182 BAB 4 EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 4.1 Evaluasi Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem Oracle EBS modul Oracle Process Manufacturing (OPM) area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution pada proses produksi Kertas Berharga Non Uang (TASGANU) produk pita cukai, paspor dan buku, web dan sheet pada PERUM PERURI, maka teridentifikasi adanya kebutuhan (requirement) sesuai dengan proses bisnis yang berjalan. Berdasarkan pada kebutuhan yang ditemukan pada area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution maka akan dilakukan evaluasi dengan mengunakan Fit Gap Analysis. Kebutuhan ini teridentifikasi karena adanya kekurangan baik dari proses bisnis yang ada maupun proses sistem yang sedang berjalan. Sesuai dengan prosedur evaluasi yang dilakukan, akan ditemukan level prioritas serta fit maupun gap dari masing-masing requirement yang ditemukan. Dan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, perlu dilakukan customization dan konfigurasi pada proses bisnis maupun sistem yang ada agar kinerja perusahaan dapat meningkat. 4.1.1 Penentuan Requirement OPM Product Development dan OPM Process Execution Pada [http 16] yaitu OPM Product Development User s Guide dan [http 17] OPM Process Execution User s Guide yang ada pada Oracle OPM telah dipaparkan requirement apa saja yang harus dimiliki oleh sistem Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM
183 Product Development dan OPM Process Execution. Dari seluruh requirement yang ada pada user s guide tersebut telah dilakukan wawancara terhadap key user OPM yang terkait dengan topik bahasan penulisan. Wawancara ini dilakukan untuk menentukan requirement apa saja yang dirasa penting bagi perusahaan dan key user agar dapat dilakukan proses evaluasi sehingga ditemukan akar masalah yang telah dijelaskan sebelumnya pada identifikasi masalah (Bab 3.10). Analisis tersebut menghasilkan level prioritas serta Fit dan Gap pada sistem yang menandakan perusahaan membutuhkan perbaikan baik untuk sistem maupun untuk proses bisnis yang sedang berjalan. Berikut merupakan daftar kebutuhan yang telah dirumuskan dalam proses sistem Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution pada PERUM PERURI: Tabel 3 Requirement berdasarkan best practice Oracle E-Business Suite No Proses Sistem Requirement (berdasarkan best practice) OPM Product Development Sistem dapat melakukan efisiensi proses approval formula 1 Membuat Formula (SOPM 1.1) Sistem dapat membuat standard dan packaging formula Formula dapat dibentuk dan dibuat
184 2 Proses Routing (SOPM 1.2) berdasarkan kebutuhan teknis dari komponen-komponennya Laboratorium dapat melakukan pengaturan untuk beberapa lini produk dengan karakteristik teknis yang berbeda Karakteristik dari produk dapat diprediksi dari komposisi ingredient Jumlah produk yang dihasilkan dapat dengan otomatis dikalkulasi di formula Sistem dapat memaksimalkan kapasitas sumber daya yang digunakan dalam suatu produksi Sistem dapat mengategorikan proses yang gagal sebagai beban Sistem dapat menghitung jumlah step secara otomatis berdasarkan material yang masuk dan keluar Activity dan Routing dapat dikelola di manufacturing floor Sistem dapat melakukan pemodelan ketika ingredient dikeluarkan dari inventory
185 3 Membuatan Recipe (SOPM 1.3) Recipe dalam OPM Product Development mendukung requirement OPM Cost Management dan OPM Process Execution Sebuah produk dapat dibuat dengan cara berbeda berdasarkan lokasi pabrik atau waktu pembuatannya OPM Process Execution 4 5 6 7 Membuat Firm Planned Order (SOPM 2.1) Membuat Batch (SOPM 2.2) Me-release Batch (SOPM 2.6) Ingredient Picking Workbench* Firm planned order dapat dilakukan penjadwalan ulang Sebuah firm planned order dapat direroute Sistem dapat mengizinkan penggunaan material yang telah mendekati waktu kadaluarsa Ingredient untuk beberapa batch dapat diambil secara bersamaan Ingredient dapat digantikan dengan ingredient lain Sistem dapat mengotomasi proses pembagian material pada saat kegiatan produksi
186 8 9 10 11 12 13 Menjalankan Batch (SOPM 3.0) Membuat Bon Pemakaian Batch (SOPM 4.1) Mencatat Pemakaian Bahan (SOPM 4.2) Mencatat Hasil Produksi (SOPM 4.3) Mencatat JKO/JKM (SOPM 4.4) Reports and Concurrent Sistem dapat mempertimbangkan proses pengambilan ingredient berdasarkan pemesanan Sistem dapat menjaga inventory saat ini untuk ingredient yang dikonsumsi secara bertahap dalam siklus produksi Aplikasi memungkinkan untuk melihat bottleneck di dalam proses produksi Sistem dapat menghasilkan Batch Pick List Report Sistem dapat menghasilkan Batch Ticket Report Sistem dapat menghasilkan Material Usage and Substitution Variance Report Sistem dapat menghasilkan Batch Yield Variance Report Sistem dapat menghasilkan Planned Production Activity Report Ingredient dapat diambil sebelum dokumen batch dirilis
187 Programs* Sistem dapat menghasilkan Item Substitution for Batches Concurrent Program *: PERUM PERURI tidak mengaktifkan fitur ini pada sistem Oracle EBS. 4.2 Fit Gap Analysis Pada pembahasan sebelumnya telah dilakukan pengumpulan data-data yang di dapat dari PERUM PERURI, yaitu informasi mengenai proses bisnis, sistem ERP (Oracle EBS) yang digunakan, job description dari tiap karyawan, kebutuhan dari perusahaan dan user terhadap sistem ERP serta melakukan analisis terhadap level prioritas dari requirement yang ada. Dari informasi yang telah didapat, kemudian akan dilakukan evaluasi terhadap proses sistem yang berjalan di PERUM PERURI. Evaluasi akan dilakukan dengan menggunakan metode Fit Gap Analysis. Dengan menggunakan metode Fit Gap Analysis, akan dilakukan pencatatan terhadap kebutuhan user yang terlibat dalam proses sistem Oracle EBS modul OPM submodul Product Development dan Process Execution yang masih belum dapat terpenuhi oleh sistem. Dari kebutuhan-kebutuhan yang telah didefinisikan dengan metode Fit Gap Analysis akan dipaparkan solusi berupa sedikit perubahan proses bisnis dan proses sistem yang akan dijelaskan setelah pemaparan tabel hasil Fit Gap Analysis berikut ini:
188
Tabel 4 Hasil Fit Gap Analysis No. Requirement Membuat Formula (SOPM 1.1) Priority Fit Fit/Gap Partial Fit Gap Comments Recommendation 1 Sistem dapat melakukan efisiensi proses approval formula P3 - - X Formula yang diinput ke dalam sistem benar-benar sudah fix dan sudah di-approve, jadi proses approval tidak melalui sistem, melainkan masih menggunakan cara manual. Berdasarkan diskusi dengan perusahaan, disimpulkan bahwa sistem tidak perlu dilakukan perubahan, karena setiap formula yang dimasukkan ke dalam sistem adalah formula yang sudah benar dan teruji di laboratorium, dan perusahaan tidak membutuhkan data-data formula yang tidak lolos uji kelayakan produk. 2 Sistem dapat membuat standard dan packaging formula P1 X - - - -
190 3 Formula dapat dibentuk dan dibuat berdasarkan kebutuhan teknis dari komponenkomponennya P3 - - X Data formula yang di-input ke sistem sudah fix dan perusahaan tidak menggunakan fitur yang tersedia. Berdasarkan diskusi dengan perusahaan, disimpulkan bahwa sistem tidak perlu dilakukan perubahan, karena data formula yang di-input ke dalam sistem sudah fix dan perusahaan tidak menggunakan fitur ini, meskipun sebenarnya tersedia. 4 Laboratorium dapat melakukan pengaturan untuk beberapa lini produk dengan karakteristik teknis yang berbeda P3 - - X Perusahaan tidak melakukan quality control test pada saat pembuatan formula, sedangkan formula yang dimasukkan ke dalam sistem adalah formula yang sudah benar dan teruji di laboratorium. Berdasarkan diskusi dengan perusahaan, disimpulkan bahwa sistem tidak perlu dilakukan perubahan, karena setiap formula yang dimasukkan ke dalam sistem adalah formula yang sudah fix dan teruji di laboratorium, dan perusahaan tidak membutuhkan data-data formula yang tidak lolos uji kelayakan produk.
191 5 Karakteristik dari produk dapat diprediksi dari komposisi ingredient P3 - - X Perusahaan tidak menggunakan pencarian atau pemprediksian produk dari ingredients yang ada melalui fitur "simulator". Berdasarkan diskusi dengan perusahaan, disimpulkan bahwa sistem tidak perlu dilakukan perubahan, karena setiap formula yang dimasukkan ke dalam sistem adalah formula yang sudah benar dan teruji di laboratorium, dan perusahaan tidak membutuhkan data-data formula yang tidak lolos uji kelayakan produk. 6 Jumlah produk yang dihasilkan dapat dengan otomatis dikalkulasi di formula P2 X - - - - 7 8 Sistem dapat memaksimalkan kapasitas sumber daya yang digunakan dalam suatu produksi Proses Routing (SOPM 1.2) Sistem dapat mengategorikan proses yang gagal sebagai beban P2 X - - - - P1 X - - - -
192 9 Sistem dapat menghitung jumlah step secara otomatis berdasarkan material yang masuk dan keluar P2 X - - - - 10 Activity dan routing dapat dikelola di manufacturing floor P3 - - X Activity dan routing telah dibuat oleh Seksi Desain Proses dan Estimasi Biaya, sehingga Seksi Cetak (Pita Cukai; Buku dan Paspor; Web dan Sheet) atau manufacturing floor hanya bertugas menjalankan activity dan routing, tidak memiliki hak untuk mengelola. Activity dan routing merupakan tugas dan wewenang dari Seksi Desain Proses dan Estimasi Biaya, sedangkan Seksi Cetak (Pita Cukai; Buku dan Paspor; Web dan Sheet) tidak memiliki wewenang untuk mengelola activity dan routing. Sehingga pada proses ini dilakukan penyesuaian dengan proses bisnis berjalan, di mana yang termasuk tugas dan wewenang dari Seksi Cetak adalah menjalankan activity dan routing. 11 Sistem dapat melakukan pemodelan ketika ingredient dikeluarkan dari inventory P1 X - - Menggunakan metode automatic. - Membuat Recipe (SOPM 1.3)
193 12 Recipe dalam OPM Product Development mendukung requirement OPM Cost Management dan OPM Process Execution P1 X - - - - 13 Sebuah produk dapat dibuat dengan cara berbeda berdasarkan lokasi pabrik atau waktu pembuatannya P2 X - - - - 14 Membuat Firm Planned Order (SOPM 2.1) Firm planned order dapat dilakukan P2 X - - - - penjadwalan ulang 15 Sebuah firm planned order dapat di-reroute P2 X - - - - 16 Membuat Batch (SOPM 2.2) Sistem dapat mengizinkan penggunaan material P3 X - - - - yang telah mendekati waktu kadaluarsa Me-release Batch (SOPM 2.6)
194 17 18 Ingredient untuk beberapa batch dapat diambil secara bersamaan P3 X - - - - Ingredient dapat digantikan dengan ingredient lain P1 - - X - - Ingredient Picking Workbench* 19 Sistem dapat mengotomasi proses pembagian material pada saat kegiatan produksi P2 - - X Karena perusahaan menggunakan metode automatic, sehingga ingredient sudah dipersiapkan, tetapi tidak setiap tahap produksi, melainkan pada tahap awal produksi, tepatnya pada saat batch dirilis. Pada proses bisnis dan proses sistem perusahaan, tidak ada dokumen penerimaan barang dari Seksi Pergudangan ke Seksi Cetak (Pita Cukai; Buku dan Paspor; Web dan Sheet) melalui Seksi Khazanah TASGANU. Sehingga rentan terjadi kesalahan, kekurangan, kelebihan, atau penyalahgunaan dalam penyediaan ingredient. Pada saat seksi produksi (Seksi Cetak Pita Cukai; Buku dan Paspor; Web dan Sheet) ingin mengambil barang untuk menjalankan sebuah batch, diperlukan tambahan sebuah dokumen penerimaan barang (ingredient picking) dari Seksi Pergudangan ke Seksi Khazanah TASGANU yang kemudian diserahkan ke unit produksi yang bersangkutan, baik itu secara proses bisnis maupun proses sistem.
195 20 Sistem dapat mempertimbangkan proses pengambilan ingredient berdasarkan pemesanan P1 - - X Proses pengambilan ingredient pada perusahaan seluruhnya dilakukan tanpa melibatkan sistem. Pada saat seksi produksi (Seksi Cetak Pita Cukai; Buku dan Paspor; Web dan Sheet) ingin mengambil ingredient untuk menjalankan sebuah batch, perlu diaktifkan fitur ingredient picking workbenchagar ingredient yang diambil oleh seksi produksi dapat terdokumentasi sehingga apabila terjadi ketidaksesuaian dapat ditelusuri dengan baik. Menjalankan Batch (SOPM 3.0) 21 Sistem dapat menjaga inventory saat ini untuk ingredient yang dikonsumsi secara bertahap dalam siklus produksi P3 - - X Perusahaan tidak menggunakan metode incremental backflushing untuk merilis ingredient. Berdasarkan diskusi dengan perusahaan, disimpulkan bahwa sistem tidak perlu dilakukan perubahan, karena perusahaan pada saat proses pemodelan ketika ingredient dikeluarkan dari inventory (nomor 11) menerapkan metode automatic. Membuat Bon Pemakaian Batch (SOPM 4.1) 22 Aplikasi memungkinkan untuk melihat bottleneck di dalam proses produksi P2 X - - - -
196 23 Sistem dapat menghasilkan batch pick list report P2 X - - - - 24 Sistem dapat menghasilkan batch ticket report P2 - - X Perusahaan belum mengaktifkan fitur untuk membuat laporan ini, karena perusahaan merasa laporan tersebut belum diperlukan. Perusahaan sebaiknya mengimplementasikan batch ticket report untuk bisa melakukan controlling dan pengambilanpengambilan keputusan pada saat batch sedang berjalan. Mencatat Pemakaian Bahan (SOPM 4.2) 25 Sistem dapat menghasilkan material usage and substitution variance report P1 X - - Laporan yang dihasilkan adalah laporan pemakaian bahan. - Mencatat Hasil Produksi (SOPM 4.3) 26 Sistem dapat menghasilkan batch yield variance report P1 X - - Laporan yang dihasilkan adalah laporan hasil produksi. - Mencatat JKO/JKM (SOPM 4.4)
197 27 Sistem dapat menghasilkan planned production activity report P1 X - - Reports and Concurrent Programs* Laporan yang dihasilkan adalah laporan JKO/JKM. - 28 Ingredient dapat diambil sebelum dokumen batch dirilis P3 - - X Proses bisnis perusahaan mewajibkan adanya kartu mesin (sejenis surat perintah kerja) untuk bisa mengeluarkan nota permintaan barang (NPB) yang akan digunakan untuk mengambil barang dari Seksi Pergudangan ke Seksi Khazanah TASGANU. Berdasarkan diskusi dengan perusahaan, disimpulkan bahwa sistem tidak perlu dilakukan perubahan, karena perusahaan memang tidak memerlukan pengambilan ingredient sebelum batch dirilis. 29 Sistem dapat menghasilkan item substitution for batches concurrent program P2 - - X Perusahaan belum mengaktifkan fitur ini. Fitur ini berfungsi untuk menampilkan batch yang berstatus pending yang bisa diberlakukan substitute ingredient. Perusahaan sebaiknya mengimplementasikan item substitution for batches report untuk mengetahui batch yang ter-pending karena ketidaktersedian ingredient atau tidak adanya ingredient yang dapat men-substitute. * : Fitur ini tidak diaktifkan pada sistem Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution.
Tabel 5 Hasil Perbandingan Fit Gap Analysis Fit Gap Analysis Level Rank of Requirement Total Partial Requirement Fit Gap Gap P1 9 8 0 1 P2 11 8 0 3 P3 9 2 0 7 29 18 0 11 Gambar 18 Diagram persebaran requirement Fit Gap Analysis berdasarkan rank
199 Gambar 19 Diagram hasil Fit Gap Analysis berdasarkan level requirement Gambar 20 Diagram hasil Fit Gap Analysis berdasarkan rank dan level dari requirement
200 Keterangan: 1. Requirement, menjelaskan mengenai kebutuhan apa saja harus dipenuhi oleh sistem menurut best practice dan kebutuhan user. 2. Level, terdiri dari: a. Fit, artinya requirement secara penuh dipenuhi oleh sistem. b. Partial Gap, artinya requirement tidak secara maksimal dapat dipenuhi oleh sistem. Ada bagian dari requirement dapat dilakukan oleh sistem dan ada sebagian lagi yang tidak dapat dilakukan oleh sistem. c. Gap, artinya sistem tidak dapat memenuhi requirement yang ada. 2. Rank berdasarkan hasil wawancara dengan key user, terdiri dari: a. P1 atau high, yaitu requirement yang kritis, penting untuk proses sistem dan tanpa proses tersebut maka perusahaan tidak dapat berfungsi. b. P2 atau medium, yaitu requirement yang jika dipakai, akan meningkatkan proses sistem secara signifikan, requirement ini biasanya kurang kritis untuk bisnis perusahaan. c. P3 atau low, yaitu requirement yang dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses sistem dan mungkin dipertemukan melalui perubahan proses bisnis. 4. Comment adalah deskripsi dari kondisi pada perusahaan yang sedang berlangsung.
201 5. Recommendation adalah solusi alternatif yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah ditemukan (yaitu requirement yang memiliki status Gap/Partial Gap). Adapun gaps yang ditemukan dari analisis fit gap di atas adalah: a. OPM Product Development 1. Sistem dapat melakukan efisiensi proses approval. 2. Formula dapat dibentuk dan dibuat berdasarkan kebutuhan teknis dari komponen-komponennya. 3. Laboratorium dapat melakukan pengaturan untuk beberapa lini produk dengan karakteristik teknis yang berbeda. 4. Karakter dari produk dapat diprediksi dari komposisi ingredient. 5. Activity dan Routing dapat dikelola di manufacturing floor. b. OPM Process Execution 1. Sistem dapat mengotomasi proses pembagian material pada saat kegiatan produksi. 2. Sistem dapat mempertimbangkan proses pengambilan ingredient berdasarkan pemesanan. 3. Sistem dapat menjaga inventory saat ini untuk ingredient yang dikonsumsi secara bertahap dalam siklus produksi. 4. Sistem dapat menghasilkan batch ticket report. 5. Ingredient dapat diambil sebelum dokumen batch dirilis. 6. Sistem dapat menghasilkan item substitution for bathes concurrent program. 4.3 Rekomendasi Pengembangan
202 4.3.1. Menambahkan Proses Bisnis dan Proses Sistem Untuk Melakukan Ingredient Picking, Item Substitution for Batches Concurrent Programs, Picking Material. Menanggapi gap pada hasil Fit Gap Analysis nomor 19 (sistem dapat mengotomasi proses pembagian material pada saat kegiatan produksi), identifikasi masalah: 3.10.3 (Data Stok di Sistem Berbeda dengan di Lapangan), 3.10.4 (Penambahan Ingredient Pada Saat Menjalankan Batch), 3.10.5 (Tidak Ada Pencatatan Ketika Ingredient Tiba di Unit Produksi), maka berdasarkan hasil analisis, diperlukan tambahan sebuah proses bisnis dan proses sistem untuk melakukan ingredient picking yang akan dijelaskan pada flowchart berikut.
203 4.3.1.1. Flowchart Produksi Pita Cukai Gambar 21 Rekomendasi Proses Produksi Pita Cukai
204 4.3.1.2. Flowchart Produksi Buku dan Paspor Gambar 22 Rekomendasi Proses Produksi Buku dan Paspor
205 4.3.1.3. Flowchart Produksi Web dan Sheet Gambar 23 Rekomendasi Proses Produksi Web dan Sheet
206 4.3.1.4. Flowchart Proses Sistem Gambar 24 Rekomendasi Proses Sistem
207 Dikarenakan perubahan yang dilakukan pada proses bisnis sebagai rekomendasi sama antara ketiga proses bisnis produksi produksi Pita Cukai, produksi Buku dan Paspor, produksi Web dan Sheet) maka penjelasan akan digabungkan menjadi satu. Penjelasan rekomendasi perubahan proses bisnis dan sistem: Rekomendasi 1.0 (Surat Pengiriman Permintaan Barang) Surat Pengiriman Permintaan Barang dibuat oleh Seksi Pergudangan dengan tujuan untuk mendokumentasikan pengiriman barang-barang (ingredient) yang dikirimkan ke Seksi Khazanah TASGANU yang akan menerima barangbarang tersebut. Dengan rekomendasi ini, maka perusahaan mendapat keuntungan yaitu semua barang-barang yang keluar dari Seksi Pergudangan akan terdokumentasikan dan terdata dengan baik, sehingga apabila terjadi kesalahan dapat dengan mudah ditelusuri dan dicari tahu di mana letak terjadinya kesalahan. Selain itu, surat ini juga bisa mencegah terjadinya penyalahgunaan barang-barang yang keluar tanpa tercatat. Rekomendasi 2.0 (Melakukan Ingredient Picking) Ingridient Picking yang dilakukan oleh Seksi Cetak (Cetak Pita Cukai; Cetak Buku dan Paspor; Cetak Web dan Sheet) adalah rekomendasi yang dijalankan berdasarkan hasil Fit Gap Analysis yang membandingkan sistem Oracle EBS berjalan dengan best practice Oracle EBS. Ingredient
208 Picking ini merupakan pencatatan permintaan barang yang dikirimkan kepada Seksi Khazanah TASGANU dari Seksi Cetak (Cetak Pita Cukai; Cetak Buku dan Paspor; Cetak Web dan Sheet) secara sistem untuk mencatat barangbarang (ingredient) yang dibutuhkan oleh Seksi Cetak. Dengan rekomendasi ini, Ingredient Picking yang sebelumnya tidak diimplementasikan oleh sistem perusahaan, akan membuat perusahaan mendapat keuntungan yaitu semua barang-barang yang akan digunakan oleh Seksi Cetak untuk melakukan kegiatan produksi akan terdokumentasikan dan terdata dengan baik secara sistem, sehingga apabila terjadi kesalahan dapat dengan mudah ditelusuri dan dicari tahu di mana letak terjadinya kesalahan. Selain itu, proses ini juga bisa mencegah terjadinya penyalahgunaan barang-barang yang keluar tanpa tercatat. Rekomendasi 3.0 (Mengecek Ketersediaan Ingredient) Mengecek ketersediaan ingredient dilakukan oleh Seksi Khazanah TASGANU untuk mendapatkan data apakah ingredient yang dibutuhkan oleh Seksi Cetak (Cetak Pita Cukai; Cetak Buku dan Paspor; Cetak Web dan Sheet) tersedia atau tidak, dan apabila tidak tersedia di Seksi Khazanah TASGANU. Apabila ingredient tidak tersedia maka Seksi Khazanah TASGANU dapat langsung
209 Melakukan Item Substitution for Batches Concurrent Program (Rekomendasi 4.0). Rekomendasi 4.0 (Melakukan Item Substitution for Batches Concurrent) Item Substitution for Batches Concurrent dilakukan oleh Seksi Khazanah TASGANU untuk mencari item substitution atau ingredient pengganti yang bisa menggantikan ingredient yang dibutuhkan namun tidak tersedia. Untuk menjalankan program ini, perusahaan harus sudah mengimplementasikan Item Substitution for Batches Concurrent di sistem ERP modul OPM area fungsional OPM Process Execution yang dibahas pada 4.3.5 (Mengaktifkan Fitur Item Subtitution for Batches Concurrent Program). Rekomendasi 5.0 (Melakukan Item Substitution) Sebagai bagian dari menjalankan Rekomendasi 4.0 (Melakukan Item Substitution for Batches Concurrent), Seksi Khazanah TASGANU akan mencari tahu apakah ingredient yang tidak tersedia dapat di-substitute oleh ingredient lain. Dengan demikian Seksi Khazanah TASGANU dapat dengan segera mengambil keputusan untuk mengirimkan ingredients yang dibutuhkan oleh Seksi Cetak (Cetak Pita Cukai; Cetak Buku dan Paspor; Cetak Web dan Sheet) termasuk ingredient pengganti yang telah di-substitute.
210 Rekomendasi 6.0 (Mengecek Ketersediaan Ingredient Substitusion) Mengecek ketersediaan ingredient substitution dilakukan saat Rekomendasi 5.0 (Melakukan Item Substitution) sudah dijalankan. Apabila ingredient substitution tersedia maka Seksi Khazanah TASGANU akan langsung melanjutkan ke proses Rekomendasi 8.0 (Mengirimkan Ingredient). Sedangkan apabila ingredient substitution tidak tersedia, maka akan dilanjutkan dengan Rekomendasi 7.0 (Notifikasi Error). Rekomendasi 7.0 (Notifikasi error) Notifikasi error akan diterima secara sistem oleh Seksi Khazanah TASGANU apabila tidak ada ingredient yang bisa di-substitute atau tidak ada ingredient substitute yang tersedia setelah dilakukan proses Rekomendasi 6.0 (Mengecek Ketersediaan Ingredient Substitusion). Notifikasi error akan secara langsung mengirimkan notifikasi juga kepada Seksi Pergudangan untuk membantu Seksi Pergudangan mengambil keputusan. Rekomendasi 8.0 (Menjalankan Picking Material) Mengirimkan ingredient yang dibutuhkan untuk proses produksi batch, dilakukan oleh Seksi Khazanah TASGANU. Pengiriman dilakukan secara fisik dan Seksi Khazanah TASGANU melakukan input ke dalam sistem,
211 termasuk ingredient apa saja yang mengalami substitution (Rekomendasi 4.0). Rekomendasi 9.0 (Surat Pengiriman Picking Material) Surat pengiriman picking material adalah surat yang dihasilkan dari Rekomendasi 8.0 (Menjalankan Picking Material) yang dijalankan oleh Seksi Khazanah TASGANU. Pada Rekomendasi 8.0 perusahaan disarankan untuk menge-print data yang di-input ke dalam sistem, kemudian dokumen hasil print dilampirkan ketika barangbarang (ingredient) dikirimkan dari Seksi Khazanah TASGANU ke Seksi Cetak (Cetak Pita Cukai; Cetak Buku dan Paspor; Cetak Web dan Sheet). Dengan rekomendasi ini, surat pengiriman picking material akan membuat perusahaan mendapat keuntungan yaitu semua barangbarang yang akan dikirim dari Seksi Khazanah TASGANU kepada Seksi Cetak untuk melakukan kegiatan produksi akan terdokumentasikan dan terdata dengan baik secara manual. Keuntungan bagi perusahaan adalah ketika barang sampai di Seksi Cetak, Seksi Cetak langsung dapat melakukan pengecekan berdasarkan list barang yang diterima (Surat Pengiriman Picking Material) dengan list barang yang diminta pada saat ingredient picking.
212 4.3.2. Penambahan Tugas dan Wewenang Berdasarkan rekomendasi pengembangan yang telah dijelaskan pada 4.3.1 (Menambahkan Proses Bisnis dan Proses Sistem Untuk Melakukan Ingredient Picking, Item Substitution for Batches Concurrent Programs, Picking Material), maka diperlukan penambahan tugas dan wewenang, antara lain: Seksi Pergudangan: o Membuat Surat Pengiriman Permintaan Barang (Rekomendasi 1.0). Seksi Cetak (Cetak Pita Cukai; Cetak Buku dan Paspor; Cetak Web dan Sheet): o Melakukan Ingredient Picking (Rekomendasi 2.0), Seksi Khazanah TASGANU: o Mengecek Ketersediaan Ingredient (Rekomendasi 3.0), o Melakukan Item Substitution for Batches Concurrent Program (Rekomendasi 4.0), Melakukan Item Substitution for Batches Conccurent Program (Rekomendasi 5.0), Melakukan Item Substitution (Rekomendasi 6.0), Mendapat Notifikasi Error (Rekomendasi 7.0), o Menjalankan Packing Material (Rekomendasi 8.0), o Membuat Surat Pengiriman Packing Material (Rekomendasi 9.0).
213 4.3.3. Pemberian User Manual Baru Kepada User Menanggapi identifikasi masalah 3.10.2 (Transaksi Data yang Besar), maka berdasarkan hasil analisis, perlu diberikan user manual (Lampiran 1) terbaru kepada setiap user-user yang terlibat dengan sistem Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Product Development dan OPM Process Execution, diharapkan para pengguna sudah bisa lebih mengetahui mengenai flow atau urutan dari penginput-an yang harus dilakukan pada sistem. Pada user manual tersebut, selain telah diperbaiki beberapa bagian dan diperjelas mengenai langkah-langkah cara melakukan input ke dalam sistem dari user manual yang sebelumnya, juga telah diberikan gambaran sederhana mengenai urutan flow sistem. Sehingga apabila terjadi permasalahan user tidak bisa meng-input karena user yang harus melakukan peng-input-an sebelumnya belum meng-input, user bisa saling mengingatkan dan segera menghubungi user yang bersangkutan untuk segera melakukan tugasnya untuk meng-input data ke dalam sistem. User manual baru yang diberikan kepada user adalah user manual yang berisi langkah-langkah pada sistem berjalan, belum berisikan langkah-langkah pada sistem yang direkomendasikan. Hal ini dikarenakan sistem yang direkomendasikan belum secara resmi disetujui oleh perusahaan sehingga beberapa langkah-langkah yang akan menjadi bagian dari user manual tidak dapat dijelaskan secara mendalam dikarenakan sistem dalam perusahaan belum mengaktifkan
214 beberapa fitur dan melakukan perubahan sesuai dengan yang telah direkomendasikan sebelumnya. 4.3.4. Seksi Pergudangan Memperhitungkan Penyusutan Ingredient Menanggapi gap pada identifikasi masalah 3.10.3 (Data Stok di Sistem Berebeda dengan di Lapangan), maka berdasarkan hasil analisis, seksi pergudangan perlu memperhitungkan penyusutan ingredient, terutama ingredients yang bersifat mudah terjadi penyusutan. Namun, dikarenakan hal ini berada di luar ruang lingkup topik penulisan, maka tidak akan dibahas lebih lanjut. 4.3.5. Pengaktifan Fitur Item Subtitution for Batches Concurrent Program Hal ini berhubungan dengan hasil Fit Gap Analysis nomor 29 (Sistem dapat menghasilkan item substitution for batches concurrent program) dan identifikasi masalah 3.10.4 (Penambahan ingredient pada saat menjalankan batch). Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Process Execution menyediakan fitur item subtitution for batches concurrent program. Menurut [http 17], program ini berfungsi sebagai program yang menampilkan substitute ingredient dari batch yang berstatus pending. Fitur ini sebelumnya sudah digambarkan pada 4.3.1 (Menambahkan Proses Bisnis dan Proses Sistem Untuk Melakukan Ingredient Picking, Item Substitution for Batches Concurrent Programs, Picking Material) khususnya pada Rekomendasi 4.0.
215 Dengan melakukan aktivasi terhadap fitur ini, maka keuntungan bagi perusahaan adalah: Perusahaan dapat mengetahui batch-batch produksi yang terpending karena ingredient yang dibutuhkan tidak mencukupi, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan untuk mengganti ingredient yang tidak mencukupi dengan substitute ingredient agar proses produksi batch dapat dijalankan dengan segera, Perusahaan dapat mengambil keputusan dengan cepat untuk membeli atau memproduksi ingredients yang dibutuhkan ketika diketahui bahwa ingredient sudah tidak mencukupi untuk produksi. Fitur ini nantinya akan menjadi tugas dan wewenang dari user sistem dari Seksi Khazanah TASGANU, sesuai dengan rekomendasi pengembangan 4.3.2 (Penambahan Tugas dan Wewenang). Langkahlangkah untuk menjalankan fitur ini: 1. Buka jendela Parameters. 2. Masukkan From Batch Number dan To Batch Number untuk melakukan update batch-batch yang nomornya telah dipilih. 3. Masukkan Ingredient pengganti pada batch-batch dengan ingredient pengganti. 4. Masukkan Start Date. Batch yang berstatus Pending dengan Planned Start Date setelah tanggal yang dimasukkan, maka akan di-update dengan substitute ingredient.
216 5. Masukkan End Date, Batch yang berstatus Pending dengan Planned Start Date di antara Start Date dan End Date akan di-update saat concurrent program dijalankan. Jika End Date tidak diisi, maka semua batch yang berstatus pending setelah tanggal Start Date akan di-update. 6. Klik Ok. 7. Klik Submit. Catat nomor Request ID. 8. Pilih View dari menu dan pilih Requests untuk melihat status dari pengajuan pada concurrent program manager. Saat Request ID telah terpenuhi dengan Status of Normal, tampilkan hasil dari ingredient yang di-substitute. 9. Klik View Output pada jendela Request untuk menampilkan ingredient yang di-substitute pada batch yang sedang berjalan. 4.3.6. Pengaktifan Fitur Picking Material Hal ini berhubungan dengan hasil Fit Gap Analysis nomor 20 (Sistem dapat mempertimbangkan proses pengambilan ingredient berdasarkan pemesanan) dan identifikasi masalah 3.10.5 (Tidak ada pencatatan ketika ingredient tiba di unit produksi). Oracle EBS modul OPM area fungsional OPM Process Execution menyediakan fitur picking material. Menurut [http 17], program ini berfungsi untuk merencanakan tugas dan membuat pick slip berdasarkan aturan pick slip yang berlaku. Fitur ini sebelumnya sudah digambarkan sedikit pada 4.3.1 (Menambahkan Proses Bisnis dan Proses Sistem Untuk Melakukan Ingredient Picking, Item Substitution for Batches Concurrent
217 Programs, Picking Material) khususnya pada Rekomendasi 8.0. Dengan melakukan aktivasi terhadap fitur ini, maka keuntungan bagi perusahaan adalah: Perusahaan dapat mengetahui barang-barang yang dikirim dari Seksi Khazanah TASGANU kepada Seksi Cetak (Cetak Pita Cukai; Cetak Buku dan Paspor; Cetak Web dan Sheet) melalui dokumen surat pengiriman picking material (Rekomendasi 9.0). Di mana sebelumnya pada proses bisnis perusahaan tidak terdapat pencatatan barang yang dikirimkan dari Seksi Khazanah menuju Seksi Cetak, Fitur ini dapat membantu perusahaan untuk melakukan monitoring, controlling, dan evaluating terhadap barang-barang (ingredient) yang keluar dari Seksi Khazanah TASGANU dan kegunaan barang tersebut. Fitur ini nantinya akan menjadi tugas dan wewenang dari user sistem dari Seksi Khazanah TASGANU, sesuai dengan rekomendasi pengembangan 4.3.2 (Penambahan Tugas dan Wewenang). Langkahlangkah untuk menjalankan fitur ini: Buka jendela Batch List. 1. Pilih Include kemudian pilih batch yang ingin diambilkan materialnya. Ketika memilih batch, move order secara otomatis dibuat untuk seluruh ingredient yang ada di dalam batch, yang perlu dipindahkan. Ingredient yang telah dipilih tidak dapat dihapuskan dari batch. 2. Masukkan Pick Slip Grouping Rule.
218 3. Pilih Print Pick Slips untuk secara otomatis mengirimkan sebuah request untuk menge-print sebuah laporan Pick Slip. 4. Pilih Plan Tasks untuk membuat picking task dari Oracle Warehouse Management Systems (WMS) untuk merilis task yang ada. Fitur ini tidak tersedia untuk organisai yang tidak menggunakan WMS. 5. Pilih Pick Material. Pada saat pick dirilis, sebuah pesan akan muncul dan memberitahukan nomor move order yang sedang diproses. 6. Klik OK. 4.3.7. Penyesuaian Harga Ingredient Menurut [http 2], forecasting meliputi dengan pendekatan yang menentukan atau memprediksi apa yang terjadi di masa depan. Hal ini juga berkaitan dengan penyajian yang tepat dan penggunaan perkiraan. Forecast dapat bersifat situasional sesuai dengan kondisikondisi yang mungkin terjadi. Contohnya: jumlah bayi yang akan lahir tahun ini, atau jumlah permintaan dari mobil di sebuah pabrik otomotif. Menanggapi gap pada identifikasi masalah 3.10.1 (Perbedaan Sistem dan Prosedur dengan Keadaan Lapangan), maka berdasarkan hasil analisis, Divisi Desain dan Pengembangan Produk perlu untuk melakukan penentuan harga ingredient yang belum memiliki harga atau harga belum ditentukan sambil menunggu harga fix dari ingredient ditetapkan. Untuk mengatasi kondisi seperti yang dijelaskan pada identifikasi masalah sebenarnya perusahaan sudah
219 tepat untuk tetap menjalankan proses produksi dengan mengabaikan sistem untuk sementara waktu sambil menunggu kepastian harga bahan baku (ingredient) yang telah dijelaskan. Namun, yang perlu dikembangkan oleh perusahaan adalah perusahaan (khususnya Divisi Keuangan dan Akuntansi serta Divisi Desain dan Pengembangan Produk) menggunakan metode forecasting. Metode forecasting yang digunakan adalah metode forecasting untuk memprediksi harga ingredient yang belum diketahui harganya tetapi proses produksi yang membutuhkan ingredient tersebut harus tetap berjalan. Forecasting dilakukan untuk memperkirakan harga ingredient tersebut berdasarkan harga-harga historis dari tahun ke tahun. Dengan demikian dapat dihasilkan perkiraan harga ingredient yang saat ini dibutuhkan dan belum diketahui harganya, sehingga ingredient tersebut menjadi memiliki sebuah nilai dan proses produksi dapat berjalan seperti biasa atau normal. Kemudian pada saat harga ingredient tersebut sudah diputuskan oleh Dewan Direksi PERUM PERURI dan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, maka Divisi Produksi TASGANU akan berkolaborasi dengan Divisi Desain dan Pengembangan Produk untuk melakukan adjustment terhadap ingredients yang selama ini menggunakan harga forecasting, kemudian dilakukan perubahan sesuai dengan harga yang telah ditentukan. Dengan menggunakan metode forecasting, maka keuntungan perusahaan adalah:
220 Dapat membuat perkiraan harga ingredients yang belum diketahui harga pastinya, Menyelesaikan permasalahan yang muncul pada identifikasi masalah 3.10.1 (Perbedaan Sistem dan Prosedur dengan Keadaan Lapangan), Mengurangi terjadinya bottleneck yang diakibatkan identifikasi masalah 3.10.2 (Transaksi Data yang Besar). Namun, dikarenakan hal ini berada di luar ruang lingkup topik penulisan, maka tidak akan dibahas lebih lanjut.