2.1 Supply Chain Management

Transkripsi

1 2.1 Supply Chain Management Supply Chain Management adalah aplikasi yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan pemesanan produk-produk Pertamina serta sekaligus menjalankan pembayaran kepada Pertamina melalui Mandiri Cash Management. Perusahaan yang dapat menggunakan aplikasi ini adalah perusahaan yang telah terdaftar sebagai pelanggan Pertamina. Modul ini termasuk Cash and Carry dan Product Allocation H2H PTMN - Cash and Carry Dengan menu ini user bisa melakukan pemesanan produk Pertamina yang diinginkan. Lalu Pertamina akan melakukan pengiriman produk setelah perusahaan melakukan pembayaran Tahap-Tahap Penggunaan H2H PTMN - Cash and Carry pada Maker 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Maka akan muncul tampilan berikut. 2) Masukkan Company ID, User ID Maker dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, kemudian akan muncul tampilan berikut. 1

2 3) Pilih menu Supply Chain Management lalu H2H PTMN Cash and Carry Maka di sisi kanan menu utama akan terlihat tampilan seperti berikut. 2

3 Pada layar di atas terdapat 2 bagian menu, yang pertama (bagian atas) adalah Cash and Carry yang berisi informasi mengenai rekening dan jenis produk yang akan dipesan, sedangkan yang kedua (bagian bawah) adalah Product Information Detail yang berisi tentang kapan produk akan dikirimkan. Pada Menu Cash and Carry terdapat beberapa field untuk memasukkan nomor rekening dan mengisi keterangan tentang produk yang ingin dipesan. 4) Kemudian isi field-field berikut: a) From Account Pada field ini diisikan nomor rekening untuk melakukan pembayaran atas produk yang akan dipesan dengan cara klik, sedangkan untuk melihat saldo klik tombol. b) Sales Organization Klik drop list Sales Organization untuk menentukan jenis produk yang akan dipesan. Sales Organization ini harus sesuai dengan yang terdaftar di Pertamina untuk perusahaan tersebut. Pada masing-masing jenis Sales Organization tersebut terdapat berbagai jenis produk Pertamina maupun jenis Distribution Channel yang tersedia untuk dapat dipesan oleh perusahaan tersebut. Berikut tampilan ketika user memilih Sales Organization yang diinginkan. 3

4 c) Distribution Channel Kemudian isi Distribution Channel yang diinginkan. Distribution Channel ini berisi keterangan mengenai distributor jenis apa user tersebut. d) Product Pilih jenis produk yang akan dibeli. Disini user memilih jenis produk yang diinginkan. Berikut tampilan ketika user memilih jenis produk yang ingin dibeli. 4

5 e) Ship To Pada field Ship To diisikan nomor/kode perusahaan yang sudah terdaftar di Pertamina. Kode ini adalah nomor identifikasi yang diberikan oleh Pertamina untuk perusahaan yang menjadi nasabah Supply Chain Management di Mandiri Cash Management Mandiri. 5) Kemudian setelah bagian Cash and Carry terisi semua maka dilanjutkan dengan pengisian field-field di bawahnya yaitu bagian Product Information Detail. Ada beberapa field yang harus diisi pada bagian ini. a) Material Pada field ini user mengisi material/produk yang diinginkan. Berikut adalah tampilan ketika user memilih jenis material/produk yang tersedia untuk jenis Product yang telah dipilih pada bagian Cash and Carry di atas. 5

6 b) Trip Kemudian isi field trip. Field ini menginformasikan berapa kali produk akan dikirimkan oleh Pertamina ke perusahaan pemesan. c) Quantity per Trip Pada field ini diisikan jumlah produk untuk sekali pengiriman ke perusahaaan pemesan. d) Delivery Date Field ini berisi tanggal pengiriman produk akan dilakukan. Pengiriman produk paling cepat dilakukan adalah pada keesokan harinya setelah pembayaran dilakukan (H+1). e) Transportir Field ini bukanlah mandatory, yang berisikan nama pengirim produk dari Pertamina. Berikut adalah tampilan ketika semua field telah terisi lengkap. 6

7 6) Selanjutnya klik tombol untuk melanjutkan. Berikut tampilan setelah tombol diklik. Pada halaman tersebut user dapat menambah produk yang ingin dipesan dengan mengisi fieldfield di bagian Product Information Detail atau jika ingin meng-edit produk pesanan user dapat mengklik tombol tombol., dan jika ingin menghapus pesanan dapat dilakukan dengan klik 7) Apabila semua pesanan telah selesai dilakukan selanjutnya klik tombol. Berikut adalah tampilan setelah tombol diklik. 7

8 8) Kemudian klik tombol untuk melanjutkan. Berikut tampilan setelah tombol diklik. 9) Kemudian klik tombol untuk melanjutkan atau klik untuk kembali ke halaman sebelumnya. Stelah tombol diklik maka akan muncul jendela pop-up yang akan mencatat detail transaksi di menu Information Management bagian Transaction Status. Berikut adalah tampilan pop-up tersebut. 8

9 Lalu klik tombol. Berikut tampilan setelah tombol diklik. Transaksi telah berhasil diinput oleh Maker dan detailnya dapat dicetak menggunakan tombol atau dapat disimpan dengan klik tombol. 9

10 2.2 Approver Supply Chain Management H2H PTMN - Cash and Carry Di sisi Approval user akan memiliki pending task untuk proses approval dari transaksi Cash and Carry yang telah diinput oleh Maker. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan approval Tahap-Tahap Penggunaan H2H PTMN - Cash and Carry pada Approver 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Sehingga muncul tampilan berikut. 2) Masukkan Company ID, User ID Approver dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, kemudian akan muncul tampilan berikut. 10

11 3) Pada menu utama approval, klik My Task lalu klik Pending Task untuk melihat pekerjaan yang sedang menunggu untuk approval. Berikut tampilan ketika mengklik Pending Task. 11

12 4) Kemudian klik radio button Date Range dan pilih periode kapan transaksi Cash and Carry dilakukan, lalu klik tombol untuk melihat semua transaksi yang terjadi pada periode yang diinginkan. Selain mencari berdasarkan periode waktu user juga dapat mencari berdasarkan Trx Reference, Customer Reference No, Service, Debited Account, Beneficiary Name dan Transfer Amount. Caranya dengan mengisi field-field yang tersedia seperti yang terlihat pada gambar di atas. Berikut adalah tampilan ketika memilih Date Range dan memilih periode tanggal transaksi. 5) Kemudian klik tombol. Maka setelah melakukan pencarian akan terlihat transaksi yang sedang pending untuk di-approve. Berikut gambar ketika tombol diklik. 12

13 User dapat melakukan sorting di setiap kolom Pending Task yaitu dengan mengklik judul pada setiap kolom yang ada di Pending Task misalnya, Trx Reference, Service atau Instruction Mode. Hasil sorting adalah pengurutan berdasarkan abjad ataupun angka. User juga dapat melihat detail dari transaksi dengan mengklik nomor pada Trx Reference dimana pada halaman tersebut user juga dapat langsung melakukan approval dengan mengisi Response No yang didapat dari token. Berikut tampilan detail transaksi Cash and Carry. 6) Untuk melakukan approval, klik pada radio button pada halaman Pending Task Listing seperti pada gambar di bawah ini. 13

14 7) Kemudian pada halaman tersebut klik tombol untuk melanjutkan atau klik tombol untuk melakukan reject. Berikut tampilan setelah tombol diklik. 8) Lalu gunakan token untuk mengisi field Response No. Setelah itu lakukan approval dengan klik tombol. Berikut tampilan setelah tombol diklik. Transaksi telah berhasil di-approve dan tinggal menunggu untuk di-release. Hasil approval ini dapat dicetak maupun disimpan dengan cara mengklik tombol atau di bagian kanan bawah. 14

15 2.3 Releaser Supply Chain Management H2H PTMN - Cash and Carry Di sisi Releaser user akan memiliki pending task untuk proses release dari transaksi Cash and Carry yang telah diinput oleh Maker. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan release Tahap-Tahap Penggunaan H2H PTMN - Cash and Carry pada Releaser 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Maka akan muncul tampilan berikut. 2) Masukkan Company ID, User ID Releaser dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, maka akan muncul tampilan berikut. 15

16 3) Pada menu utama release, klik My Task lalu klik Pending Task untuk melihat pekerjaan yang sedang menunggu untuk di-release. Berikut tampilan ketika klik Pending Task. 16

17 4) Kemudian klik radio button Date Range dan pilih periode kapan transaksi Cash and Carry dilakukan, lalu klik tombol untuk melihat semua transaksi yang terjadi pada periode yang diinginkan. Selain mencari berdasarkan periode waktu user juga dapat mencari berdasarkan Trx Reference, Customer Reference No, Service, Debited Account, Beneficiary Name dan Transfer Amount. Caranya dengan mengisi field-field yang tersedia seperti yang terlihat pada gambar di atas. Berikut adalah tampilan ketika memilih Date Range dan memilih periode tanggal transaksi. 5) Kemudian klik tombol. Maka setelah melakukan pencarian akan terlihat transaksi yang sedang pending untuk di-release. Berikut gambar ketika tombol diklik. 17

18 User dapat melakukan sorting di setiap kolom Pending Task yaitu dengan mengklik judul pada setiap kolom yang ada di Pending Task misalnya, Trx Reference, Service atau Instruction Mode. Hasil sorting adalah pengurutan berdasarkan abjad ataupun angka. User juga dapat melihat detail dari transaksi dengan mengklik nomor pada Trx Reference dimana pada halaman tersebut user juga dapat langsung melakukan release dengan mengisi Response No yang didapat dari token. Berikut tampilan detail transaksi Cash and Carry. 6) Untuk melakukan release, klik pada radio button pada halaman Pending Task Listing seperti pada gambar di bawah ini. 18

19 7) Kemudian pada halaman tersebut klik tombol untuk melanjutkan atau klik tombol untuk melakukan reject. Berikut tampilan setelah tombol diklik. 8) Lalu gunakan token untuk mengisi field Response No. Setelah itu lakukan approval dengan klik tombol. Setelah melakukan release, maka pembayaran juga langsung dilakukan. Kemudian sistem Pertamina akan mengirimkan Sales Order (SO) yang berupa kode bukti pembayaran yang dapat dilihat di menu Information Management di bagian Transaction Status. Hasil release ini dapat dicetak maupun disimpan dengan cara mengklik tombol atau di bagian kanan bawah. 19

20 2.2.1 H2H PTMN Product Allocation Melalui menu ini user bisa melakukan pemesanan produk Pertamina yang sebelumnya telah dijatahkan dalam suatu periode waku tertentu kepada perusahaan tersebut dalam sebuah perjanjian yang dibuktikan dengan adanya Schedule Agreement Number. Setelah melakukan pembayaran kemudian Pertamina akan melakukan pengiriman produk yang dipesan Tahap-Tahap Penggunaan H2H PTMN - Product Allocation pada Maker 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Maka akan muncul tampilan berikut. 2) Masukkan Company ID, User ID Maker dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, kemudian akan muncul tampilan berikut. 20

21 3) Pilih menu Supply Chain Management lalu H2H PTMN Product Allocation Maka di sisi kanan menu utama akan terlihat tampilan seperti berikut. 21

22 Pada layar di atas terdapat 2 bagian menu, yang pertama (bagian atas) adalah Product Allocation yang berisi informasi mengenai rekening dan jenis produk yang akan dipesan, sedangkan yang kedua (bagian bawah) adalah Product Information Detail yang berisi tentang kapan produk akan dikirimkan. Pada Menu Product Allocation terdapat beberapa field untuk memasukkan nomor rekening dan mengisi keterangan tentang produk yang ingin dipesan. 4) Kemudian isi field-field berikut: a) From Account Pada field ini diisikan nomor rekening untuk melakukan pembayaran atas produk yang akan dipesan dengan cara klik, sedangkan untuk melihat saldo klik tombol. b) Sales Organization Pada drop list ini user memilih jenis Sales Organization yang akan menentukan jenis produk yang akan dipesan. Sales Organization ini harus sesuai dengan yang terdaftar di Pertamina untuk perusahaan tersebut. Pada masing-masing jenis Sales Organization tersebut terdapat 22

23 berbagai jenis produk Pertamina maupun jenis Distribution Channel yang tersedia untuk dapat dipesan oleh perusahaan tersebut. Berikut tampilan ketika user memilih Sales Organization yang diinginkan. c) Distribution Channel Kemudian isi Distribution Channel yang diinginkan. Distribution Channel ini berisi keterangan mengenai distributor jenis apa user tersebut. d) Product Disini user memilih jenis produk yang diinginkan. Berikut tampilan ketika user memilih produk yang akan dipesan. 23

24 e) Ship To Pada field Ship To diisikan nomor/kode perusahaan yang sudah terdaftar di Pertamina. Kode ini adalah nomor identifikasi yang diberikan oleh Pertamina untuk perusahaan yang menjadi nasabah Supply Chain Management di Mandiri Cash Management Mandiri. f) Schedule Agreement Number Field ini berisikan nomor/kode identifikasi untuk jenis dan jumlah produk yang dialokasikan Pertamina untuk perusahaan tersebut. Nomor/kode ini diberikan oleh Pertamina kepada perusahaan yang telah menjalin kerjasama untuk pembelian produk-produk tertentu milik Pertamina. 5) Kemudian setelah bagian Product Allocation terisi semua maka dilanjutkan dengan pengisian field-field di bawahnya yaitu bagian Product Information Detail. Ada beberapa field yang harus diisi pada bagian ini. a) Material Pada field ini user mengisi material/produk yang diinginkan. Berikut adalah tampilan ketika user memilih jenis material/produk yang tersedia untuk jenis Product yang telah dipilih pada bagian Product Allocation di atas. 24

25 f) Trip Kemudian isi field trip. Field ini menginformasikan berapa kali produk akan dikirimkan oleh Pertamina ke perusahaan pemesan. g) Quantity per Trip Pada field ini diisikan jumlah produk untuk sekali pengiriman ke perusahaaan pemesan. h) Delivery Date Field ini berisi tanggal pengiriman produk akan dilakukan. Pengiriman produk paling cepat dilakukan adalah pada keesokan harinya setelah pembayaran dilakukan (H+1). i) Transportir Field ini bukanlah mandatory, yang berisikan nama pengirim produk dari Pertamina. Berikut adalah tampilan ketika semua field telah terisi lengkap. 25

26 10) Selanjutnya klik tombol untuk melanjutkan. Berikut tampilan setelah tombol diklik. Pada halaman tersebut user dapat menambah produk yang ingin dipesan dengan mengisi fieldfield di bagian Product Information Detail atau jika ingin edit produk pesanan dapat klik tombol, dan jika ingin menghapus pesanan dapat dilakukan dengan klik tombol. 11) Dan jika semua pesanan telah selesai dilakukan selanjutnya klik tombol untuk melanjutkan transaksi. Setelah itu transaksi tinggal menunggu untuk di-approve. 26

27 2.2 Approver Supply Chain Management H2H PTMN Product Allocation Di sisi Approval user akan memiliki pending task untuk proses approval dari transaksi Product Allocation yang telah diinput oleh Maker. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan approval Tahap-Tahap Penggunaan H2H PTMN Product Allocation pada Approver 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Maka akan muncul tampilan berikut. 9) Masukkan Company ID, User ID Approver dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, kemudian akan muncul tampilan berikut. 27

28 10) Pada menu utama approval, klik My Task lalu klik Pending Task untuk melihat pekerjaan yang sedang menunggu untuk approval. Berikut tampilan ketika mengklik Pending Task. 28

29 11) Kemudian klik radio button Date Range dan pilih periode kapan transaksi Product Allocation dilakukan, lalu klik tombol untuk melihat semua transaksi yang terjadi pada periode yang diinginkan. Selain mencari berdasarkan periode waktu user juga dapat mencari berdasarkan Trx Reference, Customer Reference No, Service, Debited Account, Beneficiary Name dan Transfer Amount. Caranya dengan mengisi field-field yang tersedia seperti yang terlihat pada gambar di atas. Berikut adalah tampilan ketika memilih Date Range dan memilih periode tanggal transaksi. 12) Kemudian klik tombol. Maka setelah melakukan pencarian akan terlihat transaksi yang sedang pending untuk di-approve. Pada halaman hasil pencarian, user dapat melakukan sorting di setiap kolom Pending Task yaitu dengan mengklik judul pada setiap kolom yang ada di Pending Task misalnya, Trx Reference, Service atau Instruction Mode. Hasil sorting adalah pengurutan berdasarkan abjad ataupun angka. User juga dapat melihat detail dari transaksi dengan mengklik 29

30 nomor pada Trx Reference dimana pada halaman tersebut user juga dapat langsung melakukan approval dengan mengisi Response No yang didapat dari token. 13) Untuk melakukan approval, klik pada radio button pada halaman Pending Task Listing. 14) Kemudian pada halaman tersebut klik tombol untuk melanjutkan transaksi atau klik tombol untuk melakukan reject. 15) Lalu gunakan token untuk mengisi field Response No. Setelah itu lakukan approval dengan klik tombol. Berikut tampilan setelah tombol diklik. Setelah melakukan approval maka transaksi tinggal menunggu untuk di-release. 30

31 2.3 Releaser Supply Chain Management H2H PTMN Product Allocation Di sisi Releaser user akan memiliki pending task untuk proses release dari transaksi Product Allocation yang telah diinput oleh Maker. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan release Tahap-Tahap Penggunaan H2H PTMN - Product Allocation pada Releaser 1) Masuk dalam Screen Sistem Online Mandiri Cash Management melalui browser dengan alamat: Maka akan muncul tampilan berikut. 2) Masukkan Company ID, User ID Releaser dan Password pada kolom yang sudah tersedia, kemudian klik, maka akan muncul tampilan berikut. 31

32 3) Pada menu utama release, klik My Task lalu klik Pending Task untuk melihat pekerjaan yang sedang menunggu untuk di-release. Berikut tampilan ketika klik Pending Task. 32

33 4) Kemudian klik radio button Date Range dan pilih periode kapan transaksi Cash and Carry dilakukan, lalu klik tombol untuk melihat semua transaksi yang terjadi pada periode yang diinginkan. Selain mencari berdasarkan periode waktu user juga dapat mencari berdasarkan Trx Reference, Customer Reference No, Service, Debited Account, Beneficiary Name dan Transfer Amount. Caranya dengan mengisi field-field yang tersedia seperti yang terlihat pada gambar di atas. Berikut adalah tampilan ketika memilih Date Range dan memilih periode tanggal transaksi. 5) Kemudian klik tombol. Maka setelah melakukan pencarian akan terlihat transaksi yang sedang pending untuk di-release. Pada halaman hasil pencarian user dapat melakukan sorting di setiap kolom Pending Task yaitu dengan mengklik judul pada setiap kolom yang ada di Pending Task misalnya, Trx Reference, Service atau Instruction Mode. Hasil sorting adalah pengurutan berdasarkan abjad ataupun angka. User juga dapat melihat detail dari transaksi dengan mengklik nomor pada Trx Reference dimana pada halaman tersebut user juga dapat langsung melakukan release dengan mengisi Response No yang didapat dari token. 33

34 6) Untuk melakukan release, klik pada radio button pada halaman Pending Task Listing. 7) Kemudian pada halaman tersebut klik tombol untuk melanjutkan atau klik tombol untuk melakukan reject. 8) Lalu gunakan token untuk mengisi field Response No. Setelah itu lakukan approval dengan klik tombol. Setelah berhasil melakukan release kemudian sistem Pertamina akan mengirimkan Sales Order (SO) yang berupa kode bukti pembayaran yang dapat dilihat di menu Information Management di bagian Transaction Status. 34