PENGURUSAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN FEM 3201
KULIAH 11: KOMUNIKASI
Komunikasi proses pemindahan atau penghantaran maklumat dari sumber kepada penerima. memberi dan menerima buah fikiran dan perasaan melalui saluran tertentu. satu proses interaksi antara individu.
melibatkan aktiviti mengumpul, menyusun dan menyampaikan maklumat kepada penerima menggunakan saluran-saluran tertentu. menyampaikan sesuatu makna ke dalam minda individu yang lain melalui komunikasi secara lisan atau perkataan dan tanpakata.
Kepentingan menggalakkan tingkah laku pengurusan yang berorientasikan masa hadapan. memudahkan keputusan dan penyelesaian masalah samada masalah personal atau berkumpulan. mendidik / menambahkan pengetahuan secara menggalakkan interaksi memudahkan aktiviti pengurusan (perancangan dan pelaksanaan).
PROSES KOMUNIKASI Sumber Penerima Maklumat Saluran (media) Maklumbalas Rintangan
Sumber orang yang menyampaikan maklumat atau utusan. faktor boleh mempengaruhi sumber dan penerima kemahiran berkomunikasi, sikap, pengetahuan, status kedudukannya dalam masyarakat dan budaya.
Kemahiran berkomunikasi keupayaan untuk menyampai dan menerima maklumat. kemahiran bercakap, menulis, mendengar, membaca dan berfikir atau menilai. mempengaruhi keupayaannya untuk berkomunikasi secara lisan dan tanpakata. Sikap sumber terhadap penerima atau sikap penerima terhadap sumber, sikap terhadap isu atau subjek dan sikap terhadap diri sendiri. mempengaruhi cara maklumat disampaikan dan diterima.
Tahap pengetahuan Pengetahuan terhadap sesuatu isu menentukan kebolehan membicarakan isu tersebut. perlu tingkatkan pengetahuan terhadap subjek yang hendak disampaikan supaya utusan dapat disampaikan dengan berkesan.
status sosial Kedudukan individu dalam sistem sosial peranan-peranan di rumah, tempat kerja atau masyarakat boleh mempengaruhi cara berkomunikasi cuba sesuaikan diri berkomunikasi mengikut persekitaran atau kedudukan masing-masing. faktor budaya lebih selesa berkomunikasi dalam persekitaran/ masyarakat yang telah dikenali/latarbelakang nilai budaya yang sama berbanding dengan budaya asing
penerima individu atau kumpulan yang menerima maklumat termasuk individu yang terlibat tidak secara langsung. eg., orang yang memasang telinga Peranan utama menumpukan sepenuh perhatian dan cuba memahami maklumat yang disampaikan. penerima percaya dan yakin dengan maklumat dan bersedia untuk mengambil sesuatu tindakan jika betul2 memahami kandungan utusan sumber boleh memastikan maklumat yang disampaikan adalah jelas dan berfaedah, tetapi tidak dapat mengawal reaksi penerima terhadap maklumat tersebut. boleh mengubah maklumat
didapati dalam masa dua minggu individu akan lupa kira 75%-80% akan apa yang telah didengar atau dibaca. dapat dipertingkatkan melalui pengurusan sumber dengan cekap. Contoh: kerap membaca, membuat ulangkaji atau memperbanyakan perbincangan.
Masalah utama penerima atau pendengar (i).merasakan tajuk perbincangan tidak penting, tidak menarik, lalu malas untuk memberi perhatian (ii).tidak bersetuju dengan idea atau maklumat yang disampaikan (iii).lebih menumpukan kepada sifat peribadi penyampai daripada maklumat yang disampaikan Maklumat tidak difahami dan tidak dapat diterima (vi).fikiran melayang ke tempat lain atau sering berkhayal dan berpura-pura mendengar. -- kemampuan penerima : boleh menerima lebih banyak perkataan seminit (400 perkataan ) berbanding kemampuan untuk bercakap (125 perkataan seminit).
Maklumat utusan atau idea yang hendak disampaikan oleh penyampai kepada penerima. setiap maklumat perlu mempunyai tiga bahagian utama : tujuan kandungan pengelolaan
Tujuan jelas proses pengumpulan maklumat mudah keberkesanan proses komunikasi boleh diukur Kandungan bahan yang hendak disampaikan mesti bedasarkan kepada tujuan. Pengelolaan merupakan cara maklumat hendak disampaikan termasuk penyusunan dan pengolahan bahan-bahan yang telah dikumpul. Susunan kandungan yang baik atau teratur memudahkan penyampaian dan penerimaan maklumat oleh pendengar. cara penyampaian bahan-bahan mestilah sesuai dengan keperluan penerima
Maklumbalas sebarang tindakan / tindakbalas yang diberi oleh penerima kepada utusan yang disampaikan proses pemberian maklumbalas oleh penerima (berlaku) = proses penyampaian maklumat oleh sumber boleh diterima secara: bersemuka, atau melihat tindakan yang diambil oleh penerima selepas maklumat disampaikan. Sumber menilai keberkesanan maklumat yang disampaikan melalui gerakgeri penerima semasa utusan disampaikan memberi tumpuan atau terlena tidur
Ciri-ciri maklumbalas yang berkesan (i). boleh membantu menjelaskan maklumat dan bukan untuk menilai, (ii). khusus kepada sesuatu proses komunikasi dan bukan umum, (iii). disampaikan bersesuaian dengan waktu dan tempat, (iv). maklumbalas yang diberi tidaklah terlalu banyak atau membebankan mana-mana pihak untuk menerimanya
Saluran (media) merupakan bahantara di mana maklumat disampaikan. bentuk saluran -- memberikan maklumat atau maklumbalas perbincangan secara bersemuka, media elektronik (radio, telefon), media cetak (surat khabar, memo). harus tahu menggunakan saluran yang dipilih dengan sebaik mungkin---tidak harus menyalahgunakan saluran yang ada.
Rintangan sesuatu yang menghalang sampainya maklumat kepada sumber atau penerima. Kebiasaanya maklumat yang disampaikan atau maklumbalas yang diterima tidak kesemuanya dapat difahami dan ditafsirkan dengan tepat. disebabkan terdapat halangan faktor perbezaan umur atau generasi (muda dan tua), perbezaan status, perbezaan nilai, salah tafsiran komunikasi tanpakata, persekitaran fizikal (susunan ruang atau kesesakan), masalah teknikal (kebisingan).
Masalah teknikal sintektik semantik prakmatik
Kebisingan sintektik disebabkan wujudnya ketidaksamaan struktur/makna antara maklumat yang disampaikan dan diterima. Contoh: anak yang telah jatuh dari pokok, disuruh oleh ibunya terus memanjat.
Kebisingan semantik berpunca dari maklumat yang mempunyai makna yang kabur.. ada perkataan yang memberi pelbagai makna. pengaruh adat resam atau perbezaan daerah. Contoh: perkataan segan boleh membawa maksud malu bagi kebanyakan orang tetapi memberi maksud malas bagi orang utara.
Kebisingan prakmatik kebisingan yang bukan disebabkan oleh sumber dalam maklumatnya. Contoh: kebisingan dari penyaman udara, kenderaan atau anak menangis.
Langkah mengatasi rintangan komunikasi (i). Mengatur / mengawal penyaluran sesuatu maklumat. - Bahasa, perkataan-- jelas, tepat, teratur mudah / disesuaikan dengan pihak yang hendak ditujukan. (ii). Menggalakkan maklumbalas. (iii). Mendengar secara aktif. (iv). Mengawal emosi. (v). Memahami isyarat tanpakata semasa berkomunikasi.
Komunikasi dan pembuatan keputusan 3 jenis pembuatan keputusan yang ditentukan berdasarkan cara kita berinteraksi atau memproses maklumat semasa menyelesaikan sesuatu masalah. Keputusan sebulat suara / persetujuan Keputusan menurut / penyesuaian Keputusan de fakto
(i). Keputusan sebulat suara / persetujuan mendapat persetujuan daripada setiap ahli dalam kumpulan memberi kepuasan yang tinggi kepada semua pihak. (ii). Keputusan menurut / penyesuaian Autoritarian - persetujuan tercapai atas desakan idea orang yang lebih dominan. tidak mengambil kira pendapat ahli yang lain, menerima sahaja pandangan pihak yang lebih berkuasa masalah ketidakpuasan.
(iii). Keputusan de fakto terpaksa dibuat atau tercetus mengikut peristiwa dan masa. Tiada penglibatan ahli yang berkesan. Terima sahaja apa yang berlaku atau menyerah kepada keadaan Contoh: anda lewat bangun tidur - terus ponteng kelas.
Rumusan Komunikasi amat penting dalam menjalani hidup seharian Tanpa komunikasi tiada berlaku pertukaran maklumat atau idea, persefahaman, aktiviti pertukaran sumber, kebudayan malah kehidupan bermasyarakat, Harus sedar akan kepentingannya dan cuba pertingkatkan keupayaan kita untuk berkomunikasi.