MUKA : 1 DARI 4 I. Tujuan : Memberi garis panduan melaksanakan kontrak antara Biro Perkhidmatan Angkasa dengan pelanggan. II. Skop : Meliputi semua pengguna sistem potongan gaji yang dikendalikan oleh BPA iaitu koperasi dan badan-badan bukan koperasi seperti Kesatuan, Kelab, Amanah Saham, YPEIM dan lain-lain. Ahli koperasi dan badan bukan koperasi tidak dikira sebagai pelanggan BPA sebab tiada langsung kontrak antara ahli-ahli dengan Biro Perkhidmatan Angkasa. III. Istilah/Singkatan : AKKM (BUP) E44 : Borang permohonan potongan gaji. JKK : Jawatankuasa Kerja BPA : Biro Perkhidmatan Angkasa YDP : Yang Dipertua AKKM (PTD) A 66 (Pin. 93) : Borang mewujudkan rekod baru koperasi/ organisasi P : Pengguna sistem potongan gaji S : Setiausaha Mesyuarat JKK BPA KU : Ketua Unit UAKB : Unit Akaun Kutipan dan Bayaran PUP : Pegawai Urusan Potongan IV. Rujukan : PRO/AK/KT-01 PRO/AK/KT-02 PRO/AK/KT-03 PRO/AK/KT-04 PRO/AK/KT-05
MUKA : 2 DARI 4 V. Carta Aliran : 1 Mohon 2 Semakan Fail 3 Kelulusan Wujudkan Rekod Sistem 4 Syarat 5 Pindaan/ Pembatalan Kontrak
MUKA : 3 DARI 4 VI. Prosedur Terperinci : 1. Mohon 1.1 Pengguna sistem memohon dengan menggunakan Borang AKKM (BUP) E44, diisi penuh dan ditandatangani oleh Wakil Pengurusan pengguna sistem berkenaan. Untuk pinjaman pengguna, permohonan pemohon hendaklah disertakan surat kelulusan Suruhanjaya Koperasi Malaysia. [ P ] 2. Semakan 2.1 Borang permohonan AKKM (BUP) E44, dibawa kedalam Mesyuarat JKK BPA untuk kelulusan. Mesyuarat JKK BPA terdiri dari seorang pengerusi, tiga orang atau lebih wakil Jawatankuasa Kerja Kebangsaan, Pengurus Umum dan Pengurus Kewangan sebagai Setiausaha. [ S ] 3. Kelulusan Jika mesyuarat meluluskan permohonan, perkara-perkara berikut akan dilaksanakan:- 3.1 Minitkan mesyuarat dan disampaikan kepada Pegawai Urusan Potongan.[ S ] 3.2 Pegawai Urusan Potongan keluarkan Surat makluman kelulusan dihantar kepada pengguna sistem berkenaan bersama-sama dengan bekalan Borang BPA 1/79 dan BPA 2/79 (A & B). Terdapat dua salinan surat iaitu surat asal untuk pengguna sistem dan surat kedua untuk difailkan oleh Unit Pembekalan dan Perkhidmatan. [ KU ] 3.3 Berdasarkan minit mesyuarat, rekod koperasi diwujudkan kedalam sistem komputer melalui Borang AKKM (PTD) A66 (Pin.2005) oleh Kumpulan Tuntutan Potongan. Terdapat 3 salinan surat: Asal - Fail (Unit Pembekalan dan Perkhidmatan) Kedua - Ke Unit Akaun Kutipan dan Bayaran Ketiga - Simpan di Kumpulan Tuntutan Potongan.
MUKA : 4 DARI 4 4. Syarat 4.1 Penerimaan Borang Arahan (Pemotongan/Pemberhentian atau Perubahan) adalah berdasarkan Jadual Penghantaran Borang BPA dari pelanggan. [ P ] 4.2 Kaedah pembayaran. Proses pembayaran kepada pengguna sistem dibuat sebaik sahaja wang-wang tuntutan diterima daripada majikan masing-masing (Rujuk Prosedur Terimaan Cek Bayaran PRO/AK/KT-01 hingga PRO/AK/KT- 05). [ UAKB] 5. Pindaan / Pembatalan Kontrak 5.2 Pihak BPA boleh meminbda syarat atau membatalkan kelulusan Perkhidmatan Potongan Gaji kepada pelanggannya jika didapati pelanggannya telah menyalahgunakan kemudahan potongan gaji yang diberikan kepadanya. Walau bagaimanapun hanya mesyuarat JKK BPA, Jawatankuasa Kerja Kebangsaan atau Jawatankuasa Tadbir Kebangsaan sahaja yang boleh membuat keputusan berkenaan. Keputusan yang diambil hendaklah disampaikan kepada koperasi yang terlibat. VII. Rekod Kualiti : Bil Rekod Tempat Simpanan Tanggungjawab Tempoh 1 Minit Mesyuarat JKK BPA Pejabat Pengurus Kewangan Pembantu Khas 5 Tahun 2. Fail Pelanggan Unit Pembekalan dan Perkhidmatan Kerani Selamalamanya.