BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penganggaran pada perusahaan konstruksi merupakan hal yang vital. Penganggaran adalah landasan dari proses pengendalian manajemen di hampir seluruh organisasi (Hansen, Otley, & Van der Stede, 2003). Penganggaran dapat memberikan pengaruh terhadap produktivitas, kinerja, kualitas dan batasan biaya dari proyek konstruksi (Labombang, 2011). Penganggaran dianggap sangat penting karena kemampuannya untuk merencanakan dan mengontrol perkembangan ekonomi suatu perusahaan dan juga untuk melakukan kontrol tanggung jawab eksekutif di semua tingkatan manajemen (Janikova, 2011). Penganggaran memiliki banyak metode, namun, terdapat satu metode dimana popularitasnya meningkat beberapa tahun belakangan ini, yaitu Activity-based budget (ABB). ABB adalah hasil pengembangan dari Activity-based Costing (ABC), yang mana serupa dengan Zerobased Budgeting (Pazarceviren, Celayir, & assistant, 2013). ABB mencatat bagaimana para staf terkait mengalokasikan aktivitasnya. Dengan mengembangkan ABB secara seksama para eksekutif akan mampu untuk menciptakan penghubung yang jelas antara beban kerja dan biaya dan metode ini mudah untuk dirancang. Dengan ABB kita dapat melihat kemana uang disalurkan (Shane, 2005). Adapun penelitian oleh (Kaplan & Anderson, 2008) men-ilustrasikan tahapan Activity-based Budgeting pada Sippican Corporation yang menunjukkan bahwa dengan adanya ABB perusahaan tersebut berhasil mengungkap peluang meningkatkan laba kotor sebesar 35% yang sebelumnya hanya 21% dan laba usaha menjadi 18%. Organisasi yang rendah tingkat pengembangannya dapat diindikasikan dengan pencapaian tujuan yang kurang dari yang direncanakan, pencapaian kualitas buruk dan biaya aktual lebih tinggi dibanding estimasi (Nesensohn, Bryde, Ochieng, & Fearon, 2014). Organisasi harus mampu menyesuaikan prioritasnya, menciptakan nilai lebih added-value. Performa yang baik dalam pendokumentasian data-data dapat mendukung kelancaran produksi (Noorlaelasari, 2008) serta untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk dikomunikasikan pada user untuk berbagai pengambilan keputusan (Gondodiyoto, 2007, p. 121). Sistem Informasi Akuntansi (SIA) mengumpulkan dan memproses data transaksi dan kemudian menyebarkan informasi keuangan kepada pihak yang 1
2 berkepentingan (Kieso, Weygandt, & Warfield, 2011). SIA sangat variatif dari satu bisnis ke bisnis yang lain, karena SIA mempunyai beberapa karakteristik yang membedakannya dari computer based information system yang lain (Ayuliana, 2011). Salah satu kunci untuk meningkatkan pengembangan dan daya saing adalah dibidang jasa. Arus bebas perdagangan jasa adalah salah satu elemen penting dalam mewujudkan masyarakat ekonomi ASEAN (The Association of Southeast Asian Nations (ASEAN), 2008). Begitu pula dengan jasa konstruksi, jasa konstruksi merupakan salah satu kegiatan yang mempunyai peranan penting (Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, 2006). Sedangkan dengan adanya arus bebas seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, persaingan semakin ketat dan tentunya resiko semakin besar. Dengan memahami, mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko suatu proyek, dapat menghindari kerugian (Labombang, 2011) atas 3 (tiga) aspek potensial yang pada umumnya membatasi kinerja kontraktor tingkat proyek, yaitu aspek teknis/mutu, aspek waktu, dan aspek biaya (Soekirno, Wirahadikusumah, & Abduh, 2007). Karena proyek konstruksi merupakan suatu bidang yang dinamis dan mengandung resiko (Kerzner, 2006). Survey oleh Soekirno dalam (Soekirno, Wirahadikusumah, & Abduh, 2007) terhadap 22 perusahaan kontraktor di kota bandung dalam kurun waktu januari 2000 sampai desember 2005 menunjukkan bahwa jenis sengketa yang paling sering terjadi adalah gabungan biaya, waktu dan lingkup pekerjaan (60%). Pada survey yang sama juga didiskusikan mengenai cara penyelesaian sengketanya, dan yang sering digunakan adalah negosiasi sebesar 90%. Hal ini dikarenakan jenis penyelesaian negosiasi lebih mudah dan dianggap tidak akan mengganggu jalannya pelaksanaan pekerjaan. PT Emkabe Nusa Prada merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi, beroperasi di kawasan DKI Jakarta. Saat ini perusahaan yang juga dikenal dengan nama Emkabe semakin berkembang pesat, namun sistem pencatatan yang ada di perusahaan masih menggunakan sistem tradisional. Perusahaan menyadari bahwa pencatatan merupakan hal yang paling penting karena proyek konstruksi berlangsung terus menerus. Sistem yang berjalan saat ini secara sistematik berkemungkinan membuat perusahaan untuk menghasilkan rancangan anggaran proyek yang tidak stabil. Selain itu pencatatan administrasi masih kurang terstruktur, terutama pada dokumentasi purchase order (PO) untuk persiapan proyek konstruksi. Rencana anggaran biaya (RAB) bangunan atau konstruksi merupakan perkiraan
3 biaya yang dihitung berdasarkan gambar rencana bangunan. Penyusunan RAB sangat diperlukan sebagai pedoman agar biaya riil tidak terlalu jauh dari biaya perkiraan. Sampai saat ini, perhitungan rencana anggaran biaya pada konstruksi umumnya masih dikerjakan secara manual (Wicaksono, 2013), padahal pertimbangan penghematan biaya yang sering dipakai untuk perhitungan anggaran terkadang justru berlaku sebaliknya, sedangkan hal ini sangat penting mengingat anggaran biaya adalah kunci penentu dari ketepatan pembangunan (Irawan, Ranala, & N.S, 2011). Berdasarkan penjabaran diatas maka topik yang akan diangkat adalah penganggaran pada proyek konstruksi kearah yang lebih modern dengan sistem web-based yang berlandaskan sistem informasi akuntansi dan diuraikan dalam judul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pemantauan Rencana Anggaran Biaya Proyek Konstruksi Pada PT. Emkabe Nusa Prada. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Sistem saat ini diperkirakan menjadi salah satu kendala yang berpengaruh pada kestabilan penganggaran biaya pada proyek konstruksi PT Emkabe Nusa Prada. 2. Alur dokumentasi pembelian untuk persiapan proyek yang kurang terstruktur. 3. Terhambatnya pengambilan keputusan oleh petinggi perusahaan. 1.3. Ruang Lingkup Sistem informasi akuntansi atas penganggaran yang akan diusulkan pada perusahaan berkaitan dengan RAB pada proyek konstruksi. Adapun pokok bahasannya adalah sebagai berikut : 1. Proses membuat rencana anggaran biaya. 2. Memantau penggunaan hasil rencana anggaran biaya. 3. Perancangan sistem informasi akuntansi atas rencana anggaran biaya berbasis web dalam penyimpanan dan pengolahan data. 4. Fokus pada pengajuan RAB. 5. Fokus pada pencatatan akuntansi dalam penerimaan barang dari Vendor diluar pajak.
4 1.4. Tujuan dan Manfaat 1.4.1. Tujuan 1. Mengidentifikasi masalah dan kelemahan terkait kestabilan penganggaran biaya dengan realisasi biaya, pemantauan penggunaan hasil rancangan anggaran biaya proyek konstruksi, alur dokumen purchase order serta pengambilan keputusan terkait proyek di PT Emkabe Nusa Prada. 2. Memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi berbasis web untuk membantu proses perencanaan penganggaran biaya dan memantau konsumsi rencana anggaran biaya pada proyek yang berjalan di PT Emkabe Nusa Prada. 3. Memberikan usulan perancangan penganggaran biaya proyek untuk perhitungan rancangan anggaran biaya di PT Emkabe Nusa Prada. 1.4.2. Manfaat 1. Memperbaiki dan meningkatkan akurasi pembuatan rencana anggaran biaya pada PT. Emkabe Nusa Prada. 2. Mengurangi tingkat kebocoran dana anggaran proyek. 3. Meningkatkan daya saing perusahaan terutama diantara para pesaing sesama jasa konstruksi 1.5. Metodologi Penelitian Teknik pengumpulan data serta metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan (Library Study) Di dalam penelitian ini dilakukan kegiatan pengumpulan data atau pencarian referensi dan informasi yang relevan tentang sistem informasi akuntansi, proyek konstruksi, activity-based budgeting, dan penganggaran yang berasal dari buku ilmiah dan karya ilmiah. 2. Studi Lapangan (Field Research) Studi lapangan yang dilakukan dalam penyusunan tugas akhir ini pada PT Emkabe Nusa Prada sebagai berikut : a. Survey atas proses yang berjalan Dilakukan dengan melakukan tinjauan langsung atas proses bisnis yang berjalan untuk mendapat gambaran yang nyata dalam proses rencana anggaran biaya, dan terjun langsung ke salah satu lokasi proyek yang sedang berjalan
5 b. Wawancara Dilakukan dengan membuat daftar pertanyaan dan bertanya langsung dengan orang yang terlibat dalam proses rencana anggaran biaya, diantaranya adalah Bagian Keuangan dan Administrasi serta Direktur untuk memperoleh informasi proses bisnis dan informasi terkait data-data yang dibutuhkan untuk membuat rencana anggaran biaya, serta keluhan dan harapan yang dirasakan saat ini. c. Dokumentasi Dilakukan dengan menelusuri bukti-bukti yang ada terkait dengan rencana anggaran biaya. 3. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode pendekatan Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design/OOAD) menurut pendekatan teori dari (Satzinger, Jackson, & Burd, 2005). Untuk metode perancangan mengacu pada tahapan sebagai berikut: a. Business Modelling 1) Identifikasi kegiatan yang terdapat dalam proses bisnis 2) Membuat model dari proses bisnis yang berjalan. Dalam pembuatan proses bisnis yang berjalan menggunakan model struktur organisasi dan activity diagram 3) Menghubungkan informasi terkait dari model yang terdapat dalam alur proses bisnis b. Requirement Analysis 1) Pengumpulan informasi detil berkaitan dengan kebutuhan untuk pembuatan sistem yang diinginkan perusahaan 2) Pendefinisian kebutuhan fungsional menggunakan bantuan model sesuai urutan berikut : a) Activity Diagram b) Event Table c) Usecase Diagram d) Domain Class Diagram e) System Sequence Diagram
6 3) Pendefinisian kebutuhan non-fungsional dari sistem yang akan dibuat 4) Membuat prioritas kebutuhan sistem yang akan dibuat 5) Pengembangan dialog untuk interaksi dengan pengguna menggunakan user interface dialog c. Design Activity 1) Desain support service architecture dan deployment environment 2) Desain software architecture 3) Desain usecase realization dan database menggunakan bantuan model sesuai urutan berikut : a) First Cut Class Diagram b) Entity Relationship Diagram d. Desain system interface dan user interface menggunakan bantuan model sesuai urutan berikut : 1) User Interface 2) User Interface Storyboard e. Design system security and control 1.6. Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari lima bab yang masing masing mempunyai beberapa subbab. Sistematikanya adalah sebagai berikut: 1. BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini berisikan pendahuluan dalam penyusunan karya ilmiah dimana membahas latar belakang masalah, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, dan metodologi penelitian serta sistematika penulisan karya ilmiah. 2. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diberikan sejumlah teori yang relevan dengan masalah yang dihadapi oleh perusahaan, serta metode-metode yang digunakan untuk mendukung perancangan sistem informasi yang akan dibuat. 3. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, proses bisnis perusahaan, analisis sistem yang berjalan, analisis temuan hasil survey dan usulan untuk mengatasi permasalahan.
7 4. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Dalam bab ini akan diusulkan rancangan sistem informasi akuntansi pada rencana anggaran biaya untuk membantu memecahkan masalah yang telah diidentifikasikan 5. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini menyajikan simpulan dari hasil evaluasi sistem yang berjalan pada PT. Emkabe Nusa Prada, sistem yang telah dibangun dan dirancang untuk membantu memecahkan masalah terkait rencana anggaran biaya perusahaan dan beberapa saran perbaikan agar perusahaan terus menuju kearah yang lebih baik.