ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENGELOLA PROYEK OUTSOURCE PADA PT PLN (PERSERO) UIP IV

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENGELOLA PROYEK OUTSOURCE PADA PT PLN (PERSERO) UIP IV Priska Uci Handayani Putri, Sugiarto Hartono, Armanto Witjaksono Jl. Maharta V Blok A14 No.16, , priskahandayani@gmail.com Abstrak Pembangunan proyek pada perusahaan di Indonesia yang meliputi kegiatan perencanaan dan penjadwalan pekerjaan pembangunan. Dibutuhkan perancangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang baik untuk menunjang pembangunan proyek pada perusahaan. Tujuan penulisan ialah untuk mengidentifikasi masalah dan kelemahan serta merancang usulan sistem informasi akuntansi pada proses bisnis pembangunan proyek PT PLN (PERSERO) UIP IV. Metode perancangan menggunakan pendekatan analisis dan perancangan berorientasi objek (OOAD) dengan pendekatan Unified Process. Analisis dilakukan untuk menemukan masalah-masalah terkait manajemen proyek pada perusahaan. Dari analisis tersebut, diperoleh solusi atas masalah-masalah yang teridentifikasi, serta dirancangnya sebuah sistem informasi akuntansi sebagai solusi atas masalah yang ada. Berdasarkan analisis dan perancangan sistem, maka dihasilkan sebuah sistem informasi akuntansi yang dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah-masalah pada proses bisnisnya. (PU) Kata Kunci : Manajemen proyek, Sistem Informasi Akuntansi, OOAD, Unified Process Abstract Construction projects at companies in Indonesia includes planning and scheduling of construction work. It takes the design of Accounting Information Systems (AIS) which is good to support development projects in the company. The purpose of this study was to identify problems and weaknesses as well as the proposed design of accounting information systems in business process development project at PT PLN (Persero) UIP IV. The design method using the approach of object-oriented analysis and design (OOAD) with Unified Process approach. The analysis was performed to find the problems related to the project management in the company. From the analysis, the obtained solution to the problems identified, and designing an accounting information system as a solution to existing problems. Based on the analysis and design of the system, it produced an accounting information system that can assist companies in overcoming the problems in business processes. (PU)

2 Keywords : Management projects, Accounting Information System, OOAD, Unified Process PENDAHULUAN Seiring berjalannya waktu, kebutuhan masyarakat akan informasi yang cepat dan tepat juga semakin meningkat. Kebutuhan akan informasi ini menuntut para penyedia informasi untuk bekerja lebih, dalam menyediakan informasi terbaru kepada masyarakat. Penerapan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan yang bergerak dalam pengelolaan proyek masih sangat minim. Pembangunan proyek yang tidak terlepas dari perencanaan dan penjadwalan ini memerlukan adanya informasi yang akurat untuk membantu penyelesaian proyek sesuai tenggat waktunya. Maka penting bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan pembangunan untuk melakukan perencanaan dan penjadwalan untuk setiap aktivitas produksi dan pembangunan mereka, karena hal tersebut dapat berpengaruh pada performa aktivitas perusahaan. PT PLN (PERSERO) UIP IV merupakan salah satu Project Implementation Unit yang didirikan oleh PT PLN (PERSERO) untuk melaksanakan pekerjaan terkait pembangunan jaringan. PT PLN (PERSERO) UIP IV bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan dan supervisi teknis. Tujuan utama produktivitas PT PLN (PERSERO) UIP IV adalah memastikan pembangunan proyek dapat diselesaikan tepat waktu, tepat mutu, tepat biaya dan ramah lingkungan. Dalam penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Novaf Trisnawati, Lenna Wahyuni, dan Agustina (2010) dalam tugas akhirnya yang berjudul Analisis dan Perencanaan Proyek Sistem Konsolidasi Keuangan pada PT. XYZ oleh PT. Ebiz Cipta Solusi membahas mengenai pembuatan sistem konsolidasi keuangan dalam pembangunan proyek. Sedangkan dalam tugas akhir yang dilakukan oleh Welly, David Chandra, dan Hainiek Jeksen Saputra (2009) yang mengambil judul Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Pengendalian Anggaran pada PT. Nakami Kinema Cemerlang membahas mengenai peran sistem basis data untuk membantu pengendalian anggaran pada proyek perusahaan. Setelah dilakukan perbandingan terhadap dua penelitian terdahulu, penelitian ini memiliki ruang lingkup yang cukup luas, yang dapat menyempurnakan penelitian-penelitian sebelumnya. Dalam penulisan ini diberikan usulan sebuah sistem informasi yang dapat digunakan untuk melakukan pengelolaan terhadap proyek perusahaan yang pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh vendor. Diberikan usulan form penilaian kinerja vendor yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam melakukan seleksi terhadap vendor untuk melakukan pekerjaan konstruksi. Laporan-laporan yang diusulkan berupa Laporan Jurnal dan Laporan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola pekerjaan pembangunan. METODE PENELITIAN Metode penulisan yang digunakan dalam membuat tugas akhir ini meliputi : 1. Metode Pengumpulan Data a. Studi Kepustakaan (Literature Study) Menggunakan beberapa buku sebagai sumber untuk referensi yang mendukung keperluan penelitian. b. Studi Lapangan (Field Research Method) 1) Survey Melakukan survey kepada pihak yang terlibat langsung di perusahaan untuk mengetahui sistem dan prosedur yang sedang berjalan, struktur organisasi perusahaan dan proses pengelolaan pekerjaan proyek yang sedang berjalan. 2) Wawancara Dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung kepada karyawan perusahaan yang terlibat dan bertanggung jawab dalam proses pengelolaan pekerjaan proyek untuk mendapatkan informasi mengenai sistem yang sedang berjalan.

3 2. Metode Analisis dan Perancangan Dalam melakukan analisis, metode yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan pendekatan Unified Process. Tahapan-tahapan yang digunakan dalam perancangan sistem informasi usulan terbagi menjadi : a. Inception Membangun sistem baru yang bertujuan meningkatkan kegiatan operasional perusahaan dan mengatasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi pada sistem yang berjalan. Dalam tahapan ini, akan dibuat suatu proses bisnis usulan, menentukan ruang lingkup sistem, dan membuat perkiraan biaya dan jadwal. b. Elaboration Menjalankan sistem usulan yang telah didefinisikan sebelumnya, memfinalisasi ruang lingkup, membuat desain, dan melakukan pengujian dari arsitektur sistem usulan. Dalam tahapan ini, akan didapatkan biaya dan jadwal aktual dari perancangan sistem usulan. c. Construction Melakukan finalisasi terhadap desain sistem usulan yang telah dibuat pada tahap sebelumnya, meminimalisir risiko yang muncul dari sistem usulan, serta memastikan sistem usulan siap disebarkan. Dalam tahapan ini, akan ada pendetailan terhadap validasi data, tampilan awal disesuaikan dengan pengguna dan menyelesaikan fungsi pemeliharaan data. d. Transition Melakukan perubahan dari sistem lama menjadi sistem baru. Fase ini tidak dilakukan, karena penulisan berupa usulan rancangan dan belum merubah sistem yang sedang berjalan. HASIL DAN BAHASAN Penulisan tugas akhir dilakukan memiliki lingkup atas sistem informasi terkait penyusunan anggaran tahunan pembiayaan proyek, pengadaan jasa konstruksi, pengawasan pelaksanaan proyek, penutupan proyek, dan pembuatan laporan. Berikut adalah bahasan dan hasil dari lingkup penulisan ini : I. Inisiasi Proyek Pembangunan proyek diawali dari adanya perencanaan pembangunan proyek oleh Kantor Induk. Kantor Induk menyerahkan tanggung jawab pembangunan proyek sepenuhnya kepada PLN UIP IV. Kantor Induk sebelumnya telah membuat rancangan konstruksi pembangunan proyek dan membuat surat perintah pembangunan proyek. Surat perintah pembangunan proyek diterima oleh General Manager PLN UIP IV yang akan menyetujui pembangunan proyek. Setiap tahunnya General Manager akan membuat rencana jadwal kerja dan anggaran perusahaan berdasarkan rencana-rencana pembangunan proyek, untuk mendapatkan estimasi biaya dan waktu penyelesaian pekerjaan pembangunan proyek. Rencana jadwal kerja dan anggaran perusahaan yang disusun oleh General Manager dimasukkan dalam sebuah Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). RKAP yang disusun oleh General Manager berisikan asumsi anggaran biaya perusahaan yang akan dikeluarkan selama satu tahun. RKAP dan perintah kerja kemudian diserahkan kepada Manager Perencanaan untuk ditindaklanjuti. Usulan yang diberikan dalam proses inisiasi proyek adalah dengan adanya form untuk mencatat seluruh biaya untuk setiap rencana pekerjaan, maka pengawasan biaya dapat dilakukan dengan lebih baik. Berikut adalah rancangan form untuk mencatat RKAP dan rincian biaya untuk setiap pekerjaan :

4 Gambar 1 User Interface Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) Gambar 2 User Interface untuk mencatat rincian anggaran biaya untuk setiap rencana pekerjaan Gambar 3 Rancangan Print Out Rincian Anggaran Biaya

5 II. Perencanaan Pekerjaan Pembangunan Proyek Berdasarkan RKAP dan perintah kerja yang diterima dari General Manager, Manager Perencanaan kemudian menyusun rencana tahapan kerja dan anggaran biaya yang dapat direalisasikan dari anggaran perusahaan yang tertera dalam RKAP. Manager Perencanaan lalu melakukan survey langsung ke lokasi-lokasi terkait pekerjaan pembangunan proyek. Untuk setiap lokasi yang akan disewakan atau dibeli untuk keperluan pekerjaan pembangunan, Manager Perencanaan menyerahkan tanggung jawab kepada Bagian Hukum, Komunikasi dan Pertanahan untuk mengurus segala proses pembebasan lahan dan perijinan pembangunan proyek di lahan tersebut. Setelah ijin pembangunan proyek atas lahan didapatkan, Bagian Lelang akan mengadakan lelang pekerjaan untuk mendapatkan vendor yang akan melakukan pekerjaan pembangunan. Setelah lelang selesai dilaksanakan, maka Manager Perencanaan membuat sebuah kontrak pekerjaan dengan vendor terpilih. Kontrak pekerjaan berisikan tanggal pekerjaan mulai dilaksanakan, tanggal penyelesaian proyek, biaya pekerjaan yang telah disetujui kedua pihak, termin pembayaran (berdasarkan termin progress atau dibayar lunas), serta jatuh tempo akhir pembayaran pekerjaan pembangunan. Setelah kontrak disepakati dan ditandatangani oleh General Manager PLN UIP IV dan Direktur vendor terpilih, Manager Perencanaan menyusun jadwal yang akan dimasukkan dalam sebuah Rencana Kerja dan Anggaran (RKA). Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) berisikan tahapan-tahapan pekerjaan yang dibagi menjadi 4 tahapan (kemudian disebut progress). Setiap progress pekerjaan, memiliki termin pekerjaan pembangunan proyek yang berbeda-beda. Setiap progress pekerjaan akan memiliki jatuh tempo progress pekerjaan, yang menjadi acuan penyelesaian pekerjaan pembangunan proyek oleh vendor di setiap tahapannya. RKA kemudian diserahkan kepada Kantor Induk yang akan menyetujui RKA pekerjaan pembangunan proyek tersebut. Pada proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan, perusahaan tidak memiliki dokumen khusus untuk mencatat rincian pekerjaan pembangunan yang sedang dilakukan, setiap pengawasan dilakukan hanya berdasarkan laporan vendor dan RKA yang dibuat oleh Manager Perencanaan. Maka, diusulkan adanya form pekerjaan pembangunan proyek untuk mencatat rincian pekerjaan pembangunan proyek dan mencatat hasil progress pekerjaan yang dilakukan oleh vendor. Gambar 4 User Interface pekerjaan pembangunan proyek III. Pembangunan Proyek Sesuai dengan tenggat waktu yang disebutkan dalam kontrak, vendor akan memulai pekerjaan pembangunan proyek yang ditugaskan oleh Kantor Induk. Pekerjaan vendor akan

6 diawasi sepenuhnya oleh supervisor. Supervisor dipilih dari Unit Pelaksana Konstruksi yang ditugaskan dalam perjalanan dinas untuk melakukan pengawasan secara langsung ke lokasi pekerjaan pembangunan. Dalam pengawasannya, supervisor memastikan pekerjaan dilakukan sesuai dengan tahapan pembangunan yang tertera dalam RKA. Setiap pekerjaan mencapai suatu tahapan dan termin progress tertentu, vendor akan mengirimkan laporan progress kepada supervisor. Supervisor akan mengecek kembali kesesuaian laporan pekerjaan dengan jatuh tempo progress pekerjaan yang ada. Setelah dinyatakan tepat waktu, maka Supervisor akan membuat Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP). BAPP kemudian akan diserahkan kepada Manager Perencanaan dan Bagian Akuntansi. Apabila dinyatakan terlambat, maka supervisor akan melaporkan keterlambatan pekerjaan kepada Manager Perencanaan dan vendor terkait, Manager Perencanaan kemudian akan menetapkan denda keterlambatan sesuai kontrak, dan vendor terkait akan meneruskan pekerjaan yang terlambat tersebut. Pada saat pembangunan proyek dikerjakan, vendor dapat mengajukan amandemen pekerjaan proyek yang berisikan perubahan atas kontrak yang telah dibuat sebelumnya. Amandemen yang dibuat oleh vendor dapat berupa perubahan bahan-bahan material, jadwal pekerjaan pembangunan, atau biaya kontrak. Setelah menerima amandemen dari vendor, maka PLN UIP IV akan meninjau alasan diterbitkannya amandemen oleh vendor dan menyetujui/menolak amandemen yang diberikan oleh vendor. Berdasarkan amandemen yang ada, PLN UIP IV dapat melakukan perubahan terhadap kontrak (apabila terdapat perubahan nilai kontrak) atau terhadap RKA (apabila terdapat perubahan jadwal). Perhitungan denda keterlambatan atas pekerjaan terlambat oleh vendor : Nilai Kontrak Terkait dengan adanya pengajuan amandemen oleh vendor yang dapat mengubah RKA atau nilai kontrak, maka sistem yang diusulkan dapat mencatat persetujuan amandemen yang dapat merubah RKA ataupun kontrak pekerjaan. User dapat langsung memilih apakah ada perubahan RKA atau perubahan kontrak yang terjadi akibat amandemen yang telah disetujui oleh General Manager. Gambar 5 User Interface persetujuan amandemen

7 IV. Penutupan Proyek Setelah pekerjaan dinyatakan selesai, vendor akan membuat laporan pekerjaan selesai yang diserahkan kepada supervisor. Supervisor akan melakukan pengecekkan kembali untuk memastikan kesesuaian laporan pekerjaan selesai dengan kontrak pekerjaan untuk terakhir kalinya. Setelah dinyatakan sesuai, supervisor akan membuat Berita Acara Pekerjaan Selesai (BAPS). BAPS akan diserahkan ke Manager Perencanaan. Apabila dinyatakan tidak sesuai, maka supervisor akan meminta vendor terkait untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai kontrak yang ada. Setelah supervisor mengeluarkan BAPS, vendor akan mengirimkan tagihan pembayaran akhir kepada PLN UIP IV. Manager Perencanaan akan memberikan BAPS kepada General Manager yang akan menyerahkan hasil pekerjaan kepada Kantor Induk. General Manager kemudian membuat Berita Acara Serah Terima Proyek (BASTP) yang menyatakan serah terima proyek dari PLN UIP IV ke Kantor Induk. General Manager PLN UIP IV kemudian akan menyerahkan hasil pekerjaan pembangunan dan BASTP kepada Kantor Induk. Setelah proyek selesai, diusulkan adanya penilaian kinerja vendor yang dapat digunakan untuk membantu melakukan seleksi vendor untuk proyek lainnya. Berikut adalah form penilaian kinerja vendor yang diusulkan : Gambar 6 User Interface penilaian kinerja vendor V. Pembayaran Tagihan dan Pencatatan Jurnal Pada saat melakukan pengawasan langsung ke lokasi pekerjaan pembangunan, supervisor ditugaskan dalam perjalanan dinas dimana Manager Perencanaan akan membuat Surat Perjalanan Dinas yang berisikan tugas pengawasan yang dilakukan di lokasi pekerjaan pembangunan. Berdasarkan Surat Perjalanan Dinas, Bagian Akuntansi akan mencatat biayabiaya yang terkait perjalanan dinas supervisor, untuk dilaporkan sebagai biaya tidak langsung atas pekerjaan pembangunan proyek. Vendor akan mengirimkan tagihan kepada PLN UIP IV berdasarkan termin pembayaran yang telah ditetapkan pada kontrak. Apabila termin pembayaran berdasarkan termin progress, maka tagihan akan dikirimkan setelah supervisor mengecek hasil progress. Apabila termin pembayaran menyatakan dibayar lunas, maka vendor akan mengirimkan tagihan ketika proyek telah selesai dan supervisor telah mengecek hasil akhir proyek. Berdasarkan tagihan yang dikirimkan oleh vendor, maka Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran atas pekerjaan kepada vendor dan membuat Bukti Pembayaran. Bukti Pembayaran tersebut lalu diserahkan

8 kepada Bagian Akuntansi untuk dicatat ke dalam jurnal terkait pengeluaran kas. Bagian Akuntansi akan membuat Laporan Jurnal untuk diserahkan ke Manager Akuntansi. Bagian Akuntansi juga membuat Laporan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan yang berisi progress pekerjaan yang dikerjakan oleh vendor. Di dalam laporan juga disebutkan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk membayar pekerjaan yang dibayar sesuai dengan termin progress yang ada. yang muncul selama pekerjaan pembangunan dilaksanakan pada saat vendor melaporkan progress yang dicapai dalam pekerjaan pembangunan proyek terkait. Perhitungan biaya tidak langsung (overhead) atas pekerjaan pembangunan proyek : Biaya tidak langsung (overhead) = Biaya kepegawaian + Biaya administrasi + Biaya perjalanan dinas + Biaya lain-lain Pencatatan jurnal oleh Bagian Akuntansi : 1) Pada saat vendor mengirimkan tagihan : Pekerjaan Dalam Pelaksanaan (PDP) Hutang Usaha Hutang PPN 2) Pada saat membayar tagihan : Hutang Usaha Bank Hutang PPN Kas Negara Kas Negara Bank 3) Pada saat proyek selesai : Aktiva Tetap PDP Overhead Pada sistem berjalan, pembayaran dilakukan setelah vendor mengirimkan tagihan pembayaran. Pada sistem usulan, bagian akuntansi akan membuat tagihan pembayaran sesuai termin kontrak yang berlaku, sehingga bagian keuangan dapat langsung melakukan pembayaran. Gambar 7 User Interface tagihan pembayaran

9 Gambar 8 Rancangan Print Out tagihan pembayaran Gambar 9 User Interface bukti pembayaran Gambar 10 Rancangan Print Out bukti pembayaran

10 Sistem usulan dapat menghasilkan Laporan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan dan Laporan Jurnal yang merupakan laporan-laporan yang diberikan perusahaan kepada Kantor Induk sebagai pemberi perintah kerja. Gambar 11 Rancangan Print Out Laporan Pekerjaan Dalam Pelaksanaan Gambar 12 Rancangan Print Out Laporan Jurnal

11 SIMPULAN DAN SARAN I. Simpulan Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem informasi akuntansi manajemen proyek pada PT. PLN (PERSERO) UIP IV, permasalahan pemecahan masalah pada proses bisnisnya dapat disimpulkan sebagai berikut: II. Saran 1. Dengan adanya rincian pekerjaan pembangunan dapat membantu tugas supervisor dalam melakukan pengawasan pekerjaan. 2. Dengan adanya pembagian tugas dalam pengawasan pekerjaan dapat mengurangi terjadinya kecurangan dalam pencatatan hasil pekerjaan. 3. Dengan adanya sistem informasi untuk mengelola proyek outsource yang terkomputerisasi dan terintegrasi dapat mempermudah pengolahan data menjadi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. 4. Terkait kurangnya pengendalian internal terhadap keamanan informasi yang tersedia di dalam dokumen-dokumen terkait pekerjaan pembangunan, dimana seluruh karyawan dapat mengakses dokumen-dokumen yang seharusnya tidak dapat diakses oleh karyawan tersebut. Pengendalian internal dapat ditingkatkan dengan memberlakukan pembatasan hak akses di dalam sistem ini, sehingga petugas tetap memiliki otoritasnya masing-masing sesuai dengan bidang kerjanya. Berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan atas sistem informasi untuk mengelola proyek outsource, berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan untuk memaksimalkan kinerja dari sistem yang digunakan: 1. Perusahaan perlu melakukan pengujian terhadap sistem informasi akuntasi usulan sebelum sistem diterapkan secara penuh. Pengujian juga dapat dijadikan pengenalan bagi para karyawan terhadap sistem baru yang akan diterapkan pada perusahaan. 2. Perusahaan perlu mengadakan pelatihan bagi karyawan sebelum sistem diterapkan agar dapat mengoperasikan sistem dengan baik, serta menambah pemahaman karyawan akan cara kerja sistem yang akan menunjang tingkat keberhasilan penerapan sistem yang baru. 3. Perusahaan perlu melakukan maintenance infrastruktur dan backup data yang mendukung sistem terkomputerisasi tersebut untuk mencegah kerusakan dan kehilangan data yang akan mengganggu kinerja sistem tersebut. 4. Perusahaan diharapkan selalu melakukan evaluasi sistem informasi akuntansi secara berkala untuk memastikan bahwa sistem yang diimplementasi telah berjalan sesuai dengan prosedur. Apabila terdapat perubahan atau pengembangan proses bisnis, pengembangan sistem informasi akuntansi dapat dilakukan untuk disesuaikan dengan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan saat itu. REFERENSI Marchewka, J. T. (2008). Information Technology Project Management. Kindle Edition. Mardiasmo. (2009). Perpajakan : Edisi Revisi Yogyakara : Andi. Rama, & Jones. (2006). Accounting Information Systems. Canada: Thomson South-Western. Satzinger, Jackson, & Burd. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston: Cengage Learning.

12 RIWAYAT PENULIS Full Name : Priska Uci Handayani Putri Gender : Female Birth Place / Date : Jakarta / 18 September 1991 Bachelor s Degree in Accounting and Information System at Bina Nusantara University