BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada era glbalisasi saat ini, persaingan untuk mendapatkan kepercayaan knsumen sangatlah ketat. Prduk yang berkualitas dan kemampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan adalah kunci untuk mendapatkan kepercayaan knsumen. Suatu hasil prduk yang baik sangatlah ditentukan leh input yang baik pula. Sedangkan untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu dibutuhkan kedatangan bahan baku yang tepat pula waktunya, sehingga prses prduksi tidak terganggu. Dengan itu maka pengadaan bahan baku saat ini mulai dipandang berpengaruh besar dalam bidang industrialisasi saat ini. Untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas dan datang tepat pada waktunya sangatlah dipengaruhi leh pemask yang mau bekerjasama, terpercaya dan memiliki kmitmen. Maka pemilihan pemask sangatlah mempengaruhi dalam memaksimalkan kinerja dari suatu perusahaan. 1.2 Perumusan Masalah Masalah yang ditemukan dari CV.Rungrat adalah : Apakah pemask-pemask yang dimiliki perusahaan merupakan pemask-pemask yang sudah memberikan input yang berkualitas, tepat waktu dan dengan jumlah yang tepat?
2 Bagaimana sistem infrmasi yang dapat membantu prses pengadaan bahan baku yang berjalan didalam perusahaan agar dapat dilakukan dengan lebih cepat dan lebih mudah? 1.3 Ruang Lingkup Agar penyelesaian masalah dapat lebih terarah pada tujuan pembuatan skripsi ini maka ruang lingkup pengerjaan skripsi ini akan dibatasi sebagai berikut: Data kebutuhan bahan baku untuk membuat prduk-prduk yang ada pada CV. Rungrat. Data pemask yang memenuhi kebutuhan bahan baku pada CV. Rungrat. Data pembelian bahan baku CV. Rungrat satu tahun terakhir. Data kriteria yang didapatkan dari hasil brainstrming dengan pihak perusahaan dan daftar pustaka yang mendukung. Data biaya kualitas yang akan digunakan dalam perhitungan didapatkan dari pengisian tabel kuesiner yang dilakukan leh manajer prduksi. Pembahasan perancangan sistem pengadaan bahan baku atau prcurement hanya dibatasi dari pemilihan pemask, permintaan bahan baku sampai pada penerimaan bahan baku. Pendekatan dalam menganalisa kinerja dari pemask yang dimiliki perusahaan dengan pemberian bbt kriteria yang ada dengan metde AHP serta mengevaluasi pemask dengan menggunakan metde supplier perfrmance rating tl.
3 Perancangan sistem pembelian terfkus pada sistem pengadaan bahan baku yang berbasis web sehingga mempercepat perusahaan dalam mendapatkan infrmasi dari pemask dan melakukan pemesanan. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan Skripsi 1.4.1 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan ini adalah: Menganalisa pemilihan pemask-pemask yang ada sehingga sesuai dengan standar dan spesifikasi yang diinginkan perusahaan baik secara kualitas dan ketepatan pengiriman. Menganalisa dan merancang sistem pengadaan bahan baku yang sesuai untuk diterapkan di CV. Rungrat. 1.4.2 Manfaat Manfaat yang diharapkan dapat dicapai dengan penulisan ini adalah: Bagi Perusahaan 1. Mengurangi pemask yang tidak sesuai standar CV. Rungrat sehingga pemask yang bekerjasama dengan perusahaan merupakan pemask yang dapat memberikan bahan baku yang berkualitas dengan kuantitas yang tepat serta dapat mengirimkan bahan baku dengan tepat waktu. 2. Perusahaan dapat melakukan seluruh prses pengadaan bahan baku dengan lebih cepat dan lebih mudah.
4 Bagi pihak lain atau pembaca lapran Sebagai referensi dan bahan masukan dalam pembelajaran ilmu, dalam hal ini mengenai pengadaan bahan baku atau prcurement. 1.5 Gambaran Umum Perusahaan 1.5.1 Sejarah Umum Perusahaan CV. Rungrat resmi didirikan pada tahun 1989. Perusahaan ini didaftarkan pada ntaris dengan akte pendirian n 1 tertanggal 1 September 1989 dan melakukan penggantian anggta sebanyak dua kali dalam akte perubahan n 78 tertanggal 17 Januari 1992 dan n 23 tertanggal 11 Januari 2006. Kndisi terakhir pemegang saham dipegang leh dua rang yaitu Mr. Henky Chandra sebesar 75% kepemilikan selaku anggta aktif dan Mrs. Juddy Wijaya sebesar 25% kepemilikan selaku anggta pasif. Prduk yang dibuat antara lain adalah minuman kemasan. Prduk tersebut kemudian dipasarkan di warung-warung, tk, serta minimarket, supermarket dan hypermarket yang berada di Indnesia. CV. Rungrat terdaftar pada Departemen Perindustrian R.I. dalam Surat Tanda Pendaftaran Industri Kecil dengan n 0900/PENDF/JT/0008/91 serta terdaftar dalam Departemen Perdagangan R.I. dalam Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan n 23.102/09-01/PK/1993. CV. Rungrat memiliki tiga hak paten merek antara lain Vita Sunny, Pan dan Pkka serta tujuh hak paten desain industri yaitu dalam bidang desain kemasan. Pada mulanya CV. Rungrat berada di kawasan industri Pul Gadung dengan alamat Jl. Pul Gadung Raya Standard Factry Building (SFB) blk I n 3 dan berkantr di Jl. Kwitang Raya n 31a. Seiring dengan berjalan waktu, jenis prduk yang
5 dikeluarkan bertambah dan lkasi perusahaan ini berpindah lkasi ke Jl. Karang Satria n 31 RT 02/ RW 01 Desa Satria Jaya, Bekasi, dimana kantr dan pabrik berada di lkasi tersebut. 1.5.2 Struktur Organisasi CV. Rungrat merupakan perusahaan keluarga yang termasuk industri kecil sehingga bersifat birkrasi sederhana. Dalam sistem tersebut sentralisasi sangatlah tinggi yaitu pengambilan keputusan di tangan atasan. Pada mulanya jumlah karyawan CV. Rungrat hanya sekitar 20 rang, seiring dengan bertambahnya jenis prduk jumlah karyawan pun terus bertambah. Jumlah karyawan saat ini mencapai 53 rang. Struktur rganisasi CV. Rungrat dapat dilihat pada gambar 1.1 berikut ini. Direktur General Manager Finance & Administratin Manager Marketing Manager Manager Prduksi Staff Administrasi Kasir Salesman Kepala Seksi Prduksi Kepala Gudang Gambar 1.1 Struktur Organisasi CV. Rungrat Sumber : CV Rungrat (2008) Adapun uraian jabatan dan spesifikasi jabatan pada CV. Rungrat, sebagai berikut:
6 Directr, merupakan pemilik perusahaan tersebut dan mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. Menetapkan kebijakan yang menyangkut seluruh perasi perusahaan baik jangka panjang maupun jangka pendek untuk pengembangan perusahaan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Menetapkan tanggung jawab, wewenang dan hubungan timbal balik diantara persnel dalam manajemen. Dan memiliki tugas sebagai berikut: 1. Meninjau kesesuaian dan efektivitas dari manajemen 2. mengangkat perwakilan manajemen untuk menyusun, menerapkan, menjaga serta melaprkan pelaksanaan dari sistem. General Manager, mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. Melakukan peninjauan secara berkala dan melakukan tindakan krektif yang dibutuhkan. Dan memiliki tugas sebagai berikut : 1. Membuat invasi-invasi baru untuk kemajuan perusahaan baik dari segi pemasaran, prduksi, dan keuangan. 2. Mengawasi kinerja para manager. Finance & Administratin Manager, mempunyai wewenang sebagai berikut: 1. Menetapkan kebijakan-kebijakan yang terkait dengan kegiatankegiatan yang ada dibawahnya.
7 2. Melakukan peninjauan secara berkala dan melakukan tindakan krektif yang dibutuhkan. Dan memiliki tugas sebagai berikut : 1. Mengatur dan mengawasi kinerja dari administrasi dan kasir. 2. Membuat lapran keuangan yang baik dan benar. 3. Menjamin bahwa semua kegiatan yang berada dibawahnya telah tepat berjalan dibawah pengendalian dengan dilengkapi dkumen instruksi kerja. Marketing Manager, mempunyai wewenang sebagai berikut: 1. Mengatur dan menetapkan strategi pemasaran yang baik untuk memasarkan prduksinya baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. 2. Menentukan harga jual sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Dan memiliki tugas sebagai berikut : 1. Mengusahakan pemenuhan rder langganan agar dapat dilaksanakan tepat waktu, baik kualitas maupun kuantitasnya. 2. Menyusun dan mempertahankan kntrak dengan pelanggan dan membuat prduk sesuai dengan permintaan. Prductin Manager, mempunyai wewenang sebagai berikut: 1. Mengesahkan dkumen permintaan bahan baku. Dan memiliki tugas sebagai berikut : 1. Mengawasi kinerja dari para kepala seksi bagian prduksi dan menjamin semuanya berjalan dengan baik.
8 2. Memelihara suatu kndisi yang telah ditetapkan dengan jelas dan kndisi aktual secara wajar serta melakukan peninjauan secara berkala. 3. Memberikan kesesuaian pemeliharaan peralatan dan pencatatan untuk menjamin kelangsungan prses prduksi. 1.5.3 Prduk dan Bahan Baku 1.5.3.1 Prduk CV. Rungrat menghasilkan berbagai jenis prduk antara lain : Minuman bneka bermerek Vita Sunny dengan lisensi : DEPKES RI n. SP 023801/09/90 mempunyai empat macam kemasan antara lain : handphne, draemn, teletabis, kura-kura ninja. Pkka Jelly Drink dengan lisensi : BPOM RI MD 234209020214, 234209021214, 234209022214 mempunyai tiga jenis rasa : Strawberry, Orange, dan Grape. Vita Sunny Ice Tea dengan lisensi : DEPKES RI n. SP 023802/09/90 Vita Sunny Fresh Drink dengan lisensi : DEPKES RI n. SP 023804/09/90 mempunyai tiga jenis rasa: Strawberry, Orange, dan Cla. 1.5.3.2 Bahan Baku 1.5.3.2.1 Bahan Baku Utama Jenis bahan baku utama yang digunakan untuk membuat Vita Sunny Fresh Drink adalah air, gula pasir, citrit acid, sdium benzate, sdium cyclmate, dan essens (strawberry, range dan cla).
9 Jenis bahan baku yang digunakan untuk membuat Vita Sunny adalah air, gula pasir, citrit acid, sdium benzate, dan essens (strawberry dan range). Jenis bahan baku yang digunakan untuk membuat Pkka Jelly Drink adalah air, gula pasir, citrit acid, sdium benzate, dan essens (strawberry, range dan grape) Jenis bahan baku yang digunakan untuk membuat Vita Sunny Ice Tea adalah air, gula pasir, citrit acid, sdium benzate, essens (tea). 1.5.3.2.2 Bahan Baku Pembantu Sedangkan bahan baku penunjang yang digunakan untuk membuat Vita Sunny antara lain btl plastik, bx dan Ply Vinyl Chlride (PVC). Bahan baku penunjang yang digunakan untuk membuat Vita Sunny Fresh Drink, Vita Sunny Ice tea dan Pkka Jelly Drink antara lain cup plastik dan bx. Cnth prduk Vita sunny: Gambar 1.2 Prduk Vita Sunny
10 Cnth prduk Vita Sunny Fresh Drink : Gambar 1.3 Prduk Vita Sunny Fresh Drink 1.5.4 Pemask Bahan Baku Perusahaan Pemask-pemask yang dimiliki leh perusahaan untuk masing-masing bahan baku adalah : Tabel 1.1 Pemask dan Bahan Baku Utama BAHAN BAKU GULA Citrit Acid Essens Sdium Benzate PEMASOK PT.A (PT. Olam Indnesia) PT.B (PT Nusa Indah) PT.C (CV Sumber Makmur) PT.D (PT Pilar Sakti) PT.E (PT Crwn Pratama) PT.F (PT Wadah M Kencana) PT.G (PT Lam Seng Hang) PT.H (PT Hade Putera Persada) PT.I (PT Mandala Cahaya Sentsa) PT.J (CV Pasifik Indchem) PT.K (PT Sumber Arma) PT.L (Rtn Internatinal C) PT.M (PT Mane Indnesia) PT.N (PT Sumber Indkemjaya) PT.O (UD kaka) PT.P (PT Chemifin) PT.Q (Primamedikem) PT.R (PT Nirwana Indah Raya) PT.S (PT Aneka Kimia Inti) PT.T (CV Riau Marshall Perkasa)
11 Tabel 1.1 Pemask dan Bahan Baku Utama (lanjutan) Sdium Cyclmate PT.P (PT Chemifin) PT.Q (Primamedikem) PT.R (PT Nirwana Indah Raya) PT.S (PT Aneka Kimia Inti) PT.T (CV Riau Marshall Perkasa) Tabel 1.2 Pemask dan Bahan Baku Pembantu BAHAN BAKU PEMBANTU Ply Vinyl Chlride Btl Cup Plastik Kardus PEMASOK PT Wirausaha P PD Manara Plastic PT WMK Indnesia PT Sank Material Indnesia PT Multi Tara PT Asia Afrika PT Pyramid PD Manara Plastic PT Maplas Indkemas PT Anugerah Sejati Multiplast PT Asia Afrika PT Pyramid PD Manara Plastic PT Maplas Indkemas PT Anugerah Sejati Multiplast CV Indars PT RdaBx CV Krisna Mandiri Utama CV Bx Indah Gala Sejati CV Glbal Packacing Service 1.5.5 Analisis Sistem Berjalan Berikut merupakan penjelasan rich picture (gambar 1.4 ) : 1. Penggambaran sistem akan dimulai dari kepala gudang yang bertugas melakukan stck pname setiap dua minggu sekali untuk mengetahui ketersediaan bahan baku di gudang. Pada saat bahan baku di gudang telah menipis dan tidak dapat memenuhi kebutuhan prduksi untuk satu sampai
12 dua bulan kedepan maka bagian gudang akan memberitahu kndisi bahan baku dan meminta bahan baku kepada manajer prduksi. 2. Setelah mengetahui kndisi bahan baku maka manajer prduksi akan memberikan perintah kepada kasir atau bagian pembelian untuk melakukan pembelian bahan baku sehingga prses prduksi tetap berjalan dengan lancar. 3. Setelah mendapatkan perintah dari manajer prduksi, kasir akan melakukan kntak dengan pemask-pemask baik dengan telepn maupun faks untuk mendapatkan infrmasi ketersediaan bahan baku dan harga bahan baku. 4. Pemask akan melakukan knfirmasi dengan memberikan infrmasi ketersediaan bahan baku dan harga bahan baku. 5. Setelah mendapatkan infrmasi dari pemask-pemask maka kasir akan akan memilih pemask yang tepat untuk memenuhi permintaan bahan baku perusahaan. Hal ini dilihat dari segi harga dan ketersediaan bahan baku. Pemask dipilih adalah pemask yang dapat memenuhi bahan baku dengan jumlah yang tepat, harga yang murah dan dapat mengirimkan bahan baku tepat pada waktu yang diperlukan. 6. Setelah kasir mendapatkan pemask yang tepat maka kasir akan mengirimkan purchase rder melalui faks kepada pemask yang dipilih. 7. Pemask akan mengirimkan bahan baku yang dipesan dengan membawa surat jalan berdasarkan purchase rder yang dikirimkan melalui faks. 8. Saat bahan baku datang maka kepala gudang akan mengawasi dan membantu menurunkan bahan baku ke dalam gudang.
$ 13 9. Setelah bahan baku telah dimasukan ke dalam gudang maka kepala gudang akan membuat frm penerimaan bahan baku yang akan diberikan kepada pemask sebagai bukti penerimaan bahan baku. 10. Bagian bahan baku akan membuat rangkap penerimaan bahan baku serta infrmasi retur bahan baku tersebut yang diketahui seiring dengan penggunaan bahan baku apabila kualitasnya kurang baik. 11. Penagihan akan dilakukan leh pemask sesuai dengan tanggal pembayaran yang telah disepakati pada saat pemesanan dilakukan. Biasanya pembayaran akan dilakukan 30 hari setelah bahan baku diterima. 12. Bagian kasir akan melakukan pembayaran kepada pemask sesuai dengan bahan baku yang digunakan dan akan mengembalikan bahan baku yang tidak sesuai dengan standar perusahaan. 5 pilih supplier mana ya? 1 Infrmasi Stk & permintaan bahan baku 2 perintah lakukan Pembelian bahan baku Bahan baku terlambat Kualitas bahan baku buruk Manger prduksi Finance 10 memberikan rangkap bukti penerimaan bahan baku + retur Manager Gudang 8 Menerima & mengecek bahan baku 9. memberikan bukti penerimaan bahan baku 4. Knfirmasi ketersediaan dan harga 3. Melakukan Kntak 6 Mengirim Purchase rder dengan faks $ 10 Melakukan Pembayaran 11. Menagih Pembayaran 7 mengirimkan bahan baku Suppliers Surat Jalan Inventry Gambar 1.4 Rich Picture sistem berjalan CV Rungrat
14 1.5.6 Analisis Masalah Masalah-masalah yang terjadi pada prses pengadaan bahan baku di perusahaan adalah : Perusahaan sulit melakukan pemilihan pemask dengan baik karena belum menemukan metde yang cck sehingga perusahaan seringkali melakukan pemilihan pemask hanya berdasarkan harga bahan baku. Kegiatan prduksi seringkali terhambat karena pemask yang tidak dapat mengirimkan bahan baku tepat pada waktunya. Seringkali bahan baku yang diterima tidak sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan. Biaya kualitas yang meningkat akibat dari kualitas bahan baku yang buruk. Mengalami lst sales apabila tidak dapat memenuhi deadline dan menghasilkan prduk yang berkualitas untuk pelanggan. 1.5.7 Usulan Pemecahan Masalah Usulan yang akan diberikan untuk memecahkan masalah yang dialami leh perusahaan adalah : Menggunakan metde supplier perfrmance rating tl untuk mengevaluasi kinerja pemask selama ini dan mendapatkan preffered supplier untuk bekerja sama dengan perusahaan. Membangun sistem yang dapat membantu perusahaan untuk melakukan pemilihan pemask dengan metde supplier perfrmance rating tl. Membangun sistem yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan kegiatan pengadaan bahan baku.