Sistem Informasi Manajemen Karir pada PT. Pertamina EP Citra Virgie Ananda Binus University, Jakarta, Indonesia, citravirgie@gmail.com Win Ce Binus University, Jakarta, Indonesia, wn@binus.edu Laksmi Sito Dwi Irvianti Binus University, Jakarta, Indonesia, laksmisito@yahoo.com ABSTRACT Career Management is the problems that are often encountered in the human resource management in a company. The purposes of this thesis are analyze the ongoing business process of career management at PT. Pertamina EP and designing career management information system as the solution of the problems faced by company. Analysis methodology that used is the Career Path to establish career development of the employees in the company, Training Needs Analysis to analyze the training needs of companies, Procedure Analysis to analyze the ongoing business processes of career management, and BARS Method in assessing employee performance. While, the design method that used is the method of Satzinger approach is Object-Oriented Analysis and Design (OOAD), which includes Activity Diagram, Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence, and User Interface. From the analysis conducted, the proposed solution is to design career management information systems that can support the activities of Human Resources Division, especially in terms of staffing, training and development, and performance assessment, and provide convenience in managing the development of employees and support decisionmaking at PT. Pertamina EP. (CV). Keywords: Analysis and design of information system, career management, career management information system, Object-Oriented Analysis and Design.
ABSTRAK Manajemen karir merupakan masalah yang sering ditemui dalam pengelolaan sumber daya manusia pada suatu perusahaan. Tujuan penulisan skripsi adalah menganalisis proses bisnis manajemen karir yang sedang berjalan pada PT. Pertamina EP dan merancang sistem informasi manajemen karir sebagai solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Metodologi analisa yang digunakan adalah Jalur Karir (Career Path) untuk menetapkan perkembangan karir karyawan di perusahaan, Training Needs Ananlysis untuk menganalisa kebutuhan pelatihan pada perusahaan, Procedure Analysis untuk menganalisis proses bisnis manajemen karir yang sedang berjalan, dan Metode BARS dalam melakukan penilaian kinerja karyawan. Sedangkan Metode Perancangan yang digunakan adalah metode pendekatan Satzinger yaitu Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) yang meliputi Activity Diagram, Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence, dan User Interface. Dari hasil analisis yang dilakukan, solusi yang diusulkan adalah merancang sistem informasi manajemen karir yang dapat mendukung aktivitas-aktivitas Divisi Human Resource khususnya dalam hal penempatan staf, pelatihan dan pengembangan, serta penilaian kinerja, dan memberikan kemudahan dalam mengatur pengembangan karyawan dan mendukung pengambilan keputusan pada PT. Pertamina EP. (CV). Kata Kunci: Analisa dan perancangan sistem informasi, manajemen karir, sistem informasi manajemen karir, Object-Oriented Analysis and Design. PENDAHULUAN Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat seiring dengan meningkatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi seperti sekarang ini, menyadarkan kepada semua orang bahwa perubahan lingkungan bisnis dan organisasi adalah nyata dan sedang berlangsung. Untuk menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif, dinamis, dan cenderung sulit diprediksi pada era global saat ini membutuhkan ketersediaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang cakap, terampil, berkeahlian dan responsif terhadap perubahan. Organisasi yang memperkerjakan orang-orang untuk mencapai tujuan dalam menyediakan SDM pada era global sekarang maupun untuk proyeksi di masa datang tidak boleh mengesampingkan fenomena perubahan lingkungan bisnis yang massif dan turbulen seperti sekarang ini. Kelangsungan eksistensi organisasi yang hidup, tumbuh, dan berkembang ditengah lingkungan bisnis yang kompetitif memerlukan SDM yang berkualitas (Sunarta, 2010). Dalam pelaksanaannya, SDM yang profesional tidak hanya mempertimbangkan penggunaan HRIS sebagai pendukung untuk tugas-tugas strategis SDM tetapi juga melihatnya sebagai teknologi yang memungkinkan. HRIS membentuk integrasi antara Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) dan Teknologi Informasi. HRIS mendukung perencanaan, administrasi, pengambilan keputusan, dan kontrol. Sistem ini mendukung aplikasi seperti seleksi dan penempatan karyawan, gaji, pensiun dan manfaat manajemen, intake dan proyeksi pelatihan, career-pathing, pemantauan ekuitas, dan evaluasi produktivitas. Sistem informasi ini meningkatkan efisiensi administrasi dan menghasilkan laporan yang mampu meningkatkan pengambilan keputusan (Boateng, 2009). Hasil wawancara menunjukkan bahwa PT. Pertamina EP memiliki masalah pada sistem manajemen karir, yaitu pada sistem penempatan karyawan, pelatihan dan pengembangan, serta penilaian kinejra, dimana masih dikelola dan diolah secara manual yang dapat menyebabkan beberapa masalah diantaranya rumitnya melakukan proses pencatatan, resiko kehilangan data file yang besar, tidak fleksibel dalam mengakses file, proses panjang dan berjalan lama, banyaknya pemakaian kertas, resiko kehilangan data, tercecernya file, dan sulitnya pencarian file yang dibutuhkan. Tujuan dari penelitian ini yaitu menganalisis proses bisnis manajemen karir yang sedang berjalan pada PT. Pertamina EP dan merancang sistem informasi manajemen karir sebagai solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Manfaat penelitian ini yaitu meningkatkan kualitas manajemen karir pada
perusahaan sehingga terpenuhinya pengembangan karir karyawan secara efektif dan efisien, serta meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan, khususnya pada divisi Human Resource. METODOLOGI Metode yang digunakan dalam analisa dan perancangan sistem informasi manajemen karir ini meliputi: 1. Metode analisis Metode analisis yang digunakan yaitu: a. Career Path untuk menganalisis jalur dan perkembangan karir karyawan, b. Training Needs Analysis (TNA) untuk menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan, c. Metode BARS untuk melakukan penilaian kinerja, dan d. Procedure Analysis pada proses manajemen karir yang sedang berjalan saat ini dimana dari proses ini dapat dibuat analisis kebutuhan sistem informasi manajemen karir yang untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan dalam perancangan sistem informasi manajemen karir. 2. Metode perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah metode pendekatan Satzinger yaitu metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Konsep OOAD mencakup analisis dan desain sebuah sistem dengan pendekatan objek, yaitu Object Oriented Analysis (OOA) dan Object Oriented Design (OOD). OOA adalah metode analisis yang memeriksa syarat yang harus dipenuhi sebuah sistem dari sudut pandang kelas-kelas dan objek-objek yang ditemui dalam ruang lingkup perusahaan. Sedangkan OOD adalah metode untuk mengarahkan arsitektur software yang didasarkan pada manipulasi objek-objek sistem atau subsistem. Metode OOAD disajikan dalam notasi Unified Modelling Language (UML) yang meliputi Activity Diagram, Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence, dan User Interface. HASIL DAN BAHASAN Hasil analisis yang dilakukan pada sistem manajemen karir yang sedang berjalan pada PT. Pertamina EP yaitu sebagai berikut: 1. Career Path untuk menganalisis jalur dan perkembangan karir karyawan. Jalur karir yang terdapat pada PT. Pertamina EP merupakan jalur karir inovatif yaitu kombinasi pergerakan vertikal ke atas (promosi atau kenaikan jabatan ke tingkatan yang lebih tinggi), verikal ke bawah (demosi atau penurunan jabatan ke tingkat yang lebih rendah) dan horizontal (transfer atau perpindahan ke jabatan yang memiliki tingkatan yang sama). Fungsi dari jalur karir ini yaitu untuk mengetahui jalur karir karyawan dan menetapkan perkembangan karir mereka di perusahaan. Jalur karir ini akan berpengaruh terhadap penempatan karyawan kedepannya, apakah akan di promosi, mutasi atau di demosi. Jalur karir vertikal yang terdapat pada PT. Pertamina EP dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Jalur karir PT. Pertamina EP 2. Training Needs Analysis (TNA) untuk menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan. Analisis kebutuhan pelatihan merupakan suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam perusahaan yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan menjadi meningkat. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan. Terdapat tiga level analisis kebutuhan pelatihan pada PT. Pertamina EP, yaitu: a. Analisis organisasi Manager menganalisis kebutuhan pelatihan didasarkan pada kebutuhan strategis perusahaan dalam merespon dinamika bisnis masa depan. Kebutuhan strategis perusahaan mengacu pada dua elemen yaitu corporate strategy (strategi perusahaan) dan corporate value (nilai perusahaan). b. Analisis tugas Manager tiap divisi melakukan analisis terhadap pekerjaan atau tugas dengan membandingkan pekerjaan dengan kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan atau tugas tersebut. c. Analisis individu Manager tiap divisi melakukan analisis yang berfokus pada individu dan bagaimana mereka melakukan pekerjaannya. Analisis yang dilakukan mencakup kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan yang dimiliki karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya.
Gambar 2 Training Needs Analysis 3. Metode BARS untuk melakukan penilaian kinerja. Penilaian kinerja adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi dan kinerja karyawan. Metode penilaian yang akan digunakan adalah Metode BARS (Behaviorally Anchored Rating Scale). Metode BARS merupakan metode yang menggabungkan keuntungan dari naratif, kejadian kritis, dan skala kuantifikasi (tipe penilaian grafik) dengan mengangkat skala peringkat dengan contohcontoh perilaku spesifik kinerja baik atau buruk. 4. Procedure Analysis pada proses manajemen karir yang sedang berjalan saat ini dimana dari proses ini dapat dibuat analisis kebutuhan sistem informasi manajemen karir yang untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan dalam perancangan sistem informasi manajemen karir. Analisis prosedur yang dilakukan yaitu diantaranya prosedur penempatan staf, prosedur pelatihan dan pengembangan, serta prosedur penilaian kinerja. Setelah dilakukan analisis proses bisnis manajemen karir yang berjalan pada PT. Pertamina EP, maka selanjutnya dilakukan perancangan sistem informasi manajemen karir yang diusulkan. Sistem Informasi Manajemen Karir pada PT. Pertamina EP dirancang dengan tujuan untuk mendukung divisi human resource dalam mengetahui struktur penempatan, pengembangan karir, dan sistem penilaian kinerja karyawan yang tepat, memaksimalkan kegiatan operasional manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan, serta mempermudah menghasilkan informasi dan laporan-laporan yang mendukung manajemen dalam mengambil keputusan. Use Case Diagram Gambar berikut merupakan use case diagram yang terdapat dalam sistem informasi manajemen karir pada PT. Pertamina EP.
Gambar 3 Use Case Diagram Penempatan Staf
Gambar 4 Use Case Diagram Pelatihan dan Pengembangan
Gambar 5 Use Case Diagram Penilaian Kinerja Class Diagram Berikut ini merupakan rancangan class diagram sistem informasi manajemen karir yang diusulkan.
Gambar 6 Class Diagram Sistem Informasi Manajemen Karir PT. Pertamina EP
User Interface Berikut ini User Interface sistem informasi manajemen karir yang diusulkan. Gambar 7 User Interface Halaman Login Gambar 8 User Interface Halaman Home
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari hasil analisis dan perancangan terhadap Sistem Informasi Manajemen Karir pada PT. Pertamina EP maka dapat disimpulkan beberapa hal, antara lain: Saran 1. Dari hasil analisis manajemen karir yang diterapkan di perusahaan, ditemukan beberapa aktivitas manajemen karir yang perlu diperbaiki. Hal ini dapat dilihat dari sistem manajemen karir yang masih dikelola dan diolah secara manual berformat ppt dengan database berformat xls. Dari hal tersebut dapat disimpulkan bahwa beberapa kinerja Manajemen SDM perusahaan terutama pada bagian penempatan staf, pelatihan dan pengembangan karyawan, dan penilaian kinerja harus diperbaiki agar Manajemen SDM dapat dilakukan secara efektif dan efisien. 2. Berdasarkan hasil analisis kebutuhan informasi tersebut didapatkan sasaran yaitu: membuat suatu prosedur penempatan staf yang memungkinkan untuk melakukan perekrutan internal yaitu proses promosi, mutasi, dan demosi yang tepat sesuai dengan penilaian dan kelayakan karyawan, membuat suatu standar penilaian yang memungkinkan penilaian kinerja yang lebih objektif, dan membuat suatu prosedur pelatihan yang memungkinkan analisis kebutuhan dilakukan sesuai dengan kebutuhan divisi. 3. Perancangan sistem informasi yang dibuat adalah sistem informasi yang dapat menunjang manajemen karir dimulai dari permintaan tenaga kerja, penyimpanan dan pengelolaan data dan informasi karyawan, proses promosi, mutasi, demosi, pemutusan hubungan kerja (termination), menampilkan struktur organisasi, usulan pelatihan, pendaftaran pelatihan, evaluasi pelatihan, menampilkan dan menyimpan competencies catalog dan KPI (Key Performance Indicator), penilaian kinerja dengan metode BARS, serta laporan-laporan untuk mendukung pengambilan keputusan. Berdasarkan hasil analisis dan perancangan yang dilakukan, maka saran yang dapat diberikan untuk tindak lanjut ataupun meningkatkan penggunaan sistem informasi manajemen karir jika ingin dikembangkan adalah sebagai berikut: 1. Memungkinkan adanya modul sistem kompensasi perusahaan terhadap karyawan. 2. Memungkinkan adannya sistem penggajian yang terintegrasi dengan bagian akuntansi sehingga dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan pembayaran gaji karyawan. REFERENSI Bennett, S., Mcrobb, S., & Farmer, R. (2010). Object-Oriented System Analysis and Design using UML (4th Edition). MCGraw-Hill Education. Boateng, A.-A. A. (2009). The Role of HRIS in Strategic Human Resource Management. Journal of Human Resource Management. Swedia. Dessler, G. (2010). Human Resource Management (10th Edition). New Jersey: Pearson Education, Inc. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2010). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. Mathis, R., & Jackson, J. (2009). Alih bahasa oleh Angelica. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat. Mondy, R. W. (2010). Human Resource Management (11th Edition). Prentice Hall.
Rivai, V., & Sagala, E. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan (Edisi kedua). Jakarta: Raja Grafindo Persada. Satzinger, J., Jackson, R., & Burd, S. (2009). System & Analysis Design in Changing World (5th Edition). Canada: Cengage Learning. Snell, S., & Bohlander, G. (2010). Principle of Human Resource Management (15th Edition). South- Western: Cengage Learning. Sunarta. (2010). Perencanaan Sumber Daya Manusia (Kunci Keberhasilan Organisasi). Jurnal Sumber Daya Manusia. Yogyakarta. RIWAYAT PENULIS Citra Virgie Ananda lahir di Jakarta pada 17 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1di Universitas Bina Nusantara (Binus University), Jakarta, pada program ganda, dalam bidang Manajemen dan Sistem Informasi pada tahun 2014.