PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT PADA APOTEK RAJA BATURAJA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Eni Sisra 15.22.1728 kepada FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2017
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT PADA APOTEK RAJA BATURAJA Eni Sisra 1), Bambang Sudaryatno 2) 1) Teknik Informatika Universitas AMIKOM Yogyakarta 2) Sistem Informasi Universitas AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : eni.1728@students.amikom.ac.id 1), bambang_s@amikom.ac.id 2) Abstract - In business competition in the sale of drugs at a pharmacy in particular, employers are required to provide optimal service to customers. Pharmacies King Balfour is one of the businesses engaged in the sale of medical devices and drugs. The sales process is still done manually in the access by human power, it is due to internal constraints associated with the quality of the presentation of information so that data in the input, transactions, and reports not guaranteed to akuratannya. There is therefore a question arises: how to cope so that the sales process could take place without the consumer having to wait and queue terlalau old at the time of payment processing?. Therefore, to overcome the problems that exist above the researchers raised the title of "Design of Information Systems Drug Sales In Pharmacies King Balfour". The grounds can help process payments on Pharmacy King more accurate and efficient during the sales process is ongoing. By using the method of observation (Observation), interview (interview), study the literature, and literature study. Designing the process models using DFD models, database design, interface design, and the relationships between tables. Applications that use is Visul Microsof Basic 6.0 and SQL Server 2000 as the database. The resulting application is a desktop-based application that can help employees to enter, transactions, and report generation. With the computerized system is much more secure accuracy of the data in the process and the consumer does not have to wait or queue for too long can cause the image of a pharmacy that is not good for consumers. Keywords: Design, Sales, Information Systems, Visul Basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Pada era globalisasi dan teknologi saat ini, penggunaan komputer merupakan sebagai salah satu alat teknologi informasi yang sangat dibutuhkan keberadaannya dari hampir setiap aspek kehidupan. Pada dunia perdagangan, keakuratan informasi sangatlah dibutuhkan, terutama informasi mengenai harga jual, harga pokok penjualan dan sisa persediaan dalam sistem administrasi penjualan karena keakuratan informasi-informasi tersebut mempengaruhi hubungan perusahaan terhadap pelanggan serta sistem administrasi penjualan pada perusahaan itu sendiri. Keakuratan informasi bagi pelanggan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan informasi tertentu misalnya, harga produk sedangkan untuk perusahaan itu sendiri bertujuan untuk mengetahui apakah sistem administrasi penjualan berjalan dengan baik. Ketidak akuratan informasi yang dihasilkan dari sistem administrasi penjualan dapat menimbulkan pelanggan kecewa serta menyebabkan perusahaan tidak dapat mengambil suatu keputusan dengan tepat dan cepat misalnya keputusan menerima pesanan pelanggan. Apotek raja adalah salah satu usaha yang bergerak di bidang penjualan alat alat medis dan obat obatan yang bertempat di daerah Baturaja Sumatera Selatan. Sejak mulai berdirinya Apotek sampai saat ini jumlah obat terus bertambah, dari hasil 1
penelitian yang telah dilakukan data yang tercacat lebih kurang 200 macam jenis penjualan obat. Memberikan pelayanan informasi kepada pelanggan masih relatif sederhana yaitu dengan pencatatan manual yang di akses oleh tenaga manusia, hal tersebut bisa menimbulkan ketidak efektifnya proses pencatatan penjualan pada Apotek. Proses penjualan secara manual pada Apotek sangat menghambat pekerjaan karna pelanggan harus menunggu dan mengantri ketika proses pembayaran dan sering terjadi kesalahan-kesalahan kepada kasir yang bertugas dalam mendata pencatatan pada obat, misalnya memberikan harga. Sistem informasi yang terkomputerisasi dengan metode berbasis dekstop yang tepat untuk mengatasi masalah yang ada pada Apotek Raja Baturaja saat ini. Oleh karena itu untuk mengatasi permasalahan yang ada diatas peneliti mengangkat judul yaitu Perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Raja Baturaja. Alasan bisa membantu proses transaksi pembayaran pada Apotek yang lebih akurat dan efisian pada saat proses penjualan yang sedang berlangsung. 1.2 Tinjauan Pustaka Oktafiani (2010) melakukan penelitian dengan judul analisis dan perancangan sistem informasi penjualan obat pada apotek primadona palembang. Sistem ini dibuat karena sering terjadi kesalahankesalahan terhadap kasir yang bertugas dalam mendata pencatatan pada penjualan obat, misalnya memberikan harga. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mempermudah dalam melakukan transaksi penjualan. Dimana, sistem yang terkomputerisasi ini dapat membantu apotek primadona, khususnya dalam penyimpanan data yang lebih aman, pembuatan laporan yang lebih cepat serta melakukan transaksi yang mudah, tepat dan akurat. Data yang diolah meliputi data obat, data jenis obat, data resep, data pemasok, data pelanggan, transaksi penjualan serta pembuatan laporanlaporan. Sistem ini hanya bisa mendata pembelian resep biasa dan pembelian non resep, sedangkan untuk resep racikan sistem ini belum mampu untuk mendatanya. [1] Ivanjelita (2012) melakukan penelitian dengan judul perancangan sistem informasi penjualan obat pada apotek syifa sleman menggunakan php dan mysql. Sistem ini dibuat karena masih menggunakan pencatatan manual untuk mengolah seluruh data. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mempermudah admin, kasir, dan pemilik untuk mengetahui atau mencari informasi tentang data obat dan transaksi. Data yang diolah meliputi data barang, data transaksi, data log_aksi, data supplier, data log_user, data return, dan data resep. [2] 1.3 Landasan Teori 1.3.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi Sistem adalah sekumpulan objekobjek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antara objek bisa di lihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sistem Informasi merupakan suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. [3] 1.3.2 Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta intruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol, dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. 1.3.3 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram ( DFD ) merupakan diagram yang digunakan untuk 2
menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data-data yang terlihat pada masing-masing proses dapat diidentifikasi. [3] 1.3.4 Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai ( angka, deretan karakter, atau simbol ). [4] 1.3.5 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang cukup popular. Visual basic merupakan bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari basic. Evendriven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu misalnya tombol diklik atau menu pilihan. [5] 1.3.6 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 merupakan pendobrak dan inovasi database modern yang mengetengahkan kemudahan, kecepatan, ketepatan dan kecanggihan dalam mengelolah sebuah database modern berskala kecil, menengah, dan besar. [6] 2.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem adalah metode dalam mencari apa saja yang akan dibutuhkan untuk pembuatan Perancangan Sistem Informasi penjualan ini, sehingga dapat melakukan persiapan terlebih dahulu. Persiapan yang matang akan mendukung hasil akhir dari pembuatan Perancanagn Sistem Informasi penjualan ini. Kebutuhan sistem terbagi menjadi dua yaitu kebutuhan fungsional dan nonfungsional. Berikut penjelasan lengkap dari analisis kebutuhan. 2.1.3 Analisis Kelayakan Sistem Kelayakan teknologi berhubungan dengan teknologi yang berkaitan dengan ketersediaan sofware dan hardware yang akan digunakan. Apotek Raja Baturaja memiliki komputer dan printer, namun penggunaan komputer di Apotek belum terlalu maksimal, komputer hanya digunakan proses pembuatan laporan saja, maka kebutuhan akan alat seperti komputer dan printer tidak susah didapatkan karena sudah ada, untuk itu sudah sangat layak dibangun suatu sistem informasi penjualan supaya mengoptimalakan pekerjaan. 2.2 Perancangan Sistem 2.2.1 Flowchart 2. Pembahasan 2.1 Analisis 2.1.1 Analisis Kelemahan Sistem Analisis terhadap kelemahan sistem lama bertujuan untuk memperlihatkan masalah atau kendala yang terjadi dalam sistem lama. Untuk mengembangkan sistem informasi ini diperlukan kelemahan dari sistem lama agar dapat memetakan masalah dan mendapatkan hasil yang maksimal. Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menganalisa sistem, salah satunya adalah analisis PIECES. Metode ini menganalisis 6 aspek yaitu Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Service. 3
2.2.2 Diagram Konteks 2.3 Pembuatan dan Pembahasan 2.3.1 Pembuatan Database dan Tabel Dalam pembuatan sistem informasi penjualan obat ini adalah menggunakan SQL Server 2000 nama database-nya adalah Apotek raja, adapun screenshoot dari database dan tabel tabel didalamnya berserta proses pembuatannya sebagai berikut : 2.2.3 Data Flow Diagram (DFD) 2.3.2 Manual Program 1. Form Login 2.2.4 Entity Relationship Diagran (ERD) Form ini menampilkan login untuk memasukkan username dan password agar bisa mengakses menu-menu yang di batasi hak aksesnya pada menu utama. Dalam sistem ini, pengguna yang berhak login adalah admin dan kasir. Apabila login sebagai admin maka pengguna dapat mengakses pengelolahan data yang ada pada sistem. Sedangkan bila login sebagai kasir, maka hanya bisa mengakses pengolahan data penjualan dan mengakses tampil dan cari data obat. Tampilan form login dapat dilihat sebagai berikut : 4
2. Form Menu Utama Form ini merupakan halaman utama sekaligus master dari aplikasi, karena menampilkan menu-menu pengelolahan data berdasarkan hak akses admin dan kasir. Tampilan form dapat dilihat sebagai berikut: 3. Form Pegawai Form pegawai adalah halaman yang mengelolah keseluruahan data pegawai, tampilan utama dari halaman ini semua kolom yang tersedia dalam keadaan false. Untuk menambahkan data pegawai pilih button tambah terlebih dahulu, semua kolom yang tersedia harus diisi secara lengkap. Bila ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan kolom kosong. Bila semua kolom telah terisi dengan benar, kemudian pilih button simpan untuk menyimpan data yang telah diinputkan ke sistem. Sedangkan jika ingin membatalkan maka pilih button batal agar data yang diketik tidak tersimpan pada sistem. Setelah itu, pada halaman ini juga terdapat aksi ubah untuk merubah data supaya lebih valid, aksi cari apabila ingin mencari data yang tertentu, dan aksi hapus apabila ingin menghapus data yang di anggap salah atau tidak diperlukan oleh sistem. Tampilan dapat dilihat sebagai berikut : 4. Form Penjualan Form transaksi penjualan adalah halaman yang mengelolah keseluruahan data penjualan, tampilan utama dari halaman ini semua kolom yang tersedia dalam keadaan false. Sama seperti halaman yang lain, tetapi yang membedakan pada form penjualan ini adalah terjadi relasi antara form pelanggan, dokter, obat dan jenis penjualan terbagi menjadi umum, nota, dan resep. Untuk menambahkan data penjualan pilih button transaksi baru terlebih dahulu, semua kolom yang tersedia harus diisi secara lengkap. Bila ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan kolom kosong. Apabila semua kolom telah terisi dengan benar, kemudian pilih button simpan untuk menyimpan data yang telah diinputkan ke sistem. Sedangkan jika ingin membatalkan maka pilih button batal agar data yang diketik tidak tersimpan pada sistem. Setelah itu, pada halaman ini juga terdapat aksi tampil data untuk menampilkan data penjualan yang telah berhasil disimpan ke sistem. Tampilan dapat dilihat sebagai berikut : 5. Laporan Penjualan Halaman ini menampilkan hasil laporan data penjualan. 5
6. Faktur Penjualan Halaman ini menampilkan hasil transaksi penjualan kepada pelanggan. menghasilkan data yang lebih akurat lagi. Daftar Pustaka [1] Oktafiani, Dewi. 2010.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Primadona Palembang, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Amikom. Yogyakarta. 3. Penutup 3.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian dari bab-bab yang telah dijelaskan sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Fitur olah data, merupakan fitur untuk menampilkan, menambah, mengubah, menyimpan, serta menghapus data yang ada,seperti data pegawai, pelanggan, kategori, Satuan, obat, dokter, dan pemasok. 2. Fitur transaksi, pengolahan pembelian, return pembelian, dan penjualan. 3. Fitur laporan, yakni fitur yang berisi laporan obat, pembelian, detail pembelian, return pembelian, detail return pembelian, penjualan, detail penjualan, dan faktur penjualan. 3.2 Saran Ada beberapa saran yang dapat disampaikan penulis sebagai berikut : 1. Gunakan sistem informasi penjualan ini dengan baik, apabila ada data yang sudah tidak dibutuhkan lagi, sebaiknya dihapus untuk menghemat ruang penyimpanan data pada database. 2. Seiring berjalannya waktu, kebutuhan akan pengolahan data akan semakin meningkat pula, untuk itu sistem yang ada perlu dikembangkan dan diperbaiki agar diperoleh sistem informasi yang lebih optimal untuk membantu mempermudah pekerjaan dan [2] Ayu Ivanjelita, Lia. 2012.Perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Syifa Sleman Menggunakan PHP dan MYSQL, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Amikom. Yogyakarta. [3] Al Fatta, Hanif. 2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.Yogyakarta: ANDI. [4] Kusrini. 2007 Strategi Perancangan dan Pengelolahan Basis Data. Yogyakarta:ANDI. [5] MADCOMS.2006. Panduan Pemrograman dan Referensi Kamus Visual Basic 6.0. Yogyakarta:ANDI. [6] Tutang. 2003 Microsoft SQL Server 2000 Bagi Pemula. Yogyakarta:ANDI. Biodata Penulis Eni Sisra, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi Universitas Amikom Yogyakarta, lulus tahun 2017. Biodata Pembimbing Bamabng Sudaryatno, memperoleh gelar Megister Manajemen STIE Artha Bodhi Iswara pada tahun 2004. Saat ini menjadi Dosen dan Wakil Rektor 1 Bidang Akademik di Universitas Amikom Yogyakarta. 6