BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Cahaya Selatan, merupakan perusahaan yang berdiri pada tahun 1987. Perusahaan ini didirikan oleh Heriyanto, dengan tiga pemegang saham yaitu Heriyanto, Setiawan Lim, Wenty Muliaty Bunawan. PT. Cahaya Selatan adalah perusahaan supplier pipa dan fitting ATP TORO Piping System. Perusahaan ini terletak di Jl. Utan Jati, Ruko Daan Mogot Baru Blok 7B No.19, Kalideres, Jakarta Barat. Selain itu PT. Cahaya Selatan mempunyai gudang yang terletak di Komplek Pergudangan MIAMI Jl. Kayu Besar Blok M2/3 Kamal, dan di Rukan Pusat Bisnis Daan Mogot Baru Blok KJE No.12, Kalideres Jakarta Barat. Berkat kerja keras, kerjasama dan dedikasi karyawan dan pimpinan perusahaan telah menjadikan PT. Cahaya Selatan berkembang hingga saat ini. Pipa dan fitting ATP TORO Piping System adalah pipa jenis Polypropylene Random Copolymer (PPR-C) yang diimpor langsung dari pabriknya yaitu ATP (Avanzate Tecnologie Plastiche) S.r.l yang berada di Barletta, Italia. Pipa jenis ini adalah pipa yang sedang banyak digunakan dalam pembangunan gedung baik itu Rumah Sakit, hotel, rumah, maupun perkantoran. Keunggulan dalam pemasangan dan bahan menjadikan pipa ini pilihan bagi banyak kontraktor. Dalam pemasangan pipa ini menggunakan alat welder heater yang melelehkan ujung pipa dan fitting yang akan 62
63 disambung, hasil dari sambungan ini senyawa dan tidak ada celah jika benar dalam penyambungannya. Dari segi bahan pipa ini dibuat dari senyawa plastik yang menjadikan pipa ini kuat,tidak ada korosi, dan aman bagi air yang dialirkan. Nama resmi perusahaan yaitu PT. Cahaya Selatan, akta PT perusahaan dibuat pada tanggal 16-01-2003 dengan nomor akta C-05240 H1.01.01. TH.2003 atas nama notaris Lanny Widjaja, SH., beralamat di Ruko Daan Mogot Baru, Blok 7B No 19, Jakarta Barat 11840. Surat izin usaha perdagangan no. 114/1.824.221/0206. Dengan nomor telepon 021-54375849, 021-54382190, 021-54374076, fax 021-54374075, 021-54375850, email atptoro-cahaya@centrin.net.id 3.2 Struktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI PT. CAHAYA SELATAN Gambar 3. 1 Struktur Organisasi
64 3.2.1 Struktur Organisasi PT. Cahaya Selatan International 1. Direktur Merupakan pimpinan perusahaan yang dipegang oleh L. Heriyanto Putra. 2. Accounting dan Keuangan Jabatan ini dipegang oleh Toni Susanto. 3. Administrasi Stock dan Penjualan Jabatan ini dipegang oleh Warsono. 4. Marketing / Pemasaran Bagian ini terdiri dari 2 divisi, yaitu : a. Divisi Capital Project Terdiri dari 3 orang, yaitu: 1. Fendi 2. Cecep Sudrajat 3. Aji Masroni b. Divisi Luxuary Housing Dipegang oleh satu orang yaitu Hendarsono 5. Bagian Gudang Bagian ini dipimpin oleh Jaya Sunarya, dan membawahi bagian pengiriman yang terdiri dari: 1. Abdul Ghofur 2. Toto 3. Rohman
65 4. Nur 6. Collector Dipegang oleh Sandro 7. Sales Admin Dipegang oleh Arie teka setiawan 3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan tanggung jawab yang diwakili oleh masing-masing struktur organisasi : a. Direktur Direktur merupakan puncak pimpinan dalam PT. Cahaya Selatan International yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : Merumuskan tujuan, rencana dan kebijakan umum perusahaan untuk kelancaran dan kelangsungan perusahaan. Mengambil keputusan-keputusan yang menyangkut hal-hal struktur permodalan perusahaan dan masalah pokok perusahaan lainnya. Mengevaluasi laporan keuangan dan hasil operasi perusahaan, serta menggunakannya untuk pengambilan keputusan bagi pengembangan perusahaan.
66 b. Accounting dan Keuangan Merencanakan, mengkoordinir, mengawasi dan melaporkan halhal yang menyangkut keuangan meliputi penjualan, pembelian, perpajakan, kepegawaian, dan perbankan serta aset-aset perusahaan. Mengkoordinir collector dalam hal pemasukan dan pengambilan tagihan dari customer, serta kegiatan lainnya yang berkaitan dengan bidang kegiatannya. c. Administrasi Penjualan Menerima Purchase Order (Pesanan Barang) dari customer dan membuat Surat Jalan untuk selanjutnya diberikan ke bagian gudang untuk dikirimkan. Membuat faktur penjualan sesuai dengan Surat Jalan yang diberikan kepada bagian Accounting dan Keuangan untuk proses penagihan. Membuat laporan penjualan dan mengkoordinir stock berdasarkan system computer dan laporan fisik dari bagian gudang, untuk dilaporkan kepada direktur. d. Pemasaran (Marketing) Melaksanakan negosiasi transaksi dengan calon customer tentang segala aspek yang menyangkut harga produk dan syarat-syarat penjualan.
67 Mengkoordinasi dan mengontrol customer dalam kepuasan pelayanan dan pembayaran tagihan. Bertanggungjawab terhadap setiap ketepatan waktu pembayaran customernya. Bertanggungjawab terhadap target penjualan maksimum dan minimum yang telah disepakati. e. Bagian Gudang Bertanggungjawab langsung kepada Direktur, dalam kegiatannya bekerjasama dan berkoordinasi dengan Marketing dan Administrasi Penjualan. Tugas,wewenang dan tanggungjawab : Menerima, menghitung, dan memberikan laporan barang masuk kepada Direktur dan Administrasi Penjualan. Menyiapkan, dan mengirim barang sesuai dengan Surat Jalan dan memberikan laporan pengiriman. Bertanggungjawab atas penyimpanan, keamanan/keutuhan barang, dan kerapihan gudang. f. Collector Bertanggungjawab atas pemasukan dan pengambilan tagihan ke customer. Membantu kegiatan Accounting dalam kegiatan perbankan, seperti pengambilan buku cek/giro, rekening koran, dll.
68 g. Sales Admin Membantu kegiatan Marketing, seperti membuat penawaran, menghitung komisi, dan menghandle customer via telepon di kantor. Mengecek dan mengontrol alat pemasangan pipa yang dipinjamkan kepada customer hingga proyek yang dikerjakan selesai. 3.3 Prosedur Bisnis yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Penjualan dan pembayaran tunai Prosedur sistem yang sedang berjalan pada PT. Cahaya Selatan International adalah : 1. Bagian Administrasi Stock dan Penjualan a. Menerima dan mengecek Purchase Order dari customer. b. Melihat stock apakah ada atau tidak. Apabila ada maka: 1. Membuat surat jalan dan faktur 2. Memberikan surat jalan ke bagian gudang Apabila tidak ada maka : - Memberikan laporan kepada direktur untuk masukan data impor berikutnya 3. Menerima surat jalan kembali yang telah gudang. 4. Setelah selesai pengiriman dan surat jalan dan faktur kembali,maka akan dibuat laporan penjualan, dan menyerahkan bukti pembayaran atau faktur kepada accounting untuk pencatatan keuangan.
69 2. Bagian gudang - Menerima surat jalan yang telah diberikan oleh bagian administrasi stock dan penjualan - Menyiapkan produk sesuai dengan yang tertera dalam surat jalan - Memberikan surat jalan dan faktur ke bagian pengiriman untuk diberikan kepada customer bersamaan dengan produk yang dikirim. - Memberikan kepada bagian administrasi stock dan penjualan surat jalan dan faktur yang telah ditandatangani oleh customer 3. Bagian pengiriman - Memberikan surat jalan dan faktur beserta produk yang dipesan customer - Memberikan kepada bagian gudang surat jalan dan bukti faktur pelunasan customer
70 Gambar 3. 2 Document Flow Penjualan dan Pembayaran Tunai 3.4.2 Prosedur Penjualan dan Pembayaran Kredit Sama seperti proses bisnis yang terjadi pada pembayaran tunai diatas, bagian administrasi stock dan penjualan menyerahkan faktur kuning kepada
71 bagian gudang yang akan diberikan oleh bagian pengiriman kepada customer sebagai bukti hutang yang dilakukan oleh customer, dan faktur putih tersebut diberikan kembali kepada bagian accounting untuk menjadi bukti penagihan pada saat jatuh tempo. Pada saat jatuh tempo maka bagian accounting akan memberikan faktur putih kepada bagian collector untuk menagih customer, dan bila customer telah membayar maka akan ditukar dengan faktur kuning yang dimilki oleh customer dan menukarnya dengan faktur putih sebgai bukti pelunasan. Dan oleh collector akan dikembalikan kembali kepada bagian accounting untuk membuat catatan keuangan.
72 Gambar 3. 3 Document Flow Penjualan dan Pembayaran Kredit 3.4.3 Prosedur Pembelian, Penerimaan Pembelian dan Pembayaran Direktur akan melakukan purchase order ketika ada laporan barang yang kurang atau habis dari bagian administrasi stock dan penjualan. Direktur akan
73 mengkonfirmasikan kepada pabrik, produk apa saja yang akan dipesan, bagian pabrik akan mengecek apakah stok tersedia atau tidak. Bila produk tersedia maka akan dibuat purchase order oleh direktur yang akan dikirimkan kepada pabrik. Direktur akan memberikan bukti purchase order kepada accounting untuk melakukan pembayaran kepada pabrik dan oleh accounting akan disimpan sebagai bukti pembayaran sekaligus disimpan sebagai laporan keuangan. Dan produk yang dikirim disertai dengan adanya bukti pengiriman dari supplier yang akan dilakukan pengecekan produk oleh bagian gudang, selanjutnya akan diteruskan kepada bagian administrasi stok dan penjualan yang akan diberikan kepada direktur sebgai laporan barang masuk.
Gambar 3. 4 Document Flow Pembelian, Penerimaan dan Pembayaran 74
75 3.4.4 Prosedur Retur Penjualan Prosedur retur penjualan dilakukan oleh customer. Customer mengajukan surat untuk retur barang. Setelah retur tersebut disetujui oleh direktur, akan dilakukan pengurangan piutang dari customer tersebut oleh bagian accounting. Gambar 3. 5 Document Flow ReturPenjualan
76 3.4.5 Prosedur Pembuatan Laporan Prosedur pembuatan laporan dimulai dari sales admin untuk membuat laporan persediaan barang. Kepala Accounting & Financial akan membuat laporan piutang. 3.5 Diagram Aliran Data 3.5.1 Diagram Konteks Gambar 3. 6 Diagram Konteks
77 3.5.2 Diagram Nol Gambar 3. 7 Diagram Nol Sistem Berjalan
78 3.6 Permasalahan yang Muncul Permasalahan yang muncul setelah dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang berjalan : - Adanya redudansi data pada database yang lama. - Basis data penjualan, pembelian, persediaan tidak terintegrasi satu sama lain. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Dalam analisis proses bisnis yang berjalan, ditemukan suatu akar permasalahan yaitu tidak adanya integrasi antar sistem, sehingga diusulkan pemecahan masalah dengan perancangan sistem basis data terintegrasi di bidang penjualan, pembelian, dan persediaan. 3.8 Sistem Database Berjalan Master File 1. Master File Golongan Nama Field Keterangan Tipe Data Golongan kode golongan Char (4) Keterangan keterangan golongan Varchar (20) * primary key
79 Tampilan Master File Golongan 2. Master File Wilayah Nama Field Keterangan Tipe Data kode wilayah* Kode wilayah Char (5) Wilayah Nama wilayah Varchar (15) * primary key Tampilan Master File Wilayah
80 3. Master File Stock Nama Field Keterangan Tipe Data Kode stock* Kode stock Char (12) Nama stock Nama stock Varchar (14) Satuan Satuan Varchar (10) Harga jual Harga jual Int (10) Harga beli Harga beli Int (10) Harga pokok Harga pokok Int (10) Minimum stock Minimum stock Int (5) Maximum stock Maximum stock Int (5) Stock awal Stock awal Int (7) Stock masuk Stock masuk Int (7) Stock keluar Stock keluar Int (7) Stock akhir Stock akhir Int (7) Golongan** Kode golongan Int (7) * primary key **foreign key
81 Tampilan Master File Stock 4. Master File Supplier Nama Field Keterangan Tipe Data Kode supplier* Kode supplier Char (5) Nama supplier Nama supplier Varchar (20) Alamat supplier Alamat supplier Varchar (50) Contact person Pemilik persh.supplier Varchar (20) Disc Diskon yg diberikan Int (3) Kode wilayah** Kode wilayah** Char (6) * primary key ** foreign key
82 Tampilan Master File Supplaier 5. Master File Langganan Nama Field Keterangan Tipe Data Kode langganan* Kode langganan Char (6) Nama langganan Nama langganan Varchar (10) Alamat langganan Alamat langganan Varchar (50) Contact person Pemilik persh. Langganan Varchar (20) Disc Diskon yg diberikan Int (3) Penjualan terakhir Tanggal penjualan terakhir Date Kode wilayah** Kode wilayah** Char (6) * primary key ** foreign key
83 Tampilan Master File Langganan 6. Master File Salesman Nama Field Keterangan Tipe Data Kode sales* Kode sales Char (6) Nama Nama sales Varchar (10) Alamat Alamat sales Varchar (50) Telp Nomor telepon sales Varchar (20) Omzet Jumlah omzet sales Int (3) Penjualan terakhir Total penjualan terakhir Int (3) * primary key
84 Tampilan Master File Salesman File Transaksi 1. Pembelian Nama Field Keterangan Tipe Data No faktur* Nomor faktur pembelian Char (6) Kode supplier** Kode supplier Char (6) Nama supplier Nama supplier Varchar(15) Tanggal Tanggal pembelian Date Discount Diskon Int (3) Kode barang** Kode barang Char (10) Banyaknya Jumlah barang Varchar (10) Harga Harga beli Int (10) jumlah Banyaknya*harga Varchar (14) * primary key
85 ** foreign key 2. Penjualan Nama Field Keterangan Tipe Data No faktur* Nomor faktur penjualan Char (6) Langganan** Kode langganan Char (5) Salesman** Kode sales Char (5) tanggal Tanggal penjualan Date discount Diskon Int (3) PPN Pajak Int (10) Jatuh tempo Tempo pembayaran Date Kode barang** Kode barang Char (6) Banyaknya Jumlah barang Varchar (10) Harga Harga jual Int (10) jumlah Banyaknya*harga Varchar (15) * primary key ** foreign key
86 Gambar Input faktur & surat jalan 3. Retur Penjualan Nama Field Keterangan Tipe Data No retur penjualan* Nomor retur penjualan Char (6) Kode langganan** Kode langganan Char (5) Kode sales** Kode sales Char (5) Tanggal Tanggal retur Date Discount Diskon Int (3) PPN Pajak Int (10)
87 Jatuh tempo Tempo pembayaran Varchar (50) Kode barang** Kode barang Char (7) Banyaknya Jumlah barang Varchar (10) Harga Harga jual Int (10) Jumlah Banyaknya*harga Varchar (6) ERD Awal