BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pembelian dan Penjualan selalu ada didalam dunia usaha. Dua hal tersebut merupakan proses bisnis yang penting untuk sebuah perusahaan. Setiap dokumen baik transaksi pembelian maupun penjualan merupakan bukti otentik sebagai dokumen pendukung yang kuat atas sebuah transaksi yang terjadi. Sangat penting untuk sebuah perusahaan memiliki sebuah sistem yang menunjang pembelian dan penjualan. Oleh karena itu, perlunya sebuah sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan. Adapun tujuan dibuatnya sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan adalah untuk mempermudah pencatatan setiap transaksi pembelian maupun penjualan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi ini, maka sangat mempermudah dan membantu perusahaan dalam memonitor transaksi pembelian dan transaksi penjualan yang ada di perusahaan tersebut. Kesalahan pencatatan dan ketidaksesuaian antara data yang dicatat dengan kenyataan yang terjadi dilapangan serta keterlambatan pembayaran menjadi salah satu penghambat yang sering terjadi pada perusahaan sehingga menyebabkan sistem penjualan tidak dapat berjalan dengan baik. Kinerja perusahaan juga dapat ditingkatkan karena terciptanya efisiensi dan efektifitas terhadap sumber daya yang dimiliki perusahaan. CV Sumber Makmur merupakan sebuah badan usaha yang bergerak di bidang penjualan produk air minum dalam kemasan Aqua. Adapun produk Aqua yang dijualnya adalah Aqua 19L, Aqua 240ml, Aqua 330ml, Aqua 600ml, Aqua 1500ml. CV Sumber Makmur menjual produk Aqua tersebut kepada toko-toko yang menjadi konsumen mereka. CV Sumber Makmur melakukan pembelian produk Aqua dari distributor resmi Aqua diwilayah Jakarta. Kemudian dari proses pembelian barang tersebut akan dibagi apakah barang tersebut akan diantar langsung dari pihak distributor ke pelanggannya, dari pihak distributor ke gudangnya, dari pihak CV Sumber Makmur dengan supir mengambil barang dari distributor lalu mengantarnya ke pelanggannya, atau pun supir CV Sumber Makmur mengambil barang dari distributor untuk diletakkan digudangnya. Dan saat proses pengiriman barang 1
2 tersebut terjadi juga proses pembelian ke pihak distributor dan proses penjualan ke pihak konsumen. Dalam kegiatan pembelian dan penjualan atas produk Aqua tersebut CV Sumber Makmur melakukannya dengan dua cara, yaitu secara tunai dan kredit. Pembelian dan penjualan tunai jarang sekali dilakukan sehingga sebagian besar pembelian dan penjualan dilakukan secara kredit. Dalam proses berjalannya masih terdapat beberapa masalah terkait sistem yang digunakan dan proses akuntansi yang berjalan. Beberapa masalah tersebut antara lain sistem akuntasi yang digunakan oleh perusahaan masih bersifat manual sehingga memerlukan waktu dalam merekap laporan yang dibutuhkan oleh manajemen, sering terjadi keterlambatan pada saat melakukan pembayaran ke distributor karena pihak keuangan harus mencari data-data yang terkait dalam invoice dari pihak distributor. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi yang dapat menunjang perusahaan dalam menjalankan siklus pendapatan dan pengeluaran serta memperkuat pengendalian internal perusahaan sangat diperlukan. Tujuannya adalah agar siklus pengeluaran dan pendapatan berjalan dengan lebih baik dan sesuai prosedur sehingga perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya. Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan siklus pengeluaran dan pendapatan serta meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Maka, untuk mengoptimalkan kinerja siklus pengeluaran dan pendapatan pada CV Sumber Makmur dan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada siklus pengeluaran dan pendapatan CV Sumber Makmur maka dilakukanlah penulisan skripsi yang berjudul "Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Penjualan pada CV Sumber Makmur" 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Pembahasan mengenai pembelian dan pengeluaran kas pada perusahaan memiliki cakupan yang sangat luas. Atas pertimbangan waktu dan biaya, penulis membatasi ruang lingkup penelitian, antara lain sebagai berikut: 1. Prosedur pembelian dan pengeluaran kas dimulai dari pencatatan permintaan pembelian barang sampai dengan proses pembayaran, baik secara tunai maupun kredit.
3 2. Prosedur penjualan dan penerimaan kas dimulai dari pencatatan permintaan barang dari customer sampai dengan proses pembayaran customer secara tunai maupun kredit. 3. Dokumen dan formulir yang dibahas hanya yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan air minum dalam kemasan(amdk). 4. Laporan yang dibahas hanya laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen dan terkait dengan pembelian dan penjualan air minum dalam kemasan (AMDK). 5. Tidak membahas jasa. 6. Tidak membahas Pajak Penambahan Nilai (PPn). 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang diharapkan akan tercapai dari penyusunan penelitian ini, adalah dapat: 1. Menganalisis sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang berjalan pada CV Sumber Makmur. 2. Merumuskan masalah yang terdapat pada sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas CV Sumber Makmur. 3. Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan atas sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan. 4. Merancang perbaikan sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan untuk CV Sumber Makmur. 1.3.2 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang akan diperoleh dari hasil penelitian ini bagi CV Sumber Makmur adalah untuk: 1. Menghasilkan sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan untuk CV Sumber Makmur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi. 2. Membantu pihak manajemen CV Sumber Makmur dan pihak-pihak terkait lainnya untuk mengambil keputusan dan kebijakan sehubungan dengan pembelian dan penjualan.
4 3. Membantu pengguna sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan pada CV Sumber Makmur dalam memproses transaksi utang usaha dan piutang usaha perusahaan secara optimal. 1.4 Metodologi Penelitian 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dilakukan dengan studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan dilakukan untuk membuat proposal penelitian, sedangkan studi lapangan dilakukan untuk mengetahui bagaimana keadaan di lapangan. Urutan pengumpulan data dilakukan sebagai berikut: 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Merupakan studi yang dilakukan untuk memperoleh data dan informasi secara teoritis yang bersumber dari buku, literatur, karya ilmiah, jurnal serta sumbersumber data lainnya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. 2. Studi Lapangan (Field Research) Merupakan pengumpulan yang dilakukan dengan cara mengunjungi perusahaan yang bersangkutan untuk mengetahui bagaimana keadaan real di lapangan, masalah-masalah yang terjadi di lapangan serta melakukan diskusi dengan pihak-pihak terkait. a. Observasi (Observation) Mengamati aktivitas perusahaan secara langsung untuk mengetahui dan memahami prosedur permintaan pembelian barang, penjualan barang, penerimaan barang, dan pengeluaran barang. b. Wawancara (Interview) Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada individu yang mengerti mengenai perkebunan kelapa sawit, dan pihak institusi CV Sumber Makmur secara langsung melalui pertanyaan yang terstruktur pada saat survey ke perusahaan. 1.4.2 Metode Analisis Metode analisis dilakukan dengan membuat scope definition, problem statement, business requirement statement dan membuat rancangan sistem. Urutan dari analisis tersebut adalah:
5 1. Membuat scope definition dengan mendokumentasikan proses bisnis yang ada di dalam perusahaan untuk membatasi lingkup permasalahan yang akan diteliti. 2. Membuat problem statement dengan mengklarifikasi masalah-masalah yang ada dalam scope definition untuk mencari masalah yang paling penting dan krusial dalam perusahaan. 3. Membuat business requirement statement untuk mendeskripsikan kebutuhan user dari problem statement guna mengetahui keinginan user mengenai sistem yang diinginkannya. 4. Membuat rancangan sistem yang mendeskripsikan hasil penjabaran dari business requirement. 1.4.3 Metode Perancangan Desain aplikasi program perangkat lunak, rancangan database dan fitur-fitur pendukung yang berkaitan dengan sistem pada CV Sumber Makmur dibuat dengan metode perancangan. Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini, terdiri dari: 1. Activity Diagram 2. Use Case Diagram 3. Use Case Description 4. Domain Class Diagram 5. Three Layer Sequence Diagram 6. Updated Class Diagram 7. Package Diagram 8. User Interface 1.5 Sistematika Penulisan Penelitian ini disusun dalam lima bab dan masing-masing bab terdiri dari beberapa sub bab. Pembagian tersebut dimaksudkan untuk memudahkan pembahasan dan penyajian agar lebih terstruktur dan sistematis. Secara garis besar sistematika penulisan tersebut adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan yang merupakan kerangka penulisan skripsi secara keseluruhan.
6 BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan menguraikan teori-teori khusus atau umum atas definisi dari teori-teori pendukung yang digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalahaan dalam skripsi ini. Secara garis besar, bab ini akan membahas beberapa topik penting, yaitu sistem informasi akuntansi, siklus pengeluaran, siklus pendapatan, pengendalian internal, analisis dan perancangan sistem dengan menggunakan Object Oriented Analysis and Design, dan kerangka pikir yang digunakan untuk merancang skripsi. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat perusahaan, termasuk struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab serta proses bisnis yang sedang berjalan pada CV Sumber Makmur. Bab ini berisi analisis dan alternatif pemecahan masalah yang akan digunakan untuk menentukan persyaratan sistem yang akan digunakan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas mengenai perancangan sistem informasi yang akan dibuat dengan menggunakan Object Oriented Analysis And Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML). BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dari hasil penelitian dan saran-saran yang dapat membantu perusahaan untuk memecahkah permasalahan-permasalahan yang ada dengan harapan saran-saran tersebut dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.