beberapa calon pemasok melalui telepon, email dan fax. Jika kesepakatan harga sudah tercapai, Kepala Perwakilan akan membuat Purchase Order (PO) yang nantinya akan ditujukan kepada pemasok sebagai dokumen untuk melakukan pemesanan barang. Kepala Perwakilan akan mencetak PO sebanyak 2 (dua) rangkap di mana rangkap pertama akan difax ke pemasok dan rangkap ke-2 akan diteruskan kepada Bagian Gudang. Sedangkan dokumen PO rangkap pertama yang asli akan disimpan oleh Kepala Perwakilan. Khusus untuk cat merek Avian, pemasok menerima PO dari perusahaan dan menyiapkan barang pesanan yang dibutuhkan. Jika barang telah siap, pemasok akan memberikan konfirmasi berupa rekap penjualan. Rekap penjualan tersebut akan difax ke perusahaan. Hal ini berarti bahwa keesokan harinya barang akan segera dikirim kepada perusahaan. Biasanya dari proses pemesanan hingga barang diterima oleh perusahaan memakan waktu kira-kira satu minggu lamanya. Rekap penjualan tersebut akan diteruskan kepada Bagian Administrasi. Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok Bagian Gudang : Bagian Gudang menerima barang yang datang disertai dengan Surat Jalan dan Faktur dari pemasok.
75 Bagian Gudang juga memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik serta jumlah barang yang diterima sesuai dengan PO yang dibuat oleh Kepala Perwakilan. Selain memeriksa jumlah barang yang datang, Bagian Gudang juga akan memeriksa kesesuaian Surat Jalan dengan PO. Apabila telah sesuai, Surat Jalan tersebut akan diotorisasi oleh Kepala Gudang dan ditandatangani pula oleh sopir yang mengirimkan barang tersebut. Kepala Gudang akan mendapat Surat Jalan lembar ke-3 dari pihak ekspedisi. Kepala Gudang juga akan menandatangani PO rangkap ke-2 untuk diteruskan ke Bagian Administrasi. Jika terdapat ketidaksesuaian, Kepala Gudang akan menambahkan catatan pada lembar PO yang dipegang dan menandatanganinya. Kemudian, Bagian Gudang akan menambahkan jumlah barang yang baru diterima ke Kartu Gudang. Kepala Gudang meneruskan Surat Jalan, PO dan Faktur dari pemasok ke Bagian Administrasi untuk dilakukan cross check.
76 Prosedur Pencatatan Persediaan dan Utang Usaha Bagian Administrasi : Bagian Administrasi menerima berkas berupa Surat Jalan, PO dan Faktur dari Kepala Gudang dan kemudian melakukan pengecekan terhadap Surat Jalan tersebut untuk memastikan bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan PO, Faktur dan/atau Rekap Penjualan. Bagian Administrasi akan melakukan penyesuaian barang berikut harganya ke dalam catatan persediaan sesuai dengan Surat Jalan, PO dan Faktur/Rekap Penjualan. Bagian Administrasi juga akan memperbarui catatan utang perusahaan terhadap pemasok sehubungan dengan barang yang sudah diterima. Prosedur Retur Pembelian Kepala Gudang: Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, maka Kepala Gudang akan melaporkan hal ini kepada Kepala Perwakilan untuk kemudian diproses agar dapat dikirimkan gantinya. Kepala Perwakilan: Kepala Perwakilan akan menghubungi pemasok untuk konfirmasi retur pembelian. Retur pembelian dapat berupa pengurangan utang maupun berupa penggantian barang tergantung kesepakatan dengan pemasok. Khusus untuk cat merek Avian, jika ada barang yang rusak karena terlalu lama tersimpan di gudang misalnya cat yang sudah beku, maka Kepala Gudang juga
77 akan melaporkan hal ini kepada Kepala Perwakilan untuk diproses agar barang tersebut dapat ditukar dengan barang yang baru. Proses retur kepada pemasok utama (Cat Merek Avian) dilakukan setiap enam bulan sekali dikarenakan adanya beberapa pertimbangan yaitu pertimbangan efisiensi baik dari segi waktu dan biaya pengiriman. Selain itu, kesalahan berupa barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi juga jarang terjadi. Kepala Perwakilan membuat dan mengotorisasi Memo Debit sebanyak 2 (dua) rangkap. Rangkap pertama diteruskan kepada Bagian Gudang sebagai tanda bahwa barang boleh dikembalikan kepada pemasok sedangkan Memo Debit rangkap dua akan difax ke pemasok dan dikonfirmasi ke pemasok bahwa barang akan segera dikirim. Memo debit rangkap 2 (dua) ini akan disimpan oleh Kepala Perwakilan sebagai bukti dan dokumentasi. Setelah menerima Memo Debit rangkap pertama dari Kepala Perwakilan, Bagian Gudang akan mengumpulkan dan menyiapkan semua barang yang akan diretur kepada pemasok dan mengirimkannya ke pemasok. Pada saat yang sama, Bagian Gudang akan melakukan pengurangan pada Kartu Gudang sesuai dengan jumlah barang yang diretur. Kemudian barang akan diterima oleh Bagian Gudang dengan disertai Surat Jalan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa oleh Bagian Gudang apakah telah sesuai dengan Surat Jalan dan Memo Debit. Jika telah sesuai, maka Kepala Gudang akan mengotorisasi Surat Jalan tersebut dan ditandatangani pula oleh sopir yang mengirimkan barang tersebut. Kepala Gudang akan mendapat Surat
78 Jalan rangkap ketiga dari pihak ekspedisi. Kepala Gudang juga akan memperbarui catatan pada Kartu Gudang. Surat Jalan rangkap ketiga tersebut dan Memo Debit rangkap pertama akan diteruskan ke Bagian Administrasi untuk dilakukan cross check dengan Kepala Perwakilan dan untuk memperbarui catatan persediaan. Jika retur bersifat pengurangan utang, maka setelah mengembalikan barang ke Pemasok, Bagian Gudang akan meneruskan Memo Debit rangkap pertama yang telah diotorisasi Kepala Gudang kepada Bagian Administrasi. Bagian Administrasi: Setelah barang diterima dan Surat Jalan diotorisasi oleh Kepala Gudang, Bagian Administrasi akan menerima berkas berupa Surat Jalan rangkap ketiga dan Memo Debit rangkap pertama dari Kepala Gudang. Kemudian Bagian Administrasi melakukan pengecekan terhadap Surat Jalan tersebut untuk memastikan bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan Memo Debit rangkap pertama yang telah dibuat oleh Kepala Perwakilan. Jika jumlah yang tertera pada Surat Jalan dan Memo debit telah sesuai, Kepala Administrasi akan memperbarui catatan persediaan dengan menambahkan jumlah persediaan yang telah diterima berikut data-data lainnya seperti kode barang, nama barang, tipe, spesifikasi dan harga. Sedangkan untuk retur yang bersifat pengurangan utang, Kepala Perwakilan akan mendebet saldo utang perusahaan sesuai dengan yang tercantum pada Memo Debit.
79 Prosedur Pembayaran Utang Usaha Pada saat jatuh tempo pembayaran, Bagian Administrasi akan menerima tagihan dari pemasok. Bagian Administrasi akan memeriksa kesesuaian tagihan dangan data-data yang telah dicatat perusahaan sebelumnya. Jika jumlah tagihan sesuai dengan data perusahaan, Bagian Administrasi akan menyiapkan pembayaran dengan menggunakan cek maupun transfer. Jika tidak sesuai, Bagian Administrasi akan menghubungi pemasok untuk mengonfirmasi hal tersebut. Apabila pembayaran dilakukan dengan cek, cek dibuat sebanyak 2 (dua) rangkap. Rangkap pertama berupa cek yang asli akan diserahkan kepada pemasok sebagai tanda pembayaran. Rangkap ke-2 digunakan oleh Bagian Administrasi untuk mengurangi jumlah utang perusahaan. Apabila pembayaran dilakukan dengan transfer, bukti transfer akan dibuat sebanyak 2 (dua) rangkap. Rangkap pertama akan diserahkan kepada pemasok sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan sedangkan rangkap ke-2 digunakan oleh Bagian Administrasi untuk mengurangi jumlah utang perusahaan. Ketika pembayaran telah dilakukan, Kepala Administrasi akan menerima kuitansi tanda terima pembayaran dan melakukan penyesuaian ke catatan utang dan mencatat jurnal pengeluaran kas.
80 Khusus pemasok utama, pembayaran dilakukan dengan menggunakan automatic transfer di mana pemasok akan menarik langsung dana pada rekening perusahaan ketika dana pada rekening tersebut sudah tersedia. Ketika transaksi penarikan dana telah berhasil, pemasok akan menerbitkan laporan mengenai transaksi penarikan dana yang telah dilakukan dan dikirimkan kepada Kantor Perwakilan. Kepala Administrasi akan memeriksa rekening koran Kantor Perwakilan untuk memastikan bahwa transaksi telah berhasil/tidak. Laporan dari pemasok akan dibandingkan dengan rekening koran Kantor Perwakilan untuk dicek apakah jumlah yang tertulis pada laporan dengan jumlah yang tertulis pada rekening koran telah sesuai/tidak. Jika dana yang tersimpan pada rekening perusahaan telah ditarik oleh pemasok utama, maka Kepala Administrasi akan melakukan penyesuaian catatan hutang dan mencatat jurnal pengeluaran kas. Kemudian Kepala Administrasi akan menerbitkan dan mengotorisasi Bukti Kas Keluar sebanyak 2 (dua) rangkap. Rangkap pertama akan dikirimkan kepada pemasok utama sebagai bukti bahwa transaksi telah berhasil dan utang telah didebit sebesar nominal dana yang ditarik. Sedangkan Bukti Kas Keluar rangkap kedua akan diteruskan ke Bagian Faktur untuk disimpan sebagai arsip. Laporan dari Kantor Pusat akan diteruskan ke Bagian Faktur untuk disimpan sebagai arsip. Semua dokumen berupa PO, Rekap Penjualan, Surat Jalan, Memo Debit, Faktur dari pemasok, cek atau bukti transfer rangkap ke-2 serta tagihan akan diteruskan ke Bagian Faktur untuk disimpan sebagai arsip.
81 3.6.1 Diagram Alir Dokumen Sistem Berjalan Aliran dokumen yang terjadi dalam Sistem Informasi Akuntasi siklus perolehan perusahaan beserta bagian-bagian yang terkait digambarkan dalam flowchart berikut.
82 Kepala Perwakilan Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Sistem Berjalan
83 Bagian Gudang Pemasok 2 Menerima barang dari pemasok yang disert ai dengan Surat Jalan dan Faktur Faktur PO 2 Surat Jalan Memeriksa kesesuaian PO, Surat Jalan dengan barang yang diterima Sesuai at au tidak? Tidak 6 Sesuai Faktur PO 2 Surat Jalan Kartu Gudang 4 Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang Sistem Berjalan
84 Bagian Administrasi Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Utang Usaha dan Persediaan Sistem Berjalan
85 Kepala Perwakilan Bagian Gudang Bagian Administrasi Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Sistem Berjalan
86 Bagian Gudang Bagian Administrasi Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang Retur dan Pencatatan Persediaan
87 Bagian Administrasi Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran Cat Sistem Berjalan
88 Bagian Administrasi Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran Furniture Sistem Berjalan (Lanjutan)
89 Bagian Faktur Gambar 3.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran Sistem Berjalan (Lanjutan)
90 3.7 Proses Bisnis Sistem yang Sedang Berjalan Rich picture dari sistem informasi akuntansi siklus perolehan ditampilkan pada gambar 3.10 berikut ini.
91
92 3.8 Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan Berdasarkan evaluasi terhadap prosedur-prosedur yang berlaku maupun dari rich picture perusahaan ini dapat dilihat bahwa prosedur siklus perolehan perusahaan ini memiliki beberapa kelemahan: 1. Ketidakakuratan pencatatan utang Hal ini disebabkan karena tidak tersedianya Form Penerimaan Barang (FPB) baik FPB yang digunakan pada saat pembelian barang maupun FPB yang digunakan untuk penerimaan barang retur. Ketika akan mencatat utang dan persediaan, Bagian Administrasi hanya mencocokkan PO/Rekap Penjualan dengan Faktur dan Surat Jalan yang diterima. Form Penerimaan Barang merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam Purchase Order (PO). FPB ini harus diotorisasi oleh yang berwenang dan harus dicantumkan nama penerima barang tersebut. Perusahaan tidak memiliki FPB karena perusahaan ini tidak memiliki Fungsi Penerimaan Barang sehingga kegiatan penerimaan barang dijalankan oleh Bagian Gudang. Hal ini menyebabkan lemahnya pengendalian internal khususnya pada saat pembelian barang. Tidak ada dokumen sah yang mencatat bagaimana kondisi dan jumlah barang yang diterima pada saat itu. Hal ini dapat mengakibatkan adanya kekeliruan atau kecurangan atas jumlah barang yang tercantum pada PO dengan jumlah barang yang diterima perusahaan. Selain itu,
93 pencatatan utang menjadi tidak akurat karena tidak ada cross check antara PO dengan barang yang diterima. Rekomendasi perbaikan untuk masalah ini adalah sebaiknya perusahaan memiliki Form Penerimaan Barang yang dibuat dan diotorisasi oleh Kepala Gudang ketika barang telah diterima oleh Bagian Gudang. FPB harus diotorisasi oleh Kepala Gudang dan mencantumkan nama penerima barang tersebut. FPB ini menerangkan detail mengenai jumlah, kondisi, harga, spesifikasi barang yang diterima serta siapa karyawan yang menerima barang tersebut supaya dapat dipertanggung jawabkan jika terjadi penyimpangan. FPB ini nantinya juga akan digunakan sebagai acuan oleh Bagian Administrasi dalam memasukkan data persediaan. 2. Terdapat kesalahan/ kekeliruan dalam pembuatan Purchase Order (PO) Selama ini Bagian Gudang hanya menggunakan memo maupun secara lisan ketika menyampaikan permintaan pembelian barang kepada Bagian Pembelian yang dalam kasus ini dijalankan oleh Kepala Perwakilan. Perusahaan tidak memiliki dokumen resmi yang mencatat permintaan pembelian yang diajukan oleh Bagian Gudang. Surat Permintaan Pembelian (SPP) merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tercantum dalam surat tersebut. Tidak adanya SPP dikarenakan permintaan pembelian secara lisan maupun dengan menggunakan memo dianggap sudah cukup memadai bagi perusahaan.
94 Akibat dari tidak adanya SPP adalah tidak ada dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti permintaan pembelian dari Bagian Gudang kepada Bagian Pembelian. Selain itu, hal ini juga dapat menyebabkan kesalahan atau kekeliruan dalam pembuatan PO karena informasi mengenai spesifikasi barang yang dibutuhkan disampaikan secara lisan maupun melalui memo saja sehingga banyak detail yang tidak disampaikan atau kesalahan dalam penyampaian dan penerimaan pesan. Rekomendasi untuk permasalahan ini adalah sebaiknya perusahaan memiliki dokumen untuk permintaan pembelian yang resmi dengan nomor urut tercetak dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang sebelum disampaikan kepada Bagian Pembelian. Hal ini bertujuan untuk menetapkan tanggung jawab kepada bagian yang meminta dilakukannya pembelian. Dokumen ini menerangkan detail mengenai barang yang ingin dibeli, jumlah, spesifikasi dan digunakan untuk keperluan apa barang tersebut sehingga dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam penyampaian dan penerimaan pesan. 3. Terdapat potensi penyimpangan kas oleh Bagian Administrasi Selama ini, yang menjalankan kedua fungsi tersebut adalah Bagian Administrasi di mana selain melakukan pencatatan terhadap persediaan barang, utang dan jurnal pengeluaran kas, Bagian Administrasi juga menjalankan fungsi pengeluaran kas dalam hal pembayaran kepada pemasok. Fungsi penyimpanan maupun pengeluaran kas harus terpisah dari fungsi yang melakukan pencatatan atau Fungsi Akuntansi. Sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penyimpanan agar data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya. Dengan
95 adanya pemisahan tugas ini, catatan akuntansi yang dibuat oleh fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagai pengawas semua mutasi kas yang dilakukan oleh fungsi penyimpanan/kasir. Perusahaan beranggapan bahwa perangkapan tugas dan tanggungjawab Bagian Akuntansi dan Keuangan yang dijalankan sekaligus oleh Bagian Administrasi akan membuat kegiatan penerimaan, pengeluaran dan pencatatan transaksi tersebut menjadi lebih praktis karena dilakukan oleh bagian yang sama. Hal ini dapat mengakibatkan adanya penyimpangan terhadap saldo kas perusahaan di mana bagian yang bersangkutan dapat melakukan penerimaan dan pengeluaran kas tanpa disertai dengan pencatatan ke dalam catatan akuntansi. Rekomendasi perbaikan untuk masalah ini adalah perusahaan disarankan untuk memisahkan fungsi yang melakukan pencatatan dengan fungsi pengeluaran kas. Pemisahaan ini nantinya diharapkan dapat meningkatkan pengendalian internal perusahaan dan menghindarkan perusahaan dari kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. 4. Sulit melakukan penelusuran informasi Selama ini perusahaan mengalami kesulitan dalam penelusuran informasi maupun dokumen khususnya jika terjadi retur dan pencatatan/penyesuaian saldo utang yang baru akibat retur. Bagian Administrasi harus melakukan penelusuran dan pencarian dokumen yang diperlukan terlebih dahulu sehubungan dengan kegiatan retur khususnya ketika pada saat pembayaran utang dan hal ini memakan waktu yang cukup lama.
96 Seharusnya informasi/dokumen yang diperlukan mudah untuk didapatkan dan ditelusuri agar tidak menghabiskan waktu yang lama untuk kegiatan pencarian dokumen. Hal ini terjadi karena kesalahan dalam pemberian nomor urut dokumen. Pada beberapa kasus pembelian sering ditemukan dokumen dengan nomor urut yang sama pada dokumen yang lain dan juga ditemukan dokumen dengan nomor urut yang terlewati/tidak ada. Kesalahan terjadi karena dokumen dibuat oleh orang yang bebeda dan tidak ada komunikasi sehingga nomor tersebut dipakai kembali pada dokumen yang lain. Akibat dari kesalahan ini adalah kesulitan mendapatkan dokumen yang diperlukan serta menghabiskan waktu yang cukup lama untuk mencocokkan dokumen yang satu dengan yang lainnya. Selain itu, dapat menyulitkan kegiatan pencatatan dan pembayaran baik pencatatan persediaan, utang dan jurnal pengeluaran kas. Rekomendasi bagi perusahaan adalah seharusnya perusahaan memiliki sistem yang dapat men-generate nomor setiap kali dokumen akan dibuat sehingga tidak ada lagi dokumen dengan nomor urut yang sama maupun nomor dokumen yang terlewati. 5. Kesulitan memperoleh laporan yang terkait dengan transaksi secara cepat Selama ini manajemen mengalami kesulitan dalam memperoleh laporan yang berkaitan dengan transaksi perusahaan yang sudah terjadi selama periode waktu tertentu. Laporan tersebut mencakup laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan saldo utang dan laporan pengeluaran kas.
97 Seharusnya laporan tersedia dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama agar informasi yang terkandung di dalamnya masih bersifat akurat, handal, lengkap, tidak usang (up to date) sehingga dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini terjadi karena banyak data-data yang harus dikumpulkan terlebih dahulu dan pencarian data-data tersebut memakan waktu yang cukup lama karena banyak dokumen yang nomor urutnya sama, terlewati maupun tidak sesuai dengan dokumen lainnya. Akibatnya laporan cenderung lama dalam proses pembuatannya sehingga ketika laporan selesai dibuat, informasinya menjadi tidak lengkap dan kurang akurat karena pasokan data yang kurang. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Rekomendasi perbaikan adalah sebaiknya perusahaan memiliki sistem dengan manajemen database yang baik sehingga semua data transaksi terkait dapat dihimpun di dalamnya dan dapat digunakan untuk menghasilkan laporan sehubungan dengan transaksi tersebut. Selain itu, laporan juga dapat dicetak sewaktu-waktu jika manajer ingin mendapatkan informasi mengenai transaksi pembelian.
98 Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi Sasaran Masalah Solusi Kebutuhan Informasi Meningkatkan keakuratan 1. Form Penerimaan dalam kegiatan pencatatan Barang utang agar lebih maksimal serta meningkatkan efektifitas dalam 2. Faktur Pemasok 3. Surat Tagihan kegiatan pengelolaan utang Pemasok perusahaan. Mengurangi terjadinya kesalahan dalam pembuatan Purchase Order dan untuk mengetahui pesediaan yang dibutuhkan pada saat tertentu. Ketidakakuratan pencatatan utang yang disebabkan karena tidak tersedianya Form Penerimaan Barang (FPB) baik FPB yang digunakan pada saat pembelian barang maupun FPB yang digunakan untuk penerimaan barang retur. Terdapat kesalahan/ kekeliruan dalam pembuatan Purchase Order (PO) sebab selama ini Bagian Gudang hanya menggunakan memo maupun secara lisan ketika menyampaikan permintaan pembelian barang kepada Bagian Menyediakan Form Penerimaan Barang yang dibuat dan diotorisasi oleh Kepala Gudang ketika barang telah diterima oleh Bagian Gudang. FPB harus diotorisasi oleh Kepala Gudang dan mencantumkan nama penerima barang tersebut. FPB ini menerangkan detail mengenai jumlah, kondisi, harga, spesifikasi barang yang diterima serta siapa karyawan yang menerima barang tersebut supaya dapat dipertanggung jawabkan jika terjadi penyimpangan. FPB juga akan digunakan sebagai acuan oleh Bagian Administrasi dalam memasukkan data persediaan. Rekomendasi untuk permasalahan ini adalah menyediakan dokumen untuk permintaan pembelian yang resmi dengan nomor urut tercetak dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang sebelum disampaikan kepada Bagian Pembelian. Surat Permintaan Pembelian.
99 Pembelian. Perusahaan tidak memiliki dokumen resmi yang mencatat permintaan pembelian yang diajukan oleh Bagian Gudang. Dokumen ini menerangkan detail mengenai barang yang ingin dibeli, jumlah, spesifikasi dan digunakan untuk keperluan apa barang tersebut sehingga dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam penyampaian dan penerimaan pesan. Mengurangi potensi terjadinya penyimpangan kas oleh bagianbagian dalam perusahaan dan meningkatkan pengendalian internal. Terdapat potensi penyimpangan kas oleh Bagian Administrasi sebab selama ini, yang menjalankan kedua fungsi tersebut adalah Bagian Administrasi di mana selain melakukan pencatatan terhadap persediaan barang, utang dan jurnal pengeluaran kas, Bagian Administrasi juga menjalankan fungsi pengeluaran kas dalam hal pembayaran kepada pemasok. Rekomendasi perbaikan untuk masalah ini adalah perusahaan disarankan untuk memisahkan fungsi yang melakukan pencatatan dengan fungsi pengeluaran kas. Pemisahaan ini nantinya diharapkan dapat meningkatkan pengendalian internal perusahaan dan menghindarkan perusahaan dari kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. 1. Bukti Kas Keluar 2. Purchase Order 3. Form Penerimaan Barang 4. Memo Debit 5. Laporan Jurnal Pembelian 6. Laporan Jurnal Pengeluaran Kas 7. Laporan Jurnal Umum Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan penelusuran informasi terhadap dokumen dan untuk meningkatkan pengendalian internal di dalam Sulit melakukan penelusuran informasi. Hal ini terjadi karena kesalahan dalam pemberian nomor urut dokumen. Rekomendasi bagi perusahaan adalah seharusnya perusahaan memiliki sistem yang dapat mengenerate nomor setiap kali dokumen akan dibuat sehingga Dokumen-dokumen dengan nomor urut tercetak
100 perusahaan. Menyajikan informasi yang up to date, mudah ditelusuri terkait aktivitas bisnis perusahaan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam kegiatan pengambilan keputusan. Kesulitan memperoleh laporan yang terkait dengan transaksi secara cepat. Selama ini manajemen mengalami kesulitan dalam memperoleh laporan yang berkaitan dengan transaksi perusahaan yang sudah terjadi selama periode waktu tertentu. tidak ada lagi dokumen dengan nomor urut yang sama maupun nomor dokumen yang terlewati. Rekomendasi perbaikan adalah sebaiknya perusahaan memiliki sistem dengan manajemen database yang baik sehingga semua data transaksi terkait dapat dihimpun di dalamnya dan dapat digunakan untuk menghasilkan laporan sehubungan dengan transaksi tersebut. 1. Laporan Pembelian 2. Laporan Retur Pembelian 3. Laporan Saldo Utang 4. Laporan Pengeluaran Kas