STANDARD OPERATING PROCEDURE

Transkripsi

1 DOKUMEN STANDAR -0 Disiapkan oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh, Julita, S.Kom. Meidyan Permata Putri, M.Kom. Benedictus Effendi, S.T., M.T. Pembantu Ketua II Sekretaris UPT - PM Ketua STMIK PalComTech

2 A. TUJUAN SOP ini ditujukan sebagai panduan serta membantu pegawai mengurus administrasi dalam mengadakan perjalanan dinas ke luar kota. B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup SOP ini adalah: 1. Tata cara Penugasan perjalanan dinas. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses penugasan perjalanan dinas C. DEFINISI a. : Human Resources Development b. BAAK : Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan c. SPD : Surat Perjalanan Dinas d. Perjalanan dinas : perjalanan yang dilakukan oleh pegawai suatu institusi yang berkaitan dengan tugas suatu institusi yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan D. KETENTUAN 1. Besarnya biaya perjalanan dinas diberikan sesuai dengan tabel biaya perjalanan dinas.. BAAK menyelesaikan pembuatan surat tugas maksimal dua hari kerja. 3. memproses surat perjalanan dinas maksimal dua hari kerja. 4. Pelaporan pengeluaran dana dan laporan pertanggung jawaban perjalanan dinas dilakukan H+1. E. PENANGGUNG JAWAB Pembantu Ketua 1

3 F. PIHAK TERKAIT 1. Ketua. 3. Kepala Divisi 4. Pembantu Ketua 5. Keuangan 6. Pegawai yang ditunjuk G. PROSES KERJA 1. Mulai.. Ketua berkoordinasi dengan Kepala Divisi yang bersangkutan untuk penugasan pegawai dalam menghadiri training, workshop, seminar atau kegiatan lainnya yang berada diluar kota. 3. Ketua menugaskan BAAK untuk pembuatan surat tugas. Surat tugas yang sudah dibuat diparaf oleh yang membuat dan diparaf juga oleh Pembantu Ketua, selanjutnya diberikan kepada Ketua untuk disetujui. Setelah ditandatangani, surat diberikan kepada pegawai yang ditunjuk. Pegawai yang ditunjuk memberikan surat tugas untuk diproses oleh. 4. memproses surat perjalanan dinas yang kemudian akan diserahkan ke keuangan untuk pencairan dana. 5. Keuangan memproses surat perjalanan dinas dengan membuat formulir pengajuan kas yang selanjutnya diserahkan ke Manager Keuangan untuk di cek dan ditandatangani. 6. Manager Keuangan mentransfer dana ke rekening kas kecil. 7. Keuangan memberikan dana ke pegawai yang ditunjuk dengan menandatangani bukti pengeluaran kas dengan menjelaskan komponen dana yang diberikan. 8. Pegawai yang ditunjuk menerima dana perjalanan dinas. 9. Setelah penugasan selesai, maka H+1 pegawai yang ditunjuk wajib melaporkan pengeluaran dana yang diberikan dengan mengikuti format laporan perjalan dinas disertai dengan memberikan nota asli kepada Keuangan. 10. Keuangan mengecek laporan perjalanan dinas. 11. Selesai.

4 H. BAGAN PROSES Pihak yang terlibat Kegiatan Ketua berkoordinasi dengan Kepala Divisi yang bersangkutan untuk penugasan pegawai dalam menghadiri training, workshop, seminar atau kegiatan lainnya yang berada diluar kota. Ketua Pembantu Ketua Kepala divisi 1 1 Keuangan Pegawai BAAK Dokumen Waktu 1 hari

5 Ketua menugaskan BAAK untuk pembuatan surat tugas. Surat tugas yang sudah dibuat diparaf oleh yang membuat dan diparaf juga oleh Pembantu Ketua, selanjutnya diberikan kepada Ketua untuk disetujui. Setelah ditandatangani, surat diberikan kepada pegawai yang ditunjuk. Pegawai yang ditunjuk memberikan surat tugas untuk diproses oleh. 8 7 Surat Tugas 3 jam memproses surat perjalanan dinas yang kemudian akan diserahkan ke keuangan 4 3 Surat Perjalanan Dinas Pegawai 30 Menit

6 untuk pencairan dana. Keuangan memproses surat perjalanan dinas dengan membuat formulir pengajuan kas yang selanjutnya diserahkan ke Manager Keuangan untuk di cek dan ditandatangani. 4 4 Formulir Pengajuan Kas 30 hari Manager Keuangan mentransfer dana ke rekening kas kecil. 5 1 hari

7 Keuangan memberikan dana ke pegawai yang ditunjuk dengan menandatangani bukti pengeluaran kas dengan menjelaskan komponen dana yang diberikan. Pegawai yang ditunjuk menerima dana perjalanan dinas Formulir pengeluara n kas 30 Menit 15 Menit 7 Setelah penugasan selesai, maka H+1 pegawai yang ditunjuk wajib melaporkan pengeluaran dana yang diberikan dengan mengikuti format laporan perjalan dinas disertai dengan memberikan nota 8 Formulir Pengeluara n Kas 1 hari

8 asli kepada Keuangan. Keuangan mengecek laporan perjalanan dinas. 97 Formulir pertanggun g jawaban perjalanan dinas 30 Menit I. DOKUMEN TERKAIT 1. Surat perjalanan dinas. Surat tugas 3. Formulir Pengajuan Kas 4. Formulir pertanggung jawaban perjalanan dinas 5. Bukti pengeluaran kas