PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENILAIAN KINERJA MENGGUNAKAN METODE BALANCE SCORECARD

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENILAIAN KINERJA MENGGUNAKAN METODE BALANCE SCORECARD 1 Doni, 2 Randhi Ramadhani Rivai Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax Doni@fellow.lpkia.ac.id, randi.harmos@gmail.com Abstrak Tujuan institusi sangat luas dan terbagi pada berbagai bidang di dalamnya. Pada suatu organisasi atau lembaga terdapat beberapa elemen yang cukup memiliki peranan penting, salah satunya adalah Penilaian Kinerja. Dalam hal ini perlu dilakukannya pengelolaan dalam proses penilaian kinerja guna untuk meningkatkan kinerja karyawan dari sebuah perusahaan/organisasi. Saat ini unit hrd yang mengelola penilaian kinerja di PT Bina Fajar Estetika Bandung (Tuneeca) dirasa belum berjalan dengan efektif dan efisien, dikarenakan masih banyaknya duplikasi pekerjaan sehingga kegiatan kelola penilaian kinerja berjalan lamban serta dalam pembuatan laporannya pun ikut terhambat yang menjadi penyebab masalah dan yang utama. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam memecahkan masalah adalah metodologi Prototype dengan pendekatan Object Oriented Programming (OOP). Alasan mengapa menggunakan model Prototype dikarenakan pembuatan sistem menggunakan metodologi ini sangat cocok untuk melakukan pembuatan sistem yang awalnya konvensional menjadi berkembang dengan menggunakan teknologi secara berkala dalam pembuatannya. Hasil dari penelitian ini merancang sistem informasi manajemen penilaian kinerja sehingga dapat meminimalisir duplikasi pekerjaan dan mempermudah pekerjaan serta mempermudah bagi para hrd dalam mengelola penilaian kinerja dengan lebih efektif dan efisien. Sistem Penilaian Kinerja dapat dikelola dengan berbasis localhost agar mempermudah pengelolaan dan akses sehingga bermanfaat bagi para penggunanya. Kata kunci : Sistem Informasi, Penilaian Kinerja dan Prototype 1. Pendahuluan Sistem informasi merupakan sistem yang dibuat oleh manusia yang berisikan himpunan yang saling berhubungan antara proses manual dan proses terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data, dan menghasilkan informasi. Sistem Penilaian Kinerja merupakan sistem yang digunakan oleh manajemen perusahaan untuk melalukan evaluasi atas seluruh sumber daya perusahan tersebut telah berjalan sesuai dengan standar-standar yang di tetapkan oleh suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. CV Bina Indo Pratama berdiri tahun 2006(saat ini bertransformasi menjadi PT Bina Fajar Estetika). Tuneeca adalah salah satu brand baju fashion wanita dilahirkan di tahun 2008 oleh PT Bina Fajar Estetika, mempunyai visi menjadi salah satu barometer trendsetter perusahaan fashion di Indonesia tahun PT Bina Fajar Estetika mempunyai bagian HRD yang salah satu tugasnya melakukan penilaian kinerja karyawan. Namun, Penilaian kinerja karyawan yang ada dirasa kurang dapat dimaksimalkan sebagai sistem yang baik karena proses untuk melakukan penilaian kinerja yang dilakukan PT Bina Fajar Estetika masih belum objektif sehingga hasil yang didapatkan pun kurang dapat di pertanggung jawab kan. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan diatas, masalah dapat di identifikasi sebagai berikut: 1. Sistem Penilaian kinerja yang ada belum dapat menghasilkan informasi yang objektif karena karyawan dan supervisor selalu mengkaitkan dengan perasaan sehingga laporan yang dihasilkan dari sistem penilaian kinerja tidak dapat di pertanggung jawabkan. 2. Sistem Penilaian Kinerja yang ada masih terdapat human error dalam perhitungan hasil penilaian kinerja sehingga dapat menghambat dalam pembuatan laporan penilaian kinerja yang mengharuskan pihak HRD untuk selalu mengecek ulang hasil penilaian kinerja. Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi :

2 1. Membahas mengenai proses penilaian kinerja yang dilakukan secara Offline(localhost). 2. Perancangan dilakukan sampai penilaian kinerja untuk karyawan dan supervisor. 3. Sistem ini diperuntukan bagi manajer dan karyawan PT. Bina Fajar Estetika Bandung 4. Menggunakan metode Balance Scorecard (BSC) dalam melakukan penilaian kinerja berdasarkan kriteria yang ditentukan oleh bagian HRD. Adapun tujuan dan manfaat dari pembahasan ini adalah: 1. Menghasilkan sistem yang dapat membantu dan memaksimalkan kinerja dari sistem informasi yang ada dengan tujuan agar dapat menghasilkan informasi yang objektif sehingga meminimalisir hambatan dalam pembuatan laporan. 2. Menghasilkan laporan penilaian kinerja yang efektif dan efesien serta akurat dalam perhitungan sehingga dapat meminimalisir resiko human error yang ada dan membantu dalam pekerjaan HRD. 1.1 Landasan Teori Penilaian Kinerja Menurut Mathis dan Jackson mengemukakan bahwa penilaian kinerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan mereka jika dibandingkan dengan seperangkat standar, dan kemudian mengkomunikasikan informasi tersebut kepada karyawan. Penilaian kinerja juga disebut pemeringkatan karyawan, evaluasi karyawan, tinjauan kerja, evaluasi kinerja, dan penilaian hasil. [ Balance Scorecard Menurut Freddy Rangkuti mengemukakan bahwa Balance Scorecard adalah sebuah metode untuk mengintegrasikan seluruh sistem pengukuran kinerja yang bersifat operasional, sehingga menjadi sistem startegi manajemen mulai dari formulasi strategis sampai dengan implemenentasi operasional kegiatan setiap individu untuk mencapai tujuan perusahaan. [ Sistem Informasi Menurut laudon & laudon mengatakan bahwa yang di maksud dengan sistem informasi adalah suatu komponen yang saling berkerja satu sama lain untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan juga menyebarkan informasi untuk mendukung kegiatan suatu organisasi, seperti pengambilan keputusan/spk, koordinasi, pengendalian, analisis masalah, dan juga visualisasi dari organisasi. [ Manajemen Menurut Ricky W. Griffin pengertian manajemen adalah Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. [ Perancangan Menurut O Brien dan Marakas mengemukakan bahwa perancangan adalah sebuah kegiatan merancang dan menentukan cara mengolah sistem informasi dari hasil analisa sistem sehingga dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna termasuk diantaranya perancangan user interface, data dan aktivitas proses. [5 2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1. Analisis Kebutuhan Tahap analisis kebutuhan bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan dari sistem yang dikembangkan. Dalam menganalisis kebutuhan sistem yang akan dikembangkan, maka dalam penelitian ini penulis menggunakan permodelan use case. Gambar 1 Use Case Diagram Penilaian Kinerja 2.2. Activity Diagram Gambar 2 Activity Diagram Penilaian Kinerja

3 Gambar 3 Activity Diagram Kelola Penilaian 2.3. Diagram Sequence Beberapa diagram-diagram sequence yang ditampilkan ini merupkaan rancangan sistem yang akan menunjang kegiatan manajemen penilaian kinerja pada PT Bina Fajar Estetika Bandung sebagai berikut, : User UI : Penilaian_K... Database Gambar 5 Seqeunce Diagram Kelola Penilaian 2.4. Diagram Class Berikut adalah class diagram yang ada pada sistem penilaian kinerja di PT Bina Fajar Estetika Bandung, 1: Klik tab input penilaian 2: Form cari tahun 3: menampilkan form cari tahun 4: Input Tahun 5: Klik tombol cari tahun 6: View_Penilaian_Kinerja( ) 7: Mengambil data berdasarkan tahun 8: menampilkan data tahun 9: Menampilkan Data Penilaian Karyawan 10: Klik tombol Input Target 11: mengambil data target 12: Data target 13: menampilkan data target 14: Menampilkan Form Target 15: Mengisi Form 16: Klik Save 17: Submit_Target_Pekerjaan( ) 18: Simpan Data Target 19: Data tersimpan 20: Menampilkan Data Tersimpan 21: Klik tombol Input Nilai Adm 22: mengambil data Adm 23: Data Nilai Adm 24: menampilkan data adm 25: Menampilkan Form Nilai 26: Mengisi Form 27: Klik Save 28: Submit_Nilai_Adm( ) 29: Simpan data adm 30: Data tersimpan 31: Menampilkan Data Tersimpan Gambar 6 Class Diagram Penilaian Kinerja Gambar 4 Seqeunce Diagram Input Penilaian

4 2.5. Rancangan Antarmuka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri. Setiap user yang akan mengunakan sistem ini harus melakukan login terlebih dahulu Gambar 9 Menu Utama (User) Uraian Cara Penggunaan : Cara penggunaan halaman ini sangat sederhana, yaitu HRD hanya perlu memilih salah satu fitur yang ada di sebelah kiri seperti kelola karyawan bertujuan untuk dapat menambah, menghapus, mengubah, dan melihat yang berhubungan dengan data karyawan. Gambar 7 Login Setelah melakukan Login maka akan muncul menu utama yang mana menu-menu yang akan tampil sesuai dengan hak akses masing-masing pengguna. Gambar 10 Input Penilaian Kinerja (User) Cara Penggunaannya bisa di bilang simple, yaitu User hanya perlu meng klik tab Input Nilai lalu menginputkan form penilaian kinerja berdasarkan tahun setelah selesai klik cari tahun setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar 28, lalu isikan form berdasarkan 2 button yang ada. Gambar 8 Menu Utama (HRD/Admin) 3. Implementasi Sub bab ini akan menjelaskan langkah-langkah serta rencana jadwal dalam rangka mengimplementasikan penilaian kinerja dengan menggunakan metode balance scorecard yang telah dirancang pada bab sebelumnya.

5 3.1. Daftar Kegiatan Gambar 11 Jadwal Kegiatan 3.2 Lingkup dan Batasan Implementasi Ruang lingkup dan batasan implementasi terdiri dari: 1. Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan ini dirancang untuk perangkat komputer/laptop (localhost). 2. Aplikasi ini ditujukan untuk level low management dan middle management yang ada di PT Bina Fajar Estetika Bandung untuk mengetahui kinerja dan kedisiplinan karyawan serta sebagai bahan untuk pelaporan kepada Top Management. 3. Aplikasi dibuat belum secara online namun masih bersifat localhost. 4. Menampilkan data yang sudah disimpan pada database. 3.3 Implementasi Antarmuka Gambar 14 Halaman Utama (User) Tampilan tersebut akan muncul setelah memasuki sistem (user), lalu masukan tahun penilaian, contohnya : Gambar 15 Halaman Penilaian Kinerja (User) Tampilan tersebut akan muncul setelah memasukan tahun penilian (user), lalu klik input target pekerjaan dan input nilai adm lalu klik save. Gambar 12 Login Website Tampilan tersebut akan muncul setelah memasuki website, lalu masukan username dan password. Gambar 16 Hasil Input Target Pekerjaan Gambar 13 Halaman Utama(Admin)

6 Gambar 17 Hasil Input Nilai Adm 4. Hasil Pengujian N o. Fungs i yang Diuji 1. Form Login denga n hak akses yang berbe da beda. 2. Fitur Admi n 3. Fitur User Cara Pengujian Masukan username dan password. Mencoba satu persatu halaman dengan hak akses. Menambah kan, menyimpan, mengubah, dan menghapus data Menambah kan dan menyimpan data Hasil Yang diharapka n Menampil kan halaman sesuai dengan masing masing hak akses yang dicoba. Data tersimpan di database dan tampil di tabel. Data tersimpan di database dan tampil di tabel. Hasil Penguji an [ [ Belum [ Ses uai [ Belum [ Ses uai [ Belum Setelah melalui beberapa tahap analisa, perancangan dan implementasi, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Penilaian Kinerja yang di bangun memiliki kelebihan menghasilkan laporan yang objektif sehingga dapat dipertanggung jawabkan. 2. Sistem Informasi Penilaian Kinerja yang di bangun dapat meminimalisir human error karna kriteria yang ada sudah dilakukan analisa dengan pihak HRD sehingga sistem yang sudah dibangun sudah sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Saran atau masukan yang dapat kami berikan untuk menunjang atau pengembangan sistem selanjutnya, sebagai berikut: 1. Untuk perusahaan tuneeca ini hendaknya memperbaiki & meningkatkan pelaksanaan dalam penilaian kinerja karena bagusnya sebuah perusahaan tidak lepas dari karyawannya yang berkualitas dan memiliki komitmen tinggi untuk membangun perusahaan lebih baik lagi. 2. Untuk pengembangan penelitian selanjutnya, disarankan untuk melakukan peracangan sistem sumber daya yang ada di PT Bina Fajar Estetika Bandung (Tuneeca) dengan mengutamakan biaya pembuatan sistem, manfaat dan resiko secara keseluruhan. DAFTAR PUSTAKA [1 [2 [3 [4 [5 [Online. Available: ngertian-penilaian-kinerja-pegawai.html. [Diakses 11 February F. Rangkuti, Swot Balanced Scorecard, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, Laudon, Management Information Systems (11th Edition), New Jersey: Pearson Prentice Hall, [Online. Available: definisi-pengertian-manajemen-menurutpara-ahli.html. [Diakses 11 February [Online. Available: ahlibaca.com/pengertian-perancangansistem-berbagai-sumber. [Diakses 13 February 2017.