5. DISTRIBUSI : Jurusan Teknik Geofisika Fakultas Teknik Unila 6. PROSEDUR :

Transkripsi

1 PENGARSIPAN SURAT dan DOKUMEN JURUSAN 1. TUJUAN : 1. Untuk memastikan agar setiap arsip surat, dokumen, dan data tersimpan pada tempat yang tepat dan dapat diakses dengan mudah dan cepat. 2. Untuk memastikan agar setiap arsip surat, dokumen, dan data sudah diperiksa dan disahkan oleh pihak yang berwenang sebelum digunakan. 3. Untuk memastikan agar setiap surat, dokumen, dan data terdistribusi dengan cepat dan tepat. 4. Untuk menjamin bahwa surat, dokumen, dan data yang kadaluarsa disimpan pada tempat tersendiri. 5. Untuk menjamin bahwa penggandaan dan pengarsipan dokumen tersebut di atas dikendalikan oleh petugas yang telah ditentukan. 2. RUANG LINGKUP : Seluruh arsip surat dan dokumen yang terdapat di jurusan 3. DEFINISI : Surat adalah meliputi surat yang masuk ke jurusan dan surat keluar dari jurusan. Dokumen adalah arsip-arsip jurusan yang meliputi antara lain dokumen administrasi jurusan, administrasi akademik mahasiswa, keuangan jurusan, data dosen, laboratorium, kegiatan-kegiatan jurusan dan kemahasiswaan, 4. REFERENSI : Keputusan Rektor Universitas Lampung Nomor 587/J26/TU/1999 tentang Penetapan Kode Perihal dan Kode Unit Kerja di Lingkungan Universitas Lampung 5. DISTRIBUSI : Jurusan Teknik Geofisika Fakultas Teknik Unila 6. PROSEDUR : 6.1 Prosedur Umum Jurusan perlu mengarsipkan semua surat dan dokumen yang dimiliki dan atau yang diperoleh dari luar jurusan secara baik sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diakses kembali secara cepat dan tepat. Pengarsipan surat dan dokumen jurusan dilakukan dengan mengikuti prosedur yang ditetapkan. 6.2 PENGENDALIAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR Petugas administrasi jurusan mencatat surat yang masuk pada buku kendali surat masuk. Hal yang dicatat pada buku kendali surat masuk meliputi nomor, tanggal, perihal, asal surat, dan pihak yang dituju. Selanjutnya petugas administrasi jurusan mendistribusikan surat tersebut kepada pihak yang dituju. Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 1 dari 2

2 PENGARSIPAN SURAT dan DOKUMEN JURUSAN Petugas administrasi jurusan mengarsipkan surat yang perlu disimpan pada arsip surat masuk yang sesuai berdasarkan kode pengarsipan surat masuk dan semua surat/dokumen yang dianggap penting dibuat digital Petugas administrasi jurusan memberi nomor surat keluar dan mencatat surat keluar yang telah ditandatangani kajur/sekjur pada buku kendali surat keluar. Hal yang dicatat meliputi nomor, tanggal, perihal surat, dan pihak yang dituju Petugas administrasi jurusan menyimpan arsip surat keluar pada file surat keluar yang sesuai berdasarkan kode pengarsipan surat keluar Jurusan membuat kode pengarsipan surat masuk dan surat keluar sedemikian rupa sehingga memudahkan penyimpanan dan pemanggilan kembali dokumen dan data tersebut. 6.3 PENGENDALIAN DOKUMEN JURUSAN Jurusan mencatat setiap dokumen yang dimiliki dan atau diterima jurusan dalam buku kendali dokumen. Buku kendali dokumen berisi antara lain nomor urut, jenis dokumen (SK, data akademik mahasiswa, jurnal, makalah, dokumen dosen, dsb.), judul dokumen, kode dokumen (merujuk pada pengkodean penyimpanan dokumen) Jurusan menyimpan setiap dokumen yang dimiliki dan atau diterima jurusan pada file dokumen sesuai dengan kode pengarsipan dokumen, sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diakses dengan mudah dan cepat Jurusan membuat kode pengarsipan dokumen sedemikian rupa sehingga memudahkan penyimpanan dan pemanggilan kembali dokumen dan data tersebut Jurusan menyimpan dokumen secara manual (salinan tertulis) dan secara digital. Disiapkan oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kajur/Kaprodi TPMPS Dekan Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 2 dari 2

3 UNIVERSITAS LAMPUNG PEMBUATAN TRANSKRIP NILAI MAHASISWA BERLAKU : AREA F. Teknik Jurusan Teknik Geofisika NO.REVISI : TUJUAN SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai: 1. Persyaratan yang diperlukan dalam pembuatan transkrip nilai akademik mahasiswa yang akan menghadapi ujian akhir (pendadaran) 2. Persedur pembuatan transkrip nilai akademik mahasiswa yang akan melakukan ujian akhir. 2. DEFINISI Transkrip nilai akademik mahasiswa adalah Daftar nilai komulatif mahasiswa dari semester pertama sampai dengan semester akhir. 3. RUANG LINGKUP SOP ini meliputi: 1. Tata cara dan persyaratan dalam yang diperlukan dalam pembuatan transkrip nilai akademik mahasiswa yang akan menghadapi ujian akhir (pendadaran) 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan pembuatan transkrip nilai akademik mahasiswa 4. REFERENSI Buku panduan program sarjana Universitas Lampung 5. DISTRIBUSI Fakultas dan jurusan. 6. PROSEDUR 6.1. Persyaratan pembuatan Transkrip Nilai mahasiswa 1. Mahasiswa telah mendapatkan persetujuan dari pembimbing skripsi untuk melakukan ujian akhir dibuktikan dengan persetujuan pada halaman muka skripsi 2. Pencetakan transkrip nilai menggunakan kertas khusus yang disiapkan oleh fakultas Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 1 dari 3

4 UNIVERSITAS LAMPUNG PEMBUATAN TRANSKRIP NILAI MAHASISWA BERLAKU : AREA F. Teknik Jurusan Teknik Geofisika NO.REVISI : Prosedur Pembuatan Transkrip Nilai mahasiswa 1. Mahasiswa mengajukan permohonan pembuatan transkrip nilai kepada petugas Bagian akademik Fakultas, dengan menunjukan bukti asli draf skripsi yang telah disetujui oleh pembimbing dan borang layak ujian. 2. Petugas mencatat nama mahasiswa, konsentrasi skripsi, dan tanggal permohonan pembuatan transkrip pada buku catatan 3. Petugas mencetak transkrip Nilai mahasiswa pada kertas khusus yang telah disiapkan. 4. Petugas melakukan pemeriksaan terhadap persyaratan transkrip nilai meliputi : a. seluruh mata kuliah wajib sudah diambil dan lulus b. mata kuliah pilihan yang diambil telah sesuai dengan ketentuan kurikulum c. Jumlah kredit yang diperoleh minimal sebanyak total minimal sks dikurangi sks skripsi d. Nilai seluruh mata kuliah yang diambil sudah lengkap dengan IPK 2,00 tanpa nilai E 5. Jika dianggap tidak memenuhi persyaratan, petugas membatalkan pembuatan transkrip nilai dan memberitahukan kepada mahasiswa yang bersangkutan 6. Jika telah memenuhi persyaratan petugas menyerahkan transkskrip tersebut ke jurusan/bagian/program studi 7. Ketua jurusan melakukan pemeriksaan ulang terhadap transkrip tersebut. Jika tidak sesuai dengan KHS maka transkrip tersebut dikembalikan kepada petugas akademik fakultas 8. Jika sesuai maka ketua jurusan/bagian/program studi memparaf transkrip dan Petugas akademik fakultas mengambil berkas transkrip untuk diserahkan kepada Pembantu Dekan bidang akademik 9. Pembantu Dekan Bidang Akademik mensahkan transkrip nilai. Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 2 dari 3

5 UNIVERSITAS LAMPUNG PEMBUATAN TRANSKRIP NILAI MAHASISWA BERLAKU : AREA F. Teknik Jurusan Teknik Geofisika NO.REVISI : petugas mengambil kembali transkrip nilai dari pembantu dekan bidang pendidikan dan menyerahkan transkrip nilai kepada mahasiswa Disiapkan oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kajur TPMPS Dekan Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 3 dari 3

6 MANAJEMEN KEUANGAN JURUSAN 1. TUJUAN : Untuk memberikan penjelasan mengenai tata cara pengajuan, penggunaan, pembukuan, pelaporan dan pertanggung jawabannya keuangan jurusan. 2. RUANG LINGKUP 1. Prosedur pengajuan keuangan jurusan, 2. Prosedur pengeluaran, 3. Prosedur pembukuan, dan 4. Prosedur pertanggungjawaban keuangan jurusan. 3. DEFINISI : 6. PROSEDUR 6.1 Umum Pengelolaan jurusan/program studi memerlukan dana untuk membiayai kegiatannya. Keuangan jurusan diperoleh dari dana fakultas yang bersumber dari SPP dan atau non SPP, dan penerimaan lain yang sah. Besarnya dana yang dikelola jurusan didasarkan kebijakan dekan dengan memperhatikan aspirasi/usul jurusan. Keuangan jurusan dikelola secara baik, mulai dari pencatatan/ pembukuan sampai pembuatan laporan secara priodik serta dapat dipertanggungjawabkan secara baik dan benar. 6.2 Prosedur Pengajuan Dana SPP Reguler Keuangan Jurusan adalah dana yang diterima jurusan dari fakultas baik SPP dan atau non SPP serta penerimaan lain yang sah. Pengeluaran dana adalah penggunaan dana yang dilakukan jurusan berdasarkan jumlah dana yang diterima. Pembukuan adalah pencatatan keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran. Pertanggungjawaban keuangan jurusan adalah Proses pelaporan dengan menyertakan bukti-bukti baik penerimaan maupun pengeluaran oleh jurusan. 4. REFERENSI : 1. Peraturan Pengelolaan Keuangan 2. Bukti-bukti keuangan yang sah 3. Persyaratan pelaporan (SPJ) 5. DISTRIBUSI : Semua jurusan dan fakultas di lingkungan Universitas Lampung Jurusan mengajukan usulan dana kepada fakultas yang besarnya didasarkan kepada kesepakatan antara jurusan dengan fakultas. Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 1 dari 2

7 MANAJEMEN KEUANGAN JURUSAN Fakultas memeriksa usulan dana dari jurusan, jika benar dan memenuhi persyaratan dapat dibayarkan, jika belum memenuhi persyaratan dikembalikan kepada jurusan untuk diperbaiki Fakultas membayarkan dana kepada jurusan, beserta bukti pembayarannya. 6.3 Prosedur Penerimaan Dana Jurusan Dari Sumber-Sumber Yang Sah Lainnya Jurusan menerima dana dari sumber-sumber yang sah lainnya berupa dana tunai Jurusan menyetor dana ke rekening fakultas untuk fee fakultas sebesar persentase tertentu dari penerimaan sesuai kesepakatan jurusan dengan fakultas, disertai dengan bukti setoran. 6.4 Prosedur Pengeluaran Dana Jurusan Jurusan mengajukan rencana pengeluaran kepada fakultas Fakultas memeriksa usulan pengeluaran dana dari jurusan, jika disetujui oleh pimpinan fakultas dapat dilaksanakan jika belum memenuhi persyaratan dikembalikan kepada jurusan untuk diperbaiki Usulan pengeluaran dana yang telah disetujui oleh fakultas menjadi acuan dalam belanja jurusan. 6.5 Prosedur Pembukuan Keuangan Jurusan Jurusan harus melakukan pembukuan dengan rapih baik penerimaan maupun pengeluaran /belanja sesuai ketentuan yang berlaku Pembukuan keuangan jurusan dilakukan oleh staf jurusan yang ditunjuk oleh ketua jurusan. 6.6 Prosedur Pertanggung Jawaban Keuangan Jurusan Staf jurusan sebagai pengelola keuangan membuat laporan secara priodik dan dilaporkan dalam rapat jurusan Laporan keuangan jurusan sesuai dengan sistem pelaporan keuangan berlaku Staf yang ditunjuk membuat SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) dari penerimaan dan pengeluaran serta disahkan oleh pengelola jurusan Fakultas memeriksa SPJ, jika telah memenuhi persyaratan dapat dterima, jika belum memenuhi persyaratan dikembalikan kepada jurusan untuk diperbaiki. Disiapkan oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kajur TPMPS Dekan Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 2 dari 2

8 MANAJEMEN KEUANGAN JURUSAN Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 3 dari 2