PROSEDUR PRODUK YANG TIDAK No. Rujukan : PK.UiTM.(P).04 Muka Surat : 1/8 PROSEDUR KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI PK.UiTM.(P).04 DISEDIAKAN OLEH DISEMAK OLEH Ketua Pen. u n Kualiti Akademik, HEA 4 CIA r --'. ov Wakil - engurusan UiTM DILULUSKAN OLEH (Prof Emeritus Dato Dr. Hassan Said) Naib Canselor UiTM TARIKH KUATKUASA No. Keluaran : 03 1 April 2016 No. Pindaan : 03
PROSEDUR PRODUK YANG TIDAK No. Rujukan : PK.UiTM.(P).04 Muka Surat : 2/8 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh 1 Julai 2009 No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Tarikh Diluluskan Rujuk daftar pindaan 30 Jun 2009 1 Ogos 2010 Kelulusan dan tandatangan oleh Naib Canselor baharu 1 Ogos 2010 1 Mac 2016 Kelulusan dan tandatangan oleh Naib Canselor baharu 1 April 2016
-44110- --,z... PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).04 100. PRODUK YANG TIDAK Muka Surat : 3/8 KANDUNGAN MUKASURAT 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 5 5.0 Singkatan 6 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7 7.0 Rekod Kualiti 8 8.0 Lampiran 8
PROSEDUR No. Rujukan : PK.UiTM.(P).04 PRODUK YANG TIDAK Muka Surat 4/8 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi dikesan, diasing dan diperbaiki di sepanjang pelaksanaan, pemantauan serta penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM. 2.0 SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh pihak Pengurusan Atasan UiTM serta Ketua Jabatan yang dipertanggungjawabkan untuk bertindak mengesan produk yang tidak memenuhi spesifikasi sehingga produk itu dapat diasingkan daripada penggunaannya dan tindakan pembetulan yang sewajarnya dapat diambil. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN JENIS DOKUMEN LOKASI RUJUKAN Manual Kualiti UiTM InQKA MK.UiTM.01 SPK Jabatan Sistem Sokongan Jabatan
44%, PROSEDUR PRODUK YANG TIDAK No Rujukan : PK.UiTM.(P).04 Muka Surat : 5/8 4.0 DEFINISI Jabatan : Semua Fakulti, Cawangan, Bahagian, Pusat, dan Unit di UiTM. Sistem Pengurusan Kualiti 9001:2008. : SPK Jabatan yang telah mendapat persijilan ISO Sistem Sokongan Prosedur yang diwujudkan dalam MPK Jabatan. Produk Produk UiTM adalah perkhidmatan pengajian tinggi, program pengajian pendidikan tinggi, graduan UiTM dan yang tersenarai di dalam Manual Kualiti UiTM. Produk Yang Tidak : Graduan Graduan yang tidak tamat dalam tempoh Memenuhi yang ditetapkan. Spesifikasi Program Program yang tidak disemak mengikut garis panduan yang ditetapkan. Perkhidmatan Perkhidmatan yang tidak memenuhi piagam pelanggan / keperluan penyampaian perkhidmatan.
004> PROSEDUR PRODUK YANG TIDAK No Rujukan : PK.UiTM.(P).04 Muka Surat : 6/8 5.0 SINGKATAN - Universiti Teknologi T - Penolong Naib Canselor InQKA MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan PPK - Penolong Pendaftar Kanan InQKA
PROSEDUR PRODUK YANG TIDAK No. Rujukan : PK.UiTM.(P).04 Muka Surat : 7/8 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB Jabatan T TP Canseleri Jabatan Jabatan TINDAKAN 1. Rancang dan jadualkan penghantaran laporan produk tidak memenuhi spesifikasi. Jabatan yang pernah menghantar laporan dikenalpasti. 2. Maklumkan jadual kepada Jabatan. 3. Sediakan laporan produk tidak memenuhi spesifikasi mengikut format DLUiTM.KPYTMS02 yang disediakan. 4. Terima laporan. 5. Sediakan analisa dan laporan eksekutif. 6. Bentang laporan eksekutif di MKSP. 7. Maklumkan keputusan MKSP kepada Jabatan. 8. Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan (jika perlu). 9. Laporkan hasil tindakan yang diambil. 10.Terima laporan tindakan. 11.Semak keberkesanan tindakan. 12.Sediakan laporan dan bentangkan di MKSP seterusnya.
4%. PROSEDUR No. Rujukan PK.UiTM.(P).04 PRODUK YANG TIDAK Muka Surat 8/8 7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD RUJUKAN LOKASI TEMPOH SIMPANAN 1. Fail Laporan Produk Yang DRK.UiTM.KPYTMS.01 InQKA 5 tahun Tidak Memenuhi Spesifikasi. 2. Fail Jadual Penerimaan Laporan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi. DRK.UiTM.KPYTMS.02 InQKA 5 tahun 8.0 LAMPIRAN 8.1 Carta Alir Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi. (DLUiTM.KPYTMS01) 8.2 Contoh Laporan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi (DLUiTM.KPYTMS02)
ri DLUiTM.KPYTMS01 PROSEDUR KAWALAN PRODUK YANG TIDAK Carta Alir Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi TANGGUNGJAWAB ALIRAN PROSES REKOD KERJA C ) MULA 1. Rancang dan jadualkan penghantaran laporan produk 1 tidak memenuhi spesifikasi. Jabatan yang pernah Jabatan v 2,1, 3 menghantar laporan dikenalpasti. 2. Maklumkan jadual kepada Jabatan. 3. Sediakan laporan produk tidak memenuhi spesifikasi mengikut format DL.UiTM.KPYTMS01 yang disediakan. 4. Terima laporan. 4 T v 5. Sediakan analisa dan laporan eksekutif. 5 1 6. Bentang laporan eksekutif di MKSP. 6 TP Canseleri 7. Maklumkan keputusan MKSP kepada Jabatan. 7 Jabatan 8. Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan 8 penambahbaikan (jika perlu). Jabatan 9 9. Laporkan hasil tindakan yang diambil. v 10 10. Terima laporan tindakan. _v. 11. Semak keberkesanan tindakan. 11 i
,,.. DL.UiTM.KPYTMS01 PROSEDUR KAWALAN PRODUK YANG TIDAK Carta Alir Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi TANGGUNGJAWAB ALIRAN PROSES REKOD KERJA 12. Sediakan laporan dan bentangkan di MKSP 12 seterusnya. SELESAI
4i0. DL.UiTM.MKSP01 PROSEDUR MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN Carta Alir Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan TANGGUNGJAWAB ALIRAN PROSES REKOD KERJA MULA PNC InQKA A. Tindakan Sebelum MKSP 1. Rancang dan tetapkan jadual MKSP pada awal tahun. PNC InQKA 2. Maklumkan perancangan kepada TP 2 Canseleri. PPK 3. Sediakan agenda JKKMKSP merangkumi 3 perkara-perkara berikut : i. Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam. ii. Aduan dan Maklum balas Pelanggan. iii. Prestasi proses dan dan keakuran produk Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi. iv. Status Tindakan Pencegahan dan Pembetulan. v. Tindakan susulan daripada Kaji Semula Pengurusan yang lepas Minit MKSP. vi. Perubahan yang memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti UiTM. vii. Cadangan untuk penambahbaikan. viii. Laporan Pencapaian Perancangan Latihan Tahunan. Keluarkan notis mesyuarat kepada semua ahli sekurang-kurangnya 14 hari bekerja sebelum mesyuarat.
-440.. drip* DLUiTM.MKSPO1 PROSEDUR MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN Carta Alir Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan PNC InQKA YIT 5 6 5. Kumpulkan daripada PYB semua laporan lengkap seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 5.6.2 Manual Kualiti. B. Pengendalian Mesyuarat 6. Bentangkan laporan yang dinyatakan pada 3(i) hingga 3(viii). 7. Catat perbincangan dan hasil mesyuarat 7 8 9 8. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh mesyuarat. 9. Rekodkan sesalinan minit mesyuarat dan laporan yang diterima dalam fail berkenaan. KTP CANSELERI C. Tindakan Selepas Mesyuarat 10 10. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam 11 tempoh 14 hari bekerja dari tarikh mesyuarat. 11. Rekodkan sesalinan minit mesyuarat dan laporan yang diterima dalam fail berkenaan. SELESAI