KODE DOKUMEN STANDAR IJAZAH & TRANSKRIP YANG HILANG Disiapkan oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh, Julita, S.Kom. Meidyan Permata Putri, M.Kom. Benedictus Effendi, S.T., M.T. Pembantu Ketua 2 Sekretaris UPT - PM Ketua STMIK PalComTech
DOKUMEN STANDAR STMIK PALCOMTECH Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang 30127 Telpon: 0711 (358916), (359092) A. TUJUAN Untuk membantu alumni yang membutuhkan arsip ijazah atau transkrip B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dalam penggantian ijazah dan transkrip yang hilang 2. Pihak-pihak yang penggantian ijazah dan transkrip yang hilang C. DEFINISI KODE a. : Biro Administrasi Akademik b. Surat : Sarana komunikasi yang berisi informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain c. Ijazah : Dokumen/sertifikat legal yang disahkan oleh negara sebagai tanda telah menyelesaikan suatu jenjang pendidikan d. Transkrip : Salinan D. KETENTUAN 1. yang dikumpulkan harus asli E. PENANGGUNG JAWAB 1. Pembantu Ketua 2 F. PIHAK TERKAIT 1. 2. Keuangan G. PROSES KERJA 1. Mulai 2. Alumni melapor ke untuk permintaan Salinan/ Pengganti transkrip nilai dan atau ijazah 1
DOKUMEN STANDAR STMIK PALCOMTECH Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang 30127 Telpon: 0711 (358916), (359092) KODE 3. menjelaskan kepada alumni untuk membuat surat permohonan permintaan salinan/ Pengganti transkrip nilai dan ijazah dengan melampirkan surat keterangan pendukung 4. Alumni menyerahkan keseluruhan persyaratan kepada 5. melapor kepada PK2 dengan membawa data pendukung 6. PK2 mengecek validasi surat keterangan dari kepolisian dan data pendukung lainnya 7. Bila permintaan salinan/ Pengganti transkrip nilai atau ijazah disetujui oleh pimpinan maka baak memfotokopi arsip ijazah dan transkrip tersebut sebanyak 1 lembar untuk diberikan kepada alumni atau membuat Pengganti Ijazah/Transkrip. Bila tidak disetujui, maka baak memberikan penjelasan kepada alumni tentang permintaan salinan/ Pengganti ijazah atau transkripnya belum dapat disetujui 8. Selesai 2
KODE DOKUMEN STANDAR H. BAGAN PROSES Kegiatan Divisi Alumni PK 2 Pimpinan Dokumen Waktu Alumni melapor ke untuk permintaan Salinan/Surat Keterangan Pengganti transkrip nilai dan atau ijazah. 1 2-10 menit menjelaskan kepada alumni untuk membuat surat permohonan permintaan salinan/ Pengganti transkrip nilai dan ijazah dengan melampirkan surat keterangan pendukung. Alumni menyerahkan keseluruhan persyaratan kepada. 3 4 Surat Pendukung kehilangan dari kepolisian 10 menit 1 hari
DOKUMEN STANDAR STMIK PALCOMTECH Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang 30127 Telpon: 0711 (358916), (359092) KODE melapor kepada PK2 dengan membawa data pendukung 5 10 menit PK2 mengecek surat keterangan kehilangan 6 1 jam Bila permintaan salinan/ Pengganti transkrip nilai atau ijazah disetujui oleh pimpinan maka baak memfotokopi arsip ijazah dan transkrip tersebut sebanyak 1 lembar untuk diberikan kepada alumni atau membuat Pengganti Ijazah/Transkrip. Bila tidak disetujui, maka baak memberikan penjelasan kepada alumni tentang permintaan salinan/ Pengganti ijazah atau transkripnya belum dapat disetujui. 8 7 1 hari 4
KODE DOKUMEN STANDAR I. DOKUMEN TERKAIT 1. (dari Kepolisian, dari RT/Lurah/Camat) 5