Distinctive Strategic Management

Modul ke: Distinctive Strategic Management Balanced Scorecard Fakultas FEB Dr. Adi Nurmahdi MBA Program Studi S2 Magister Manajemen www.mercubuana.ac.id

Balanced Scorecard Cara dan Tahapan Menyusun Balanced Scorecard

Contents : 1. Four Perspectives in Balanced Scorecard 2. Identifying Strategic Objectives 3. Identifying Key Performance Indicators 4. Cascading Corporate Scorecard to Department Scorecard

Empat Perspektif dalam Balanced Scorecard

Balanced Scorecard Measurements Financial Perspective Customer Perspective Internal Process Perspective Learning & Growth Perspective Hasil keuangan seperti apa yang diharapkan oleh manajemen? Bagaimana memenuhi kebutuhan pelanggan organisasi Proses kerja kunci yang harus dilakukan untuk meningkatkan kontribusi lembaga Bagaimana mutu SDM, organisasi, IT, dan anggaran dikelola dan dikembangkan

Balanced Scorecard Measurements Financial Perspective Strategic Outcome Customer Perspective Internal Process Perspective Strategic Drivers Learning & Growth Perspective Learning & Growth

Strategy and Balanced Scorecard Mission Why We Exist Strategic Outcomes Vision What We Want to Be Values What s Important to Us Strategy : Our Game Plan Balanced Scorecard: Map and KPI Satisfied Shareholders Delighted Customers Excellent Processes Motivated Workforce

Corporate Balanced Scorecard Map - An Example Enhance Long-term Shareholder Value Financial Manage Cost Efficiency Increase Revenue Growth Nurture Customer Satisfaction Expand Market Share Increase Customer Acquisition Customer Achieve Operational Excellence Drive Demand via Customer Relation Management Manage Dramatic Growth through Innovation Implement Good Environmental Policy Business Process Learning & Growth Develop Employee Satisfaction Enhance Employee Productivity Improve Employee Appraisal System

Sumber dalam Perumusan Sasaran Strategis atau Strategic Objectives Visi dan Misi Analisa Lingkungan Eksternal Sasaran Strategis Analisa Proses Kerja Kunci

Sasaran Strategis Sasaran-sasaran yang bersifat penting, strategis, dan memperoleh prioritas yang tinggi dari jajaran manajemen. Sasaran ini jika dicapai, akan membantu mewujudkan visi dan misi perusahaan.

Sasaran Strategis Sasaran strategis merefleksikan cita-cita dan aspirasi perusahaan yang ingin dicapai dimasa mendatang. Sasaran dibangun dengan memperhatikan: Ekspektasi Stakeholder (pemegang saham), pelanggan dan juga karyawan Analisa atas kapabilitas internal -- aspek apa saja yang perlu ditingkatkan kinerjanya secara signifikan?

Sasaran Strategis Secara keseluruhan, sasaran strategis dalam satu Strategy Map umumnya berjumlah 10-25.

Identifying Key Performance Indicators (KPI)

Balanced Scorecard Vision Mission Strategy Balanced Scorecard Key Performance Indicators Identifying Defining Measuring Monitoring Reporting Company strategy

Key Performance Indicators (KPI) Vision Mission and Values Strategic Objectives Finance Customer Internal Business Process Learning Strategy KPI = Ukuran atau Indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah kita tetapkan Key Performance Indicators Key Performance Indicators Key Performance Indicators

KPI Guidelines Guidelines in Formulating the KPI Ukuran keberhasilan harus menunjukkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable) Ukuran keberhasilan harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur Biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor Ukuran Keberhasilan sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah.

Key Performance Indicators - KPI Relevan dengan Sasaran Strategis Controllable Apakah KPI memiliki keterkaitan dengan sasaran strategis? Apakah pencapaian KPI masih berada dibawah kontrol dan rentang kendali yang ada? Actionable Simple Apakah sejumlah tindakan dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja pencapaian KPI? Apakah KPI-nya mudah untuk dijelaskan dan dikomunikasikan? Kredibel Apakah KPI-nya tidak mudah untuk dimanipulasi?

Tingkatan Key Performance Indicators Strategic Objective Measure Results KPIs RESULT KPI yang mengukur pencapaian hasil akhir yang ingin dituju oleh Sasaran Strategis Measure Activity KPIs PROCESS KPI yang mengukur pencapaian proses atau aktivitas yang dilakukan untuk mencapai Result

Tingkatan Key Performance Indicators Improve customer satisfaction on service Measure Results Customer Satisfaction Index Number of complaints Measure Activity # of follow-up call after product/service delivery

Tingkatan Key Performance Indicators Increase Sales Revenue Measure Results Sales Revenue Measure Activity Jumlah Kunjungan ke Klien Prospektif Jumlah pameran produk yang dilakukan

Tingkatan Key Performance Indicators Develop Competent Employee Measure Results Rata-rata Skor Kompetensi Karyawan Measure Activity Jumlah Pelatihan Per Karyawan Per Tahun % Karyawan yang Merealisasikan Individual Development Plan

Corporate Balanced Scorecard Map - An Example Enhance Long-term Shareholder Value Financial Manage Cost Efficiency Increase Revenue Growth Nurture Customer Satisfaction Expand Market Share Increase Customer Acquisition Customer Business Process Learning & Growth Achieve Operational Excellence Drive Demand via Customer Relation Management Manage Dramatic Growth through Innovation Develop Employee Satisfaction Enhance Employee Productivity Improve Employee Appraisal System

Tabel BSC dan KPI Perspektif Sasaran Strategis KPI Target Financial (bobot 25) Enhance Long Term Shareholder Value Increase Revenue Growth Profitability (Rp) 5,000 Profitability Growth (%) 10 Revenue (Rp) 50,000 Revenue Growth (%) 12 Manage Cost Efficiency Overhead Cost Ratio (%) 8 Nurture Customer Satisfaction Customer Satisfaction Index 8 Customer (bobot 25) Expand Market Share Increase Customer Acquisition Market Share per Product (%) 40 Percentage of Loyal Customers (%) 50

Perspektif Sasaran Strategis KPI Target Business Process (bobot : 25) Achieve Operational Excellence Drive Demand via Customer Relationship Manage Growth via Innovation Number of Product Defects - Time To Response Customers' Request - Number of Customer Gatherings - Number of New Products Launch 100 per 1 million max 24 hours 6 per year 2 in this year - Number of New Initiatives Implemented for Continous Improvement 10 Develop Employee Satisfaction - Employee Satisfaction Index 8 Learning (bobot : 25) Enhance Employee Productivity - Sales Revenue Per Employee (Rp) 500 per employee Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja - Persentase Penyelesaian Sistem Manajemen Kinerja Baru 100 % ready in November 2008

Perspektif Sasaran Strategis KPI Target Achievement Score Financial (25) Enhance Long Term Shareholder Value Increase Revenue Growth - Profitability 5,000 5,100 102 103 25.80 - Profitability Growth 10 11 110 - Revenue 50,000 52,000 104 - Revenue Growth 12 12 100 Manage Cost Efficiency - Overhead Cost Ratio 8 8 100 Customer (25) Nurture Customer Satisfaction - Customer Satisfaction Index 8 7.80 98 93 23.33 Expand Market Share - Market Share per Product 40 37 93 Increase Customer Acquisition - Percentage of Loyal Customers 50 45 90 Achieve Operational Excellence - Number of Product Defects 100 per 1 million 100 per 1 million 100 99 24.80 Business Process (25) Drive Demand via Customer Relationship Manage Growth via Innovation - Time To Response Customers' Request max 24 hours average 25 hours 96 - Number of Customer Gatherings 6 per year 6 100 - Number of New Products Launch 2 in this year 2 100 - Number of New Initiatives Implemented for Continous Improvement 10 10 100 Mengembangkan Employee Satisfaction - Employee Satisfaction Index 8 7.60 95 95 23.75 Learning (25) Mengembangkan Produktivitas Karyawan - Sales Revenue Per Employee 500 per employee 450 90 Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja - Persentase Penyelesaian Sistem Manajemen Kinerja Baru 100 % ready in November 2008 100 % ready on time 100 97.68

Developing Division Scorecard

Integrasi antara Corporate dengan Department/Division Scorecard Visi Misi Strategi Corporate Scorecard Divisional/ Department Scorecard

Proses Menurunkan (Cascading) Scorecard Identifikasi sasaran strategis (SS) pada level korporat yang seluruh atau sebagian pencapaiannya menjadi tanggungjawab departemen Anda Kembangkan sasaran strategis dan KPI yang membantu perwujudan sasaran pada level korporat tersebut, dengan mengacu pada proses kunci dalam departemen Anda Indirect Method Jadikan sasaran strategis tersebut sebagai sasaran departemen Anda Direct Method

Review - Corporate Scorecard Enhance Long-term Shareholder Value Tanda BINTANG menunjukkan kontribusi Divisi HR dalam pencapaian sasaran strategis level Korporat Financial Manage Cost Efficiency Increase Revenue Growth Nurture Customer Satisfaction Expand Market Share Increase Customer Acquisition Customer Achieve Operational Excellence Drive Demand via Customer Relation Management Manage Dramatic Growth through Innovation Implement Good Environmental Policy Business Process Learning & Growth Mengembangkan Employee Satisfaction Mengembangkan Produktivitas Karyawan Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja

Mengembangkan Produktivitas Karyawan Divisi HR Financial Customer Mengembangkan Kepuasan Karyawan (employee satisfaction) Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja Sasaran Strategis (SS) XYZ yang secara langsung di-cascade menjadi SS Divisi HR Business Process Learning & Growth

Analisa Proses Internal Departemen/Divisi HR No. OUTPUT "customer" EKSPEKTASI 1 Sistem dan pedoman pelaksanaan rekrutmen karyawan 2 Sistem dan pedoman pelaksanaan penilaian kinerja dan perencanaan karir SDM 3 Sistem Pelatihan yang Berkelanjutan 4 Lingkungan Kerja yang Kondusif serta Kapabilitas Karyawan Internal HR Division 5 Pengelolaan Biaya Karyawan yang Optimal Semua karyawan Semua karyawan Semua karyawan Karyawan Internal HR Manajemen Terpenuhinya kebutuhan karyawan baru secara tepat baik dari segi kuantitas maupun kualitas Terlaksananya sistem penilaian kinerja dan perencanaan karir yang mampu mendorong pengembangan kapasitas individual dan sekaligus sinergis dengan peningkatan kinerja organisasi Terlaksananya pola pelatihan yang disertai dengan monitoring regular untuk memastikan penerapan materi yang telah diajarkan Terbangunnya lingkungan kerja yang kondusif serta kapabilitas yang solid diantara para karyawan internal bagian HR Terlaksananya pola pengelolaan biaya karyawan yang efisien dan optimal

Financial Mengembangkan Produktivitas Karyawan Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Sasaran Strategis bertanda BINTANG adalah Sasaran Divisi yang Didesain dengan Mengacu pada Internal Core process Menerapkan Sistem Rekrutmen Berbasis Kompetensi Business Process Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan Mengembangkan Employee Satisfaction Sasaran Strategis XYZ yang secara langsung di-cascade menjadi SS Divisi HR Membangun Sistem Perencanaan Karir yang Efektif People Development Mengembangkan Kompetensi Karyawan Internal Divisi HR Membangun Lingkungan Kerja di Depertamen HR yang Kondusif

HR Scorecard Financial Mengembangkan Produktivitas Karyawan Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Customer Mengembangkan Employee Satisfaction Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja Membangun Sistem Perencanaan Karir yang Efektif Business Process Menerapkan Sistem Rekrutmen Berbasis Kompetensi Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan People Development Mengembangkan Kompetensi Karyawan Internal Divisi HR Membangun Lingkungan Kerja di Depertamen HR yang Kondusif

HR Key Performance Indicators Sasaran Strategis Key Performance Indicators Target Mengembangkan Produktivitas Karyawan Sales per Employee Net Profit per Employee Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Biaya Kesehatan Per Karyawan Rasio HR Cost terhadap Overall Cost Mengembangkan Employee Satisfaction Indeks Kepuasan Karyawan

Sasaran Strategis Key Performance Indicators Target Menerapkan Sistem Rekrutmen Berbasis Kompetensi Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan Tingkat kinerja karyawan baru yang direkrut dengan pendekatan kompetensi -- enam bulan setelah penerimaan Jumlah Jam Pelatihan Per Karyawan Per Tahun Tingkat Kepuasan Peserta Pelatihan Menyempurnakan Sistem Evaluasi Kinerja Persentase penyelesaian sistem penilaian kinerja baru Membangun Sistem Perencanaan Karir yang Efektif Persentase penyelesaian blueprint perencanaan karir Jumlah karyawan yang telah di-ases melalui metode assessment center

HR Key Performance Indicators Sasaran Strategis Key Performance Indicators Target Mengembangkan Kompetensi Karyawan Internal Divisi HR Jumlah internal knowledge sharing session yang diselenggarakan Rata-rata skor kompetensi karyawan internal HR Membangun Lingkungan Kerja di Depertamen HR yang Kondusif Tingkat kepuasan karyawan internal Divisi HR terhadap pimpinan di Divisi HR

Marketing Strategy Map Template Drive Long term Shareholder Value Financial Optimize Marketing Efficiency Increase Sales Revenue Customer Create Satisfied and Loyal Customers Enhance Brand Image Internal Process Develop Effective Customer Relation Management Develop Innovative Marketing Communication Program Develop Marketing Business Intelligence Accelerate New Product Development Ideas Learning & Growth Develop Strategic & Functional Marketing Competencies Foster Creative Thinking & Innovative Solutions

IT Strategy Map Template Drive Long term Shareholder Value Financial Optimize IT Efficiency Enhance IT Impact on Enterprise Outcome Customer Deliver Consistent, High Quality IT Service Provide Business Units with Innovative IT Solutions IT Internal Process Maintain a Reliable IT Infrastructure Develop Effective Decision Support System Propose and Deliver Transformational Applications Learning & Growth Develop Strategic & Functional IT Competencies Promote Customerfocused Culture

Terima Kasih Dr. Adi Nurmahdi MBA